सदस्यता बनाना और प्रबंधित करना
सदस्यताएँ आपके उपयोगकर्ताओं के बुकिंग अधिकार तय करती हैं: पहुँच की अवधि, शुल्क, कोटा और नियम। अपने संगठन द्वारा दी जाने वाली प्रत्येक प्लान के लिए एक सदस्यता बनाएँ, फिर उसे रिकॉर्ड पर असाइन करें।
सदस्यता बनाना
- प्रशासन›उपयोगकर्ता›एक्सेस अधिकार›सदस्यताएँ में जाएँ और नया पर क्लिक करें।
- सामान्य टैब में, नाम और रंग भरें और चाहें तो एक विवरण जोड़ें।
- अधिकारों की उद्घाटन तिथियाँ के अंतर्गत, वह अवधि तय करें जिसमें सदस्य लॉग इन कर सकते हैं। तिथि की सीमा के बिना पहुँच देने के लिए यह सेटिंग निष्क्रिय छोड़ दें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
कॉन्फ़िगरेशन टैब में व्यवस्थित है: सामान्य, कोटा, अनुमतियाँ, नियम, क्रेडिट्स, निमंत्रण, लेबल्स और पंजीकरण। बुकिंग नियमों से जुड़े टैब एक अलग पेज पर विस्तार से बताए गए हैं।
शुल्क भुगतान पर नज़र रखना
सामान्य टैब में सदस्यता की दर भरें: इसके बाद प्रत्येक रिकॉर्ड पर एक सदस्यता भुगतान बॉक्स दिखाई देता है, जिसमें भुगतान की तिथि और राशि दर्ज होती है। सदस्यता की निगरानी मॉड्यूल (प्रशासन›उपयोगकर्ता›एक्सेस अधिकार›सदस्यता की निगरानी) सभी सदस्यों को उनकी भुगतान स्थिति के साथ दिखाता है, जिसे सदस्यता के अनुसार और स्थिति के अनुसार से फ़िल्टर किया जा सकता है और Excel फ़ॉर्मैट में निर्यात किया जा सकता है।
आवश्यकता हो तो यदि उपयोगकर्ता ने अपनी सदस्यता का भुगतान नहीं किया है तो बुकिंग को अवरुद्ध करें सक्रिय करें: तब उपयोगकर्ता के रिकॉर्ड पर एक सूचना पट्टी दिखती है, और भुगतान दर्ज होने तक उसकी बुकिंग अस्वीकार कर दी जाती है।
इस स्क्रीन पर बार-बार नज़र न रखनी पड़े, इसके लिए गतिविधि रिपोर्ट सक्रिय करें: वे आपको हर महीने उन सदस्यताओं की नामवार सूची भेजती हैं जो अगले 30 दिनों में समाप्त हो रही हैं।
सदस्यता ऑनलाइन बेचना
सदस्यता को ऑनलाइन सशुल्क बनाने के लिए सामान्य टैब में भुगतान और बिलिंग सक्रिय करें: उपयोगकर्ता कॉन्फ़िगर की गई प्लान के अनुसार उसे खरीद या नवीनीकृत कर सकते हैं, और चालान स्वतः बनता है। भुगतान संबद्ध बिलिंग खाते के भुगतान प्राप्ति साधनों के अनुसार होता है।
जब यह अनुभाग सक्रिय होता है, तो तिथियों का अर्थ बदल जाता है: वे डिफ़ॉल्ट एक्सेस तिथियाँ बन जाती हैं, जो तब तक लागू रहती हैं जब तक सदस्य की कोई प्लान चालू नहीं है। जैसे ही वह कोई प्लान खरीदता है, प्लान की तिथियाँ लागू हो जाती हैं।
बुकिंग के लिए प्रमाण-पत्र अनिवार्य करना
सामान्य टैब में, आरक्षण के लिए अनिवार्य जानकारी अनुभाग सदस्यों को बुकिंग करने से पहले कुछ जानकारी पूरी करने के लिए बाध्य करता है: ई-मेल पता, डाक पता, फ़ोन, प्रोफ़ाइल फ़ोटो, जन्म तिथि, रैंकिंग, लाइसेंस नंबर, निवास प्रमाण या मेडिकल सर्टिफ़िकेट।
उपयोगकर्ता से यह जानकारी पहली बार लॉग इन करते ही माँगी जाती है, और फिर किसी खाली समय-स्लॉट पर क्लिक करते समय। इस प्रतिबंध को लागू करें जब सदस्य एक बुकिंग में भागीदार हो। विकल्प इस नियम का दायरा बढ़ाता है: तब अपूर्ण जानकारी वाले सदस्य को कोई अन्य व्यक्ति साथी के रूप में भी नहीं जोड़ सकता।
नए सत्र के लिए सदस्यता की प्रतिलिपि बनाना
- बीते सत्र की सदस्यता खोलें।
- डुप्लिकेट करें पर क्लिक करें: पूरा कॉन्फ़िगरेशन कॉपी हो जाता है।
- प्रतिलिपि का नाम बदलें और उसकी तिथियाँ समायोजित करें।
एक साथ कई उपयोगकर्ताओं की सदस्यता बदलना
- प्रशासन›उपयोगकर्ता›उपयोगकर्ता प्रबंधन में जाएँ और संबंधित उपयोगकर्ताओं का चयन करें, या फ़िल्टर लगाने के बाद सभी का चयन करें चुनें।
- क्रियाएँ खोलें, फिर त्वरित संपादन।
- नई सदस्यता चुनें और आवश्यकता हो तो उसकी तिथियाँ भी, फिर सहेजें पर क्लिक करें।
त्वरित संपादन से आप उसी क्रिया में सभी को अवैतनिक स्थिति में भी डाल सकते हैं: यही नए सत्र की शुरुआत का काम एक ही चरण में पूरा कर देता है।
फ़ाइल आयात के जरिए भी पूरे डेटाबेस की सदस्यता एक ही ऑपरेशन में अद्यतन की जा सकती है।
