Deltagarbokningar: öppna en tidslucka för anmälan

Boka en tidslucka i organisationens namn – träningsläger, turnering, lektion, gruppträning – och låt dina användare anmäla sig själva, med eller utan onlinebetalning. Du bestämmer antalet platser, behörighetskraven och tidsgränserna, och du följer deltagarlistan.

Välja vem som sätter samman deltagarlistan

Varje bokning som har en etikett kan ta emot deltagare. Det som skiljer tidsluckorna åt är vem som sätter samman listan – du eller användarna själva.

Du sätter samman listan

Boka tidsluckan med dess etikett och välj ut deltagarna, utan att aktivera Deltagarbokning. Användarna kan inte anmäla sig själva: listan är din.

Listan är ändå inte låst. Öppna bokningen igen från kalendern när som helst för att lägga till eller ta bort personer under fliken Etiketter, där redan anmälda deltagare visas förvalda.

Så fungerar en träning där du kallar gruppen, ett lag som ställs upp inför en match, eller en kurs vars deltagare är bestämda i förväg.

Användarna anmäler sig själva

Aktivera Deltagarbokning så öppnas tidsluckan: den visar en platsräknare i kalendern, och var och en tar sin plats från sitt konto.

Så fungerar ett lovläger, en intern turnering eller en aktivitet som är öppen för alla.

När alternativet är aktivt flyttas hanteringen av listan från bokningsformuläret till tidsluckans detaljvy, där du har Lägg till deltagare och Ta bort.

Växla mellan lägena

De båda lägena utesluter inte varandra, och valet är aldrig definitivt. Du kan först sätta samman en lista och sedan aktivera Deltagarbokning senare för att öppna de återstående platserna: redan utvalda personer förblir anmälda.

Det omvända fungerar också – se avsnittet om att stänga anmälan längst ner på sidan.

Öppna en tidslucka för deltagande

1. Klicka på den tidslucka du vill boka i kalendern.
2. Öppna fliken Etiketter i bokningsformuläret.
3. Välj etiketten – träningsläger, turnering, lektion, träning – och lägg till en kommentar om du vill.
4. Aktivera Deltagarbokning och klicka sedan på Konfigurera för att öppna inställningarna.
5. Välj eventuellt de personer som ska anmälas direkt, och bekräfta sedan.

Använd Upprepning för att täcka alla pass i ett träningsläger eller en veckokurs i ett enda steg: därefter väljer du om en anmälan gäller ett enskilt pass eller hela serien.

I kalendern visar tidsluckan då antalet deltagare i förhållande till antalet platser samt en uppmaning att anmäla sig så länge det finns plats kvar. Ett klick leder till tidsluckans detaljvy, där listan och deltagandeknappen finns.

Öppna tidsluckan och använd Konfigurera i blocket Deltagare för att ändra inställningarna senare.

Ställa in antalet platser och en anmälans omfattning

Blocket Deltagare i inställningarna innehåller två tal.

Maximum anger antalet platser. När det är uppnått visar tidsluckan Fullbokat och deltagandeknappen försvinner.

Minimum blockerar ingen anmälan: talet fungerar bara som beslutsgräns för den automatiska avbokningen, som beskrivs längre ner. Det är minst 1. Låt fältet vara orört och lämna helt enkelt Avbryt automatiskt inaktiverad om passet ska genomföras oavsett antal anmälda.

Omfattning för ett deltagande är den mest avgörande inställningen, och den du bör bestämma först:

• Denna bokning – man anmäler sig till ett enskilt pass. Det passar en veckoträning dit man kommer när man kan, eller en enstaka aktivitet.
• Alla upprepningar – man anmäler sig till hela serien. En enda anmälan placerar personen på seriens alla pass, och en enda avanmälan tar bort personen från samtliga. Det passar ett femdagars träningsläger eller en kursserie som följer på varandra. En serie förblir öppen så länge den har ett pass kvar: man kan alltså gå med i ett träningsläger som redan har börjat.

Med Alla upprepningar listar tidsluckans detaljvy seriens datum: var och en vet exakt vad hen förbinder sig till. Med Denna bokning visas bara det öppna passet.

Välja vem som får anmäla sig

Utan någon inställning är tidsluckan öppen för alla användare i din organisation.

Aktivera Behörighetskriterier för att begränsa öppenheten, och välj sedan kriterierna. De motsvarar filtren i din användarlista, i fem grupper: profiler, abonnemang, åldersklasser, grupper och rankningar, plus kön.

En användare som inte uppfyller kriterierna ser ändå knappen, men vid klick får hen svaret att profilen inte matchar kriterierna för den här tidsluckan. Detsamma gäller övriga avslag: fullbokad tidslucka, anmälan ännu inte öppen, produkt otillgänglig. Varje fall har sitt meddelande – ingen lämnas framför en stum knapp.

Några vanliga användningar: reservera ett träningsläger för en åldersklass, öppna en gruppträning enbart för innehavare av ett visst abonnemang, begränsa en intern turnering till en laggrupp.

Om du inaktiverar alternativet raderas de valda kriterierna: tidsluckan blir öppen för alla igen.

Ta betalt för deltagandet

Aktivera Betalningar & fakturering i tidsluckans inställningar och välj sedan produkten som ska betalas. Listan visar de aktiva produkterna i din katalog av typen träningsläger, lektion och turnering.

Deltagaren betalar online i samma stund som hen anmäler sig. Platsen är reserverad först när betalningen har tagits emot: så länge beställningen väntar visar tidsluckan ”Slutför betalningen” och platsen är fortfarande tillgänglig för någon annan.

Två inställningar justerar priset utan att du behöver röra katalogen:

• ”Anpassa beloppet” anger ett Enhetspris som gäller just den här tidsluckan. Utan det betalar var och en det pris som följer av prisreglerna i den valda produkten.
• Beskrivningen som anges här visas under deltagandeknappen, riktad till deltagaren.

Alternativet visas bara om din organisation använder fakturering online. Från en terminal i kioskläge visar en avgiftsbelagd tidslucka ett meddelande om att betala från sitt konto: onlinebetalning görs inte på terminalen.

Följa och hantera deltagarna

Blocket Deltagare i tidsluckans detaljvy listar de anmälda och visar antalet lediga platser. Du ser alltid hela listan, även om du har dolt den för användarna.

Med Lägg till deltagare kan du anmäla flera på en gång, med Ta bort tar du bort någon. Båda åtgärderna gäller hela den omfattning som definierats ovan.

På en avgiftsbelagd tidslucka får du välja hur beloppet ska hanteras när du lägger till någon:

1. Bjud på deltagandet – personen anmäls och ingen beställning skapas. Det är standardvalet, det som används vid en inbjudan eller en kundvänlig gest.
2. Ta emot betalning omedelbart – en beställning skapas och kassan öppnas direkt för att ta betalt på plats. Med flera deltagare sker betalningarna i följd efter varandra. Valet erbjuds bara om din profil ger åtkomst till Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturor & transaktioner.
3. Ta betalt senare – en beställning skapas och inköpsordern skickas via e-post. Personen betalar senare.

Samma val erbjuds när du anmäler personer i samband med att du skapar tidsluckan: det visas under fliken Etiketter så snart du kryssar i en första deltagare.

För varje deltagare visar listan betalningsstatusen: Kostnadsfritt om deltagandet bjöds på, annars den kopplade beställningen, med möjlighet att Inkassera den eller skicka fakturan på nytt via e-post.

Gäster accepteras inte på den här typen av tidslucka: varje plats motsvarar en identifierad användare.

Styra anmälningarna i tiden

Tre tidsgränser, alla valfria, alla räknade från tidsluckans start.

Öppningsfrist fördröjer öppnandet av anmälan. Med 48 timmar öppnar en tidslucka på måndag kl. 10 sina platser lördagen innan kl. 10. Det hindrar att ett träningsläger som publiceras tre månader i förväg blir fullbokat samma dag som det publiceras.

Begränsa avregistrering stänger utgången efter en viss tid. Därefter kan deltagaren inte längre avanmäla sig själv – du får göra det vid behov. Utan den inställningen kan hen avanmäla sig ända fram till tidsluckans start.

Avbryt automatiskt avbokar bokningen om Minimum deltagare inte har uppnåtts vid den valda tidsgränsen. Deltagarna och tidsluckans skapare meddelas via e-post. En bokning som skapas när dess tidsgräns redan har börjat löpa avbokas aldrig automatiskt – du kan alltså öppna en tidslucka i sista minuten utan risk.

På en avgiftsbelagd tidslucka annulleras även de beställningar som väntar på betalning: ingen kan längre betala för ett pass som inte blir av. Redan betalda deltaganden behålls däremot och återbetalas inte – det är upp till dig att hantera dem.

Räkna av deltaganden eller inte

Som standard förbrukar ett deltagande ingenting: varken kvoten för samtidiga bokningar, gränserna per period eller på varandra följande tidsluckor. En användare kan anmäla sig till ett träningsläger utan att förlora möjligheten att boka en bana samma dag.

Räkna med i kvoten och gränserna vänder på beteendet: varje deltagande räknas då av som en vanlig bokning, och en person som nått sin kvot kan inte längre anmäla sig.

Aktivera alternativet när deltagandet ska kosta användaren något – till exempel en gruppträning som ingår i abonnemanget. Lämna det inaktivt för allt som läggs till utöver det vanliga utövandet utan att ersätta det.

Meddela via e-post

Deltagaren får alltid en bekräftelse vid sin anmälan, och ett e-postmeddelande om tidsluckan avbokas automatiskt. Dessa utskick går inte att stänga av.

Aktivera aviseringar gäller tidsluckans skapare: hen får en avisering vid varje anmälan, vid varje avanmälan och när den sista platsen tas. Stäng av alternativet på en tidslucka med stor tillströmning om du inte vill följa varje förändring.

Varje persons aviseringsinställningar respekteras: en användare som har stängt av sina aviseringar får ingenting.

Visa deltagarlistan avgör vad användarna ser. Aktiverad vet alla vilka som är anmälda. Inaktiverad är endast räknaren och antalet lediga platser offentliga.

Återanvända en konfiguration

Att ställa in ett tiotal alternativ vid varje träningsläger vore tidsödande. Två mekanismer gör det onödigt.

Blocket Mall, högst upp bland inställningarna, samlar båda åtgärderna. Spara som mall sparar tidsluckans inställningar under det Mallnamn som du anger. Så snart en mall finns visas listan Välj en mall ... ovanför: ett val tillämpar dess inställningar på vilken annan tidslucka som helst.

En tidslucka förblir kopplad till den mall den kommer från. Om du ändrar dess inställningar senare får du frågan hur långt ändringen ska gälla: bara den här bokningen, den här bokningen och dess upprepningar, eller Överallt – det vill säga alla tidsluckor som delar samma mall.

Stänga anmälan

Det går att inaktivera Deltagarbokning på en tidslucka som redan har anmälda, utan risk för dem: deltagarna står kvar och utfärdade beställningar förblir giltiga. Endast anmälningar och avanmälningar upphör, och deltagarblocket försvinner på användarsidan.

Att återbetala ett deltagande eller ta bort någon i efterhand är fortfarande en åtgärd från din sida: stängningen av anmälan sköter inte det.