Hantera användare i det dagliga arbetet

Användarhanteringen samlar alla kort i er organisation: kontaktuppgifter, inloggningsuppgifter, abonnemang, krediter, anteckningar och papperskorg. Det är er utgångspunkt för alla dagliga åtgärder.

Öppna och ändra ett kort

1. Gå till Administration›Användare›Användarhantering.
2. Sök på efternamn, förnamn, födelseår eller licensnummer, eller finjustera med Filter.
3. Klicka på användaren för att öppna kortet.

Kortet samlar avsnitten Inloggningsuppgifter, Åtkomsträttigheter (profil, abonnemang, grupper), Kontaktuppgifter, Information, Notifikationer och sekretess, Partner sökning och Händelsehistorik. För att skapa en användare klickar du på Ny.

Läs varningsbannrarna på kortet

Innan ni behandlar en förfrågan bör ni titta på bannrarna högst upp på kortet: de förklarar de flesta fall av ”jag kan inte boka”.

• Abonnemang som har gått ut, eller vars startdatum ännu inte har inträffat.
• Obetalt abonnemang: användaren kan inte boka förrän betalningen har registrerats.
• Väntande ordrar, med en direktlänk till de berörda ordrarna.
• Avstängt konto, med datum, vem som gjorde avstängningen och den registrerade orsaken.
• Tillfällig blockering: kortet visar till när och varför. Knappen Lås upp åtkomst upphäver sanktionen omedelbart.

Ange flera e-postadresser

Kortet innehåller två e-postfält: det andra visas under rubriken E-post 2. Aviseringar och inloggningsuppgifter skickas till samtliga angivna adresser.

Återställ ett lösenord

1. Öppna kortet, avsnittet Inloggningsuppgifter.
2. Klicka på Återställ: ett nytt lösenord föreslås.
3. Klicka på Spara: det nya lösenordet skickas via e-post till de adresser som är angivna på kortet.

Om ingen adress är angiven ber applikationen er att fylla i en innan utskicket. Kontrollera därefter i e-postloggen att meddelandet verkligen har kommit fram: det är det bästa sättet att skilja en felaktig adress från en användare som inte har tittat i skräpposten.

Stäng av eller återaktivera ett konto

1. Använd knappen Stäng av / Återaktivera på kortet.
2. Ange vid behov en orsak via Orsak till avstängningen (valfritt): den visas för användaren vid inloggningsförsök.
3. Aktivera Skicka en notifikation (e-post / push) för att meddela användaren.

Ett avstängt konto kan inte längre logga in förrän organisationen återaktiverar det. Ni kan inte stänga av ert eget konto.

Lägg till anteckningar och påminnelser

Knappen Anteckningar på kortet öppnar användarens interna anteckningar och visar antalet: skriv in en kommentar, välj en prioritet och lägg vid behov till ett påminnelsedatum.

Alla organisationens anteckningar hittar ni sedan i Administration›Användare›Anteckningar & påminnelser, med filter per användare, författare eller period, och där kan ni markera hanterade påminnelser. Det är rätt plats för att följa upp det som inte passar i något fält: utlovat läkarintyg, check som ska lösas in, pågående tvist.

Visa och justera krediter

Kortet visar saldona Krediter och Inbjudningar när abonnemanget använder dem. Länken Visa detaljer anger på vilka kalendrar och vilka tidsintervall dessa krediter kan användas: ett och samma saldo ger inte nödvändigtvis åtkomst till alla banor.

1. Klicka på Lägg till / ta bort för att justera ett saldo, med en frivillig anteckning.
2. Klicka på Händelsehistorik för att spåra varje rörelse: köp, bokning, avbokning, manuell tilldelning.

Ett negativt saldo visas i rött: det är ett tecken på att en ansvarig har bokat för användaren trots att räknaren var tom.

Hitta all aktivitet för en användare

Knappen Mer på kortet öppnar en meny med genvägar, samtliga redan filtrerade på den användaren: Bokningslogg, Kommande bokningar, Inbjudningslogg, Bokningsutveckling, Värmekarta, Fakturor & transaktioner, Inloggningslogg och Händelsehistorik.

Det är den kortaste vägen för att utreda ett klagomål: i stället för att öppna varje logg och skriva in namnet på nytt utgår ni från kortet och låter filtret sätta sig av sig självt.

Begränsa tillåtna partner

Ni kan begränsa listan över personer som en användare får boka tillsammans med.

1. Öppna avsnittet Notifikationer och sekretess på kortet.
2. Klicka på Visa inställningar, mittemot Sekretess.
3. Under Tillåtna partners aktiverar ni Begränsa partnerlistan och väljer sedan partner.

Användaren kan inte själv ändra den här inställningen, även om ni i övrigt tillåter hen att hantera sin sekretess.

Blanda inte samman den här inställningen med Boka med honom, som ligger precis ovanför: den avgör vem som har rätt att lägga till den här användaren på en bokning, medan Tillåtna partners avgör vem användaren själv får boka med.

Flytta till papperskorgen, återställ eller ta bort

1. Markera en eller flera användare och välj sedan Ta bort i menyn Åtgärder: de flyttas först till papperskorgen.
2. Visa papperskorgen via filtren för att Återställ en användare, Återställ allt eller Töm papperskorgen.

Användare i papperskorgen räknas inte in i er organisations abonnemang.