गतिविधि रिपोर्ट ई-मेल से प्राप्त करें
अपनी संस्था की गतिविधियों का सारांश अपने आप प्राप्त करें: सदस्य संख्या, सदस्यता, पंजीकरण, बुकिंग, लॉगिन और ई-मेल, साथ ही पिछली अवधि की तुलना में बदलाव।
रिपोर्ट चालू करें
- प्रशासन›सेटिंग्स›गतिविधि रिपोर्ट में जाएँ।
- ई-मेल द्वारा गतिविधि रिपोर्ट सक्रिय करें चालू करें।
- ई-मेल पते में अधिकतम 4 प्राप्तकर्ता दर्ज करें, हर पंक्ति में एक पता।
- सहेजें पर क्लिक करें।
प्राप्तकर्ताओं के लिए क्लब प्रबंधक खाता या कोई विशेष अधिकार ज़रूरी नहीं है: रिपोर्ट सीधे उनके मेलबॉक्स में पहुँच जाती है। जो अध्यक्ष या कोषाध्यक्ष कभी ऐप में लॉगिन नहीं करते, उन्हें सूचित रखने का यह सबसे आसान तरीका है।
आवृत्तियाँ चुनें
तीन रिपोर्ट उपलब्ध हैं, जिन्हें अलग-अलग या एक साथ चालू किया जा सकता है:
- दैनिक रिपोर्ट: हर सुबह, पिछले दिन की गतिविधियाँ।
- साप्ताहिक रिपोर्ट: हर सोमवार सुबह, बीते सप्ताह का ब्यौरा।
- मासिक रिपोर्ट: हर महीने की 1 तारीख़ को, बीते महीने का ब्यौरा।
हर रिपोर्ट एक अलग ज़रूरत पूरी करती है। दैनिक रिपोर्ट रोज़मर्रा के काम में मदद करती है: यह बताती है कि आज क्या निपटाना है। मासिक रिपोर्ट को बिना किसी बदलाव के कार्यकारिणी को भेजा जा सकता है। साप्ताहिक रिपोर्ट बीच का रास्ता है और उस स्वयंसेवी ज़िम्मेदार के लिए उपयुक्त है जो सप्ताह में एक बार क्लब आता है।
रिपोर्ट में क्या-क्या होता है
रिपोर्ट सबसे ज़रूरी बातों से शुरू होती है, फिर हर क्षेत्र का विवरण देती है। हर आँकड़े की तुलना एक संदर्भ अवधि से की जाती है: दैनिक रिपोर्ट के लिए पिछला दिन, साप्ताहिक रिपोर्ट के लिए पिछला सप्ताह, और मासिक रिपोर्ट के लिए पिछले वर्ष का वही महीना — ताकि सितंबर के सत्रारंभ की तुलना अगस्त की छुट्टियों से न हो जाए।
सारांश और मुख्य आँकड़े
रिपोर्ट एक सारांश वाक्य और अधिकतम तीन उल्लेखनीय तथ्यों से शुरू होती है: पिछली आठ अवधियों का कोई रिकॉर्ड, या कोई स्पष्ट वृद्धि अथवा गिरावट।
इसके बाद अधिकतम चार मुख्य आँकड़े आते हैं: वसूली गई राशि, वे बुकिंग जिनका समय-खंड इस अवधि में पड़ता है, उपयोग दर और लॉगिन करने वाले उपयोगकर्ताओं की संख्या। हर आँकड़े के साथ उसका बदलाव, तुलना अवधि का आँकड़ा धूसर रंग में, और पिछली आठ अवधियों का एक छोटा ग्राफ़ दिखता है।
निपटाने योग्य बिंदु और आने वाला सप्ताह
एक बॉक्स में भेजने के दिन निपटाने योग्य बिंदु एकत्र होते हैं: विलंबित भुगतान किश्तें और वसूलने योग्य राशि, 7 दिन से अधिक पुराने अवैतनिक ऑर्डर (कोटेशन और किश्तों वाले भुगतान को छोड़कर), स्वीकृति की प्रतीक्षा में ऑनलाइन पंजीकरण, कम स्टॉक वाले उत्पाद और अगले 30 दिनों में समाप्त होने वाली सदस्यताएँ। हर पंक्ति संबंधित स्क्रीन खोल देती है।
अगला हिस्सा आने वाले 7 दिनों से संबंधित है, या दैनिक रिपोर्ट में शुरू हो रहे दिन से: पहले से तय बुकिंग, अनुमानित उपयोग, कक्षाएँ और शिविर उनके प्रतिभागियों और उपलब्ध स्थानों के साथ, कोर्ट के बंद रहने की अवधि और सबसे कम बुकिंग वाला दिन।
बिलिंग और वसूली
इस खंड में वसूली गई राशि (रिफ़ंड घटाकर), प्राप्त भुगतान, जारी किए गए इनवॉइस, औसत खरीद मूल्य, अस्वीकृत ऑनलाइन भुगतान, भुगतान विधि के अनुसार वितरण और सबसे अधिक बिकने वाले उत्पाद शामिल होते हैं। राशियों की गणना बिलिंग आँकड़ों जैसी ही होती है, सभी बिलिंग खातों को मिलाकर, और किसी ग्राहक का नाम दिखाए बिना।
यह खंड तभी दिखता है जब आपकी संस्था ने दोनों अवधियों में से किसी एक में कुछ वसूला, बिल बनाया या रिफ़ंड किया हो, या कोई भुगतान अस्वीकृत हुआ हो।
बुकिंग
यह खंड प्रतिदिन की बुकिंग दिखाता है (मासिक रिपोर्ट में प्रति सप्ताह), अवधि के दौरान प्रकार के अनुसार बनाई गई बुकिंग, खेले गए घंटे और रद्दीकरण, जिनमें समय-खंड से 24 घंटे से कम पहले किए गए रद्दीकरण भी शामिल हैं। एक हीटमैप दिनों और घंटों का मिलान करता है, फिर प्रत्येक कैलेंडर की उपयोग दर और सबसे सक्रिय खिलाड़ी आते हैं।
दैनिक रिपोर्ट केवल एक दिन से संबंधित होती है, इसलिए उसमें न बुकिंग का ग्राफ़ होता है और न हीटमैप।
उपयोगकर्ता, उपस्थिति जाँच, पंजीकरण और ई-मेल
- उपयोगकर्ता और सदस्यताएँ: नए उपयोगकर्ता, अवधि के दौरान या अगले 30 दिनों में समाप्त होने वाली सदस्यताएँ, 30 दिनों से कोई बुकिंग न करने वाले सदस्य, निलंबित, ट्रैश में डाले गए या हटाए गए खाते, लॉगिन और कुल सदस्य संख्या। अगले 7 दिनों के जन्मदिन, या दैनिक रिपोर्ट में उसी दिन के जन्मदिन, तभी जुड़ते हैं जब आप यह विकल्प चालू करें।
- कियोस्क पर उपस्थिति जाँच: जाँचे गए और बिना जाँच वाले समय-खंड, स्वतः रद्दीकरण और दंडित उपयोगकर्ता।
- ऑनलाइन पंजीकरण: अवधि के दौरान स्वीकृत और अस्वीकृत अनुरोध, तथा वे अनुरोध जो आपकी स्वीकृति की प्रतीक्षा में हैं।
- ई-मेल: डिलीवर हुए संदेश, ओपन रेट, विफलताएँ और वे पते जिन्हें रिकॉर्ड में ठीक करना है।
उपस्थिति जाँच और ऑनलाइन पंजीकरण तभी दिखते हैं जब यह सुविधा आपकी संस्था में चालू हो: ऑनलाइन पंजीकरण कम से कम एक सदस्यता पर खुला होना चाहिए, और उपस्थिति जाँच कियोस्क पर चालू होनी चाहिए।
क्या नहीं दिखता
अगर कोई आँकड़ा दोनों अवधियों में शून्य है तो वह नहीं दिखाया जाता, और खाली खंड गायब हो जाता है: इसलिए छोटी संस्था की रिपोर्ट संक्षिप्त रहती है। जब दिखाने को कुछ न हो, तो उस अवधि के लिए कोई ई-मेल नहीं भेजा जाता। रिपोर्ट की सेटिंग्स में आप उन खंडों को भी हटा सकते हैं जो आपके काम के नहीं हैं।
रिपोर्ट को कार्य-सूची की तरह इस्तेमाल करें
यही बात इस रिपोर्ट को आँकड़ों की साधारण तालिका से अलग बनाती है: कई हिस्सों में नाम भी दिए जाते हैं। आप केवल यह नहीं पढ़ते कि «12 सदस्यताएँ जल्द समाप्त हो रही हैं», बल्कि आपको उन बारह लोगों की सूची मिलती है।
इससे तीन उपयोग स्वाभाविक रूप से निकलते हैं:
- अगले 30 दिनों में समाप्त होने वाली सदस्यताओं की सूची आपकी रिमाइंडर सूची है। यह हर महीने अपने आप आ जाती है, बिना कोई फ़िल्टर बनाए।
- प्रतीक्षारत पंजीकरणों की सूची आपको उन अनुरोधों की याद दिलाती है जिन्हें किसी ने नहीं निपटाया — यह उन संस्थाओं में आम है जहाँ कई लोग प्रबंधन करते हैं पर काम स्पष्ट रूप से बँटा नहीं होता।
- विफल ई-मेल का काउंटर बताता है कि पतों की सूची खराब हो रही है, और यह संकेत किसी सदस्य की शिकायत से काफ़ी पहले मिल जाता है।
