उपयोगकर्ताओं का आयात और निर्यात
कुछ ही मिनटों में अपना डेटाबेस बनाएँ या अपडेट करें: त्वरित प्रविष्टि, कॉलम मिलान के साथ Excel/CSV फ़ाइल का आयात, और अपनी पसंद के अनुसार तैयार किया गया निर्यात।
कुछ उपयोगकर्ताओं को तुरंत जोड़ें
- प्रशासन›उपयोगकर्ता›आयात / निर्यात›त्वरित निर्माण पर जाएँ।
- प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए एक पंक्ति भरें: नाम, प्रथम नाम, ई-मेल, फ़ोन। ज़रूरत हो तो एक पंक्ति जोड़ें पर क्लिक करें।
- लॉगिन नाम और पासवर्ड अपने आप भेजने के लिए ई-मेल द्वारा पहचान पत्र भेजें चालू करें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
लॉगिन विवरण आपकी डिफ़ॉल्ट पासवर्ड सेटिंग्स के अनुसार बनते हैं। जो भूमिका और सदस्यता दी जाती है, वह उन्नत सेटिंग्स में तय की गई डिफ़ॉल्ट होती है — पहली प्रविष्टि से पहले इन्हें जाँच लें, क्योंकि ये उसके बाद बनने वाले सभी खातों पर लागू होंगी।
Excel या CSV फ़ाइल आयात करें
आयात पाँच चरणों में होता है, और हर स्क्रीन से पीछे लौटा जा सकता है:
- अपनी फ़ाइल (.xls, .xlsx या .csv) प्रशासन›उपयोगकर्ता›आयात / निर्यात›एक फ़ाइल आयात करें में डालें।
- आपकी फ़ाइल का विश्लेषण: जाँचें कि उच्चारण चिह्न और तिथियाँ सही ढंग से पढ़ी गई हैं। गलत एन्कोडिंग वाली फ़ाइल को सुधारने का यही सही समय है, इससे पहले कि त्रुटियाँ आगे फैल जाएँ।
- कॉलम कॉन्फ़िगरेशन: हर कॉलम को एक फ़ील्ड से जोड़ें (सदस्यता, समूह, लाइसेंस, क्रेडिट, कस्टम फ़ील्ड...)। पहली पंक्ति के आधार पर पहचान अपने आप हो जाती है; जिन कॉलम की आपको ज़रूरत नहीं, उन्हें अनचेक कर दें। केवल नाम और प्रथम नाम अनिवार्य हैं।
- पूर्वावलोकन करें: चेतावनियाँ आयात को नहीं रोकतीं, संबंधित कोष्ठकों में डिफ़ॉल्ट मान भर जाता है।
- आयात शुरू करें, फिर पंक्ति-दर-पंक्ति रिपोर्ट देखें: जोड़ा गया, अद्यतन किया गया या त्रुटि, और ज़रूरत पड़ने पर पहचान पत्र भेजे गए का उल्लेख भी। रिपोर्ट डाउनलोड करें इसकी एक प्रति सुरक्षित रखता है।
समझें कि आयात डुप्लिकेट से कैसे बचता है
हर पंक्ति का मिलान आपके डेटाबेस से इसी क्रम में किया जाता है: यदि आपकी फ़ाइल में लॉगिन नाम का कॉलम है तो उसके ज़रिए, अन्यथा नाम और प्रथम नाम के ज़रिए। मिलान मिलने पर रिकॉर्ड अपडेट हो जाता है; न मिलने पर नया खाता बनता है।
आयात किसी ऐसे रिकॉर्ड को नहीं बदल सकता जिसे प्रबंधित करने की अनुमति आपकी भूमिका आपको नहीं देती: ऐसी पंक्तियाँ रिपोर्ट में त्रुटि के रूप में दिखती हैं और लागू नहीं होतीं।
अपना डेटाबेस निर्यात करें
- प्रशासन›उपयोगकर्ता›आयात / निर्यात›एक फ़ाइल निर्यात करें पर जाएँ।
- निर्यात किए जाने वाले कॉलम चुनें और उन्हें क्रम में लगाएँ।
- ज़रूरत हो तो फ़िल्टर से निर्यात की जाने वाली सूची सीमित करें: सदस्यता, भूमिका, समूह, स्थिति।
- पूर्वावलोकन करें पर क्लिक करें, फिर फ़ाइल डाउनलोड करने के लिए निर्यात करें (.xls) पर क्लिक करें।
एक मॉडल बनाएं की मदद से अपने कॉलम विन्यास को सहेज लें, ताकि अगले निर्यात के समय वह एक क्लिक में मिल जाए।
डेटा आदान-प्रदान को स्वचालित करें
आयात और निर्यात कभी-कभार की, हाथ से की जाने वाली ज़रूरतों के लिए हैं। यदि आपके संगठन को अपना डेटाबेस किसी अन्य सॉफ़्टवेयर के साथ लगातार समन्वयित रखना है, तो API वही डेटा प्रोग्राम के ज़रिए उपलब्ध कराता है — और इसके अलावा खाते बनाने तथा बदलने की सुविधा भी देता है।
