Få verksamhetsrapporter via e-post

Få automatiskt en sammanfattning av din organisations verksamhet: medlemsantal, abonnemang, registreringar, bokningar, inloggningar och e-post, med utvecklingen jämfört med föregående period.

Aktivera rapporterna

1. Gå till Administration›Inställningar›Aktivitetsrapporter.
2. Aktivera Aktivera aktivitetsrapporter via e-post.
3. I E-postadresser anger du upp till 4 mottagare, en adress per rad.
4. Klicka på Spara.

Mottagarna behöver varken ett konto som klubbansvarig eller någon särskild behörighet: rapporten kommer till deras inkorg. Det är det enklaste sättet att hålla en ordförande eller kassör informerad som aldrig loggar in i applikationen.

Välja frekvenser

Tre rapporter finns parallellt och kan aktiveras var för sig eller tillsammans:

• Dagliga rapporter: varje morgon, gårdagens verksamhet.
• Veckovisa rapporter: varje måndagmorgon, veckan som gått.
• Månatliga rapporter: den 1:a varje månad, månaden som gått.

Var och en svarar mot ett eget behov. Dagsrapporten tjänar den löpande driften: den visar vad som behöver hanteras i dag. Månadsrapporten kan skickas vidare som den är till styrelsen, utan omformatering. Veckorapporten ligger mittemellan och passar bra för en ideell ansvarig som är på plats en gång i veckan.

Förstå vad rapporten innehåller

Rapporten inleds med det viktigaste och går sedan igenom varje område. Varje siffra jämförs med en referensperiod: gårdagen för dagsrapporten, föregående vecka för veckorapporten och samma månad föregående år för månadsrapporten, så att terminsstarten i september inte jämförs med semestern i augusti.

Sammanfattningen och nyckeltalen

Rapporten börjar med en sammanfattande mening och upp till tre höjdpunkter: ett rekord under de åtta senaste perioderna, en tydlig upp- eller nedgång.

Därefter följer upp till fyra nyckeltal: inbetalt belopp, bokningar vars tidslucka infaller under perioden, beläggningsgraden och antalet inloggade användare. Varje tal visar sin utveckling, jämförelseperiodens siffra i grått och en minikurva över de åtta senaste perioderna.

Punkter att hantera och veckan som kommer

En ruta samlar de punkter som behöver hanteras den dag rapporten skickas: försenade delbetalningar med beloppet att påminna om, obetalda beställningar sedan mer än 7 dagar (utom offerter och delbetalningar), onlineregistreringar att godkänna, produkter med lågt lagersaldo och abonnemang som löper ut inom 30 dagar. Varje rad öppnar den berörda vyn.

Nästa del gäller de kommande 7 dagarna, eller dagen som börjar i dagsrapporten: redan planerade bokningar, förväntad beläggning, lektioner och träningsläger med deltagare och platser, banstängningar och den dag som har minst bokningar.

Fakturering och inbetalningar

Det här avsnittet visar inbetalt belopp med avdrag för återbetalningar, mottagna betalningar, utfärdade fakturor, genomsnittligt ordervärde, nekade onlinebetalningar, fördelningen per betalningsmetod och de bästsäljande produkterna. Beloppen beräknas på samma sätt som faktureringsstatistiken, för samtliga faktureringskonton tillsammans, utan några kundnamn.

Avsnittet visas bara om din organisation har tagit emot betalningar, fakturerat eller återbetalat något, eller haft en nekad betalning, under någon av de två perioderna.

Bokningarna

Det här avsnittet visar bokningar per dag (per vecka i månadsrapporten), bokningar skapade under perioden efter typ, spelade timmar och avbokningar, däribland de som gjorts mindre än 24 timmar före tidsluckan. En värmekarta korsar dagar och timmar, därefter följer beläggningsgraden per kalender och de mest aktiva spelarna.

Dagsrapporten, som bara omfattar en enda dag, visar varken bokningsdiagram eller värmekarta.

Användare, incheckning, registreringar och e-post

• Användare och abonnemang: nya användare, abonnemang som löpt ut under perioden eller löper ut inom 30 dagar, abonnenter utan bokning sedan 30 dagar, konton som suspenderats, lagts i papperskorgen eller raderats, inloggningar och totalt medlemsantal. Födelsedagar under de kommande 7 dagarna, eller dagens i dagsrapporten, läggs till om du aktiverar alternativet.
• Incheckning i kioskläge: incheckade och ej incheckade tidsluckor, automatiska avbokningar och användare med sanktioner.
• Onlineregistreringar: ansökningar som godkänts och avslagits under perioden, samt ansökningar som väntar på ditt godkännande.
• E-post: levererade meddelanden, öppningsfrekvens, misslyckanden och adresser som behöver rättas i användarposterna.

Incheckning och onlineregistreringar visas bara om funktionen är aktiv i din organisation: onlineregistreringar måste vara öppna för minst ett abonnemang, och incheckningen måste vara aktiverad i kiosken.

Det som inte visas

Ett värde som är noll under båda perioderna visas inte, och ett tomt avsnitt försvinner: rapporten för en liten organisation förblir kort. När det inte finns något att visa skickas inget e-postmeddelande för perioden. I rapportinställningarna kan du också ta bort de avsnitt som inte berör dig.

Använda rapporten som arbetslista

Det är här rapporten skiljer sig från en enkel sifferuppställning: flera rubriker är namngivna. Du läser inte bara ”12 abonnemang löper snart ut”, du får listan på de tolv personerna.

Tre användningsområden följer naturligt:

• Listan över abonnemang som löper ut inom 30 dagar är din påminnelselista. Den kommer av sig själv, varje månad, utan att du behöver bygga något filter.
• Listan över väntande registreringar påminner dig om ansökningar som ingen har hanterat — det typiska fallet i en organisation där flera personer administrerar utan att tydligt ha fördelat uppgiften.
• Räknaren för misslyckade e-postmeddelanden varnar för en adressbas som försämras, långt innan en medlem klagar på att inte få något.