Fakturor och transaktioner
Följ alla försäljningsdokument i din organisation – offerter, order och fakturor – ta emot betalningar, gör återbetalningar och exportera din försäljning till bokföringen. Gå till menyn Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturor & transaktioner.
Skilja mellan de tre dokumenttyperna
En försäljning ser olika ut beroende på var i processen du befinner dig, och typen väljs när dokumentet skapas.
- Offert är ett prisförslag som skickas till användaren för godkännande – ett träningsläger för en skolklass, uthyrning av en bana till ett företag.
- Beställning är den påbörjade försäljningen som väntar på betalning. Det är den som bär betalningarna.
- Faktura är det numrerade dokumentet som utfärdas så snart en betalning tas emot.
Ett fjärde dokument, Beställningsformulär, passar kommuner och företagsföreningar som kräver ett underlag innan de beslutar om utgiften.
Vad som händer med en godkänd offert
Offerten är ingen återvändsgränd: när den skickas med e-post innehåller den en länk som gör att användaren själv kan godkänna den, utan konto och utan inloggning. Länken är giltig i 14 dagar.
Att titta på offerten – sidan eller PDF-filen – innebär inte att den godkänns. Godkännandet sker i det ögonblick användaren väljer betalningsmetod, och det är det valet som avgör vad som händer sedan:
- vid uppskjuten betalning (banköverföring, check, på plats) blir offerten Beställning som väntar på betalning; den blir en faktura när du tar emot betalningen;
- vid onlinebetalning sker betalningen omgående: dokumentet blir direkt Faktura, med nummer.
Med andra ord följs en godkänd offert exakt som en order – du hittar den under fliken som motsvarar dess nya typ.
Hitta en försäljning
- Gå till Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturor & transaktioner.
- Flikarna högst upp filtrerar på typ (Offert, Beställningar, Fakturor) och på status (Väntande, Betald, Avbokad, Återbetald).
- Panelen Filter preciserar sedan sökningen, och kriterierna kan kombineras.
Sex filter finns tillgängliga, varav tre ofta glöms bort trots att de besvarar de vanligaste frågorna:
- Efter användare: en medlems hela köphistorik, när hen ifrågasätter en debitering.
- Efter ansvarig: försäljningar som registrerats av en person i teamet – användbart för att kontrollera ett jourpass.
- Per faktureringskonto: nödvändigt så snart din organisation fakturerar från flera enheter.
- Efter abonnemang, Efter produktkategori och Efter status kompletterar urvalet.
Väljaren Period avgränsar slutligen visningen – och den styr även exporterna, som återger exakt det du ser på skärmen.
Sök både på person och på nummer
Sökfältet är inte begränsat till dokumentreferenser. Det söker samtidigt i:
- ordernummer och fakturanummer;
- användarens identitet: efternamn, förnamn, inloggningsnamn, e-postadress och licensnummer;
- uppgifterna som angetts på själva försäljningen – efternamn, förnamn, företagsnamn och e-post i faktureringsadressen.
Den sista punkten är viktig för försäljning över disk: köparen har inget konto, listan visar hen som strökund, och bara en sökning på faktureringsadressen gör det möjligt att hitta försäljningen. Det räcker att skriva ”Dupont” eller e-postadressen.
Skapa en order eller en offert
- Klicka på Ny.
- Ett fönster Välj en användare öppnas: ange vem försäljningen gäller. Det är det första beslutet, eftersom det avgör faktureringsadressen och vilka abonnemang som är möjliga.
- Välj sedan dokumenttyp, Offert eller Beställning.
- Lägg till raderna med Lägg till en produkt.
- Kontrollera Faktureringsadress: om du inte gör något används användarens standardadress.
- Klicka på Spara.
Varje rad hämtas antingen från katalogen eller skrivs in fritt. Fri inmatning (rutan anpassad) används för enstaka försäljningar – en strängning, ett kostnadsbidrag – och kryssrutan Spara i katalogen gör att du slipper skriva in den igen nästa gång om den ska återkomma.
En order kan ändras så länge ingen betalning har tagits emot. Efter den första betalningen låses den: det garanterar att ett redan betalt dokument inte ändras bakom kundens rygg.
Tillämpa en rabatt
Det finns två mekanismer, och de används inte till samma sak. Öppna avsnittet Kampanjkod & rabatt för att komma åt inställningarna.
- Kampanjkod återanvänder en redan definierad kampanj: klicka på Välj en kampanjkod, och koden tillämpar sina egna regler för målgrupp och maxbelopp.
- Manuell rabatt är en engångsåtgärd som beslutas från fall till fall: en procentsats eller ett belopp som du anger fritt och som tillämpas på totalbeloppet inklusive moms.
Ta emot en betalning
- Öppna ordern och klicka sedan på Betalning.
- Ange beloppet: hela saldot föreslås, men ett delbelopp godtas.
- Välj betalningsmetod: Kortbetalning på plats, Kontanter, Överföring eller Check.
- Spara.
Om en kortterminal är konfigurerad på faktureringskontot kan betalningen skickas direkt till kortterminalen i stället för att registreras manuellt.
Varje betalning visas i orderns avsnitt Transaktioner, med sin status: Bekräftad, Väntande, Fel eller Avvisad. Knappen Visa detaljer öppnar transaktionsposten: betalningsmetod, betalningsgateway, datum, anteckningar och leverantörens referenser när sådana finns.
Så länge en betalning är Väntande kan den ändras – Ändra denna transaktion för att rätta en inmatning, Avbryt denna transaktion för att avbryta den – och ordern räknar genast om sitt Återstående belopp att betala. En betalning som är Bekräftad kan däremot inte längre ändras: den har gett upphov till ett bokföringsunderlag, eftersom fakturan utfärdas vid den första betalningen. Ett fel på en bekräftad betalning rättas därför med en återbetalning, hel eller delvis, som lämnar spår av åtgärden.
Dela upp betalningen
Knappen Tidsplan fördelar återstående belopp på flera daterade delbetalningar. Vid varje efterföljande betalning föreslås beloppet för nästa delbetalning automatiskt.
Återbetala en försäljning
- Öppna den betalda ordern och klicka sedan på Återbetala.
- Ange beloppet: full återbetalning föreslås, men en delvis återbetalning är också möjlig.
- Om flera betalningar har tagits emot väljer du om återbetalningen ska hänföras till hela ordern eller till en specifik betalning.
En onlinebetalning går tillbaka direkt via den betalningsgateway som tog emot den: du behöver inte göra någon banköverföring.
När det gäller status har skillnaden betydelse för din bokföring: en delvis återbetalning låter ordern förbli Betald och visar Nettobelopp mottaget, medan en full återbetalning gör att den övergår till Återbetald. Till exempel: en anmälan på 200 € där 50 € återbetalas är fortfarande en betald försäljning med 150 € netto inbetalt.
Den avgör också vad som händer med det som levererats. En full återbetalning tar bort det – krediter dras tillbaka, abonnemanget återkallas. En delvis återbetalning lämnar det orört: användaren behåller vad hen har fått, bara det mottagna beloppet minskar.
Återbetala från betalningsgatewayen i stället för härifrån
För en onlinebetalning kan du lika gärna starta återbetalningen från betalningsgatewayens back-office. Den informerar oss automatiskt, och ordern uppdateras precis som om du hade gjort det via OpenResa: status, kreditnota, leveranser.
Båda vägarna leder till samma resultat. Välj den som passar dig – men bara en av dem.
När betalningsgatewayen inte svarar
En återbetalning som startas från OpenResa sker i två oberoende steg, och det andra kan misslyckas även om det första lyckades: ordern blir återbetald, men pengarna ligger kvar hos betalningsgatewayen.
Ett meddelande upplyser dig då uttryckligen om detta och uppmanar dig att slutföra åtgärden i dess back-office. Det är det enda fallet där du måste agera på båda sidor.
Skicka och ladda ner dokumenten
En särskild knapp samlar allt som rör försäljningens underlag. Den bär namnet på det öppnade dokumentet, vilket samtidigt visar var försäljningen står: Offert, Beställningsformulär eller Faktura när en betalning har tagits emot. Så snart en återbetalning har gett upphov till en kreditnota står den i plural – Dokument – eftersom försäljningen inte längre ryms i ett enda underlag.
Menyn listar dokumenten med sin referens, densamma som står på PDF-filen: först fakturan eller offerten, sedan en kreditnota per återbetalning. Ett klick laddar ner underlaget, för arkivering eller för att skicka det via en annan kanal.
Längst ner i menyn skickar Skicka via e-post handlingarna till användaren. Utskicket begränsas inte till huvuddokumentet: fakturan skickas tillsammans med alla kreditnotor för försäljningen, eftersom det belopp som verkligen ska betalas bara framgår om man ser dem tillsammans.
Spåra vad som har hänt
Avsnittet Beställningshistorik bevarar försäljningens händelser: skapande, ändringar, betalningar, utskick. Det är det första du ska öppna när en medlem påstår att hen aldrig har fått sin faktura, eller när ett belopp inte stämmer med vad teamet minns.
Hantera en order som väntar
En order som väntar kan betalas av användaren när som helst från hens sida, eller registreras manuellt av dig.
Tjänster med manuellt godkännande – banköverföring, check – levereras så snart du registrerar en betalning. Så länge du inte har gjort det har medlemmen ingenting.
Om du vill avbryta en försäljning öppnar du den och använder Avbryt beställningen. Den går fortfarande att visa, och inställningen Dölj avbokningar döljer den i listorna.
Exportera försäljning och bokföring
Klicka på Ladda ner exporten högst upp i listan: exporten följer de filter och den period som visas på skärmen. Försäljningsrapporter för kalkylprogram, bokföringsposter och lagstadgade format beskrivs på den särskilda sidan.
