Gruppåtgärder

Ändra flera användare i en enda operation: meddelande, snabbredigering, krediter, kort, avstängning, papperskorg. Ett väl inställt filter förvandlar en hel kväll av inmatning till ett enda klick.

Välja flera användare

1. I Administration›Användare›Användarhantering förfinar du listan med Filter: abonnemang, profil, grupp, ålderskategori, status och många andra kriterier som kan kombineras.
2. Kryssa i användarna en och en, eller klicka på Välj alla för att ta med hela filtrets resultat. Avmarkera alla upphäver hela markeringen på en gång.
3. Öppna menyn Åtgärder.

Dessa tre kontroller finns i samma fält, tillsammans med räknaren för markeringen. På en dator ligger fältet till höger om fältet ”Sök”, på en mobil precis nedanför.

Tillämpa en gruppåtgärd

Menyn Åtgärder erbjuder, beroende på dina behörigheter:

• Snabbredigering: ändra på en gång profil, abonnemang och dess datum, dess status betald eller obetald, grupper, aviseringar, närvaro i katalogen, läkarintyg, sekretess, eller återställa lösenord.
• Skicka ett meddelande: skriva ett meddelande till de markerade användarna.
• Krediter: justera kreditsaldon i grupp.
• Skriv ut kort: skapa personliga kort i PDF-format.
• Ta bort: flytta användarna till papperskorgen.
• Stäng av och Återaktivera: spärra eller återöppna åtkomsten, med valfri orsak och avisering.
• Flagga: sätta eller ta bort en visuell markering för att hitta de poster som ska hanteras.

För e-postkampanjer med kopplingsfält och leveransuppföljning är den särskilda modulen ett bättre val:

Justera krediter i grupp

Åtgärden Krediter hanterar Bokningskrediter och Gästkrediter separat: varje kategori har sitt eget val, och du kan låta den ena stå kvar på Gör ingenting medan du ändrar den andra.

Fyra operationer är tillgängliga:

• Lägg till / ta bort krediter: varje saldo utgår från sitt nuvarande värde.
• Uppgradering av räknare: ger samtliga markerade användare samma saldo.
• Multiplicera / Dividera: räknar om befintliga saldon, till exempel vid en ändring av prislistan.
• Konvertera till gästkrediter (eller Konvertera till bokningskrediter): flyttar ett saldo från den ena kategorin till den andra.

En valfri anteckning kan följa med varje operation: den visas i postens historik och besparar dig att i efterhand behöva rekonstruera orsaken till en justering.

Skriva ut personliga kort

Åtgärden Skriv ut kort skapar en PDF i hög upplösning i visitkortsformat, 85 × 55 mm.

1. Välj en Tema i organisationens färger.
2. Under Data att visa kryssar du i det som ska stå på kortet: inloggningsnamn och webbadress för inloggning, födelsedatum, licensnummer, ranking, abonnemangets namn och datum, åtkomstkod.
3. Under Alternativ lägger du till fotot, de färgade märkena för abonnemang och profil, eller adressen till din egen webbplats.
4. Välj Märken och utfall utifrån hur du skriver ut, och klicka sedan på Generera korten.

För utskrift på kontoret behåller du Ingen. För ett professionellt tryckeri väljer du Utfall eller Utfall + skärmärken: marginalerna och skärmärkena förhindrar vita kanter.

Rensa bland inaktiva användare

En användarbas blir tyngre år efter år: tidigare medlemmar, registreringar utan fortsättning, konton som skapats för ett träningsläger. Två väl inställda filter plockar fram dem som inte längre använder något, och gruppåtgärden lägger dem i papperskorgen.

Nyttan är inte bara en mer lättläst lista: användare som ligger i papperskorgen räknas inte längre mot gränsen i ditt abonnemang. Att rensa frigör alltså platser, utan att du behöver byta plan. Och inget går förlorat – papperskorgen behåller posterna och deras historik.

Öppna filterpanelen

1. Gå till Administration›Användare›Användarhantering.
2. Klicka på Filter ovanför listan. En panel öppnas på skärmens högra halva, med samtliga tillgängliga kriterier.
3. Öppna avsnittet Aktivitet i panelens innehållsförteckning.

Räknaren resultat högst upp i panelen uppdateras varje gång du väljer ett kriterium. Återställ precis bredvid tar bort alla filter så att du kan börja om från början.

Sortera först bort nyligen registrerade

I kriteriet Tilläggsdatum väljer du För mer än och därefter tidsperioden: 3, 6 eller 12 månader.

Det här filtret kommer först, före inaktivitetsfiltret. Utan det skulle ditt urval innehålla de senaste veckornas registreringar: en person som registrerade sig för tio dagar sedan har varken bokat eller öppnat appen och är därför tekniskt sett inaktiv – du skulle radera personen redan före det första besöket.

Välja ut de inaktiva

I kriteriet Aktivitet väljer du Inaktiva och därefter tidsperioden, från 3 till 36 månader: i mer än 12 månader till exempel.

Det här filtret tittar inte bara på inloggningar: det kontrollerar även bokningar. En medlem som aldrig loggar in men som partnerna lägger till på sina tider räknas alltså inte som inaktiv, och det är bra: personen spelar ju.

Variera tidsperioden för att bedöma resultatet. Tolv månader passar en organisation med årssäsong, tjugofyra en verksamhet där man kommer tillbaka med längre uppehåll. Räknaren resultat visar direkt hur många poster som berörs.

Lägga till fler filter

De två föregående kriterierna skiljer inte mellan olika grupper. Och man rensar inte på samma sätt hos alla: lägg till så många kriterier som behövs, de kombineras alla med varandra.

• I avsnittet Åtkomsträttigheter kan du begränsa till en profil: besökare och konton som skapats för ett provtillfälle tas gärna bort, ledare och förtroendevalda aldrig.
• I samma avsnitt kan du sikta in dig på ett visst abonnemang, till exempel ett timkort eller ett hyresabonnemang som inte har förnyats.
• Övriga avsnitt kombineras på samma sätt: åldersklass, grupp, ranking, avstängning.

Kryssa för flera poster i samma lista för att lägga ihop dem: två förkryssade profiler behåller personerna i den ena eller den andra. Olika listor adderas däremot: en profil och ett abonnemang som kryssas för tillsammans behåller bara de personer som uppfyller båda.

Vill du utesluta en grupp i stället för att sikta in dig på den, ställer du listan i läget Exkludera: profilen Ledare förkryssad i läget Exkludera tar bort ledarna ur resultatet, oavsett hur aktiva de är.

Kontrollera och radera sedan

1. Stäng panelen och gå igenom listan du fått fram. Den innehåller ibland fall som inget filter kan känna till – kassören som aldrig bokar, en lärares administrativa konto, kontaktpersonen hos en samarbetande kommun.
2. Kryssa för posterna som ska raderas, en i taget. Om listan passar som den är tar Välj alla med hela filtrets resultat, och du kryssar sedan bort undantagen.
3. Öppna Åtgärder och därefter Ta bort.

Posterna hamnar i papperskorgen, försvinner ur dina listor och slutar räknas mot ditt abonnemang.