Kvoter, behörigheter och bokningsregler
Varje abonnemang har en komplett regelmotor: kvoter, tillåtna kalendrar, tidsfrister, avbokning, förbud, krediter och inbjudningar. Den här sidan vägleder dig mål för mål genom inställningarna för ett abonnemang.
Begränsa antalet bokningar
På fliken Kvot anger Bokningskvot hur många bokningar en abonnent kan ha inplanerade samtidigt. När abonnenten bokar en tidslucka förbrukas en kvotenhet. Så snart bokningen är avslutad frigörs enheten igen.
- Aktivera Dölj kalendrarna när bokningskvoten är uppnådd för att även blockera visningen av kalendrarna per dag och per vecka. Vyn Tillgänglighet går fortfarande att öppna: kvoten kontrolleras där i samband med bokningen.
- Klicka på Avancerad konfiguration och sedan Lägg till en kvot för att ange flera kvoter beroende på kalendrar, dagar eller tidsintervall.
- Komplettera vid behov med Begränsa bokningar på en fast kalender (till exempel 5 bokningar per kalendervecka) eller Begränsa bokningar på en glidande kalender (under de senaste X dagarna).
Fylla banorna i sista minuten
Alternativet Ignorera kvoten och begränsningarna före tidsluckans början låter en abonnent boka även om kvoten är nådd, förutsatt att bokningen görs kort tid i förväg. Klockan är 14.45 och tidsluckan 15.00 är ledig: abonnenten kan ta den trots sin kvot.
Det är det bästa sättet att undvika en tom bana när en spelare är ledig, utan att för den skull luckra upp den allmänna regeln.
Begränsa kalendrarna och bokningshorisonten
På fliken Behörigheter avgör avsnittet Tillåtna kalendrar & antal dagar för att boka vad abonnenten ser:
- Avmarkera en kalender för att förbjuda den och dölja den helt.
- Ange antalet dagar man kan bläddra framåt per kalender: visa till exempel kalendrarna 14 dagar framåt men tillåt bokning endast 7 dagar framåt.
- Övergångstid till en extra dag: ge tillgång till nästa dag från ett bestämt klockslag, utan att vänta till midnatt.
Styra när bokningen får göras
Som standard kan en abonnent boka en tidslucka ända fram till sista minuten, och tidsluckan blir otillgänglig så snart den har börjat. Fyra alternativ på fliken Behörigheter ändrar detta beteende:
- Tillåt abonnenten att boka en redan påbörjad tidslucka: tidsluckan 10.00 går att boka fram till 10.15.
- Begränsa bokningen några minuter innan tidsluckan börjar: tidsluckan 10.00 går inte längre att boka efter 09.45.
- Begränsa bokningen några timmar innan tidsluckan börjar: tidsluckan måndag 10.00 stänger söndag 10.00.
- Öppna bokningen några timmar innan tidsluckan börjar: omvänt öppnar tidsluckan först en viss tid i förväg, inställbart dag för dag.
Erbjuda anpassade tidsluckor
Ett rutnät med fasta tidsluckor passar inte alla behov: en padelspelare vill spela 1,5 timme i stället för en timme, en bollmaskin hyrs per halvtimme och en golfstarttid tas när det passar. Alternativet Anpassade tidsluckor låter abonnenten välja hur länge bokningen ska vara, och om du tillåter det även starttiden, inom de gränser du anger.
- I Administration›Användare›Åtkomsträttigheter›Abonnemang öppnar du abonnemanget och går till fliken Behörigheter.
- Aktivera Anpassade tidsluckor och klicka sedan på Avancerade inställningar.
- Gör inställningarna som beskrivs nedan och klicka sedan på Spara.
Inställningen gäller endast det här abonnemanget: innehavare av andra planer fortsätter att boka kalendrarnas vanliga tidsluckor, på samma banor.
Ställa in de längder som erbjuds
Tre värden avgör vilka tider abonnenten kan välja:
- Intervall mellan varje tidslucka: avståndet mellan två föreslagna tider, räknat från kalenderns öppningstid. Med 30 minuter på en bana som öppnar 08.00 hamnar tiderna på 08.00, 08.30, 09.00 och så vidare.
- Minsta varaktighet för en bokning och Maximal varaktighet för en bokning: den kortaste respektive den längsta möjliga bokningen.
Med konfigurationen ovan kan en abonnent som klickar på tidsluckan 16.00 på en padelbana sluta 17.00, 17.30 eller 18.00: minst en timme, högst två timmar, i steg om 30 minuter.
När Abonnenten kan ändra starttiden för tidsluckan är inaktiverat börjar bokningen vid den klickade tidsluckans tid. Aktivera alternativet för att låta abonnenten även välja starttid bland dagens tider, till exempel 16.30: de föreslagna sluttiderna anpassas efter den nya starten.
Vad abonnenten ser
I bokningsformuläret väljs tiden i listor: sluttiden, och starttiden om du tillåter det. När bokningen betalas med krediter följer den visade kostnaden den valda längden.
I kalendern täcker bokningen de tidsluckor den sträcker sig över: från 16.00 till 17.30 på en bana med entimmesluckor upptar den tidsluckan 16.00 och en del av tidsluckan 17.00. Om flytt av bokningar är tillåten kan abonnenten sedan förlänga eller korta bokningen direkt i kalendrarna, alltid inom den minsta och den största längden.
Välja vad bokningen förbrukar av kvoten
Kvoten räknas i kalenderns tidsluckor. En bokning med fri längd täcker ofta flera: från 16.00 till 18.00 på en bana med entimmesluckor täcker den luckorna 16.00 och 17.00. Alternativet En kvotenhet per bokning, oavsett varaktighet avgör vad den förbrukar:
- aktiverat: en kvotenhet, oavsett om bokningen varar en eller två timmar;
- inaktiverat: en enhet per täckt tidslucka, även om den bara täcks delvis: från 16.00 till 17.30 blir det två enheter.
Ta en abonnent vars kvot är 2 samtidiga bokningar och som bokar från 16.00 till 18.00. Med alternativet aktiverat återstår en enhet och abonnenten kan boka ytterligare en tidslucka. Med alternativet inaktiverat är kvoten nådd. Och om den återstående kvoten inte räcker för hela den valda längden bokas bara de första tidsluckorna, och ett meddelande anger vilka som inte kunde bokas.
Låt alternativet vara aktiverat för att ge flexibilitet i längden. Inaktivera det om en lång bokning ska väga lika tungt som flera korta.
Alternativet gäller även för krediter när priset anges per bokning (1 bokning i Bokningspriser): aktiverat debiteras bokningen en gång; inaktiverat debiteras varje täckt tidslucka som en bokning. För en kostnad som är proportionell mot längden anger du hellre priset i minuter: med 10 krediter för 60 minuter kostar en bokning på 1,5 timme 15 krediter.
Förena fri längd med på varandra följande tidsluckor
Om abonnemanget förbjuder på varandra följande tidsluckor (Förbjud på varandra följande tidsluckor, fliken Regler) betraktas en bokning som täcker flera av kalenderns tidsluckor som en följd av på varandra följande tidsluckor: det som överskrider gränsen bokas inte. Aktivera Ignorera restriktionerna för på varandra följande tidsluckor för att den valda längden ska undantas från regeln. Förbudet gäller fortfarande mellan två separata bokningar.
Anpassa konfigurationen per kalender, dag eller tid
Varje konfiguration gäller de kalendrar, de dagar och – med Definiera en tidslucka – de tider du väljer. Den har egna längder och egna alternativ. Klicka på Lägg till en konfiguration för att skapa fler, upp till 10: till exempel 1 till 2 timmar på padelbanorna och 30 minuter till 1 timme på bollmaskinen. Lägg till ett kriterium begränsar dessutom en konfiguration till en Period, mellan två datum.
Med ett tidsintervall ligger de föreslagna starttiderna kvar inom intervallet, och bokningen kan inte sluta efter intervallets slut. Om flera konfigurationer gäller samma tidslucka tillämpas den första i listan. Utanför alla konfigurationer bokar abonnenten kalenderns vanliga tidsluckor.
Hantera partner
Fliken Behörigheter samlar inställningarna för de spelare som finns på bokningen:
- Boka med partners: abonnenten väljer andra användare, som meddelas via e-post; ange minsta och största antal partner.
- Boka utan partner: användbart för en träningsvägg eller en driving range.
- Söker partner (öppen bokning): abonnenten öppnar sin bokning för andra, som kan lägga till sig. Alternativet Avbryt automatiskt ofullständiga bokningar frigör tidsluckan om ingen deltar.
- Erbjud extra tid om flera partners: till exempel 30 minuter extra från och med 3 partner, om nästa tidslucka är ledig. Den extratiden dras inte från kvoten.
Extratiden är inställningen som elegant löser dubbelspelet: i stället för att tvinga alla till tidsluckor på 1,5 timme behåller du entimmesluckor och förlänger automatiskt dem som spelas av fyra spelare – utan att blockera banan om nästa tidslucka redan är tagen.
Styra avbokningen
På fliken Behörigheter avgör avsnittet Avbokning av bokningar om abonnenten får avboka:
- Maximal tillåten tid för avbokning: till exempel fram till 60 minuter före tidsluckans start.
- Avbokning av inbjudningar: inaktivera alternativet för att förbjuda avbokning av en bokning som innehåller gäster.
En för kort avbokningsfrist slår tillbaka mot organisationen: en spelare som inte längre kan avboka lämnar banan tom i stället för att frigöra den. En generös frist, i kombination med en avbokningsavisering, sätter tidsluckan i omlopp igen.
Förbjuda tidsluckor och kombinationer
Fliken Regler samlar förbuden:
- Förbjud vissa tidsluckor för bokning: till exempel ingen bokning på vardagar mellan 16.00 och 19.30 på vissa banor.
- Förbjud på varandra följande tidsluckor: hindrar att flera tidsluckor bokas i följd, generellt eller under vissa intervall.
- Förbudsregler med ett kriterium Abonnemang: gör två grupper oförenliga på samma bokning.
Alternativet Tillåt flera tidsluckor samma dag vid samma tid (fliken Behörigheter) är inaktiverat som standard: en abonnent kan inte boka två banor på samma tid.
Förbuden skiljer sig från stängningar i kalendern: en stängning tar bort tidsluckan för alla, ett förbud tar bort den enbart för innehavarna av det här abonnemanget. För att reservera inomhusbanorna åt tävlingsspelarna på lördagsförmiddagen är det ett förbud du ska lägga på de andra abonnemangen – inte en stängning.
Ta betalt för bokningen i krediter
På fliken Krediter aktiverar du Aktivera kreditsystemet: abonnenten måste ha krediter på sitt konto för att kunna boka. Fyll på kontona manuellt efter en betalning på plats, eller aktivera onlinebetalning.
- Med Avancerad konfiguration och sedan Lägg till en aktiveringsregel begränsar du kreditsystemet till vissa kalendrar, dagar eller tidsintervall.
- Under Bokningspriser klickar du på Lägg till en prisregel för att ange kostnaden utifrån kalender, dag och tid.
- Under Betalningar & fakturering aktiverar du köp av krediter online och anger de priser som erbjuds abonnenterna. Kvantiteter, mängdrabatter och delbetalning behandlas på en egen sida.
Tillåta gäster
På fliken Inbjudningar aktiverar du Tillåt bokning med gäster för att ta emot personer utanför organisationen:
- Ange minsta och största antal gäster per bokning; varje gäst förbrukar gästkrediter.
- Ange priserna och erbjud klippkort, precis som för bokningskrediter.
- Välj vem som debiteras och om gästernas namn ska anges.
Att be om gästernas namn förändrar funktionens karaktär: utan namn räknar du besök; med namn vet du vem som har varit där, vilket är nödvändigt om din försäkring eller ditt förbund kräver det.
Tillåta etiketter
På fliken Etiketter låter alternativet Tillåt bokning med etiketter abonnenterna lägga ett begränsat antal bokningar med fördefinierade etiketter (serie, turnering ...), med alternativ för att bortse från kvoten eller regeln om på varandra följande tidsluckor.
Det är det rätta sättet att öppna etiketterna för en lagkapten: kaptenen lägger in lagets matcher utan att förbruka sin personliga kvot, men är begränsad till de etiketter du har tillåtit – till skillnad från profilbehörigheten, som ger tillgång till alla etiketter utan gräns.
