लेखांकन और ऑडिट

अपने संगठन का खाता चार्ट सेट करें, अपनी लेखांकन प्रविष्टियाँ अपने चार्टर्ड अकाउंटेंट के सॉफ़्टवेयर में निर्यात करें, Factur-X प्रारूप में इलेक्ट्रॉनिक चालान सक्रिय करें, और वे दस्तावेज़ पाएँ जो कर प्रशासन आपसे माँग सकता है: प्रमाणपत्र, घटनाओं का लॉग, समापन और अभिलेख।

अपना खाता चार्ट कॉन्फ़िगर करें

खाता चार्ट यह तय करता है कि निर्यात में आपकी बिक्री किन खातों और किन जर्नलों में दर्ज होगी। यह प्रत्येक बिलिंग खाते के लिए अलग-अलग सेट होता है: अलग-अलग चालान जारी करने वाली दो इकाइयों में से प्रत्येक का अपना चार्ट होता है।

1. प्रशासन›सेटिंग्स›बिलिंग›बिलिंग खाते पर जाएँ और संबंधित खाता खोलें।
2. लेखा योजना टैब खोलें।
3. खाता संख्याएँ और नाम समायोजित करें, फिर सहेजें पर क्लिक करें।

इस स्क्रीन को तीन खंड व्यवस्थित करते हैं:

• बिक्री, कर और ग्राहक: सेवा प्रदान करने, वसूले गए वैट, ग्राहकों और दी गई छूटों के खाते।
• कोषाध्यक्ष: बैंक, नकद और वसूली हेतु चेक के खाते, जिनका उपयोग भुगतान प्राप्ति की प्रविष्टियाँ करती हैं।
• जर्नल: बिक्री, बैंक और नकद जर्नलों के कोड।

अपनी बिक्री को श्रेणी या दर के अनुसार विभाजित करें

डिफ़ॉल्ट रूप से आपकी सारी बिक्री एक ही आय खाते में दर्ज होती है। उसी टैब में दो वैकल्पिक विभाजन उपलब्ध हैं, जिनसे आप और आगे जा सकते हैं।

• श्रेणी के अनुसार बिक्री का वितरण: प्रत्येक उत्पाद श्रेणी के लिए अलग खाता — सदस्यताएँ, क्रेडिट, सामग्री, पाठ… श्रेणी जोड़ें पर क्लिक करें, श्रेणी चुनें और उसका खाता दर्ज करें।
• दर के अनुसार VAT का विभाजन: प्रत्येक दर के लिए वसूले गए वैट का अलग खाता। एक दर जोड़ें पर क्लिक करें, दर और उसका खाता दर्ज करें।

यह तब उपयोगी होता है जब आपके लेखांकन में गतिविधियों को अलग-अलग दिखाना हो — उदाहरण के लिए प्रशिक्षण से होने वाली आय को कोर्ट किराए से अलग करना। विभाजन न होने पर सब कुछ ऊपर परिभाषित सामान्य खातों में चला जाता है।

अपनी बिक्री और प्रविष्टियाँ निर्यात करें

1. प्रशासन›डैशबोर्ड›बिलिंग›चालान और लेनदेन पर जाएँ।
2. सूची को वांछित अवधि और मानदंडों पर फ़िल्टर करें: निर्यात में ठीक वही फ़िल्टर लागू होते हैं जो स्क्रीन पर दिख रहे हैं।
3. निर्यात डाउनलोड करें पर क्लिक करें और एक प्रारूप चुनें।

व्यावसायिक गतिविधि पर नज़र रखें

• एक्सेल (.xlsx): प्रत्येक ऑर्डर के लिए एक पंक्ति, जिसमें तिथि, उपयोगकर्ता, कर-रहित राशि, वैट और कुल राशि, स्थिति तथा भुगतान विधि शामिल होती है। स्प्रेडशीट में अपनी बिक्री का विश्लेषण करने के लिए यही प्रारूप सबसे उपयुक्त है।
• सीएसवी (.csv): वही रिपोर्ट, ऐसे प्रारूप में जिसे कोई भी स्प्रेडशीट पढ़ सकती है।
• पीडीएफ चालान डाउनलोड करें: एक संग्रह फ़ाइल जिसमें वर्तमान फ़िल्टर के प्रत्येक चालान की PDF होती है। इसमें केवल जारी किए गए चालान ही शामिल होते हैं।

अपने अकाउंटेंट को भेजें

• लेखा प्रविष्टियाँ (.csv): प्रत्येक चालान के लिए डेबिट/क्रेडिट प्रविष्टियाँ, पढ़ने योग्य प्रारूप में, जिसे मैन्युअल रूप से आयात किया जा सके।
• FEC (फ्रांस): लेखांकन प्रविष्टियों की फ़ाइल, फ़्रांसीसी वैधानिक प्रारूप, जिसे Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane या QuickBooks आयात कर सकते हैं। प्रत्येक चालान के लिए एक संतुलित प्रविष्टि।
• FAIA (लक्समबर्ग) और DATEV (जर्मनी): इन दोनों देशों के वैधानिक प्रारूप, जो वहाँ स्थापित संगठनों को उपलब्ध कराए जाते हैं।

नियम शामिल करें (कोषागार) विकल्प बिक्री की प्रविष्टियों के साथ भुगतान प्राप्ति की प्रविष्टियाँ (बैंक, नकद, चेक) भी जोड़ देता है। केवल बिक्री जर्नल निर्यात करने के लिए इसे अनचेक करें।

Factur-X प्रारूप में चालान जारी करें

फ़्रांस में इलेक्ट्रॉनिक चालान अनिवार्य होता जा रहा है। Factur-X इसके लिए चुना गया प्रारूप है: एक बिल्कुल सामान्य PDF चालान, जिसके भीतर एक डेटा फ़ाइल जोड़ दी जाती है, जिसे लेखांकन सॉफ़्टवेयर स्वतः पढ़ सकते हैं।

चालान प्राप्त करने वाले व्यक्ति के लिए कुछ नहीं बदलता: वह पहले की तरह ही एक PDF खोलता है। उसका लेखांकन सॉफ़्टवेयर ही उसमें से राशियाँ और पहचानकर्ता भी प्राप्त कर लेता है, बिना उसे दोबारा टाइप किए।

जाँचें कि आपका संगठन इसके दायरे में आता है या नहीं

यह सबसे पहले तय करने वाला प्रश्न है, और इसका उत्तर सभी संगठनों के लिए एक जैसा नहीं होता।

• सामान्य कर संहिता के अनुच्छेद 261-7-1° के तहत वैट से छूट प्राप्त खेल संघों पर न तो इलेक्ट्रॉनिक चालान लागू होता है और न ही ई-रिपोर्टिंग। बहुत से संगठन इसी स्थिति में हैं।
• वैट के अंतर्गत आने वाले संगठनों को पेशेवरों के बीच जारी किए जाने वाले चालान इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में जारी करने होंगे। अति लघु, लघु और मध्यम उद्यमों के लिए, यानी लगभग सभी संगठनों के लिए, जारी करने की अंतिम तिथि 1 सितंबर 2027 निर्धारित है।
• व्यक्तियों (आपके सदस्यों) को दिए जाने वाले चालान इलेक्ट्रॉनिक चालान के दायरे से बाहर हैं, चाहे आपकी कर व्यवस्था कोई भी हो।

प्रारूप सक्रिय करें

1. प्रशासन›सेटिंग्स›बिलिंग›बिलिंग खाते पर जाएँ और संबंधित खाते में बदलाव करें।
2. बिलिंग टैब में, बिलिंग जानकारी खंड में स्थित इलेक्ट्रॉनिक चालान विकल्प खोजें।
3. प्रारूप चुनें:
   • फ़्रांसीसी संगठन के लिए Factur-X (फ़्रांस): यह पेशेवरों के बीच के चालानों पर अपेक्षित फ़्रांसीसी वैधानिक सूचनाएँ जोड़ता है;
   • फ़्रांसीसी विशिष्टताओं के बिना यूरोपीय मानक के लिए Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931);
   • सामान्य PDF चालान तैयार करने के लिए निष्क्रिय।

यह सेटिंग प्रत्येक बिलिंग खाते की अपनी होती है: जो संगठन कई खातों से चालान जारी करता है, वह इन्हें अलग-अलग सक्रिय करता है।

अनिवार्य जानकारी भरें

एक इलेक्ट्रॉनिक चालान को अपने जारीकर्ता की निश्चित पहचान बतानी चाहिए। यह जानकारी उसी टैब में, बिलिंग जानकारी खंड में दर्ज की जाती है।

1. आपके संगठन का SIREN / SIRET: यह अनिवार्य फ़ील्ड है। इसके बिना चालान अनुरूप नहीं हो सकता, और विकल्प के नीचे एक चेतावनी संदेश दिखाई देता है।
2. वैट नंबर, यदि आपका संगठन उसके अंतर्गत आता है। यदि यह खाली हो, तो SIRET ही कर पहचानकर्ता का काम करता है।
3. पूरा पता: व्यावसायिक नाम, सड़क, डाक कोड, शहर और देश। अधूरा पता ऐसा चालान तैयार करता है जिसे आपके ग्राहक का प्लेटफ़ॉर्म अस्वीकार कर देता है।
4. बिलिंग का ई-मेल, जिसका उपयोग संपर्क बिंदु के रूप में तब किया जाता है जब कोई अन्य पहचानकर्ता उपलब्ध न हो।

अपने पेशेवर ग्राहकों का SIREN प्राप्त करें

पेशेवरों के बीच जारी चालान में खरीदार की पहचान भी होनी चाहिए। ग्राहक का SIREN उसके बिलिंग पते में, कंपनी का पता खंड में, कंपनी का नाम और संगठन की पहचानकर्ता के साथ दर्ज किया जाता है। यही प्रविष्टि काउंटर बिक्री के समय भी उपलब्ध होती है।

किसी व्यक्ति को दिए जाने वाले चालान के लिए इनमें से कुछ भी नहीं माँगा जाता: नाम, पता और देश पर्याप्त हैं।

अपने ऑडिट दस्तावेज़ कहाँ पाएँ

जो सॉफ़्टवेयर भुगतान वसूलता है, उसे यह सिद्ध कर पाना चाहिए कि उसकी प्रविष्टियाँ बदली नहीं गई हैं। चार दस्तावेज़ इस आवश्यकता को पूरा करते हैं और एक ही जगह उपलब्ध हैं: प्रशासन›सेटिंग्स›बिलिंग›बिलिंग खाते पर जाएँ, संबंधित बिलिंग खाता खोलें, फिर लेखांकन और ऑडिट टैब खोलें।

यह टैब केवल पहले से सहेजे गए खाते पर ही दिखाई देता है: ये दस्तावेज़ किसी गतिविधि से संबंधित होते हैं, और जो खाता अभी बनाया जा रहा हो उस पर दिखाने के लिए कुछ नहीं होता। प्रत्येक बिलिंग खाते के अपने दस्तावेज़ होते हैं — यदि आपका संगठन कई इकाइयों से चालान जारी करता है, तो उन्हें अलग-अलग देखें।

अपना प्रमाणपत्र डाउनलोड करें

जाँच की स्थिति में कर प्रशासन आपसे यह प्रमाणित करने को कह सकता है कि आपका भुगतान वसूली सॉफ़्टवेयर डेटा की अपरिवर्तनीयता, सुरक्षा, संरक्षण और अभिलेखीकरण की शर्तों का पालन करता है। कैश रजिस्टर सॉफ़्टवेयर प्रमाणपत्र कार्ड यह प्रमाण माँगने पर तैयार करता है, डाउनलोड करें (PDF) के ज़रिए।

इस दस्तावेज़ के दो भाग होते हैं। प्रकाशक वाला भाग पहले से हस्ताक्षरित होता है। दूसरा भाग आपके वैधानिक प्रतिनिधि द्वारा भरा और हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए: प्रमाणपत्र दोनों के मिलने पर ही पूर्ण होता है, और इन्हें साथ-साथ ही प्रस्तुत किया जाता है।

यह कार्ड केवल फ़्रांसीसी बिलिंग खाते के लिए दिखाई देता है: यह बाध्यता फ़्रांस में स्थापित करदाताओं पर लागू होती है।

घटनाओं का लॉग देखें

इवेंट लॉग कार्ड, परामर्श करें के ज़रिए, आपकी बिलिंग पर जो कुछ हुआ उसके प्रमाणिक रिकॉर्ड तक ले जाता है। इसमें बिक्री नहीं मिलती — वे आपके ऑर्डरों में हैं — बल्कि उनसे जुड़े तकनीकी तथ्य मिलते हैं।

इसमें विशेष रूप से सफल और असफल लॉगिन, कॉन्फ़िगरेशन में किए गए बदलाव, बिलिंग अधिकारों में परिवर्तन, लगाए गए समापन, सील किए गए दस्तावेज़ और जारी की गई प्रतिलिपियाँ, तैयार किए गए अभिलेख, लेखांकन निर्यात, परीक्षण मोड में जाना, तथा पहचानी गई विसंगतियाँ शामिल होती हैं: शृंखला का टूटना, समापन में अंतर, घड़ी की विसंगति।

प्रत्येक पंक्ति में उसकी तिथि, घटना का प्रकार, संबंधित खाता, संचालक और विवरण होता है। प्रकार और अवधि के अनुसार फ़िल्टर करके आप आसानी से खोज सकते हैं, और निर्यात करें बटन इससे एक फ़ाइल तैयार करता है।

समापन को समझें

एक समापन किसी अवधि को सील कर देता है: यह उसमें शामिल भुगतान प्राप्तियों, चालानों और क्रेडिट नोटों को स्थिर कर देता है, जिन्हें फिर न बदला जा सकता है और न दोबारा तैयार किया जा सकता है। क्लोज़िंग कार्ड आपके खाते के दैनिक, मासिक और वार्षिक समापन दिखाता है।

ये स्वतः लगाए जाते हैं, आपके किसी हस्तक्षेप के बिना। इसलिए आपको हर शाम कुछ भी "करना" नहीं पड़ता: तालिका अपने आप भर जाती है।

प्रत्येक पंक्ति में अवधि, लेनदेन की संख्या, शुद्ध प्राप्ति, भुगतान विधि के अनुसार विवरण — ऑनलाइन, मौके पर, नकद, चेक, बैंक हस्तांतरण, टर्मिनल — तथा जारी किए गए चालानों और क्रेडिट नोटों की संख्या दिखाई देती है।

दो बातें समझना ज़रूरी है, क्योंकि वे अक्सर चौंकाती हैं:

• कुल योग कभी शून्य से दोबारा शुरू नहीं होता। यह खाते की शुरुआत से चला आ रहा सतत संचयी योग है, किसी अवधि का शेष नहीं। लगातार बढ़ता कुल योग अपेक्षित व्यवहार है।
• पुनरारंभ (शून्य बिंदु) वह तिथि और राशि दर्शाती है जहाँ से यह संचयी योग शुरू होता है। जो खाता समापन लागू होने से पहले से मौजूद था, उसके लिए यही आरंभ बिंदु माना जाता है, शून्य नहीं।

अपने कर अभिलेख प्राप्त करें

प्रत्येक बंद किए गए माह के लिए एक स्थिर अभिलेख बनता है, जो समय-मुद्रांकित ZIP फ़ाइल में संकलित होता है: उस अवधि के लेनदेन, चालान, क्रेडिट नोट, समापन और तकनीकी लॉग। संग्रह कार्ड इन्हें मासिक संग्रह के अंतर्गत सूचीबद्ध करता है, उनकी अवधि, आकार, निर्माण तिथि और फ़िंगरप्रिंट (SHA-256) के साथ।

यही फ़िंगरप्रिंट अभिलेख को सत्यापन योग्य बनाता है: एक बाइट बदलने पर भी यह बदल जाता है। कार्ड के साथ दो बटन होते हैं, सत्यापन उपकरण और सत्यापन नियमावली — ताकि कोई तीसरा पक्ष, निरीक्षक या चार्टर्ड अकाउंटेंट, आपके बिना ही किसी अभिलेख की अखंडता स्वयं जाँच सके।

अभिलेख स्वतः तैयार होते हैं। यदि किसी बंद अवधि का अभिलेख अभी तक नहीं बना है, तो वह बंद अवधियाँ जो संग्रहित नहीं हैं के अंतर्गत दिखाई देती है और उत्पन्न करें बटन से उसे तुरंत तैयार किया जा सकता है।