Gruppåtgärder

Ändra flera användare i en enda operation: meddelande, snabbredigering, krediter, kort, avstängning, papperskorg. Ett väl inställt filter förvandlar en hel kväll av inmatning till ett enda klick.

Välja flera användare

1. I Administration›Användare›Användarhantering förfinar du listan med Filter: abonnemang, profil, grupp, ålderskategori, status och många andra kriterier som kan kombineras.
2. Kryssa i användarna en och en, eller klicka på Välj alla för att ta med hela filtrets resultat. Avmarkera alla upphäver hela markeringen på en gång.
3. Öppna menyn Åtgärder.

Dessa tre kontroller finns i samma fält, tillsammans med räknaren för markeringen. På en dator ligger fältet till höger om fältet ”Sök”, på en mobil precis nedanför.

Tillämpa en gruppåtgärd

Menyn Åtgärder erbjuder, beroende på dina behörigheter:

• Snabbredigering: ändra på en gång profil, abonnemang och dess datum, dess status betald eller obetald, grupper, aviseringar, närvaro i katalogen, läkarintyg, sekretess, eller återställa lösenord.
• Skicka ett meddelande: skriva ett meddelande till de markerade användarna.
• Krediter: justera kreditsaldon i grupp.
• Skriv ut kort: skapa personliga kort i PDF-format.
• Ta bort: flytta användarna till papperskorgen.
• Stäng av och Återaktivera: spärra eller återöppna åtkomsten, med valfri orsak och avisering.
• Flagga: sätta eller ta bort en visuell markering för att hitta de poster som ska hanteras.

För e-postkampanjer med kopplingsfält och leveransuppföljning är den särskilda modulen ett bättre val:

Justera krediter i grupp

Åtgärden Krediter hanterar Bokningskrediter och Gästkrediter separat: varje kategori har sitt eget val, och du kan låta den ena stå kvar på Gör ingenting medan du ändrar den andra.

Fyra operationer är tillgängliga:

• Lägg till / ta bort krediter: varje saldo utgår från sitt nuvarande värde.
• Uppgradering av räknare: ger samtliga markerade användare samma saldo.
• Multiplicera / Dividera: räknar om befintliga saldon, till exempel vid en ändring av prislistan.
• Konvertera till gästkrediter (eller Konvertera till bokningskrediter): flyttar ett saldo från den ena kategorin till den andra.

En valfri anteckning kan följa med varje operation: den visas i postens historik och besparar dig att i efterhand behöva rekonstruera orsaken till en justering.

Skriva ut personliga kort

Åtgärden Skriv ut kort skapar en PDF i hög upplösning i visitkortsformat, 85 × 55 mm.

1. Välj en Tema i organisationens färger.
2. Under Data att visa kryssar du i det som ska stå på kortet: inloggningsnamn och webbadress för inloggning, födelsedatum, licensnummer, ranking, abonnemangets namn och datum, åtkomstkod.
3. Under Alternativ lägger du till fotot, de färgade märkena för abonnemang och profil, eller adressen till din egen webbplats.
4. Välj Märken och utfall utifrån hur du skriver ut, och klicka sedan på Generera korten.

För utskrift på kontoret behåller du Ingen. För ett professionellt tryckeri väljer du Utfall eller Utfall + skärmärken: marginalerna och skärmärkena förhindrar vita kanter.

Rensa bland inaktiva användare

En användarbas växer år efter år: tidigare medlemmar, anmälningar utan fortsättning, konton som skapats för ett träningsläger. Två väl inställda filter ringar in dem som inte längre använder något, och gruppåtgärden lägger dem i papperskorgen.

Nyttan är inte bara en mer överskådlig lista: användare som ligger i papperskorgen räknas inte längre in i gränsen för ditt abonnemang. Att rensa frigör alltså platser, utan att du behöver byta plan. Och ingenting går förlorat — papperskorgen behåller posterna och deras historik.

Öppna filterpanelen

1. Gå till Administration›Användare›Användarhantering.
2. Klicka på Filter, ovanför listan. En panel öppnas vid sidan med samtliga tillgängliga kriterier.
3. I stället för att gå igenom alla kriterier skriver du ett ord i Sök filter — ”tillagda”, sedan ”inaktiva”. Panelen behåller bara de filter som stämmer överens.

Tre hjälpmedel används genom hela operationen: räknaren resultat, högst upp i panelen, som uppdateras varje gång du kryssar i en ruta; Valda filter, som döljer allt som inte är ikryssat och gör att du kan läsa igenom ditt val med en blick; och Återställ, som avmarkerar allt så att du kan börja om från början.

Sortera först bort de nyligen registrerade

Kryssa i Tillagda > 3 månader — de tidsperioder som erbjuds är 3, 6 och 12 månader.

Detta filter kommer först, före filtret för inaktivitet. Utan det skulle ditt urval innehålla de senaste veckornas registreringar: en person som registrerade sig för tio dagar sedan har varken bokat eller öppnat applikationen och är därmed tekniskt sett inaktiv, och du skulle ta bort personen redan före dennes första besök.

Välja ut de inaktiva

Kryssa sedan i Inaktiva användare > 12 månader. Tidsperioderna går här från 3 till 36 månader.

Detta filter tittar inte bara på inloggningar: det kontrollerar även bokningar. En medlem som aldrig loggar in men som partnerna skriver in på sina tider räknas alltså inte som inaktiv — och det är bra, personen spelar ju.

Variera tidsperioden för att kunna bedöma. Tolv månader passar en organisation med en årlig säsong, tjugofyra en verksamhet dit man återkommer med ojämna mellanrum. Räknaren resultat visar omedelbart hur många poster som berörs.

Lägga till fler filter

De två föregående kriterierna skiljer inte mellan olika grupper av personer. Men man rensar inte på samma sätt överallt: lägg till så många kriterier som behövs, alla kan kombineras.

• Under Profiler begränsar du till en kategori av personer — besökare och konton som skapats för ett provtillfälle tas gärna bort, ledare och förtroendevalda aldrig.
• Under Abonnemang siktar du in dig på en bestämd plan, till exempel ett timkort eller ett hyresabonnemang som inte har förnyats.
• Panelens övriga grupper kombineras på samma sätt: ålderskategori, grupp, ranking, avstängningsstatus.

Kryssa i flera poster inom samma grupp för att lägga ihop dem: två ikryssade profiler behåller personerna i den ena eller den andra. Kriterier från olika grupper adderas däremot: en profil och ett abonnemang som kryssas i tillsammans behåller bara de personer som uppfyller båda.

Kontrollera, sedan ta bort

1. Stäng panelen och gå igenom listan du fått fram. Den innehåller ibland fall som inget filter kan känna till — kassören som aldrig bokar, lärarens administrativa konto, kontaktpersonen hos en samarbetande kommun.
2. Kryssa i de poster som ska tas bort en och en. Om listan passar som den är tar Välj alla med hela filtrets resultat, och sedan är det upp till dig att kryssa ur undantagen.
3. Öppna Åtgärder, sedan Ta bort.

Posterna hamnar i papperskorgen, försvinner från dina listor och räknas inte längre in i ditt abonnemang.