Imponer el registro de presencia de las reservas
El registro de presencia obliga al usuario a validar su presencia en el club antes de jugar. Las reservas no utilizadas se detectan, la franja horaria puede liberarse automáticamente y la cuenta responsable puede suspenderse temporalmente.
Comprender el principio
Reservar una pista y no venir es el problema más frecuente en un club donde la reserva está abierta a todos: la franja horaria queda bloqueada, nadie juega y los jugadores presentes se van.
El registro de presencia responde a este problema solicitando una confirmación de presencia en el lugar. El usuario inicia sesión en su cuenta desde un ordenador del club donde el modo kiosco está activo. La aplicación le propone entonces registrar la presencia de su reserva, y puede continuar su visita o cerrar la sesión de inmediato.
Para una reserva con varios jugadores, basta con el registro de presencia de un solo participante, sin importar cuál.
Activar el registro de presencia
- Vaya a Administración›Configuración›Reserva›Modo kiosco y control de presencia y haga clic en Registro de presencia en terminal en la parte superior de la pantalla.
- Active Activar el registro de asistencia en el terminal.
- Seleccione los calendarios correspondientes, o elija Todos los calendarios.
- Haga clic en Guardar.
La selección de calendarios permite una implantación progresiva: empiece por las pistas cubiertas o las pistas más solicitadas, donde una reserva perdida se nota de verdad, y amplíe después si la medida demuestra su eficacia.
Configurar la ventana de registro de presencia
Dos plazos delimitan el momento en que se acepta el registro de presencia:
- Tiempo antes del inicio del time slot: cuántos minutos antes puede el usuario validar su presencia.
- Retraso después del inicio del time slot: cuántos minutos de retraso se siguen tolerando.
Estos dos valores deben elegirse pensando en el recorrido real dentro de su club. El plazo anterior debe dejar tiempo para llegar al vestuario y luego a la pista. El plazo posterior debe cubrir un retraso normal; de lo contrario, cancelará la reserva de un jugador que ya se está cambiando.
Elegir el método de registro de presencia
Hay tres formas de registrar la presencia, de la más controlada a la más flexible:
- De forma predeterminada, el usuario inicia sesión con sus credenciales en el kiosco y valida su presencia.
- Registro de presencia fácil (Código QR): escanea un código QR para iniciar sesión y registrar su presencia desde su propio teléfono.
- Registro de presencia sin conexión: el registro de presencia se realiza sin introducir credenciales.
El código QR es el buen equilibrio en la mayoría de los clubes: no hay que escribir nada en un teclado compartido y la identidad sigue verificada.
Sancionar las reservas sin registro de presencia
Son posibles dos consecuencias, que pueden acumularse:
- Cancelar automáticamente las reservas: una vez superado el plazo autorizado, la franja horaria se libera y vuelve a estar disponible para reservar. Las reservas canceladas de este modo siguen siendo visibles en el registro de reservas.
- Suspensión temporal de la cuenta si no se realiza el punto de control: el usuario ya no puede iniciar sesión ni reservar durante el número de días elegido.
La cancelación automática beneficia al club: vuelve a poner la pista en circulación. La suspensión favorece la disciplina colectiva: da un coste a las ausencias repetidas.
Una cuenta suspendida por el registro de presencia muestra un aviso en su ficha, que indica hasta cuándo y por qué. El botón Desbloquear el acceso levanta la sanción de inmediato, lo que resulta útil cuando el usuario tenía un buen motivo.
Medir los efectos del registro de presencia
Una vez que la función está en servicio, alimenta dos pantallas:
- La pestaña Reservas del resumen de actividades muestra una sección específica: franjas horarias con registro de presencia, sin registro de presencia, cancelaciones automáticas y cuentas suspendidas. Ahí verá si la regla ha reducido las reservas no utilizadas.
- El registro de reservas ofrece los filtros Registradas, No registradas y Cancelaciones automáticas. para examinar los casos uno por uno.
Compare la proporción de franjas horarias sin registro de presencia antes y después de la implantación: es la única cifra que permite responder con serenidad en la asamblea general a la pregunta «¿sirve realmente de algo?».
