प्रोफ़ाइल और भूमिकाएँ
प्रोफ़ाइल यह तय करती हैं कि प्रत्येक उपयोगकर्ता एप्लिकेशन में क्या कर सकता है: कैलेंडर देखना, दूसरों की बुकिंग प्रबंधित करना, संगठन का प्रशासन करना। सब्सक्रिप्शन बुकिंग के अधिकार तय करता है, प्रोफ़ाइल फ़ंक्शन तक पहुँच के अधिकार तय करती है।
डिफ़ॉल्ट प्रोफ़ाइल को समझें
आपके संगठन के साथ चार प्रोफ़ाइल बनाई जाती हैं:
- प्रशासक: सभी अधिकार।
- गतिविधि संचालक: सीमित प्रबंधन अधिकार, जो किसी प्रशिक्षक या रिसेप्शन के लिए उपयुक्त हैं।
- सदस्य: अपने खाते, कैलेंडर और संदेश सेवा तक पहुँच। यह खिलाड़ियों की मानक प्रोफ़ाइल है।
- विज़िटर: अपने खाते और कैलेंडर तक पहुँच, संदेश सेवा के बिना।
प्रशासक और सदस्य प्रोफ़ाइल हटाई नहीं जा सकतीं। आप प्रत्येक प्रोफ़ाइल के अधिकार बदल सकते हैं और आवश्यकतानुसार जितनी चाहें प्रोफ़ाइल बना सकते हैं।
प्रोफ़ाइल बनाएँ या उसमें बदलाव करें
- प्रशासन›उपयोगकर्ता›एक्सेस अधिकार›प्रोफाइल और भूमिकाएँ में जाएँ।
- नया प्रोफ़ाइल पर क्लिक करें, या कोई मौजूदा प्रोफ़ाइल खोलें; डुप्लिकेट करें बटन आपकी ज़रूरत से मिलती-जुलती प्रोफ़ाइल की प्रतिलिपि बना देता है।
- चार टैब में अधिकारों को चिह्नित करें: मेरा खाता, बुकिंग, संदेश प्रणाली और प्रशासन।
- सहेजें पर क्लिक करें।
प्रत्येक अधिकार के साथ एक विस्तृत विवरण दिया गया है: चिह्नित करने से पहले उसे पढ़ें, क्योंकि कई विकल्पों का प्रभाव उनके नाम से अनुमान लगाए जा सकने वाले प्रभाव से अधिक व्यापक होता है।
इसके बाद प्रोफ़ाइल उपयोगकर्ता के रिकॉर्ड में, एक्सेस अधिकार अनुभाग से दी जाती है, या त्वरित संपादन के ज़रिए एक साथ कई उपयोगकर्ताओं को दी जाती है।
बुकिंग का प्रबंधन सौंपें
बुकिंग टैब में प्रबंधकों के लिए आरक्षित अधिकार होते हैं: अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए बुकिंग करना, क्लब के लेबल या एनोटेशन के साथ बुकिंग करना, दोहराव के साथ बुकिंग करना, मौजूदा बुकिंग को अधिलेखित करना। मानक प्रोफ़ाइल पर ये अधिकार सक्रिय करना उचित नहीं है।
अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए बुकिंग करने के अधिकार में दो सूचियाँ इसकी सीमा तय करती हैं: अधिकृत प्रोफाइल और अधिकृत सदस्यताएँ। उदाहरण के लिए, रिसेप्शन पर बैठी कर्मचारी सदस्यों और विज़िटर के लिए बुकिंग कर सकेगी, लेकिन प्रशासकों के लिए नहीं।
दो अधिकारों पर विशेष ध्यान देने की आवश्यकता है:
- पुनरावृत्ति के साथ बुक करें दोहराव का बॉक्स खोलता है: इसके बाद उपयोगकर्ता समय स्वतंत्र रूप से बदल सकता है, एक टाइम स्लॉट को कई दिनों, कई कैलेंडर और कई सप्ताहों में दोहरा सकता है। यही वह उपकरण है जिससे पूरे सत्र की योजना कुछ ही क्लिक में बनाई जा सकती है — और इसी कारण, यह उपकरण केवल प्रशासकों के लिए रखा जाना चाहिए।
- एक एनोटेशन के साथ बुक करें टाइम स्लॉट के ऊपर « मौसम अच्छा रहने पर खाली » जैसे संदेश लगाने की अनुमति देता है।
प्रबंधकों के लिए प्रतिबंध सक्रिय करें
डिफ़ॉल्ट रूप से, जब कोई प्रबंधक किसी उपयोगकर्ता के लिए बुकिंग करता है, तो वह उस उपयोगकर्ता के सब्सक्रिप्शन के नियमों को नज़रअंदाज़ कर देता है। प्रतिबंध सक्रिय करें विकल्प (बुकिंग टैब) इन नियमों को फिर से लागू कर देता है: निलंबित खाते, समाप्त सब्सक्रिप्शन या पूरे हो चुके कोटा के लिए बुकिंग करना असंभव हो जाता है।
इसके विपरीत, सदस्यता और इसकी सीमाओं को अनदेखा करें अधिकार (प्रशासन टैब) प्रोफ़ाइल धारक को उसके स्वयं के सब्सक्रिप्शन के सभी नियमों से मुक्त कर देता है: इसे केवल प्रशासकों के लिए रखें।
किसी प्रबंधक का दायरा सीमित करें
उपयोगकर्ताओं को प्रबंधित करने के अधिकार को भी सीमित किया जा सकता है। अधिकृत प्रोफाइल और सदस्यताएँ (प्रशासन टैब) के अंतर्गत, अधिकृत प्रोफाइल और अधिकृत सदस्यताएँ सूचियाँ तय करती हैं कि प्रोफ़ाइल धारक कौन-से रिकॉर्ड खोल और बदल सकता है।
यही वह सेटिंग है जो ज़िम्मेदारी सौंपना निश्चिंत बना देती है: टेनिस स्कूल का प्रभारी कोई गतिविधि संचालक सदस्यों और विज़िटर का प्रबंधन करता है, लेकिन वह प्रशासक खातों को न देख सकता है और न बदल सकता है — इसलिए वह न स्वयं को अधिकार दे सकता है, न कार्यालय के रिकॉर्ड में हस्तक्षेप कर सकता है।
