Kräv närvaroregistrering för bokningar
Närvaroregistreringen tvingar användaren att bekräfta sin närvaro på plats innan spelet börjar. Bokningar som inte utnyttjas upptäcks, tiden kan frigöras automatiskt och det felande kontot stängas av tillfälligt.
Så fungerar det
Att boka en bana och inte dyka upp är det vanligaste problemet i en organisation där bokningen är öppen för alla: tiden förblir blockerad, ingen spelar och de spelare som är på plats går hem igen.
Närvaroregistreringen löser detta genom att kräva en bekräftelse av närvaron på plats. Användaren loggar in på sitt konto från en dator i organisationen där kioskläget är aktivt. Applikationen erbjuder då att registrera närvaron för bokningen, och användaren kan fortsätta sitt besök eller logga ut direkt.
För en bokning med flera spelare räcker det att en enda deltagare registrerar närvaron, oavsett vilken.
Aktivera närvaroregistreringen
- Gå till Administration›Inställningar›Bokning›Kiosk-läge & incheckning och klicka sedan på Närvarokontroll på kiosk högst upp på skärmen.
- Aktivera Aktivera närvarokontroll vid terminal.
- Välj de berörda kalendrarna, eller välj Alla kalendrar.
- Klicka på Spara.
Valet av kalendrar gör att ni kan införa funktionen stegvis: börja med inomhusbanorna eller de mest efterfrågade banorna, där en förlorad bokning verkligen märks, och utöka sedan om åtgärden visar sig fungera.
Ställa in tidsfönstret för registrering
Två tidsgränser avgör när närvaroregistreringen godkänns:
- Fördröjning före början av tidsluckan: hur många minuter i förväg användaren kan bekräfta sin närvaro.
- Fördröjning efter början av tidsluckan: hur många minuters försening som tolereras.
Dessa två värden väljer ni utifrån den verkliga vägen genom er anläggning. Tiden före ska räcka för att hinna till omklädningsrummet och sedan till banan; tiden efter ska täcka en vanlig försening, annars avbokar ni en spelare som redan håller på att byta om.
Välja registreringsmetod
Tre sätt att registrera närvaron, från det mest kontrollerade till det mest flexibla:
- Som standard loggar användaren in med sina inloggningsuppgifter på enheten och bekräftar sin närvaro.
- Enkel närvarokontroll (QR-kod): användaren skannar en QR-kod för att logga in och registrera närvaron från sin egen telefon.
- Närvarokontroll utan inloggning: registreringen sker utan att några inloggningsuppgifter anges.
QR-koden är den bästa kompromissen i de flesta organisationer: inget behöver skrivas in på ett delat tangentbord, och identiteten förblir kontrollerad.
Åtgärder vid oregistrerade bokningar
Två konsekvenser är möjliga, och de kan kombineras:
- Avbryt bokningar automatiskt: när den tillåtna tiden har passerat frigörs tiden och blir bokningsbar igen. Bokningar som avbokats på detta sätt syns fortfarande i bokningsloggen.
- Tillfällig avstängning av kontot vid utebliven incheckning: användaren kan varken logga in eller boka under det antal dagar som valts.
Den automatiska avbokningen gynnar organisationen — den sätter banan i omlopp igen. Avstängningen gynnar den gemensamma disciplinen: den ger upprepad frånvaro ett pris.
Ett konto som stängts av på grund av utebliven närvaroregistrering får en banner på sin profil som anger till när och varför. Knappen Lås upp åtkomst häver sanktionen omedelbart, vilket är praktiskt när användaren hade ett giltigt skäl.
Mäta effekterna av närvaroregistreringen
När funktionen är i drift förser den två skärmar med uppgifter:
- Fliken Bokningar i aktivitetssammanställningen visar ett särskilt avsnitt: registrerade tider, oregistrerade tider, automatiska avbokningar och avstängda konton. Det är där ni ser om regeln har minskat antalet outnyttjade bokningar.
- Bokningsloggen erbjuder filtren Incheckade, Ej incheckade och Auto. avbokade. för att granska fallen ett och ett.
Jämför andelen oregistrerade tider före och efter införandet: det är den enda siffra som gör att ni lugnt kan besvara frågan ”gör det här verkligen någon nytta?” på årsmötet.
