उपयोगकर्ताओं को आयात और निर्यात करना
अपना डेटाबेस कुछ ही मिनटों में बनाएँ या अपडेट करें: त्वरित प्रविष्टि, कॉलम मिलान के साथ Excel/CSV फ़ाइल का आयात, और अनुकूलन योग्य निर्यात।
कुछ उपयोगकर्ताओं को तुरंत जोड़ना
- प्रशासन›उपयोगकर्ता›आयात / निर्यात›त्वरित निर्माण पर जाएँ।
- प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए एक पंक्ति भरें: नाम, पहला नाम, ई-मेल, फ़ोन। ज़रूरत पड़ने पर एक पंक्ति जोड़ें पर क्लिक करें।
- लॉगिन आईडी और पासवर्ड अपने आप भेजने के लिए ई-मेल द्वारा पहचान पत्र भेजें को सक्रिय करें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
लॉगिन आईडी आपकी डिफ़ॉल्ट पासवर्ड सेटिंग्स के अनुसार बनाए जाते हैं। जो प्रोफ़ाइल और सदस्यता दी जाती है, वह उन्नत सेटिंग्स में तय की गई डिफ़ॉल्ट होती है — पहली प्रविष्टि से पहले इन्हें जाँच लें, क्योंकि ये उसके बाद बनने वाले सभी खातों पर लागू होंगी।
Excel या CSV फ़ाइल आयात करना
आयात पाँच चरणों में होता है, और हर स्क्रीन से पीछे लौटा जा सकता है:
- अपनी फ़ाइल (.xls, .xlsx या .csv) को प्रशासन›उपयोगकर्ता›आयात / निर्यात›एक फ़ाइल आयात करें में डालें।
- आपकी फ़ाइल का विश्लेषण: जाँचें कि उच्चारण चिह्न और तिथियाँ सही ढंग से पढ़ी जा रही हैं। गलत एन्कोडिंग वाली फ़ाइल को सुधारने का यही सही समय है, इससे पहले कि त्रुटियाँ आगे फैल जाएँ।
- कॉलम कॉन्फ़िगरेशन: प्रत्येक कॉलम को एक फ़ील्ड से जोड़ें (सदस्यता, समूह, लाइसेंस, क्रेडिट, कस्टम फ़ील्ड...)। पहली पंक्ति के आधार पर पहचान अपने आप होती है; जिन कॉलमों की आपको ज़रूरत नहीं है, उनका चयन हटा दें। केवल नाम और पहला नाम अनिवार्य हैं।
- पूर्वावलोकन करें: चेतावनियाँ आयात को नहीं रोकतीं, संबंधित सेल में डिफ़ॉल्ट मान आ जाता है।
- आयात शुरू करें, फिर पंक्ति-दर-पंक्ति रिपोर्ट देखें: जोड़ा गया, अद्यतन किया गया या त्रुटि, और जहाँ लागू हो वहाँ पहचान पत्र भेजे गए का उल्लेख। रिपोर्ट डाउनलोड करें में इसकी एक प्रति सुरक्षित रहती है।
समझें कि आयात डुप्लिकेट कैसे रोकता है
प्रत्येक पंक्ति का मिलान आपके डेटाबेस से इस क्रम में किया जाता है: यदि आपकी फ़ाइल में लॉगिन आईडी का कॉलम है तो उसके आधार पर, अन्यथा नाम और पहले नाम के आधार पर। मिलान मिलने पर फ़ाइल अपडेट होती है; अन्यथा एक नया खाता बनाया जाता है।
आयात किसी ऐसी फ़ाइल को नहीं बदल सकता जिसे प्रबंधित करने की अनुमति आपकी प्रोफ़ाइल नहीं देती: ऐसी पंक्तियाँ रिपोर्ट में त्रुटि के रूप में दिखती हैं और लागू नहीं होतीं।
अपना डेटाबेस निर्यात करना
- प्रशासन›उपयोगकर्ता›आयात / निर्यात›एक फ़ाइल निर्यात करें पर जाएँ।
- कैटलॉग में अपने मनचाहे कॉलम चुनें। कैटलॉग विषयों के अनुसार व्यवस्थित है: पहचान, संपर्क विवरण, सदस्यता, लाइसेंस और रैंकिंग, बुकिंग, क्रेडिट… कॉलम खोजें फ़ील्ड किसी कॉलम को उसके नाम या विषय से ढूँढता है।
- फ़ाइल के कॉलम सूची जाँचें: इस सूची का क्रम ही फ़ाइल के कॉलम का क्रम है। किसी कॉलम को खिसकाने के लिए उसे उसके हैंडल से खींचें। किसी कॉलम को हटाने के लिए क्रॉस पर क्लिक करें।
- केवल कुछ उपयोगकर्ताओं को निर्यात करने के लिए, फ़नल से चिह्नित किसी कॉलम के विकल्प खोलें और एक मान चुनें, उदाहरण के लिए अवैतनिक, सब्सक्रिप्शन भुगतान किया गया? कॉलम पर। फ़िल्टर फ़ील्ड भी उपयोगकर्ताओं को सीमित करता है: सदस्यता, प्रोफ़ाइल, समूह, स्थिति।
- पूर्वावलोकन करें पर क्लिक करें। फिर फ़ाइल डाउनलोड करने के लिए निर्यात करें (.xlsx) पर क्लिक करें।
किसी कॉलम का फ़िल्टर तभी तक लागू होता है, जब तक वह कॉलम फ़ाइल में शामिल है। फ़ोन पर, स्क्रीन के नीचे दिया गया कॉन्फ़िगर करें आपको सीधे फ़ाइल के कॉलम की सूची पर ले जाता है।
टेम्पलेट के साथ किसी चयन का दोबारा उपयोग करना
टेम्पलेट कॉलम, उनका क्रम, उनके विकल्प और फ़िल्टर सहेजता है। क्लब के टेम्पलेट कार्ड के रूप में दिखाई देते हैं: किसी कार्ड पर क्लिक करने से उसका चयन फिर से लोड हो जाता है।
- टेम्पलेट बनाने के लिए, अपना चयन तैयार करें, नया टेम्पलेट पर क्लिक करें, फिर उसे एक नाम दें।
- किसी खुले टेम्पलेट का चयन बदलते ही, उस पर संशोधित का संकेत दिखाई देता है। सहेजें टेम्पलेट को अपडेट करता है, परिवर्तन रद्द करें उसे सहेजे गए रूप में फिर से खोलता है, और नए टेम्पलेट के रूप में सहेजें मूल टेम्पलेट को अपरिवर्तित छोड़ता है।
- सभी क्लबों के लिए समान प्रारंभिक टेम्पलेट एक शुरुआती चयन देते हैं: पूर्ण संपर्क विवरण, लाइसेंसधारी, बकाया सदस्यता शुल्क और शेष क्रेडिट। इनमें से एक खोलें, उसे अपने क्लब के अनुसार ढालें, फिर क्लब के टेम्पलेट के रूप में सहेजें पर क्लिक करें।
डेटा आदान-प्रदान को स्वचालित करना
आयात और निर्यात कभी-कभार की, हाथ से की जाने वाली ज़रूरतों को पूरा करते हैं। यदि आपके संगठन को अपना डेटाबेस किसी अन्य सॉफ़्टवेयर के साथ लगातार सिंक करना है, तो API वही डेटा प्रोग्राम के ज़रिए उपलब्ध कराता है — और इसके अलावा खाते बनाने और संशोधित करने की सुविधा भी देता है।
