इनवॉइस और लेनदेन
अपने संगठन के सभी बिक्री दस्तावेज़ों — कोटेशन, ऑर्डर और इनवॉइस — पर नज़र रखें, भुगतान लें, रिफ़ंड करें और लेखांकन के लिए अपनी बिक्री एक्सपोर्ट करें। इसके लिए प्रशासन›डैशबोर्ड›बिलिंग›चालान और लेनदेन मेनू में जाएँ।
तीन प्रकार के दस्तावेज़ों में अंतर
बिक्री का स्वरूप इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस चरण में हैं, और दस्तावेज़ बनाते समय ही उसका प्रकार चुना जाता है।
- कोटेशन एक मूल्य प्रस्ताव है, जो उपयोगकर्ता को स्वीकृति के लिए भेजा जाता है — जैसे किसी स्कूल समूह के लिए ट्रेनिंग कैंप, या किसी कंपनी को कोर्ट का किराया।
- आदेश वह बिक्री है जो तय हो चुकी है और भुगतान की प्रतीक्षा में है। भुगतान इसी पर दर्ज होते हैं।
- चालान वह क्रमांकित दस्तावेज़ है, जो भुगतान लेने के साथ ही जारी हो जाता है।
चौथा दस्तावेज़, ऑर्डर फॉर्म, उन नगर निकायों और कर्मचारी समितियों के लिए उपयुक्त है जो खर्च करने से पहले एक वाउचर की मांग करते हैं।
स्वीकृत कोटेशन का क्या होता है
कोटेशन कोई अंतिम पड़ाव नहीं है: ई-मेल से भेजे जाने पर उसमें एक लिंक होता है, जिससे उपयोगकर्ता खाते या लॉगिन के बिना ही उसे स्वयं स्वीकार कर सकता है। यह लिंक 14 दिनों तक मान्य रहता है।
कोटेशन को देख लेने से — पेज या PDF — वह स्वीकृत नहीं होता। स्वीकृति उस क्षण होती है जब उपयोगकर्ता कोई भुगतान विधि चुनता है, और यही चुनाव आगे की प्रक्रिया तय करता है:
- स्थगित भुगतान (बैंक ट्रांसफ़र, चेक, मौके पर) के साथ कोटेशन भुगतान की प्रतीक्षा में एक आदेश बन जाता है; जब आप भुगतान लेंगे, तब यह इनवॉइस में बदल जाएगा;
- ऑनलाइन भुगतान के साथ भुगतान तुरंत हो जाता है: दस्तावेज़ सीधे एक क्रमांकित चालान बन जाता है।
दूसरे शब्दों में, स्वीकृत होने के बाद कोटेशन पर भी ठीक उसी तरह नज़र रखी जाती है जैसे ऑर्डर पर — आप उसे उसके नए प्रकार वाले टैब में पाएँगे।
कोई बिक्री खोजना
- प्रशासन›डैशबोर्ड›बिलिंग›चालान और लेनदेन में जाएँ।
- ऊपर के टैब प्रकार (कोटेशन, आदेश, चालान) और स्थिति (लंबित, भुगतान किया गया, रद्द किया गया, धनवापसी की गई) के अनुसार फ़िल्टर करते हैं।
- इसके बाद फ़िल्टर पैनल खोज को और सटीक बनाता है, और सभी मानदंड एक साथ लागू होते हैं।
छह फ़िल्टर उपलब्ध हैं, जिनमें से तीन को लोग अक्सर भूल जाते हैं, जबकि वे सबसे आम सवालों का जवाब देते हैं:
- उपयोगकर्ता के अनुसार : किसी सदस्य का पूरा खरीद इतिहास, जब वह किसी कटौती पर आपत्ति करता है।
- प्रबंधक के अनुसार : टीम के किसी सदस्य द्वारा दर्ज की गई बिक्री — किसी ड्यूटी वाले दिन की जाँच के लिए उपयोगी।
- बिलिंग खाता द्वारा : जब आपका संगठन कई इकाइयों से इनवॉइस जारी करता है, तब यह अनिवार्य है।
- सदस्यता के अनुसार, उत्पाद श्रेणी के अनुसार और स्थिति के अनुसार छँटाई को पूरा करते हैं।
अंत में अवधि चयनकर्ता प्रदर्शन की सीमा तय करता है — और यही एक्सपोर्ट को भी नियंत्रित करता है, जो ठीक वही दिखाता है जो आपको स्क्रीन पर दिख रहा है।
नंबर के साथ-साथ व्यक्ति से भी खोजें
खोज फ़ील्ड केवल दस्तावेज़ संदर्भों तक सीमित नहीं है। यह एक ही समय में इन सबमें खोजता है:
- ऑर्डर नंबर और इनवॉइस नंबर;
- उपयोगकर्ता की पहचान: नाम, पहला नाम, लॉगिन आईडी, ई-मेल पता और लाइसेंस नंबर;
- बिक्री पर ही दर्ज किया गया विवरण — बिलिंग पते का नाम, पहला नाम, कंपनी का नाम और ई-मेल।
यह अंतिम बिंदु काउंटर बिक्री के लिए महत्वपूर्ण है: खरीदार का कोई खाता नहीं होता, सूची उसे वॉक-इन ग्राहक के रूप में दिखाती है, और उसकी बिक्री केवल बिलिंग पते पर खोज करके ही मिल सकती है। « Dupont » या उसका ई-मेल लिखना पर्याप्त है।
ऑर्डर या कोटेशन बनाना
- नया पर क्लिक करें।
- एक एक उपयोगकर्ता चुनें विंडो खुलती है: वह व्यक्ति चुनें जिसके लिए बिक्री की जा रही है। यह पहला निर्णय है, क्योंकि इससे बिलिंग पता और पात्र सब्सक्रिप्शन तय होते हैं।
- इसके बाद दस्तावेज़ का प्रकार चुनें, कोटेशन या आदेश।
- एक उत्पाद जोड़ें से पंक्तियाँ जोड़ें।
- बिलिंग पता की जाँच करें: यदि आप कुछ नहीं बदलते, तो उपयोगकर्ता का डिफ़ॉल्ट पता उपयोग होता है।
- सहेजें पर क्लिक करें।
प्रत्येक पंक्ति आपकी पसंद के अनुसार कैटलॉग से आती है या मुक्त प्रविष्टि से। मुक्त प्रविष्टि (कस्टम टाइल) असाधारण बिक्री के लिए है — एक स्ट्रिंगिंग, खर्च में भागीदारी — और कैटलॉग में सहेजें चेकबॉक्स आपको अगली बार फिर से टाइप करने से बचाता है, यदि वह वस्तु बार-बार आने वाली है।
जब तक कोई भुगतान नहीं लिया गया है, ऑर्डर में बदलाव किया जा सकता है। पहला भुगतान लेने के बाद वह स्थिर हो जाता है: यही सुनिश्चित करता है कि पहले से चुकाया गया दस्तावेज़ ग्राहक की जानकारी के बिना न बदले।
छूट लागू करना
दो तंत्र साथ-साथ मौजूद हैं, और उनका उद्देश्य एक जैसा नहीं है। कॉन्फ़िगरेशन तक पहुँचने के लिए प्रचार कोड और छूट सेक्शन खोलें।
- प्रोमो कोड पहले से तय किए गए किसी व्यावसायिक अभियान को लागू करता है: एक प्रोमो कोड चुनें पर क्लिक करें और कोड अपने ही लक्ष्य-निर्धारण तथा सीमा के नियम लागू कर देता है।
- मैन्युअल छूट एक एक-बार का निर्णय है, हर मामले के अनुसार तय: एक प्रतिशत या राशि जो आप स्वतंत्र रूप से दर्ज करते हैं, और जो कुल सकल राशि पर लागू होती है।
भुगतान लेना
- ऑर्डर खोलें, फिर भुगतान पर क्लिक करें।
- राशि दर्ज करें: पूरा शेष प्रस्तावित होता है, लेकिन आंशिक राशि भी स्वीकार्य है।
- भुगतान विधि चुनें: साइट पर CB, नकद, हस्तांतरण या चेक।
- सहेजें।
यदि बिलिंग खाते पर कोई पीओएस टर्मिनल कॉन्फ़िगर है, तो भुगतान हाथ से दर्ज करने के बजाय सीधे पीओएस टर्मिनल पर भेजा जा सकता है।
प्रत्येक भुगतान ऑर्डर के लेनदेन सेक्शन में अपनी स्थिति के साथ दिखता है: पुष्टि की गई, लंबित, विफलता या अस्वीकृत। गलती से दर्ज किए गए भुगतान को इस लेनदेन को संशोधित करें या इस लेनदेन को रद्द करें से ठीक किया जा सकता है — ऑर्डर तुरंत अपनी शेष भुगतान की फिर से गणना करता है।
भुगतान को किश्तों में बाँटना
समय सारिणी बटन शेष देय राशि को तिथि सहित कई किश्तों में बाँट देता है। इसके बाद हर भुगतान पर अगली किश्त की राशि आपको स्वतः प्रस्तावित की जाती है।
किसी बिक्री का रिफ़ंड करना
- भुगतान हो चुके ऑर्डर को खोलें, फिर धनवापसी करें पर क्लिक करें।
- राशि दर्ज करें: पूरा रिफ़ंड प्रस्तावित होता है, आंशिक रिफ़ंड भी संभव है।
- यदि कई भुगतान लिए गए हैं, तो चुनें कि रिफ़ंड पूरे ऑर्डर पर लगाया जाए या किसी विशेष भुगतान पर।
ऑनलाइन भुगतान सीधे उसी पेमेंट गेटवे से वापस जाता है जिसने उसे लिया था: आपको कोई बैंक ट्रांसफ़र नहीं करना पड़ता।
स्थिति के मामले में यह अंतर आपके लेखांकन के लिए महत्वपूर्ण है: आंशिक रिफ़ंड ऑर्डर को भुगतान किया गया ही रखता है और शुद्ध प्राप्ति दिखाता है, जबकि पूरा रिफ़ंड उसे धनवापसी की गई में बदल देता है। उदाहरण के लिए, 200 € के पंजीकरण में 50 € का रिफ़ंड होने पर वह भुगतान हो चुकी बिक्री ही रहती है, जिसकी शुद्ध प्राप्त राशि 150 € है।
दस्तावेज़ भेजना और डाउनलोड करना
एक विशेष बटन दस्तावेज़ से जुड़ी हर चीज़ को एक जगह लाता है। उस पर खुले दस्तावेज़ का नाम लिखा होता है, जिससे आपको साथ ही यह भी पता चल जाता है कि बिक्री किस चरण में है: कोटेशन, ऑर्डर फॉर्म या भुगतान लेने के बाद चालान।
इसका मेनू तीन क्रियाएँ प्रदान करता है:
- भेजने से पहले दस्तावेज़ को स्क्रीन पर जाँचने के लिए पूर्वावलोकन करें;
- उसे संग्रहित करने या किसी अन्य माध्यम से भेजने के लिए डाउनलोड करें (PDF);
- उसे सीधे उपयोगकर्ता को भेजने के लिए ई-मेल द्वारा भेजें।
जो हुआ उसका पता लगाना
ऑर्डर का इतिहास सेक्शन बिक्री की घटनाओं को सुरक्षित रखता है: निर्माण, बदलाव, भुगतान, भेजे जाना। जब कोई सदस्य कहता है कि उसे अपनी इनवॉइस कभी मिली ही नहीं, या कोई राशि टीम की याद से मेल नहीं खाती, तो सबसे पहले यही जगह खोलनी चाहिए।
प्रतीक्षा में पड़े ऑर्डर का प्रबंधन
प्रतीक्षा में पड़े ऑर्डर का भुगतान उपयोगकर्ता कभी भी अपने स्पेस से कर सकता है, या आप उसे हाथ से दर्ज कर सकते हैं।
हाथ से पुष्टि वाली सेवाएँ — बैंक ट्रांसफ़र, चेक — तभी उपलब्ध होती हैं जब आप भुगतान दर्ज करते हैं। जब तक आप ऐसा नहीं करते, सदस्य को कुछ नहीं मिलता।
किसी बिक्री को छोड़ने के लिए उसे खोलें और आदेश रद्द करें का उपयोग करें। वह देखी जा सकती रहेगी, और रद्दीकरण छुपाएं सेटिंग उसे सूचियों से हटा देती है।
बिक्री और लेखांकन एक्सपोर्ट करना
सूची के ऊपर निर्यात डाउनलोड करें पर क्लिक करें: एक्सपोर्ट स्क्रीन पर दिख रहे फ़िल्टर और अवधि को ही लेता है। स्प्रेडशीट के लिए बिक्री रिपोर्ट, लेखा प्रविष्टियाँ और कानूनी प्रारूप संबंधित पेज पर विस्तार से बताए गए हैं।
