सहभागी बुकिंग: किसी समय स्लॉट को सहभागिता के लिए खोलना
संगठन के नाम पर एक समय स्लॉट बुक करें — प्रशिक्षण शिविर, टूर्नामेंट, पाठ, सामूहिक कक्षा — और अपने उपयोगकर्ताओं को उसमें स्वयं शामिल होने दें, ऑनलाइन भुगतान के साथ या उसके बिना। आप क्षमता, पहुँच के मानदंड और समय-सीमाएँ तय करते हैं, और सहभागियों की सूची पर नज़र रखते हैं।
- तय करें कि सहभागियों की सूची कौन बनाएगा
- किसी समय स्लॉट को सहभागिता के लिए खोलना
- क्षमता और सहभागिता का दायरा तय करना
- तय करें कि कौन शामिल हो सकता है
- सहभागिता के लिए शुल्क लेना
- सहभागियों पर नज़र रखना और उनका प्रबंधन
- सहभागिता के लिए समय-सीमाएँ तय करना
- सहभागिता को गिनना या न गिनना
- ई-मेल से सूचित करना
- किसी कॉन्फ़िगरेशन का दोबारा उपयोग
- सहभागिता बंद करना
तय करें कि सहभागियों की सूची कौन बनाएगा
लेबल वाली किसी भी बुकिंग में सहभागी जोड़े जा सकते हैं। एक समय स्लॉट से दूसरे में जो बदलता है, वह यह है कि सूची कौन बनाता है — आप, या उपयोगकर्ता स्वयं।
सूची आप बनाते हैं
समय स्लॉट को उसके लेबल के साथ बुक करें और सहभागियों को चुनें, सहभागी बुकिंग चालू किए बिना। उपयोगकर्ता स्वयं शामिल नहीं हो सकते: सूची आपकी है।
फिर भी यह सूची स्थायी नहीं है। लोगों को जोड़ने या हटाने के लिए कैलेंडर से बुकिंग को कभी भी फिर से खोलें और लेबल्स टैब का उपयोग करें, जहाँ पहले से शामिल सहभागी पूर्व-चयनित दिखते हैं।
यह तरीका उस प्रशिक्षण के लिए उपयुक्त है जिसमें आप समूह को बुलाते हैं, किसी मुकाबले के लिए तय की गई टीम के लिए, या उस कक्षा के लिए जिसके सहभागी पहले से निर्धारित हैं।
उपयोगकर्ता स्वयं शामिल होते हैं
सहभागी बुकिंग चालू करें और समय स्लॉट खुल जाता है: कैलेंडर पर स्थानों का काउंटर दिखता है, और हर कोई अपने खाते से अपनी जगह ले सकता है।
यह तरीका छुट्टियों के प्रशिक्षण शिविर, आंतरिक टूर्नामेंट या सभी के लिए खुले किसी आयोजन के लिए उपयुक्त है।
विकल्प चालू होने के बाद सूची का प्रबंधन बुकिंग फ़ॉर्म से हटकर समय स्लॉट के विवरण में चला जाता है, जहाँ आपके पास प्रतिभागियों को जोड़ें और हटाएं उपलब्ध होते हैं।
एक तरीके से दूसरे पर जाना
दोनों तरीके एक-दूसरे को बाहर नहीं करते, और चुनाव कभी अंतिम नहीं होता। आप पहले सूची बना सकते हैं, फिर बाद में शेष स्थान खोलने के लिए सहभागी बुकिंग चालू कर सकते हैं: पहले से चुने गए लोग सूची में बने रहते हैं।
उल्टा भी संभव है — पृष्ठ के अंत में सहभागिता बंद करना देखें।
किसी समय स्लॉट को सहभागिता के लिए खोलना
- कैलेंडर पर, जिस समय स्लॉट को बुक करना है उस पर क्लिक करें।
- बुकिंग फ़ॉर्म का लेबल्स टैब खोलें।
- लेबल चुनें — प्रशिक्षण शिविर, टूर्नामेंट, पाठ, प्रशिक्षण — और चाहें तो एक टिप्पणी जोड़ें।
- सहभागी बुकिंग चालू करें, फिर सेटिंग्स खोलने के लिए कॉन्फ़िगर करें पर क्लिक करें।
- यदि चाहें तो सीधे शामिल किए जाने वाले लोगों को चुनें, फिर पुष्टि करें।
किसी प्रशिक्षण शिविर या साप्ताहिक कक्षा के सभी सत्रों को एक ही बार में कवर करने के लिए पुनरावृत्ति का उपयोग करें: इसके बाद आप तय करेंगे कि एक सहभागिता एक सत्र के लिए मान्य है या पूरी श्रृंखला के लिए।
इसके बाद कैलेंडर पर समय स्लॉट कुल क्षमता के मुक़ाबले सहभागियों की संख्या दिखाता है, और जब तक जगह बची है, शामिल होने का निमंत्रण दिखाता है। एक क्लिक समय स्लॉट के विवरण पर ले जाता है, जहाँ सूची और सहभागिता का बटन मौजूद होते हैं।
बाद में अपनी सेटिंग्स बदलने के लिए, समय स्लॉट खोलें और प्रतिभागी खंड में कॉन्फ़िगर करें का उपयोग करें।
क्षमता और सहभागिता का दायरा तय करना
सेटिंग्स का प्रतिभागी खंड दो संख्याएँ रखता है।
अधिकतम स्थानों की संख्या तय करता है। यह संख्या पूरी हो जाने पर समय स्लॉट भरा हुआ दिखाता है और सहभागिता का बटन गायब हो जाता है।
न्यूनतम किसी सहभागिता को नहीं रोकता: यह संख्या केवल नीचे बताए गए स्वतः रद्दीकरण के लिए न्यूनतम संख्या का काम करती है। इसका मान कम से कम 1 होता है। सहभागियों की संख्या चाहे जो हो, सत्र को बनाए रखने के लिए इस फ़ील्ड को न छुएँ और बस स्वचालित रूप से रद्द करें को बंद रहने दें।
भागीदारी का दायरा सबसे महत्वपूर्ण सेटिंग है, और इसे सबसे पहले तय करना चाहिए:
- यह बुकिंग — व्यक्ति एक सत्र में शामिल होता है। यह उस साप्ताहिक प्रशिक्षण के लिए उपयुक्त है जिसमें लोग जब संभव हो तब आते हैं, या किसी एक बार के आयोजन के लिए।
- सभी पुनरावृत्तियाँ — व्यक्ति पूरी श्रृंखला में शामिल होता है। एक ही सहभागिता उस व्यक्ति को श्रृंखला के सभी सत्रों में जोड़ देती है, और एक बार नाम वापस लेने पर वह सभी सत्रों से हट जाता है। यह पाँच दिन के प्रशिक्षण शिविर या क्रमवार चलने वाली कक्षाओं की श्रृंखला के लिए उपयुक्त है। कोई श्रृंखला तब तक खुली रहती है जब तक उसका कम से कम एक सत्र आगे बाकी है: इसलिए पहले से शुरू हो चुके प्रशिक्षण शिविर में भी शामिल हुआ जा सकता है।
सभी पुनरावृत्तियाँ के साथ, समय स्लॉट का विवरण श्रृंखला की सभी तारीखें दिखाता है: हर कोई ठीक-ठीक जानता है कि वह किसके लिए प्रतिबद्ध हो रहा है। यह बुकिंग के साथ, केवल खुला सत्र दिखाया जाता है।
तय करें कि कौन शामिल हो सकता है
कोई सेटिंग न करने पर, समय स्लॉट आपके संगठन के सभी उपयोगकर्ताओं के लिए खुला रहता है।
इस पहुँच को सीमित करने के लिए पात्रता मानदंड चालू करें, फिर मानदंड चुनें। ये मानदंड आपकी उपयोगकर्ता सूची के फ़िल्टर पर आधारित हैं और पाँच वर्गों में बँटे हैं: प्रोफ़ाइल, सब्सक्रिप्शन, आयु वर्ग, समूह और रैंकिंग, जिनमें लिंग भी जुड़ता है।
जो उपयोगकर्ता मानदंड पूरे नहीं करता, उसे बटन तो दिखता है, लेकिन क्लिक करने पर उसे बताया जाता है कि उसकी प्रोफ़ाइल इस समय स्लॉट के मानदंडों से मेल नहीं खाती। अन्य अस्वीकृतियों के लिए भी ऐसा ही होता है: समय स्लॉट भरा हुआ, सहभागिता अभी शुरू नहीं हुई, उत्पाद उपलब्ध नहीं। हर स्थिति का अपना संदेश होता है — कोई भी किसी चुप बटन के सामने नहीं रह जाता।
कुछ सामान्य उपयोग: किसी प्रशिक्षण शिविर को एक आयु वर्ग तक सीमित रखना, किसी सामूहिक कक्षा को केवल एक निश्चित सब्सक्रिप्शन वालों के लिए खोलना, किसी आंतरिक टूर्नामेंट को एक टीम समूह तक सीमित करना।
विकल्प बंद करने से चुने गए मानदंड मिट जाते हैं: समय स्लॉट फिर से सभी के लिए खुल जाता है।
सहभागिता के लिए शुल्क लेना
समय स्लॉट की सेटिंग्स में भुगतान और बिलिंग चालू करें, फिर भुगतान के लिए उत्पाद चुनें। सूची में आपके कैटलॉग के प्रशिक्षण शिविर, पाठ और टूर्नामेंट प्रकार के सक्रिय उत्पाद दिखते हैं।
सहभागी शामिल होते समय ऑनलाइन भुगतान करता है। उसकी जगह भुगतान प्राप्त होने के बाद ही सुरक्षित होती है: जब तक ऑर्डर लंबित रहता है, समय स्लॉट पर «भुगतान पूरा करें» दिखता है और वह जगह किसी और के लिए उपलब्ध रहती है।
दो सेटिंग्स आपके कैटलॉग को बदले बिना कीमत को समायोजित करती हैं:
- «राशि को अनुकूलित करें» इस समय स्लॉट के लिए एक अलग इकाई मूल्य लागू करता है। इसके बिना, हर कोई वही कीमत चुकाता है जो चुने गए उत्पाद में कॉन्फ़िगर किए गए मूल्य नियमों से निकलती है।
- यहाँ लिखा गया विवरण सहभागिता के बटन के नीचे, सहभागी की जानकारी के लिए दिखाया जाता है।
यह विकल्प केवल तब दिखता है जब आपका संगठन ऑनलाइन बिलिंग का उपयोग करता है। कियोस्क से, सशुल्क समय स्लॉट एक संदेश दिखाता है जिसमें अपने खाते से भुगतान करने को कहा जाता है: ऑनलाइन भुगतान कियोस्क पर नहीं होता।
सहभागियों पर नज़र रखना और उनका प्रबंधन
समय स्लॉट के विवरण का प्रतिभागी खंड सहभागियों की सूची दिखाता है और शेष स्थान बताता है। आपको वहाँ हमेशा पूरी सूची दिखती है, चाहे आपने उसे उपयोगकर्ताओं से छिपा रखा हो।
प्रतिभागियों को जोड़ें से कई लोगों को एक ही बार में शामिल किया जा सकता है, और हटाएं से किसी को हटाया जा सकता है। ये दोनों क्रियाएँ ऊपर तय किए गए पूरे दायरे पर लागू होती हैं।
सशुल्क समय स्लॉट पर, किसी को जोड़ते समय आपको यह चुनना होता है कि राशि का क्या किया जाए:
- भागीदारी नि:शुल्क करें — व्यक्ति शामिल हो जाता है, कोई ऑर्डर नहीं बनता। यह डिफ़ॉल्ट विकल्प है, आमंत्रण और सद्भावना के तौर पर।
- तुरंत भुगतान लें — एक ऑर्डर बनता है और तुरंत कैश रजिस्टर खुल जाता है, ताकि भुगतान वहीं लिया जा सके। कई सहभागियों के मामले में भुगतान एक के बाद एक लिए जाते हैं। यह विकल्प केवल तब दिखता है जब आपकी प्रोफ़ाइल प्रशासन›डैशबोर्ड›बिलिंग›चालान और लेनदेन तक पहुँच देती है।
- बाद में भुगतान लें — एक ऑर्डर बनता है और क्रय आदेश ई-मेल से भेज दिया जाता है। व्यक्ति बाद में भुगतान करेगा।
यही विकल्प तब भी मिलता है जब आप समय स्लॉट बनाते समय लोगों को शामिल करते हैं: पहला सहभागी चुनते ही यह लेबल्स टैब में दिखने लगता है।
हर सहभागी के लिए सूची भुगतान की स्थिति बताती है: यदि सहभागिता उसे निःशुल्क दी गई है तो निःशुल्क, अन्यथा संबंधित ऑर्डर, जिसे नकद प्राप्त करें करने या इनवॉइस फिर से ई-मेल से भेजने की सुविधा भी होती है।
इस प्रकार के समय स्लॉट पर अतिथि स्वीकार नहीं किए जाते: हर जगह एक पहचाने गए उपयोगकर्ता की होती है।
सहभागिता के लिए समय-सीमाएँ तय करना
तीन समय-सीमाएँ, सभी वैकल्पिक, सभी समय स्लॉट के आरंभ के सापेक्ष तय की जाती हैं।
खुलने की अवधि सहभागिता के खुलने में देरी करता है। 48 घंटे रखने पर, सोमवार सुबह 10 बजे के समय स्लॉट के स्थान पिछले शनिवार सुबह 10 बजे खुलते हैं। इससे तीन महीने पहले प्रकाशित कोई प्रशिक्षण शिविर प्रकाशन के ही दिन भर नहीं जाता।
अपंजीकरण सीमित करें एक निश्चित समय के बाद बाहर निकलने का रास्ता बंद कर देता है। उसके बाद सहभागी स्वयं अपना नाम वापस नहीं ले सकता — आवश्यकता हो तो यह आपको करना होगा। इस सेटिंग के बिना, वह समय स्लॉट के आरंभ तक अपना नाम वापस ले सकता है।
स्वचालित रूप से रद्द करें बुकिंग को रद्द कर देता है, यदि चुनी गई समय-सीमा तक सहभागियों की न्यूनतम पूरी नहीं होती। सहभागियों और समय स्लॉट बनाने वाले को ई-मेल से सूचित किया जाता है। जिस बुकिंग को बनाते समय उसकी समय-सीमा पहले ही शुरू हो चुकी हो, वह कभी स्वतः रद्द नहीं होती — इसलिए आप अंतिम क्षण में भी बिना जोखिम कोई समय स्लॉट खोल सकते हैं।
सशुल्क समय स्लॉट पर, यह रद्दीकरण भुगतान की प्रतीक्षा में रुके ऑर्डर को भी रद्द कर देता है: जो सत्र नहीं होगा, उसके लिए कोई भुगतान नहीं कर सकता। दूसरी ओर, जिन सहभागिताओं का भुगतान हो चुका है, वे बनी रहती हैं और स्वतः वापस नहीं की जातीं — उनका निपटारा आपको करना होगा।
सहभागिता को गिनना या न गिनना
डिफ़ॉल्ट रूप से, किसी समय स्लॉट में शामिल होने पर कुछ भी खर्च नहीं होता: न एक साथ की बुकिंग का कोटा, न प्रति अवधि की सीमाएँ, न लगातार समय स्लॉट की सीमा। कोई उपयोगकर्ता किसी प्रशिक्षण शिविर में शामिल हो सकता है और उसी दिन कोर्ट बुक करने की संभावना भी बनी रहती है।
कोटा और सीमाओं में गिनें इस व्यवहार को उलट देता है: तब हर सहभागिता एक सामान्य बुकिंग की तरह गिनी जाती है, और जिस व्यक्ति का कोटा पूरा हो गया है, वह शामिल नहीं हो सकता।
इस विकल्प को तब चालू करें जब सहभागिता का उपयोगकर्ता के लिए कोई मूल्य होना चाहिए — उदाहरण के लिए उसके सब्सक्रिप्शन में शामिल कोई सामूहिक कक्षा। जो गतिविधियाँ सामान्य अभ्यास की जगह नहीं लेतीं बल्कि उसमें जुड़ती हैं, उनके लिए इसे बंद रहने दें।
ई-मेल से सूचित करना
सहभागी को शामिल होते समय हमेशा एक पुष्टि मिलती है, और समय स्लॉट स्वतः रद्द होने पर एक ई-मेल मिलता है। ये संदेश बंद नहीं किए जा सकते।
सूचनाएं सक्रिय करें समय स्लॉट बनाने वाले से संबंधित है: उसे हर सहभागिता पर, हर बार किसी के नाम वापस लेने पर, और अंतिम जगह भर जाने पर एक सूचना मिलती है। यदि आप हर हलचल पर नज़र नहीं रखना चाहते, तो अधिक भीड़ वाले समय स्लॉट पर इस विकल्प को बंद कर दें।
हर व्यक्ति की सूचना संबंधी प्राथमिकताओं का पालन किया जाता है: जिस उपयोगकर्ता ने अपनी सूचनाएँ बंद कर दी हैं, उसे कुछ नहीं मिलेगा।
प्रतिभागियों की सूची दिखाएं तय करता है कि उपयोगकर्ता क्या देखते हैं। चालू होने पर, हर कोई जानता है कि कौन शामिल है। बंद होने पर, केवल काउंटर और शेष स्थान सार्वजनिक रहते हैं।
किसी कॉन्फ़िगरेशन का दोबारा उपयोग
हर प्रशिक्षण शिविर के लिए दस-बारह विकल्प तय करना थकाऊ होगा। दो व्यवस्थाएँ इससे बचाती हैं।
सेटिंग्स के शीर्ष पर स्थित टेम्पलेट खंड में ये दोनों क्रियाएँ मिलती हैं। टेम्पलेट के रूप में सहेजें समय स्लॉट की सेटिंग्स को आपके द्वारा दर्ज मॉडल का नाम के अंतर्गत सहेज लेता है। जैसे ही कोई टेम्पलेट मौजूद होता है, ऊपर एक टेम्पलेट चुनें... सूची दिखने लगती है: एक चयन से वे सेटिंग्स किसी भी दूसरे समय स्लॉट पर लागू हो जाती हैं।
कोई समय स्लॉट उस टेम्पलेट से जुड़ा रहता है जिससे वह बना है। यदि आप बाद में उसकी सेटिंग्स बदलते हैं, तो आपसे पूछा जाएगा कि बदलाव कहाँ तक लागू करना है: केवल यह बुकिंग, यह बुकिंग और इसकी आवृत्तियाँ, या सभी जगह — अर्थात वे सभी समय स्लॉट जो यह टेम्पलेट साझा करते हैं।
सहभागिता बंद करना
जिस समय स्लॉट में पहले से सहभागी हैं, उस पर सहभागी बुकिंग बंद करना संभव है और उनके लिए जोखिम-मुक्त है: सहभागी बने रहते हैं, जारी किए गए ऑर्डर मान्य रहते हैं। केवल नई सहभागिता और नाम वापस लेना बंद हो जाता है, और उपयोगकर्ता की ओर सहभागियों का खंड गायब हो जाता है।
किसी सहभागिता का रिफ़ंड देना या बाद में किसी को हटाना आपकी ओर से की जाने वाली क्रिया है: सहभागिता बंद करने से ये काम अपने आप नहीं होते।
