भेजे गए ई-मेल जाँचें और कार्रवाइयों का पता लगाएँ
दो जर्नल आपके संगठन में हो रही गतिविधियों पर नज़र रखने में मदद करते हैं: ई-मेल जर्नल, जिससे आप जाँच सकते हैं कि आपके संदेश सही जगह पहुँचे हैं, और ऑडिट जर्नल, जिससे आप प्रशासन से जुड़ी कार्रवाइयों का पता लगा सकते हैं।
ई-मेल जर्नल देखें
- प्रशासन›डैशबोर्ड›ईमेल जर्नल पर जाएँ।
- संगठन द्वारा भेजा गया प्रत्येक ई-मेल अपनी स्थिति के साथ दिखता है: वितरित, खोला गया, क्लिक किया गया, अस्थायी विफलता, स्थगित, स्थायी विफलता, अवरोधित, अमान्य ई-मेल पता, स्पैम या सदस्यता समाप्ति।
- सूची के ऊपर तीन गेज उस अवधि का सारांश देते हैं: वितरित संदेशों की दर, ओपन दर और विफलता दर।
कैप्शन बटन प्रत्येक स्थिति का विवरण खोलता है, साथ में यह स्पष्टीकरण भी कि प्राप्तकर्ता के सर्वर ने वास्तव में क्या उत्तर दिया।
न मिला हुआ ई-मेल खोजें
किसी उपयोगकर्ता को अपने लॉगिन विवरण या संगठन का ताज़ा संदेश नहीं मिला? जर्नल आपको इसका उत्तर देता है।
- फ़िल्टर खोलें और प्राप्तकर्ता द्वारा भरें, ताकि उस उपयोगकर्ता को भेजे गए ई-मेल अलग दिख जाएँ।
- संबंधित पंक्ति पर क्लिक करें: विवरण में उपयोग किया गया सटीक पता, विषय, तारीख और प्राप्तकर्ता के मेल सर्वर द्वारा दिया गया संदेश दिखता है।
- उस अवधि में विफल रहे सभी प्रेषणों को एक ही नज़र में देखने के लिए स्थिति के अनुसार का उपयोग करें।
तीन सबसे आम स्थितियों को अलग-अलग तरीके से संभाला जाता है:
- स्थायी विफलता या अमान्य ई-मेल पता: पता गलत लिखा गया है या मौजूद नहीं है। उपयोगकर्ता के रिकॉर्ड में इसे ठीक करें।
- अस्थायी विफलता या स्थगित: प्राप्तकर्ता का मेलबॉक्स भरा हुआ था या उसका सर्वर उपलब्ध नहीं था। अगला प्रेषण सफल होने की अच्छी संभावना है।
- अवरोधित: इस पते पर प्रेषण रोक दिए गए हैं, आमतौर पर स्पैम की शिकायत के बाद या बार-बार त्रुटियाँ आने पर।
किसी सामूहिक संदेश की डिलीवरेबिलिटी देखें
सामूहिक प्रेषण के बाद फ़िल्टर खोलें और समूह संदेश द्वारा में वह संदेश चुनें: आप जान सकते हैं कि कितने प्राप्तकर्ताओं ने यह विशेष संदेश प्राप्त किया, खोला या उस पर क्लिक किया, और विफल रहे पतों की पहचान कर सकते हैं।
आम सभा के बुलावे या बंद रहने की सूचना भेजने के बाद यही करना चाहिए: यह मान लेने के बजाय कि «सबको सूचित कर दिया गया है», आप जान जाते हैं कि किसे फ़ोन करना है।
यह फ़िल्टर केवल तब दिखता है जब आपकी प्रोफ़ाइल आपको सामूहिक संदेश भेजने की अनुमति देती है।
प्रशासन की कार्रवाइयों का पता लगाएँ
- प्रशासन›डैशबोर्ड›ऑडिट जर्नल पर जाएँ।
- यह जर्नल आपके संगठन में की गई हाल की कार्रवाइयाँ (बुकिंग को छोड़कर) दिखाता है, साथ में उनके कर्ता, उसका आईपी पता और तारीख।
- पूरा इतिहास डाउनलोड करने के लिए निर्यात करें (.txt) पर क्लिक करें।
जब कई लोग संगठन का प्रशासन करते हैं, तब यह जर्नल बहुत उपयोगी होता है: इससे पता चलता है कि किसने कोई सेटिंग बदली, कोई खाता हटाया या कोई संदेश भेजा। किसी कार्रवाई पर संदेह होने पर यही पहला दस्तावेज़ है जिसे देखना चाहिए — निर्यात में पूरा इतिहास होता है, स्क्रीन पर दिखने वाली पंक्तियों से कहीं अधिक।
बुकिंग इसमें शामिल नहीं होती: उनका अपना जर्नल है, जो बहुत अधिक विस्तृत है।
