उपयोगकर्ता समूह
अपने उपयोगकर्ताओं को समूहों में बाँटें — टेनिस स्कूल, टीमें, स्वयंसेवक, समितियाँ — ताकि आप उन्हें सूचियों में एक नज़र में पहचान सकें, छाँट सकें और लक्षित संदेश भेज सकें।
समूह किस काम आता है
समूह एक स्वतंत्र लेबल है, जो प्रोफ़ाइल और सदस्यता से अलग होता है। जहाँ सदस्यता बुकिंग के अधिकार तय करती है और प्रोफ़ाइल पहुँच के अधिकार, वहीं समूह उपयोगकर्ता के कार्यों में कोई बदलाव नहीं करता: यह केवल उसे पहचानने और खोजने के काम आता है।
यही बात इसे लचीला बनाती है। एक ही उपयोगकर्ता कई समूहों में हो सकता है, और आप अपने संगठन की ज़रूरत के अनुसार जितने चाहें समूह बना सकते हैं, बिना इस डर के कि बुकिंग नियमों पर कोई असर पड़ेगा।
समूह बनाएँ
- प्रशासन›उपयोगकर्ता›समूह पर जाएँ।
- नया समूह पर क्लिक करें, फिर समूह का नाम और समूह का रंग भरें।
- दृश्यता चुनें: सार्वजनिक (उपयोगकर्ता देख सकते हैं कि वे इस समूह में शामिल हैं) या निजी।
- सहेजें पर क्लिक करें।
रंग केवल सजावट नहीं है: यही उपयोगकर्ताओं की सूची और फ़िल्टर में समूह को एक नज़र में पहचानने में मदद करता है। नीले रंग के पाँच हल्के-गहरे शेड चुनने के बजाय स्पष्ट रूप से अलग-अलग रंग चुनें।
निजी मोड को उन आंतरिक वर्गीकरणों के लिए रखें जिन्हें आपके उपयोगकर्ताओं को जानने की ज़रूरत नहीं है: शुल्क के अनुस्मारक, किसी मामले की निगरानी, दोबारा संपर्क करने वालों की सूची।
उपयोगकर्ताओं को समूह सौंपें
संबंधित लोगों की संख्या के अनुसार दो रास्ते हैं:
- एक उपयोगकर्ता के लिए, उसका रिकॉर्ड खोलें और एक्सेस अधिकार अनुभाग में उसके समूह भरें।
- कई उपयोगकर्ताओं के लिए, उन्हें प्रशासन›उपयोगकर्ता›उपयोगकर्ता प्रबंधन में चुनें और फिर त्वरित संपादन का उपयोग करें, जो पूरे चयन के लिए एक ही कार्रवाई में कोई समूह जोड़ें या हटाएं करने देता है।
फ़ाइल आयात के ज़रिए भी समूह भरे जा सकते हैं: कॉलम कॉन्फ़िगर करते समय अपनी स्प्रेडशीट के एक कॉलम को समूह फ़ील्ड से जोड़ दें।
एप्लिकेशन में समूहों का उपयोग
समूह बन जाने के बाद, वे कई मॉड्यूल में चयन का मानदंड बन जाते हैं:
- उपयोगकर्ताओं की सूची में, फ़िल्टर की समूह श्रेणी प्रदर्शन को एक या कई समूहों तक सीमित कर देती है;
- फ़ाइल निर्यात में, वही फ़िल्टर निर्यात किए जाने वाले लोगों को सीमित करते हैं;
- सामूहिक संदेश के लिए, समूह के अनुसार छाँटना सही प्राप्तकर्ताओं तक पहुँचने का सबसे तेज़ तरीका है।
नए पंजीकृत लोगों को स्वतः समूह सौंपें
नए खातों को हाथ से वर्गीकृत करने के बजाय, यह काम ऑनलाइन पंजीकरण को करने दें: किसी सदस्यता के पंजीकरण टैब में मौजूद नए सदस्यों को एक समूह में जोड़ें विकल्प हर नए पंजीकृत व्यक्ति को आपके चुने हुए एक या कई समूहों में डाल देता है।
इस तरह «टेनिस स्कूल» सदस्यता हर सत्र में उसी नाम के समूह को अपने आप भरती रहती है।
ADOC समूहों के साथ काम करना
ADOC के साथ समन्वयित संगठनों में फ़ेडरेशन द्वारा स्वतः बनाए गए समूह दिखाई देते हैं। उनके रिकॉर्ड पर एक बैनर इसकी सूचना देता है: उनका नाम और उनकी सदस्यता समन्वयन द्वारा नियंत्रित होती है, और केवल रंग ही बदला जा सकता है।
इन्हें हाथ से सुधारने की कोशिश न करें, क्योंकि अगला समन्वयन आपके बदलावों को मिटा देगा। यदि आपको अलग वर्गीकरण चाहिए, तो उसके साथ-साथ अपना एक अलग समूह बनाएँ।
