चालान और लेन-देन
अपने संगठन के सभी बिक्री दस्तावेज़ों — कोटेशन, ऑर्डर और चालान — पर नज़र रखें, भुगतान प्राप्त करें, रिफ़ंड करें और लेखांकन के लिए अपनी बिक्री निर्यात करें। इसके लिए प्रशासन›डैशबोर्ड›बिलिंग›चालान और लेनदेन मेन्यू में जाएँ।
तीन प्रकार के दस्तावेज़ों में अंतर
बिक्री का स्वरूप इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस चरण में हैं, और दस्तावेज़ बनाते समय ही उसका प्रकार चुना जाता है।
- कोटेशन एक मूल्य-प्रस्ताव है, जो सहमति के लिए उपयोगकर्ता को भेजा जाता है — जैसे किसी स्कूली समूह के लिए प्रशिक्षण शिविर, या किसी कंपनी को कोर्ट किराए पर देना।
- आदेश वह बिक्री है जो तय हो चुकी है और जिसका भुगतान बाकी है। भुगतान इसी पर दर्ज होते हैं।
- चालान वह क्रमांकित दस्तावेज़ है, जो पहला भुगतान प्राप्त होते ही जारी हो जाता है।
एक चौथा दस्तावेज़, ऑर्डर फॉर्म, उन नगर निकायों और कर्मचारी समितियों के लिए उपयुक्त है जिन्हें खर्च मंज़ूर करने से पहले एक दस्तावेज़ चाहिए होता है।
स्वीकृत कोटेशन का क्या होता है
कोटेशन कोई अंतिम पड़ाव नहीं है: ई-मेल से भेजे जाने पर उसमें एक लिंक होता है जिससे उपयोगकर्ता उसे स्वयं स्वीकार कर सकता है, बिना किसी खाते या लॉगिन के। यह लिंक 14 दिनों तक मान्य रहता है।
कोटेशन को देखने भर से — चाहे पृष्ठ हो या PDF — वह स्वीकृत नहीं होता। स्वीकृति उसी क्षण होती है जब उपयोगकर्ता कोई भुगतान माध्यम चुनता है, और यही चुनाव आगे की दिशा तय करता है:
- आस्थगित भुगतान (बैंक ट्रांसफ़र, चेक, मौके पर) चुनने पर कोटेशन भुगतान की प्रतीक्षा में आदेश बन जाता है; जैसे ही आप भुगतान प्राप्त करेंगे, वह चालान में बदल जाएगा;
- ऑनलाइन भुगतान चुनने पर राशि तुरंत चुका दी जाती है: दस्तावेज़ सीधे क्रमांकित चालान बन जाता है।
दूसरे शब्दों में, स्वीकृत होने के बाद कोटेशन को ठीक किसी ऑर्डर की तरह ही देखा जाता है — आप उसे उसके नए प्रकार वाले टैब में पाएँगे।
कोई बिक्री ढूँढ़ना
- प्रशासन›डैशबोर्ड›बिलिंग›चालान और लेनदेन में जाएँ।
- ऊपर के टैब प्रकार के अनुसार (कोटेशन, आदेश, चालान) और स्थिति के अनुसार (लंबित, भुगतान किया गया, रद्द किया गया, धनवापसी की गई) छाँटते हैं।
- इसके बाद फ़िल्टर पैनल खोज को और सटीक बनाता है, और ये मानदंड आपस में जुड़ते जाते हैं।
छह फ़िल्टर उपलब्ध हैं, जिनमें से तीन अक्सर भुला दिए जाते हैं जबकि वे सबसे आम सवालों का जवाब देते हैं:
- उपयोगकर्ता के अनुसार : किसी सदस्य का पूरा खरीद इतिहास, जब वह किसी कटौती पर आपत्ति उठाए।
- प्रबंधक के अनुसार : आपकी टीम के किसी व्यक्ति द्वारा दर्ज की गई बिक्री — किसी ड्यूटी वाले दिन की जाँच के लिए उपयोगी।
- बिलिंग खाता द्वारा : यदि आपका संगठन कई इकाइयों से बिल जारी करता है तो यह अनिवार्य है।
- सदस्यता के अनुसार, उत्पाद श्रेणी के अनुसार और स्थिति के अनुसार इस छँटाई को पूरा करते हैं।
अंत में अवधि चयनकर्ता प्रदर्शन की अवधि तय करता है — और यही निर्यात को भी नियंत्रित करता है, जो ठीक वही दिखाते हैं जो आप स्क्रीन पर देख रहे हैं।
संख्या से भी और व्यक्ति से भी खोजें
खोज फ़ील्ड केवल दस्तावेज़ संदर्भों तक सीमित नहीं है। यह एक साथ इनमें खोजता है:
- ऑर्डर संख्या और चालान संख्या;
- उपयोगकर्ता की पहचान: नाम, प्रथम नाम, लॉगिन आईडी, ई-मेल पता और लाइसेंस संख्या;
- स्वयं बिक्री पर दर्ज किया गया विवरण — बिलिंग पते का नाम, प्रथम नाम, कंपनी का नाम और ई-मेल।
यह आख़िरी बिंदु काउंटर बिक्री के लिए अहम है: खरीदार का कोई खाता नहीं होता, सूची उसे वॉक-इन ग्राहक के रूप में दिखाती है, और उसकी बिक्री केवल बिलिंग पते पर खोज करके ही मिलती है। « Dupont » या उसका ई-मेल लिखना ही काफ़ी है।
ऑर्डर या कोटेशन बनाना
- नया पर क्लिक करें।
- एक एक उपयोगकर्ता चुनें विंडो खुलती है: उस व्यक्ति को चुनें जिसके लिए यह बिक्री है। यही पहला निर्णय है, क्योंकि इसी से बिलिंग पता और पात्र सदस्यताएँ तय होती हैं।
- इसके बाद दस्तावेज़ का प्रकार चुनें, कोटेशन या आदेश।
- एक उत्पाद जोड़ें से पंक्तियाँ जोड़ें।
- बिलिंग पता जाँचें: यदि आप कुछ नहीं बदलते, तो उपयोगकर्ता का डिफ़ॉल्ट पता उपयोग किया जाता है।
- सहेजें पर क्लिक करें।
हर पंक्ति या तो कैटलॉग से आती है या मुक्त रूप से दर्ज की जाती है। मुक्त प्रविष्टि (कस्टम टाइल) असाधारण बिक्री के लिए होती है — जैसे रैकेट की स्ट्रिंगिंग, या खर्च में सहभागिता — और कैटलॉग में सहेजें चेकबॉक्स आपको अगली बार दोबारा टाइप करने से बचाता है, यदि यह वस्तु आगे भी आती रहेगी।
जब तक कोई भुगतान प्राप्त नहीं हुआ है, ऑर्डर में बदलाव किया जा सकता है। पहला भुगतान मिलते ही वह स्थिर हो जाता है: यही सुनिश्चित करता है कि पहले से चुकाया गया दस्तावेज़ ग्राहक की जानकारी के बिना न बदले।
छूट लागू करना
दो तरीके साथ-साथ मौजूद हैं, और वे अलग-अलग काम आते हैं। सेटिंग तक पहुँचने के लिए प्रचार कोड और छूट अनुभाग खोलें।
- प्रोमो कोड पहले से तय किसी प्रचार अभियान को लागू करता है: एक प्रोमो कोड चुनें पर क्लिक करें और कोड अपने ही लक्ष्यीकरण तथा सीमा नियम लागू कर देता है।
- मैन्युअल छूट एक तात्कालिक रियायत है, जो हर मामले में अलग तय होती है: एक प्रतिशत या राशि जिसे आप स्वयं दर्ज करते हैं, और जो कुल कर-सहित राशि पर लागू होती है।
भुगतान प्राप्त करना
- ऑर्डर खोलें, फिर भुगतान पर क्लिक करें।
- राशि दर्ज करें: पूरा शेष प्रस्तावित होता है, पर आंशिक राशि भी स्वीकार्य है।
- माध्यम चुनें: साइट पर CB, नकद, हस्तांतरण या चेक।
- सहेजें।
यदि बिलिंग खाते पर कोई पीओएस टर्मिनल कॉन्फ़िगर किया गया है, तो भुगतान हाथ से दर्ज करने के बजाय सीधे पीओएस टर्मिनल पर भेजा जा सकता है।
हर भुगतान ऑर्डर के लेनदेन अनुभाग में अपनी स्थिति के साथ दिखता है: पुष्टि की गई, लंबित, विफलता या अस्वीकृत। विवरण दिखाएं बटन लेन-देन का विवरण पृष्ठ खोलता है: भुगतान माध्यम, गेटवे, तिथियाँ, टिप्पणियाँ, और जहाँ उपलब्ध हों वहाँ प्रदाता के संदर्भ।
जब तक कोई भुगतान लंबित है, उसे बदला जा सकता है — किसी प्रविष्टि को सुधारने के लिए इस लेनदेन को संशोधित करें, उसे छोड़ने के लिए इस लेनदेन को रद्द करें — और ऑर्डर तुरंत अपनी शेष भुगतान की पुनर्गणना कर लेता है। वहीं पुष्टि की गई भुगतान अब नहीं बदला जा सकता: उससे एक लेखा दस्तावेज़ बन चुका है, क्योंकि पहला भुगतान मिलते ही चालान जारी हो जाता है। इसलिए पुष्ट भुगतान की किसी गलती को पूर्ण या आंशिक रिफ़ंड से सुधारा जाता है, जिससे कार्रवाई का रिकॉर्ड बना रहता है।
भुगतान को किस्तों में बाँटना
समय सारिणी बटन बची हुई राशि को तिथि-सहित कई किस्तों में बाँट देता है। हर अगले भुगतान पर अगली किस्त की राशि आपको स्वतः प्रस्तावित की जाती है।
किसी बिक्री का रिफ़ंड करना
- चुकाया हुआ ऑर्डर खोलें, फिर धनवापसी करें पर क्लिक करें।
- राशि दर्ज करें: पूर्ण रिफ़ंड प्रस्तावित होता है, आंशिक रिफ़ंड भी संभव है।
- यदि कई भुगतान प्राप्त हुए हैं, तो चुनें कि रिफ़ंड पूरे ऑर्डर पर लगाया जाए या किसी एक निश्चित भुगतान पर।
ऑनलाइन भुगतान उसी गेटवे से वापस जाता है जिसने उसे लिया था: आपको कोई बैंक ट्रांसफ़र नहीं करना पड़ता।
स्थिति के लिहाज़ से यह अंतर आपके लेखांकन में मायने रखता है: आंशिक रिफ़ंड के बाद ऑर्डर भुगतान किया गया ही रहता है और शुद्ध प्राप्ति दिखाता है, जबकि पूर्ण रिफ़ंड उसे धनवापसी की गई कर देता है। उदाहरण के लिए, 200 € का पंजीकरण जिसमें 50 € लौटाए गए, वह चुकाई हुई बिक्री ही रहता है जिसमें शुद्ध प्राप्त राशि 150 € है।
यही बात दी जाने वाली सुविधाओं का भाग्य भी तय करती है। पूर्ण रिफ़ंड उन्हें वापस ले लेता है — क्रेडिट लौटा दिए जाते हैं, सदस्यता रद्द हो जाती है। आंशिक रिफ़ंड उन्हें बनाए रखता है: उपयोगकर्ता के पास जो आया था वह उसी के पास रहता है, केवल प्राप्त राशि घट जाती है।
यहाँ से नहीं, गेटवे से रिफ़ंड करना
ऑनलाइन भुगतान के लिए आप रिफ़ंड गेटवे के बैक-ऑफ़िस से भी शुरू कर सकते हैं। वह हमें स्वतः इसकी सूचना देता है, और ऑर्डर ठीक वैसे ही अपडेट हो जाता है जैसे आपने OpenResa से किया हो: स्थिति, क्रेडिट नोट, दी गई सुविधाएँ।
दोनों रास्ते एक ही नतीजे पर पहुँचते हैं। जो आपको सुविधाजनक लगे वही चुनें — पर दोनों में से केवल एक।
जब गेटवे जवाब न दे
OpenResa से शुरू किया गया रिफ़ंड दो स्वतंत्र चरणों में होता है, और पहला सफल होने के बावजूद दूसरा विफल हो सकता है: ऑर्डर रिफ़ंड किया हुआ दिखने लगता है, पर पैसा गेटवे के पास ही रह जाता है।
ऐसे में एक संदेश आपको साफ़ तौर पर यह बताता है और उसके बैक-ऑफ़िस से कार्रवाई पूरी करने के लिए कहता है। यही एकमात्र स्थिति है जिसमें दोनों ओर कार्रवाई करनी पड़ती है।
दस्तावेज़ भेजना और डाउनलोड करना
एक समर्पित बटन बिक्री से जुड़े सभी दस्तावेज़ों को एक जगह लाता है। उस पर खुले हुए दस्तावेज़ का नाम लिखा होता है, जिससे आपको साथ ही यह भी पता चल जाता है कि बिक्री किस चरण में है: कोटेशन, ऑर्डर फॉर्म या भुगतान मिलने के बाद चालान। जैसे ही किसी रिफ़ंड से क्रेडिट नोट बनता है, यह बहुवचन में बदल जाता है — दस्तावेज़ — क्योंकि तब बिक्री एक ही दस्तावेज़ में नहीं समाती।
इसका मेन्यू दस्तावेज़ों को उनके संदर्भ के साथ सूचीबद्ध करता है, वही संदर्भ जो PDF पर छपा होता है: पहले चालान या कोटेशन, फिर हर रिफ़ंड के लिए एक क्रेडिट नोट। एक क्लिक से दस्तावेज़ डाउनलोड हो जाता है, चाहे उसे संग्रहित करना हो या किसी अन्य माध्यम से भेजना हो।
मेन्यू के नीचे, ई-मेल द्वारा भेजें पूरा दस्तावेज़-समूह उपयोगकर्ता को भेजता है। यह भेजना केवल मुख्य दस्तावेज़ तक सीमित नहीं है: चालान के साथ बिक्री के सभी क्रेडिट नोट भी जाते हैं, क्योंकि वास्तव में देय राशि उन्हें साथ रखकर ही समझी जा सकती है।
जो हुआ उसका पता लगाना
ऑर्डर का इतिहास अनुभाग बिक्री की सभी घटनाएँ सहेजता है: निर्माण, बदलाव, भुगतान, भेजे गए दस्तावेज़। जब कोई सदस्य कहे कि उसे चालान कभी मिला ही नहीं, या कोई राशि टीम की याद से मेल न खाए, तो सबसे पहले यही खोलना चाहिए।
प्रतीक्षारत ऑर्डर का प्रबंधन
प्रतीक्षारत ऑर्डर का भुगतान उपयोगकर्ता कभी भी अपने स्पेस से कर सकता है, या आप उसे स्वयं दर्ज कर सकते हैं।
हाथ से पुष्टि वाली सेवाएँ — बैंक ट्रांसफ़र, चेक — तभी दी जाती हैं जब आप भुगतान दर्ज करते हैं। जब तक आप ऐसा नहीं करते, सदस्य के पास कुछ नहीं होता।
किसी बिक्री को छोड़ने के लिए उसे खोलें और आदेश रद्द करें का उपयोग करें। वह देखी जा सकती रहती है, और रद्दीकरण छुपाएं सेटिंग उसे सूचियों से हटा देती है।
बिक्री और लेखांकन का निर्यात
सूची के ऊपर निर्यात डाउनलोड करें पर क्लिक करें: निर्यात में स्क्रीन पर दिख रहे फ़िल्टर और अवधि ही लागू होते हैं। स्प्रेडशीट के लिए बिक्री रिपोर्ट, लेखा प्रविष्टियाँ और वैधानिक प्रारूप समर्पित पृष्ठ पर विस्तार से बताए गए हैं।
