लेखांकन और इलेक्ट्रॉनिक चालान
अपने संगठन के खातों का चार्ट सेट करें, अपनी लेखांकन प्रविष्टियों को अपने चार्टर्ड अकाउंटेंट के सॉफ़्टवेयर में निर्यात करें, और Factur-X स्वरूप में इलेक्ट्रॉनिक चालान सक्रिय करें।
अपने खातों का चार्ट कॉन्फ़िगर करें
खातों का चार्ट यह तय करता है कि निर्यात में आपकी बिक्री किन खातों और किन जर्नलों में दर्ज होगी। इसे प्रत्येक बिलिंग खाते के लिए अलग-अलग सेट किया जाता है: अलग-अलग चालान जारी करने वाली दो इकाइयों में से प्रत्येक का अपना चार्ट होता है।
- प्रशासन›सेटिंग्स›बिलिंग›बिलिंग खाते पर जाएँ और संबंधित खाता खोलें।
- लेखा योजना टैब खोलें।
- खाता संख्याएँ और नाम समायोजित करें, फिर सहेजें पर क्लिक करें।
यह स्क्रीन तीन भागों में बँटी है:
- बिक्री, कर और ग्राहक : सेवा प्रदान करने, संग्रहीत VAT, ग्राहकों और दी गई छूट के खाते।
- कोषाध्यक्ष : बैंक, नकदी और वसूली हेतु चेक के खाते, जिनका उपयोग भुगतान संग्रहण की प्रविष्टियाँ करती हैं।
- लॉग्स : बिक्री, बैंक और नकदी जर्नलों के कोड।
अपनी बिक्री को श्रेणी या दर के अनुसार विभाजित करें
डिफ़ॉल्ट रूप से आपकी सारी बिक्री एक ही आय खाते में दर्ज होती है। इसी टैब में दो वैकल्पिक विभाजन उपलब्ध हैं, जिनसे आप और आगे जा सकते हैं।
- श्रेणी के अनुसार बिक्री का वितरण : प्रत्येक उत्पाद श्रेणी के लिए एक अलग खाता — सदस्यताएँ, क्रेडिट, उपकरण, पाठ… श्रेणी जोड़ें पर क्लिक करें, श्रेणी चुनें और उसका खाता दर्ज करें।
- दर के अनुसार VAT का विभाजन : प्रत्येक दर के लिए संग्रहीत VAT का एक अलग खाता। एक दर जोड़ें पर क्लिक करें, दर और उसका खाता दर्ज करें।
यह तब उपयोगी होता है जब आपके लेखांकन में गतिविधियों को एक-दूसरे से अलग दिखाना ज़रूरी हो — उदाहरण के लिए, प्रशिक्षण से होने वाली आय को कोर्ट किराये से अलग रखना। विभाजन न होने पर सब कुछ ऊपर परिभाषित सामान्य खातों में चला जाता है।
अपनी बिक्री और प्रविष्टियाँ निर्यात करें
- प्रशासन›डैशबोर्ड›बिलिंग›चालान और लेनदेन पर जाएँ।
- सूची को वांछित अवधि और मानदंडों पर फ़िल्टर करें: निर्यात में स्क्रीन पर दिखाए गए फ़िल्टर ही लागू होते हैं।
- निर्यात डाउनलोड करें पर क्लिक करें और एक स्वरूप चुनें।
व्यावसायिक गतिविधि पर नज़र रखें
- एक्सेल (.xlsx) : प्रत्येक ऑर्डर के लिए एक पंक्ति, जिसमें दिनांक, उपयोगकर्ता, कर-रहित, VAT और कुल राशि, स्थिति तथा भुगतान विधि शामिल होती है। स्प्रेडशीट में अपनी बिक्री का विश्लेषण करने के लिए यही स्वरूप सर्वोत्तम है।
- सीएसवी (.csv) : वही रिपोर्ट, ऐसे स्वरूप में जिसे कोई भी स्प्रेडशीट पढ़ सकती है।
- पीडीएफ चालान डाउनलोड करें : एक संग्रह फ़ाइल जिसमें वर्तमान फ़िल्टर के प्रत्येक चालान की PDF होती है। इसमें केवल जारी किए गए चालान शामिल होते हैं।
अपने अकाउंटेंट को भेजें
- लेखा प्रविष्टियाँ (.csv) : प्रत्येक चालान के लिए डेबिट/क्रेडिट प्रविष्टियाँ, एक पठनीय स्वरूप में जो मैनुअल आयात के लिए बनाया गया है।
- FEC (फ्रांस) : लेखांकन प्रविष्टियों की फ़ाइल, फ़्रांसीसी कानूनी स्वरूप, जिसे Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane या QuickBooks में आयात किया जा सकता है। प्रत्येक चालान के लिए एक संतुलित प्रविष्टि।
- FAIA (लक्समबर्ग) और DATEV (जर्मनी) : इन दोनों देशों के कानूनी स्वरूप, जो वहाँ स्थापित संगठनों को उपलब्ध कराए जाते हैं।
नियम शामिल करें (कोषागार) विकल्प बिक्री की प्रविष्टियों के साथ भुगतान संग्रहण की प्रविष्टियाँ (बैंक, नकदी, चेक) भी जोड़ देता है। केवल बिक्री जर्नल निर्यात करने के लिए इसे अनचेक करें।
Factur-X स्वरूप में चालान जारी करें
फ़्रांस में इलेक्ट्रॉनिक चालान अनिवार्य होता जा रहा है। Factur-X ही चुना गया स्वरूप है: एक पूरी तरह सामान्य PDF चालान, जिसमें एक डेटा फ़ाइल जोड़ी जाती है जिसे लेखांकन सॉफ़्टवेयर स्वचालित रूप से पढ़ सकते हैं।
चालान प्राप्त करने वाले व्यक्ति के लिए कुछ नहीं बदलता: वह पहले जैसी ही एक PDF खोलता है। उसका लेखांकन सॉफ़्टवेयर उसमें अतिरिक्त रूप से राशियाँ और पहचानकर्ता पा लेता है, बिना उन्हें फिर से दर्ज करने की ज़रूरत के।
जाँचें कि आपका संगठन इसके दायरे में आता है या नहीं
यह पहला प्रश्न है जिसका उत्तर तय करना है, और सभी संगठनों के लिए यह उत्तर एक जैसा नहीं होता।
- सामान्य कर संहिता के अनुच्छेद 261-7-1° के अंतर्गत VAT से मुक्त खेल संगठनों पर न इलेक्ट्रॉनिक चालान लागू होता है, न ई-रिपोर्टिंग। बहुत से संगठन इसी स्थिति में हैं।
- VAT के अधीन संगठनों को व्यवसायों के बीच जारी किए जाने वाले अपने चालान इलेक्ट्रॉनिक स्वरूप में जारी करने होंगे। सूक्ष्म और लघु-मध्यम उद्यमों, अर्थात् लगभग सभी संगठनों के लिए, जारी करने की समय-सीमा 1 सितंबर 2027 निर्धारित है।
- व्यक्तियों (आपके सदस्यों) को जारी किए गए चालान इलेक्ट्रॉनिक चालान के दायरे से बाहर हैं, आपकी कर व्यवस्था चाहे कोई भी हो।
स्वरूप सक्रिय करें
- प्रशासन›सेटिंग्स›बिलिंग›बिलिंग खाते पर जाएँ और संबंधित खाता संपादित करें।
- बिलिंग टैब में, बिलिंग जानकारी अनुभाग में स्थित इलेक्ट्रॉनिक चालान विकल्प खोजें।
- स्वरूप चुनें :
- फ़्रांसीसी संगठन के लिए Factur-X (फ़्रांस) : यह व्यवसायों के बीच जारी चालानों पर अपेक्षित फ़्रांसीसी कानूनी उल्लेख जोड़ता है ;
- फ़्रांसीसी विशिष्टताओं के बिना यूरोपीय मानक के लिए Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) ;
- सामान्य PDF चालान बनाने के लिए निष्क्रिय।
यह सेटिंग प्रत्येक बिलिंग खाते के लिए अलग होती है: कई खातों से चालान जारी करने वाला संगठन इन्हें स्वतंत्र रूप से सक्रिय करता है।
अनिवार्य जानकारी दर्ज करें
एक इलेक्ट्रॉनिक चालान में उसे जारी करने वाले की पहचान निश्चित रूप से होनी चाहिए। यह जानकारी उसी टैब के बिलिंग जानकारी अनुभाग में दर्ज की जाती है।
- आपके संगठन का SIRET : यही अनिवार्य फ़ील्ड है। इसके बिना चालान नियमों के अनुरूप नहीं हो सकता, और विकल्प के नीचे एक चेतावनी संदेश दिखाई देता है।
- वैट नंबर, यदि आपका संगठन इसके अधीन है। यदि यह खाली हो, तो SIRET कर पहचानकर्ता का काम करता है।
- पूरा पता : कंपनी का नाम, सड़क, डाक कोड, शहर और देश। अपूर्ण पते से बना चालान आपके ग्राहक के प्लेटफ़ॉर्म द्वारा अस्वीकार कर दिया जाता है।
- बिलिंग ई-मेल, जिसका उपयोग संपर्क बिंदु के रूप में तब किया जाता है जब कोई अन्य पहचानकर्ता उपलब्ध न हो।
अपने व्यावसायिक ग्राहकों का SIREN प्राप्त करें
व्यवसायों के बीच जारी चालान में खरीदार की पहचान भी होनी चाहिए। ग्राहक का SIREN उसके बिलिंग पते में, कंपनी का पता भाग में, कंपनी का नाम और SIREN के साथ दर्ज किया जाता है। काउंटर बिक्री के दौरान भी यही प्रविष्टि उपलब्ध होती है।
किसी व्यक्ति को जारी चालान के लिए इनमें से कुछ भी नहीं माँगा जाता : नाम, पता और देश पर्याप्त हैं।
