लेखांकन और ऑडिट
अपनी संस्था का खाता-चार्ट सेट करें, अपनी लेखांकन प्रविष्टियाँ अपने चार्टर्ड अकाउंटेंट के सॉफ़्टवेयर में निर्यात करें, Factur-X प्रारूप में इलेक्ट्रॉनिक चालान सक्रिय करें, और वे दस्तावेज़ पाएँ जो कर विभाग आपसे माँग सकता है: प्रमाणपत्र, घटनाओं का लॉग, समापन और अभिलेख।
अपना खाता-चार्ट कॉन्फ़िगर करें
खाता-चार्ट यह तय करता है कि निर्यात में आपकी बिक्री किन खातों और किन जर्नलों में दर्ज होगी। यह प्रत्येक बिलिंग खाते के लिए अलग से सेट होता है: अलग-अलग बिल बनाने वाली दो इकाइयों में से प्रत्येक का अपना चार्ट होता है।
- प्रशासन›सेटिंग्स›बिलिंग›बिलिंग खाते पर जाएँ और संबंधित खाता खोलें।
- लेखा योजना टैब खोलें।
- खाता संख्याएँ और नाम समायोजित करें, फिर सहेजें पर क्लिक करें।
इस स्क्रीन में तीन भाग हैं:
- बिक्री, कर और ग्राहक : सेवा प्रदान करने, संग्रहित वैट, ग्राहकों और दी गई छूटों के खाते।
- कोषाध्यक्ष : बैंक, नकद और वसूली हेतु चेक के खाते, जिनका उपयोग वसूली की प्रविष्टियाँ करती हैं।
- जर्नल : बिक्री, बैंक और नकद जर्नलों के कोड।
अपनी बिक्री को श्रेणी या दर के अनुसार विभाजित करें
डिफ़ॉल्ट रूप से आपकी सारी बिक्री एक ही आय खाते में दर्ज होती है। इसी टैब में दो वैकल्पिक विभाजन उपलब्ध हैं, जो आपको और आगे ले जाते हैं।
- श्रेणी के अनुसार बिक्री का वितरण : प्रत्येक उत्पाद श्रेणी के लिए अलग खाता — सदस्यताएँ, क्रेडिट, सामग्री, पाठ… श्रेणी जोड़ें पर क्लिक करें, श्रेणी चुनें और उसका खाता दर्ज करें।
- दर के अनुसार VAT का विभाजन : प्रत्येक दर के लिए संग्रहित वैट का अलग खाता। एक दर जोड़ें पर क्लिक करें, दर और उसका खाता दर्ज करें।
यह तब उपयोगी है जब आपके लेखांकन में गतिविधियों को एक-दूसरे से अलग दिखाना हो — उदाहरण के लिए, प्रशिक्षण की आय को कोर्ट के किराये से अलग करना। विभाजन न होने पर सब कुछ ऊपर बताए गए सामान्य खातों में ही जाता है।
अपनी बिक्री और प्रविष्टियाँ निर्यात करें
- प्रशासन›डैशबोर्ड›बिलिंग›चालान और लेनदेन पर जाएँ।
- सूची को वांछित अवधि और मानदंडों पर फ़िल्टर करें: निर्यात में ठीक वही फ़िल्टर लागू होते हैं जो स्क्रीन पर दिख रहे हैं।
- निर्यात डाउनलोड करें पर क्लिक करें और एक प्रारूप चुनें।
व्यावसायिक गतिविधि पर नज़र रखें
- एक्सेल (.xlsx) : प्रत्येक ऑर्डर के लिए एक पंक्ति, जिसमें तिथि, उपयोगकर्ता, कर-रहित राशि, वैट और कुल राशि, स्थिति तथा भुगतान का साधन होता है। स्प्रेडशीट में अपनी बिक्री का विश्लेषण करने के लिए यही प्रारूप सबसे उपयुक्त है।
- सीएसवी (.csv) : वही रिपोर्ट, ऐसे प्रारूप में जिसे कोई भी स्प्रेडशीट पढ़ सकती है।
- पीडीएफ चालान डाउनलोड करें : एक संग्रह फ़ाइल जिसमें वर्तमान फ़िल्टर के प्रत्येक चालान की PDF होती है। इसमें केवल जारी किए गए चालान ही शामिल होते हैं।
अपने लेखाकार को भेजें
- लेखा प्रविष्टियाँ (.csv) : प्रत्येक चालान के लिए डेबिट/क्रेडिट प्रविष्टियाँ, ऐसे पठनीय प्रारूप में जो मैन्युअल आयात के लिए बना है।
- FEC (फ्रांस) : लेखांकन प्रविष्टियों की फ़ाइल, फ़्रांस का वैधानिक प्रारूप, जिसे Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane या QuickBooks आयात कर सकते हैं। प्रत्येक चालान के लिए एक संतुलित प्रविष्टि।
- FAIA (लक्समबर्ग) और DATEV (जर्मनी) : इन दोनों देशों के वैधानिक प्रारूप, जो वहाँ स्थापित संस्थाओं को उपलब्ध कराए जाते हैं।
नियम शामिल करें (कोषागार) विकल्प बिक्री की प्रविष्टियों में वसूली की प्रविष्टियाँ (बैंक, नकद, चेक) भी जोड़ देता है। केवल बिक्री जर्नल निर्यात करने के लिए इसे अनचेक करें।
Factur-X प्रारूप में चालान जारी करें
फ़्रांस में इलेक्ट्रॉनिक चालान अनिवार्य होता जा रहा है। Factur-X ही चुना गया प्रारूप है: एक बिल्कुल सामान्य PDF चालान, जिसमें एक डेटा फ़ाइल जोड़ दी जाती है जिसे लेखांकन सॉफ़्टवेयर स्वतः पढ़ लेते हैं।
चालान पाने वाले व्यक्ति के लिए कुछ नहीं बदलता: वह पहले जैसी ही एक PDF खोलता है। बस उसका लेखांकन सॉफ़्टवेयर उसमें राशियाँ और पहचान संख्याएँ भी पा लेता है, बिना उसे दोबारा टाइप किए।
जाँचें कि आपकी संस्था पर यह लागू है या नहीं
यही पहला प्रश्न है जिसका उत्तर तय करना है, और सभी संस्थाओं के लिए उत्तर एक जैसा नहीं होता।
- सामान्य कर संहिता के अनुच्छेद 261-7-1° के तहत वैट से मुक्त खेल संघों पर न तो इलेक्ट्रॉनिक चालान लागू होता है और न ही ई-रिपोर्टिंग। बहुत-सी संस्थाएँ इसी श्रेणी में आती हैं।
- वैट के दायरे में आने वाली संस्थाओं को व्यवसायों के बीच के अपने चालान इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में जारी करने होंगे। सूक्ष्म और लघु-मध्यम उद्यमों के लिए, यानी लगभग सभी संस्थाओं के लिए, जारी करने की अंतिम तिथि 1 सितंबर 2027 निर्धारित है।
- निजी व्यक्तियों (आपके सदस्यों) को दिए जाने वाले चालान इलेक्ट्रॉनिक चालान के दायरे से बाहर हैं, चाहे आपकी कर व्यवस्था कोई भी हो।
प्रारूप सक्रिय करें
- प्रशासन›सेटिंग्स›बिलिंग›बिलिंग खाते पर जाएँ और संबंधित खाते में बदलाव करें।
- बिलिंग टैब में, बिलिंग जानकारी भाग में स्थित इलेक्ट्रॉनिक चालान विकल्प ढूँढें।
- प्रारूप चुनें:
- फ़्रांसीसी संस्था के लिए Factur-X (फ़्रांस): यह व्यवसायों के बीच के चालानों पर अपेक्षित फ़्रांसीसी वैधानिक उल्लेख जोड़ता है;
- फ़्रांसीसी विशेषताओं के बिना यूरोपीय मानक के लिए Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931);
- सामान्य PDF चालान बनाने के लिए निष्क्रिय।
यह सेटिंग प्रत्येक बिलिंग खाते की अपनी होती है: कई खातों से बिल बनाने वाली संस्था इन्हें अलग-अलग सक्रिय करती है।
अनिवार्य जानकारी भरें
एक इलेक्ट्रॉनिक चालान को अपने जारीकर्ता की निश्चित पहचान बतानी चाहिए। यह जानकारी इसी टैब के बिलिंग जानकारी भाग में दर्ज की जाती है।
- आपकी संस्था का SIRET : यही अनिवार्य फ़ील्ड है। इसके बिना चालान अनुरूप नहीं हो सकता, और विकल्प के नीचे एक चेतावनी संदेश दिखाई देता है।
- वैट नंबर, यदि आपकी संस्था इसके दायरे में आती है। यदि यह खाली हो, तो SIRET ही कर पहचान संख्या का काम करता है।
- पूरा पता: कंपनी का नाम, गली, डाक कोड, शहर और देश। अधूरा पता ऐसा चालान बनाता है जिसे आपके ग्राहक का प्लेटफ़ॉर्म अस्वीकार कर देता है।
- बिलिंग का ई-मेल, जिसका उपयोग तब संपर्क बिंदु के रूप में होता है जब कोई अन्य पहचान उपलब्ध न हो।
अपने व्यावसायिक ग्राहकों का SIREN प्राप्त करें
व्यवसायों के बीच के चालान में खरीदार की पहचान भी होनी चाहिए। ग्राहक का SIREN उसके बिलिंग पते में, कंपनी का पता भाग में, कंपनी का नाम और SIREN के साथ दर्ज किया जाता है। काउंटर बिक्री के समय भी यही जानकारी भरने का विकल्प मिलता है।
निजी व्यक्ति के चालान के लिए इनमें से कुछ भी नहीं माँगा जाता: नाम, पता और देश पर्याप्त हैं।
अपने ऑडिट दस्तावेज़ खोजें
भुगतान वसूलने वाले सॉफ़्टवेयर को यह सिद्ध कर पाना चाहिए कि उसकी प्रविष्टियों में कोई फेरबदल नहीं हुआ है। चार दस्तावेज़ इस अपेक्षा को पूरा करते हैं और एक ही जगह मिलते हैं: प्रशासन›सेटिंग्स›बिलिंग›बिलिंग खाते पर जाएँ, संबंधित बिलिंग खाता खोलें, फिर लेखांकन और ऑडिट टैब खोलें।
यह टैब केवल पहले से सहेजे गए खाते पर दिखाई देता है: ये दस्तावेज़ किसी गतिविधि से जुड़े होते हैं, और जो खाता अभी बनाया जा रहा है उस पर दिखाने को कुछ नहीं होता। प्रत्येक बिलिंग खाते के अपने दस्तावेज़ होते हैं — यदि आपकी संस्था कई इकाइयों से बिल बनाती है, तो उन्हें अलग-अलग देखें।
अपना प्रमाणपत्र डाउनलोड करें
जाँच की स्थिति में कर विभाग आपसे यह प्रमाणित करने को कह सकता है कि आपका वसूली सॉफ़्टवेयर डेटा की अपरिवर्तनीयता, सुरक्षा, संरक्षण और अभिलेखीकरण की शर्तों का पालन करता है। कैश रजिस्टर सॉफ़्टवेयर प्रमाणपत्र कार्ड यह प्रमाण माँगने पर तैयार करता है, डाउनलोड करें (PDF) के ज़रिए।
दस्तावेज़ के दो भाग होते हैं। प्रकाशक वाला भाग पहले से हस्ताक्षरित है। दूसरा भाग आपके विधिक प्रतिनिधि द्वारा भरा और हस्ताक्षरित किया जाना है: प्रमाणपत्र तभी पूर्ण होता है जब दोनों साथ हों, और इन्हें साथ ही प्रस्तुत किया जाता है।
यह कार्ड केवल फ़्रांसीसी बिलिंग खाते के लिए दिखाई देता है: यह दायित्व फ़्रांस में स्थापित करदाताओं पर लागू होता है।
घटनाओं का लॉग देखें
इवेंट लॉग कार्ड, परामर्श करें के ज़रिए, आपकी बिलिंग पर जो कुछ हुआ उसके प्रमाणिक अभिलेख तक ले जाता है। यहाँ बिक्री नहीं मिलती — वह आपके ऑर्डरों में है — बल्कि उनके इर्द-गिर्द की तकनीकी घटनाएँ मिलती हैं।
इनमें विशेष रूप से शामिल हैं: सफल और असफल लॉगिन, कॉन्फ़िगरेशन में बदलाव, बिलिंग अधिकारों में परिवर्तन, लगाई गई समापन प्रविष्टियाँ, सील किए गए दस्तावेज़ और जारी की गई प्रतिलिपियाँ, बनाए गए अभिलेख, लेखांकन निर्यात, परीक्षण मोड में जाना, तथा पकड़ी गई विसंगतियाँ: शृंखला का टूटना, समापन में अंतर, घड़ी की विसंगति।
प्रत्येक पंक्ति में उसकी तिथि, घटना का प्रकार, संबंधित खाता, संचालक और विवरण होता है। प्रकार और अवधि के अनुसार फ़िल्टर से खोजना आसान होता है, और निर्यात करें बटन से एक फ़ाइल बन जाती है।
समापन को समझें
समापन एक अवधि को सील कर देता है: यह उसमें शामिल वसूलियों, चालानों और क्रेडिट नोटों को स्थिर कर देता है, और उसके बाद उन्हें न बदला जा सकता है न दोबारा बनाया जा सकता है। क्लोज़िंग कार्ड आपके खाते की दैनिक, मासिक और वार्षिक समापन प्रविष्टियाँ दिखाता है।
ये स्वतः लगाई जाती हैं, आपके किसी हस्तक्षेप के बिना। इसलिए आपको हर शाम कुछ भी "करना" नहीं है: तालिका अपने आप भरती जाती है।
प्रत्येक पंक्ति में अवधि, लेनदेन की संख्या, शुद्ध प्राप्ति, भुगतान साधन के अनुसार विवरण — ऑनलाइन, मौके पर, नकद, चेक, बैंक अंतरण, टर्मिनल — तथा जारी किए गए चालानों और क्रेडिट नोटों की संख्या दिखाई देती है।
दो बातें समझ लेना उचित है, क्योंकि वे अक्सर चौंका देती हैं:
- कुल योग कभी शून्य से दोबारा शुरू नहीं होता। यह खाते के आरंभ से चला आ रहा सतत संचयी योग है, किसी अवधि का शेष नहीं। लगातार बढ़ता योग अपेक्षित व्यवहार ही है।
- पुनरारंभ (शून्य बिंदु) वह तिथि और राशि बताती है जहाँ से यह संचय शुरू होता है। जो खाता समापन प्रणाली लागू होने से पहले से मौजूद था, उसके लिए यही आरंभ बिंदु माना जाता है, शून्य नहीं।
अपने कर अभिलेख प्राप्त करें
प्रत्येक बंद हुए महीने का एक स्थिर अभिलेख बनता है, जो समय-मुद्रांकित ZIP फ़ाइल में इकट्ठा होता है: उस अवधि के लेनदेन, चालान, क्रेडिट नोट, समापन और तकनीकी लॉग। संग्रह कार्ड इन्हें मासिक संग्रह के अंतर्गत सूचीबद्ध करता है, उनकी अवधि, आकार, बनने की तिथि और उनके फ़िंगरप्रिंट (SHA-256) सहित।
यही डिजिटल छाप अभिलेख को सत्यापन योग्य बनाती है: एक बाइट बदलते ही यह बदल जाती है। कार्ड के साथ दो बटन हैं, सत्यापन उपकरण और सत्यापन नियमावली — ताकि कोई तीसरा पक्ष, निरीक्षक या चार्टर्ड अकाउंटेंट, आपके बिना ही किसी अभिलेख की अखंडता स्वयं जाँच सके।
अभिलेख स्वतः बनते हैं। यदि किसी बंद अवधि का अभिलेख अभी नहीं बना है, तो वह बंद अवधियाँ जो संग्रहित नहीं हैं के अंतर्गत दिखाई देती है और उत्पन्न करें बटन से उसे तुरंत बनाया जा सकता है।
