Bokföring & revision

Ställ in organisationens kontoplan, exportera bokföringsposterna till din revisors program, aktivera elektronisk faktura i formatet Factur-X och hitta de handlingar som Skatteverket kan begära: intyg, händelselogg, avslut och arkiv.

Ställa in din kontoplan

Kontoplanen avgör vilka konton och vilka journaler din försäljning bokförs på i exporterna. Den ställs in per faktureringskonto: två enheter som fakturerar separat har var sin.

1. Gå till Administration›Inställningar›Fakturering›Faktureringskonton och öppna det berörda kontot.
2. Öppna fliken Kontoplan.
3. Justera kontonummer och kontonamn och klicka sedan på Spara.

Skärmen består av tre block:

• Försäljning, moms och kunder: konton för tjänsteintäkter, utgående moms, kunder och lämnade rabatter.
• Kassaflöde: konton för bank, kassa och checkar under inlösen, som används av posterna för betalningsmottagning.
• Journaler: koderna för försäljnings-, bank- och kassajournalerna.

Fördela försäljningen per kategori eller per skattesats

Som standard bokförs all din försäljning på ett enda intäktskonto. Två valfria fördelningar gör det möjligt att gå längre, i samma flik.

• Försäljningsfördelning per kategori: ett separat konto per produktkategori – abonnemang, krediter, utrustning, lektioner … Klicka på Lägg till en kategori, välj kategori och ange dess konto.
• Momsuppdelning efter skattesats: ett separat konto för utgående moms per skattesats. Klicka på Lägg till en avgift, ange skattesatsen och dess konto.

Det är praktiskt när din bokföring behöver skilja verksamheterna åt – till exempel för att separera intäkter från undervisning och uthyrning av banor. Utan fördelning hamnar allt på de allmänna konton som definierats ovan.

Exportera din försäljning och dina bokföringsposter

1. Gå till Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturor & transaktioner.
2. Filtrera listan på önskad period och önskade kriterier: exporten återger exakt de filter som visas på skärmen.
3. Klicka på Ladda ner exporten och välj ett format.

Följa upp den kommersiella verksamheten

• Excel (.xlsx): en rad per order, med datum, användare, belopp exklusive moms, moms och inklusive moms, status och betalningsmetod. Detta är formatet att föredra när du vill analysera din försäljning i ett kalkylprogram.
• CSV (.csv): samma rapport, i ett format som alla kalkylprogram kan läsa.
• Ladda ner PDF-fakturor: ett arkiv som innehåller PDF-filen för varje faktura i det aktuella filtret. Endast utfärdade fakturor ingår.

Skicka till din revisor

• Bokföringsposter (.csv): posterna i debet/kredit per faktura, i ett läsbart format avsett för manuell import.
• FEC (Frankrike): filen med bokföringsposter, franskt lagstadgat format, som kan importeras av Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane eller QuickBooks. En balanserad post per faktura.
• FAIA (Luxemburg) och DATEV (Tyskland): dessa två länders lagstadgade format, som erbjuds organisationer som är etablerade där.

Alternativet Inkludera reglerna (kassa) lägger till posterna för betalningsmottagning (bank, kassa, check) till försäljningsposterna. Avmarkera det för att endast exportera försäljningsjournalen.

Utfärda fakturor i formatet Factur-X

Elektronisk fakturering blir obligatorisk i Frankrike. Factur-X är det format som valts: en helt vanlig PDF-faktura, med en datafil inbäddad som bokföringsprogram kan läsa automatiskt.

För den som tar emot fakturan ändras ingenting: hen öppnar en PDF, identisk med den tidigare. Det är hens bokföringsprogram som dessutom hittar belopp och identifikatorer där, utan att hen behöver skriva in dem på nytt.

Kontrollera om din organisation berörs

Det är den första frågan att avgöra, och svaret är långt ifrån detsamma för alla organisationer.

• Idrottsföreningar som är momsbefriade enligt artikel 261-7-1° i den franska skattelagen berörs varken av elektronisk fakturering eller av e-rapportering. Många organisationer befinner sig i den situationen.
• Momspliktiga organisationer måste utfärda sina fakturor mellan företag i elektroniskt format. För mikroföretag och små och medelstora företag, det vill säga så gott som alla organisationer, är tidsfristen för utfärdande satt till den 1 september 2027.
• Fakturor till privatpersoner (dina medlemmar) omfattas inte av elektronisk fakturering, oavsett vilket regelverk du tillhör.

Aktivera formatet

1. Gå till Administration›Inställningar›Fakturering›Faktureringskonton och redigera det berörda kontot.
2. I fliken Fakturering letar du upp alternativet Elektronisk faktura i avsnittet Faktureringsuppgifter
3. Välj format:
   • Factur-X (Frankrike) för en fransk organisation: det lägger till de franska lagstadgade uppgifter som förväntas på fakturor mellan företag;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) för den europeiska standarden utan de franska särdragen;
   • Inaktiverad för att skapa vanliga PDF-fakturor.

Inställningen är specifik för varje faktureringskonto: en organisation som fakturerar från flera konton aktiverar dem oberoende av varandra.

Fylla i de obligatoriska uppgifterna

En elektronisk faktura måste identifiera sin avsändare på ett säkert sätt. Dessa uppgifter anges i samma flik, avsnittet Faktureringsuppgifter.

1. Organisationens SIRET: det är det oumbärliga fältet. Utan det kan fakturan inte bli korrekt, och ett varningsmeddelande visas under alternativet.
2. Momsnummer, om din organisation är momspliktig. Om det är tomt fungerar SIRET-numret som skatteidentifikator.
3. Den fullständiga adressen: firmanamn, gata, postnummer, ort och land. En ofullständig adress ger en faktura som avvisas av kundens plattform.
4. Faktureringsadressen för e-post, som används som kontaktpunkt när ingen annan identifikator finns tillgänglig.

Hämta in SIREN-numret från dina företagskunder

En faktura mellan företag måste också identifiera köparen. Kundens SIREN-nummer anges i dennes faktureringsadress, blocket Företagets adress, tillsammans med Företagsnamn och SIREN. Samma inmatning erbjuds vid en diskförsäljning.

Inget av detta krävs för en faktura till en privatperson: namn, adress och land räcker.

Hitta dina revisionshandlingar

Ett program som tar emot betalningar måste kunna bevisa att dess poster inte har ändrats i efterhand. Fyra handlingar svarar mot detta krav och är samlade på samma ställe: gå till Administration›Inställningar›Fakturering›Faktureringskonton, öppna det berörda faktureringskontot och sedan fliken Redovisning & Revision.

Denna flik visas endast för ett konto som redan är registrerat: handlingarna avser en verksamhet, och det finns inget att visa för ett konto som håller på att skapas. Varje faktureringskonto har sina egna – om din organisation fakturerar från flera enheter, granska dem var för sig.

Ladda ner ditt intyg

Vid en kontroll kan Skatteverket be dig styrka att ditt kassaprogram uppfyller kraven på oföränderlighet, säkerhet, bevarande och arkivering av uppgifter. Kortet Intyg för kassaregisterprogramvara skapar detta underlag på begäran, via Ladda ner (PDF).

Dokumentet består av två delar. Leverantörens del är redan undertecknad. Den andra ska fyllas i och undertecknas av din legala företrädare: intyget är fullständigt först när båda finns, och de ska visas upp tillsammans.

Kortet visas endast för ett franskt faktureringskonto: skyldigheten gäller skattskyldiga som är etablerade i Frankrike.

Läsa händelseloggen

Kortet Händelselogg leder, via Konsultera, till det bevisande spåret av vad som har hänt i din fakturering. Där finns inte försäljningen – den finns i dina order – utan de tekniska händelser som omger den.

Där återfinns bland annat lyckade och misslyckade inloggningar, ändringar av konfigurationen, ändringar av faktureringsrättigheter, gjorda avslut, förseglade dokument och utfärdade dubbletter, skapade arkiv, bokföringsexporter, övergångar till testläge samt upptäckta avvikelser: brott i kedjan, differens vid avslut, klockavvikelse.

Varje rad visar sitt datum, sin händelsetyp, det berörda kontot, operatören och detaljerna. Ett filter per typ och per period gör det lättare att hitta rätt, och knappen Exportera skapar en fil av det.

Förstå avsluten

Ett avslut förseglar en period: det låser de betalningar, fakturor och kreditnotor som ingår, och kan varken ändras eller återskapas. Kortet Stängsel visar de dagliga, månatliga och årliga avsluten för ditt konto.

De görs automatiskt, utan att du behöver ingripa. Du behöver alltså inte "göra" något varje kväll: tabellen fylls i av sig själv.

Varje rad anger perioden, antalet transaktioner, Nettobelopp mottaget, Fördelning per betalningsmetod – online, på plats, kontant, check, banköverföring, terminal – samt antalet utfärdade fakturor och kreditnotor.

Två saker är värda att förstå, eftersom de ofta förvånar:

• Totalsumman nollställs aldrig. Det handlar om en ständigt löpande ackumulering sedan kontot skapades, inte om ett periodsaldo. En summa som hela tiden ökar är det förväntade beteendet.
• Ingående balans (nollpunkt) anger datum och belopp som denna ackumulering utgår från. För ett konto som fanns före införandet av avsluten är det den valda utgångspunkten, och inte noll.

Hämta dina skattearkiv

Varje avslutad månad ger upphov till ett låst arkiv, samlat i en tidsstämplad ZIP-fil: transaktioner, fakturor, kreditnotor, avslut och periodens tekniska logg. Kortet Arkiv listar dem under Månadsarkiv, med period, storlek, skapandedatum och Fingeravtryck (SHA-256).

Detta avtryck är det som gör arkivet verifierbart: det ändras vid minsta ändrade byte. Två knappar följer med kortet, Verifieringsverktyg och Verifieringsmanual – vilket gör det möjligt för en tredje part, kontrollant eller revisor, att själv kontrollera ett arkivs integritet utan att gå via dig.

Arkiven skapas automatiskt. Om en avslutad period ännu inte har sitt arkiv visas den under Ej arkiverade stängda perioder och en knapp Generera gör att du kan skapa det omedelbart.