गतिविधि रिपोर्ट ई-मेल द्वारा प्राप्त करें

अपने Organization की गतिविधियों का सारांश स्वतः प्राप्त करें: सदस्य संख्या, Subscriptions, Registrations, Bookings, लॉगिन और ई-मेल, साथ में पिछली अवधि की तुलना में बदलाव।

रिपोर्ट सक्रिय करें

1. प्रशासन›सेटिंग्स›गतिविधि रिपोर्ट पर जाएँ।
2. ई-मेल द्वारा गतिविधि रिपोर्ट सक्रिय करें को सक्रिय करें।
3. ई-मेल पते में अधिकतम 4 प्राप्तकर्ता दर्ज करें, प्रति पंक्ति एक पता।
4. सहेजें पर क्लिक करें।

प्राप्तकर्ताओं को Manager खाते या किसी विशेष अधिकार की आवश्यकता नहीं होती: रिपोर्ट सीधे उनके इनबॉक्स में पहुँच जाती है। जो अध्यक्ष या कोषाध्यक्ष कभी एप्लिकेशन में लॉगिन नहीं करते, उन्हें सूचित रखने का यह सबसे आसान तरीका है।

आवृत्तियाँ चुनें

तीन रिपोर्ट उपलब्ध हैं, जिन्हें अलग-अलग या एक साथ सक्रिय किया जा सकता है:

• दैनिक रिपोर्ट : हर सुबह, पिछले दिन की गतिविधियाँ।
• साप्ताहिक रिपोर्ट : हर सोमवार सुबह, बीते सप्ताह की जानकारी।
• मासिक रिपोर्ट : हर माह की 1 तारीख को, बीते माह की जानकारी।

प्रत्येक रिपोर्ट एक अलग आवश्यकता पूरी करती है। दैनिक रिपोर्ट रोज़मर्रा के कामकाज के लिए उपयोगी है: यह बताती है कि आज क्या निपटाना है। मासिक रिपोर्ट को बिना किसी बदलाव के सीधे कार्यकारिणी को भेजा जा सकता है। साप्ताहिक रिपोर्ट बीच का रास्ता है और उस स्वयंसेवी Manager के लिए उपयुक्त है जो सप्ताह में एक बार क्लब आता है।

समझें कि रिपोर्ट में क्या शामिल है

रिपोर्ट केवल Bookings तक सीमित नहीं है। इसमें संकेतकों के सात समूह होते हैं, और प्रत्येक की तुलना पिछली अवधि से की जाती है:

• Users: कुल संख्या, नए खाते, निलंबित खाते, कचरे में डाले गए खाते और स्थायी रूप से हटाए गए खाते।
• Subscriptions: भुगतान किए गए Subscriptions, समाप्त हो चुके Subscriptions, और विशेष रूप से वे जो अगले 30 दिनों में समाप्त होने वाले हैं।
• ऑनलाइन Registrations: स्वीकृत, अस्वीकृत और लंबित अनुरोध।
• Bookings: कुल, Users की Bookings, Organization के अवरोधक लेबल, आमंत्रण, सूचनात्मक टिप्पणियाँ, रद्दीकरण।
• लॉगिन: स्वीकृत लॉगिन, अस्वीकृत लॉगिन और सक्रिय Users की संख्या।
• ई-मेल: वितरित, खोले गए और असफल संदेश।
• Kiosk Mode पर Presence Check-in: जिन Time Slots में उपस्थिति दर्ज हुई, जिनमें नहीं हुई, स्वतः रद्दीकरण और दंडित खाते।

अंतिम तीन समूह केवल तभी दिखाई देते हैं जब संबंधित सुविधा आपके Organization में सक्रिय हो: ऑनलाइन Registrations कम से कम एक Subscription पर खुली होनी चाहिए, और Presence Check-in Kiosk Mode पर सक्रिय होना चाहिए।

रिपोर्ट को कार्य-सूची के रूप में उपयोग करें

यही बात इस रिपोर्ट को आँकड़ों की एक साधारण तालिका से अलग करती है: कई अनुभागों में नाम शामिल होते हैं। आप केवल यह नहीं पढ़ते कि «12 Subscriptions जल्द ही समाप्त होने वाले हैं», बल्कि आपको उन बारह व्यक्तियों की सूची भी मिलती है।

इससे स्वाभाविक रूप से तीन उपयोग निकलते हैं:

• 30 दिनों में समाप्त होने वाले Subscriptions की सूची आपकी अनुस्मारक सूची है। यह हर माह स्वयं पहुँच जाती है, कोई फ़िल्टर बनाने की आवश्यकता नहीं।
• लंबित Registrations की सूची आपको उन अनुरोधों की याद दिलाती है जिन्हें किसी ने नहीं निपटाया — यह स्थिति आम तौर पर उन Organizations में आती है जहाँ कई लोग प्रशासन करते हैं, पर काम का बँटवारा स्पष्ट नहीं होता।
• असफल ई-मेल की गिनती बताती है कि आपके पतों का डेटाबेस कमज़ोर पड़ रहा है, और यह संकेत तब मिल जाता है जब तक कोई सदस्य शिकायत भी नहीं करता कि उसे कुछ नहीं मिल रहा।