सदस्यताएँ बनाएँ और प्रबंधित करें
सदस्यताएँ आपके उपयोगकर्ताओं के बुकिंग अधिकार तय करती हैं: पहुँच की अवधि, शुल्क, कोटा और नियम। आपके संगठन द्वारा प्रस्तावित हर योजना के लिए एक सदस्यता बनाएँ, फिर उसे रिकॉर्ड पर निर्धारित करें।
सदस्यता बनाएँ
- प्रशासन›उपयोगकर्ता›एक्सेस अधिकार›सदस्यताएँ पर जाएँ और नया पर क्लिक करें।
- सामान्य टैब में, नाम और रंग और एक वैकल्पिक विवरण भरें।
- अधिकारों की उद्घाटन तिथियाँ के अंतर्गत, वह अवधि तय करें जिसमें सदस्य लॉग इन कर सकते हैं। बिना तिथि सीमा वाली पहुँच के लिए इस सेटिंग को निष्क्रिय रहने दें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
कॉन्फ़िगरेशन टैब में व्यवस्थित है: सामान्य, कोटा, अनुमतियाँ, नियम, क्रेडिट्स, निमंत्रण, लेबल्स और पंजीकरण। बुकिंग नियमों से जुड़े टैब एक अलग पृष्ठ में विस्तार से समझाए गए हैं।
सदस्यता शुल्क के भुगतान पर नज़र रखें
सामान्य टैब में सदस्यता की दर भरें: तब हर रिकॉर्ड पर एक सदस्यता भुगतान बॉक्स दिखता है, जिसमें भुगतान की तिथि और राशि होती है। सदस्यता की निगरानी मॉड्यूल (प्रशासन›उपयोगकर्ता›एक्सेस अधिकार›सदस्यता की निगरानी) सभी सदस्यों को उनकी भुगतान स्थिति के साथ सूचीबद्ध करता है, जिसे सदस्यता के अनुसार और स्थिति के अनुसार से छाना जा सकता है और Excel प्रारूप में निर्यात किया जा सकता है।
ज़रूरत हो तो यदि उपयोगकर्ता ने अपनी सदस्यता का भुगतान नहीं किया है तो बुकिंग को अवरुद्ध करें सक्रिय करें: तब उपयोगकर्ता के रिकॉर्ड पर एक पट्टी दिखाई देती है, और भुगतान दर्ज होने तक उसे बुकिंग करने से रोका जाता है।
इस स्क्रीन पर नज़र रखते रहने से बचने के लिए, गतिविधि रिपोर्ट सक्रिय करें: वे आपको हर महीने उन सदस्यताओं की नामवार सूची भेजती हैं जो अगले 30 दिनों में समाप्त हो रही हैं।
सदस्यता ऑनलाइन बेचें
सदस्यता को ऑनलाइन सशुल्क बनाने के लिए सामान्य टैब में भुगतान और बिलिंग सक्रिय करें: उपयोगकर्ता कॉन्फ़िगर की गई योजनाओं के अनुसार उसे खरीद या नवीनीकृत कर सकते हैं, और बिलिंग स्वतः होती है। भुगतान संबंधित बिलिंग खाते के भुगतान संग्रह साधनों के अनुसार किया जाता है।
जब यह अनुभाग सक्रिय होता है, तिथियों का अर्थ बदल जाता है: वे डिफ़ॉल्ट एक्सेस तिथियाँ बन जाती हैं, जो तब तक लागू रहती हैं जब तक सदस्य के पास कोई चालू योजना न हो। जैसे ही वह कोई योजना खरीदता है, योजना की तिथियाँ लागू हो जाती हैं।
समाप्ति से पहले सदस्यों को स्वतः याद दिलाएँ
जो सदस्य अपनी सदस्यता समाप्त होने देता है, वह बिना जाने अपने अधिकार खो देता है, और आपको तब पता चलता है जब वह बुकिंग नहीं कर पाता। समाप्ति से पहले तीन ई-मेल स्वतः भेजे जाते हैं: 30 दिन पहले, 7 दिन पहले, और फिर एक दिन पहले।
यह सेटिंग हर सदस्यता के लिए अलग-अलग होती है। प्रशासन›उपयोगकर्ता›एक्सेस अधिकार›सदस्यताएँ पर जाएँ, संबंधित सदस्यता खोलें, सामान्य टैब, समाप्ति से पहले स्वचालित अनुस्मारक अनुभाग। यह डिफ़ॉल्ट रूप से सक्रिय है: इसका लाभ लेने के लिए आपको कुछ नहीं करना है।
व्यक्तिगत संदेश जोड़ें
स्विच के नीचे एक संपादक है, जिससे आप कुछ पंक्तियाँ जोड़ सकते हैं जो ई-मेल में शामिल होंगी: आम सभा की तिथि, अगले सत्र का शुल्क, पंजीकरण के लिए उपलब्ध समय, भरे जाने वाले फ़ॉर्म का पता, संलग्न दस्तावेज़...
सदस्य को क्या मिलता है
ई-मेल में संबंधित सदस्यता, उसकी समाप्ति तिथि और शेष दिनों की संख्या बताई जाती है, फिर आपका संदेश, यदि आपने कोई लिखा हो।
नवीनीकरण का बटन तभी दिखता है जब सदस्य वास्तव में अपने खाते से नवीनीकरण कर सकता हो, यानी जब उसके लिए ऑनलाइन खरीदी जा सकने वाली कोई सदस्यता उपलब्ध हो। अन्यथा, ई-मेल केवल सूचना देता है और कोई असंभव कार्रवाई नहीं सुझाता: ऐसे में आगे क्या करना है, यह आपको व्यक्तिगत संदेश में बताना होगा।
किसे स्मरण-पत्र नहीं मिलता
- वे सदस्य जिनकी कोई समाप्ति तिथि नहीं है। स्मरण-पत्र एक अंत की सूचना देता है: यदि समाप्ति तिथि भरी न हो, तो सॉफ़्टवेयर की दृष्टि से सदस्यता कभी समाप्त नहीं होती, और कोई ई-मेल नहीं जाता। जब कुछ नहीं होता, तो अक्सर यही कारण होता है — आगे कुछ ढूँढ़ने से पहले सदस्य का रिकॉर्ड देखें।
- वे सदस्य जिनकी सदस्यता में स्मरण-पत्र निष्क्रिय हैं।
- निलंबित सदस्य।
- वे जिन्होंने अपने खाते में भुगतान और बिलिंग सूचनाएँ बंद कर रखी हैं: उनका चुनाव आपके चुनाव पर भारी पड़ता है।
बुकिंग के लिए प्रमाण-दस्तावेज़ अनिवार्य करें
सामान्य टैब में, आरक्षण के लिए अनिवार्य जानकारी अनुभाग सदस्यों को बुकिंग करने से पहले कुछ जानकारियाँ पूरी करने के लिए बाध्य करता है: ई-मेल पता, डाक पता, टेलीफ़ोन, प्रोफ़ाइल फ़ोटो, जन्म तिथि, वरीयता क्रम, लाइसेंस संख्या, निवास का प्रमाण-दस्तावेज़ या चिकित्सा प्रमाणपत्र।
उपयोगकर्ता से पहली बार लॉग इन करते ही ये माँगी जाती हैं, और फिर किसी खाली स्लॉट पर क्लिक करते समय। इस प्रतिबंध को लागू करें जब सदस्य एक बुकिंग में भागीदार हो। विकल्प इस नियम को और आगे बढ़ाता है: तब अधूरी जानकारी वाले सदस्य को कोई दूसरा व्यक्ति साथी के रूप में भी नहीं जोड़ सकता।
नए सत्र के लिए सदस्यता की प्रतिलिपि बनाएँ
- बीते सत्र की सदस्यता खोलें।
- डुप्लिकेट करें पर क्लिक करें: पूरा कॉन्फ़िगरेशन कॉपी हो जाता है।
- प्रतिलिपि का नाम बदलें और उसकी तिथियाँ समायोजित करें।
एक साथ कई उपयोगकर्ताओं की सदस्यता बदलें
- प्रशासन›उपयोगकर्ता›उपयोगकर्ता प्रबंधन पर जाएँ और संबंधित उपयोगकर्ताओं का चयन करें, या किसी फ़िल्टर के बाद सभी का चयन करें चुनें।
- क्रियाएँ खोलें, फिर त्वरित संपादन।
- नई सदस्यता चुनें और, यदि ज़रूरी हो, उसकी तिथियाँ भी, फिर सहेजें पर क्लिक करें।
त्वरित संपादन से आप उसी क्रिया में सभी को फिर से अवैतनिक स्थिति में डाल सकते हैं: यह नए सत्र की शुरुआत का काम एक ही कार्रवाई में पूरा कर देता है।
फ़ाइल आयात के ज़रिए भी पूरे डेटाबेस की सदस्यता एक ही बार में अद्यतन की जा सकती है।
