Låt gäster betala via länk
En användare bokar tillsammans med en vän som inte tillhör organisationen. I stället för att betala inbjudan åt vännen låter användaren vännen betala sin del själv, online, utan att skapa något konto. Här ser du hur du aktiverar betalning via länk, vart pengarna går och hur du följer upp betalningarna.
Förstå betalning via länk
Vid bokningen väljer bokningens ansvariga (användaren som bokar) för var och en av sina gäster vem som betalar platsen. Den ansvariga kan betala själv, som vanligt, eller låta gästen betala via en länk. Länken skickas via e-post om den ansvariga har angett gästens e-postadress. Annars delar den ansvariga länken själv från bokningsdetaljerna. Gästen betalar på en sida i din organisations färger och får sin faktura.
Den ansvariga har två alternativ:
- ”senare”: bokningen bekräftas direkt och den ansvariga lägger ut för inbjudan med sina krediter. Gästen kan betala fram till 7 dagar efter tidsluckans slut. När gästen har betalat får den ansvariga tillbaka de utlagda krediterna.
- ”nu”: bokningen väntar på gästens betalning under fristen för betalning vid bokning och bekräftas sedan. Om betalningen inte kommer in i tid avbokas bokningen och tidsluckan frigörs.
Nicolas bokar en padelbana med sin vän Paul, som är inbjuden för 8 €. Med ”senare” lägger Nicolas ut 8 € för inbjudan med sina krediter och får tillbaka dem som krediter när Paul har betalat. Med ”nu” behöver Nicolas inte stå för Pauls del: bokningen väntar på Pauls 8 €, och de krediter som dragits från Nicolas under väntetiden återförs till honom så snart bokningen bekräftas.
Aktivera betalning via länk
Inställningen görs abonnemang för abonnemang. Den är aktiverad som standard: dina abonnenter ser valet så snart villkoren nedan är uppfyllda.
- Gå till Administration›Användare›Åtkomsträttigheter›Abonnemang och öppna abonnemanget.
- På fliken Inbjudningar, under Vem betalar för inbjudningarna?, aktiverar eller avaktiverar du Låt gäster betala via länk.
- Spara.
Valet erbjuds bara användaren om:
- din organisation tar emot betalningar online: abonnemangets faktureringskonto erbjuder onlinebetalning. Annars är alternativet nedtonat och en länk Konfigurera onlinebetalning leder dig till faktureringskontona;
- abonnemanget säljer sina inbjudningskrediter online (sina bokningskrediter med Enhetligt kreditsystem): det är det priset som avgör gästens del;
- den ansvariga är ensam om att betala inbjudningarna. Det gäller alltid med Debitera endast bokningsansvarig. Med Varje deltagare betalar för inbjudningarna gäller det bara om den ansvariga spelar enbart med sina gäster, utan partner från organisationen;
- den ansvariga inte har valt att betala sina partners inbjudningar;
- bokningen inte är återkommande;
- gästens del når minimibeloppet för en onlinebetalning: 0,50 € med Stripe och 1 € med övriga onlinebetalningsmetoder. Under det beloppet erbjuds endast betalning av den ansvariga för den gästen.
”Nu” kräver dessutom Betalning vid bokning, som aktiveras på fliken Krediter eller Inbjudningar: bokningen väntar på gästens betalning under den frist som har ställts in för den betalningen.
Länken erbjuds aldrig när du bokar åt en användare, från en kiosk eller på en deltagarbokning.
Om du inte längre vill erbjuda betalning via länk avaktiverar du alternativet. Inga nya länkar skapas, och länkar som redan har skickats kan fortfarande betalas fram till sista betalningsdag.
Vad gästen betalar och vart pengarna går
Gästens del är priset, i pengar, för de krediter som inbjudan kostar. Priset följer det pris som den ansvarigas abonnemang säljer sina inbjudningskrediter för (sina bokningskrediter med Enhetligt kreditsystem). Det fastställs vid bokningen och ändras sedan inte. Om bokningen senare flyttas eller förlängs och kostar fler krediter står den ansvariga för mellanskillnaden. Sista betalningsdag följer däremot bokningen.
Varje gäst som betalar får en egen beställning, registrerad på din organisations Tillfällig kund, även om gästen har ett konto hos dig. Beställningen innehåller en rad Gästandel med kalender, datum och tid, och betalningen tas emot på faktureringskontot för den ansvarigas abonnemang. Gästen får sin faktura via e-post och kan ladda ner den från sin betalningssida. Om du vill hitta gästens beställning söker du på namnet eller e-postadressen i Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturor & transaktioner.
Pengarna som gästen betalar går till din organisation, aldrig till den ansvariga. Den ansvariga får bara tillbaka det som lagts ut, alltid i form av krediter, även om krediterna betalades med kort vid bokningen.
Ta emot en betalning på plats, med check eller banköverföring
Om faktureringskontot godtar betalning på plats, med check eller banköverföring kan en gäst som betalar ”senare” välja något av dessa sätt på sin betalningssida. Gästen får då en inköpsorder med betalningsinstruktioner. Gästen meddelar på så sätt bara hur betalningen ska göras. Gästens del är betald först när du har registrerat betalningen, och gästen kan fortfarande betala online fram till dess. ”Nu” erbjuder endast onlinebetalning.
- Öppna bokningsdetaljerna.
- Under gästens rad klickar du på Inkassera: gästens beställning öppnas.
- Registrera den mottagna betalningen, precis som för andra beställningar.
När beställningen är helt betald är gästens del reglerad och de utlagda krediterna återförs till den ansvariga. Om gästen har meddelat betalning på plats, med check eller banköverföring och du tar emot den efter sista betalningsdag registrerar du den på samma sätt. Gästen kan då inte längre betala online, men det mottagna beloppet återförs som krediter till den ansvariga.
Återbetala en gäst
När en bokning avbokas efter att en gäst har betalat följer gästens del samma utfall som den inbjudan som den ansvariga lade ut för:
- om inbjudan återförs till den ansvariga, till exempel vid en avbokning inom fristen eller en avbokning som görs av din organisation, får gästen återbetalning;
- om inbjudan inte återförs, eftersom abonnemanget inte återkrediterar inbjudningar vid sen avbokning, behåller din organisation även gästens del.
Om alla gäster tas bort eller ersätts i en bokning som består får även den gäst som har betalat återbetalning, även utanför fristen.
Hur återbetalningen görs beror på gästens betalningsmetod. Om gästen har betalat online med Stripe, HelloAsso eller SumUp återbetalas beloppet automatiskt inom några minuter, med en kreditnota. Om gästen har betalat på annat sätt, på plats, med check, med banköverföring eller med en annan onlinebetalningsmetod, återbetalas gästen inte direkt. Beloppet återförs då som krediter till den ansvariga.
Vid avbokningen visar bekräftelsemeddelandet för den som avbokar, för varje gäst som har betalat, om gästen kommer att få återbetalning eller om gästens del återförs som krediter till den ansvariga. Avbokningsmejlet som den ansvariga får bekräftar detta. Ingenting visas när din organisation behåller delen.
Om en automatisk återbetalning inte kunde bekräftas visar bokningsdetaljerna en varning med en länk till beställningen. Öppna beställningen och kontrollera återbetalningen i din betaltjänstleverantörs portal. En återbetalning som du själv gör från beställningen ändrar ingenting för den ansvariga: de krediter som den ansvariga har fått tillbaka eller lagt ut förblir oförändrade.
Följa upp gästernas betalningar
I bokningsdetaljerna har varje gäst en egen rad. Där ser du vem som betalar platsen, sista betalningsdag och en markering Väntande så länge gästen inte har betalat. Du ser även gästens e-postadress. Bokningens deltagare ser om gästen har betalat, men inte gästens adress.
Att kopiera länken, visa QR-koden, skicka e-postmeddelandet, ta över betalningen av gästens del (Jag betalar ändå) eller ersätta en enskild gäst kan bara bokningens ansvariga göra. Du kan däremot ersätta alla gäster med ikonen på gästraden. Innan du sparar visar en bekräftelse vilka länkar som kommer att annulleras och vilka delar som kommer att återbetalas.
Så länge en gäst har en aktiv betalningslänk eller har betalat via länk kan den ansvariga varken tas bort eller ersättas i en bokning som består. Ta först bort gästerna, eller avboka bokningen. Inga automatiska påminnelser skickas till gästerna: det är den ansvarigas uppgift att skicka länken igen vid behov.
Det går inte att konvertera ett abonnemang till Wallet-läge så länge en gäst inte har betalat sin del av en bokning som redan har påbörjats. Försök igen efter gästens sista betalningsdag, 7 dagar efter bokningens slut.
