Reservas participativas: abrir una franja horaria a las participaciones

Reserve una franja horaria en nombre de la organización —curso intensivo, torneo, clase, clase colectiva— y deje que sus usuarios se apunten por sí mismos, con o sin pago en línea. Usted fija el aforo, los criterios de acceso y los plazos, y sigue la lista de participantes.

Elegir quién compone la lista de participantes

Cualquier reserva con una etiqueta puede recibir participantes. Lo que cambia de una franja horaria a otra es la persona que compone la lista: usted o los propios usuarios.

Usted compone la lista

Reserve la franja horaria con su etiqueta y designe a los participantes, sin activar Reserva participativa. Los usuarios no pueden apuntarse por sí mismos: la lista es la suya.

Aun así, no queda fijada. Vuelva a abrir la reserva desde el calendario en cualquier momento para añadir o quitar personas en la pestaña Etiquetas, donde los participantes ya apuntados aparecen preseleccionados.

Así funciona un entrenamiento cuyo grupo convoca usted, un equipo alineado para un encuentro o una clase cuyos participantes se fijan por adelantado.

Los usuarios se apuntan por sí mismos

Active Reserva participativa y la franja horaria se abre: muestra un contador de plazas en el calendario y cada usuario toma la suya desde su cuenta.

Así funciona un curso intensivo de vacaciones, un torneo interno o una actividad abierta a quien quiera.

Una vez activa la opción, la gestión de la lista pasa del formulario de reserva al detalle de la franja horaria, donde dispone de Añadir participantes y de Eliminar.

Pasar de un modo a otro

Los dos modos no son excluyentes, y la elección nunca es definitiva. Puede componer primero una lista y activar Reserva participativa más tarde para abrir las plazas restantes: las personas ya designadas siguen apuntadas.

Lo contrario también funciona: consulte el cierre de las participaciones, al final de la página.

Abrir una franja horaria a las participaciones

1. En el calendario, haga clic en la franja horaria que desea reservar.
2. Abra la pestaña Etiquetas del formulario de reserva.
3. Elija la etiqueta —curso intensivo, torneo, clase, entrenamiento— y añada un comentario si lo desea.
4. Active Reserva participativa y haga clic en Configurar para abrir los ajustes.
5. Si lo desea, seleccione las personas a apuntar de oficio y confirme.

Utilice la Repetición para cubrir todas las sesiones de un curso intensivo o de una clase semanal en una sola operación: después elegirá si una participación vale para una sesión o para toda la serie.

En el calendario, la franja horaria muestra entonces el número de participantes sobre el aforo y una invitación a apuntarse mientras queden plazas. Un clic lleva al detalle de la franja horaria, donde se encuentran la lista y el botón de participación.

Para volver a sus ajustes más tarde, abra la franja horaria y utilice Configurar en el bloque Participantes.

Ajustar el aforo y el alcance de una participación

Participantes (máx) fija el número de plazas. Una vez alcanzado, la franja horaria muestra Completo y el botón de participación desaparece.

Participantes (mín) no bloquea ninguna participación: este número solo sirve de quórum para la cancelación automática, descrita más abajo. Su valor mínimo es 1. Para mantener la sesión sea cual sea el número de participantes, no toque este campo y deje simplemente Cancelar automáticamente desactivada.

La Alcance de una participación es el ajuste más determinante y el primero que debe decidir:

• Solo esta reserva: cada persona se apunta a una sesión. Es lo que necesita para un entrenamiento semanal al que se acude cuando se puede, o para una actividad puntual.
• Esta reserva y sus recurrencias: cada persona se apunta al conjunto. Una sola participación la apunta a todas las sesiones de la serie, y una sola baja la retira de todas. Es lo que necesita para un curso intensivo de cinco días o para un ciclo de clases consecutivas. Una serie permanece abierta mientras le quede una sesión por venir: por tanto se puede unir a un curso intensivo ya empezado.

Elegir quién puede apuntarse

Sin ningún ajuste, la franja horaria está abierta a todos los usuarios de su organización.

Los Criterios de elegibilidad restringen esta apertura. Retoman los filtros de su lista de usuarios, en cinco familias: perfiles, suscripciones, categorías de edad, grupos y clasificaciones, a las que se añade el sexo.

Un usuario que no cumple los criterios ve igualmente el botón, pero al hacer clic se le responde que su perfil no corresponde a los criterios de esta franja horaria. Lo mismo ocurre con los demás rechazos: franja horaria completa, participaciones aún no abiertas, producto no disponible. Cada caso tiene su mensaje: nadie se queda ante un botón mudo.

Algunos usos habituales: reservar un curso intensivo a una categoría de edad, abrir una clase colectiva solo a los titulares de una suscripción determinada, limitar un torneo interno a un grupo de equipo.

Cobrar la participación

Active Pagos y facturación en los ajustes de la franja horaria y elija después el producto a pagar. La lista propone los productos activos de su catálogo de tipo curso intensivo, clase y torneo.

El participante paga en línea en el momento de apuntarse. Su plaza solo queda reservada una vez cobrado el pago: mientras el pedido siga pendiente, la franja horaria muestra «Finalizar el pago» y la plaza sigue disponible para otra persona.

Dos ajustes afinan la tarifa sin tocar su catálogo:

• «Personalizar el importe» impone un Tarifa unitaria propio de esta franja horaria. Sin él, cada persona paga el precio que resulta de las reglas de tarificación configuradas en el producto seleccionado.
• La descripción introducida aquí se muestra debajo del botón de participación, a la atención del participante.

Esta opción solo aparece si su organización utiliza la facturación en línea. Desde un terminal quiosco, una franja horaria de pago muestra un mensaje que invita a pagar desde la propia cuenta: el pago en línea no se realiza en el quiosco.

Seguir y gestionar a los participantes

El bloque Participantes del detalle de la franja horaria enumera a los participantes e indica las plazas restantes. Usted siempre ve la lista completa, incluso si la ha ocultado a los usuarios.

Añadir participantes permite apuntar a varios de una vez; Eliminar, retirar a alguien. Estas dos acciones se aplican a todo el alcance definido más arriba.

En una franja horaria de pago, al añadir a alguien deberá elegir cómo tratar el importe:

1. Ofrecer gratis la participación: la persona queda apuntada y no se crea ningún pedido. Es la opción predeterminada, la de la invitación y el gesto comercial.
2. Cobrar inmediatamente: se crea un pedido y la caja se abre a continuación para cobrarlo en el sitio.
3. Cobrar más tarde: se crea un pedido y la orden de compra se envía por correo electrónico. La persona pagará más tarde.

Se le propone la misma elección cuando apunta a personas en el momento de crear la franja horaria.

Para cada participante, la lista recuerda el estado del pago: Gratis si la participación ha corrido a cargo del club, o bien el pedido asociado, con la posibilidad de Cobrar o de reenviar la factura por correo electrónico.

Los invitados no se aceptan en este tipo de franja horaria: cada plaza corresponde a un usuario identificado.

Delimitar las participaciones en el tiempo

Tres plazos, todos opcionales, todos expresados respecto al inicio de la franja horaria.

El Plazo de apertura retrasa la apertura de las participaciones. Con 48 horas, una franja horaria del lunes a las 10:00 abre sus plazas el sábado anterior a las 10:00. Es lo que evita que un curso intensivo publicado tres meses antes esté completo el mismo día de su publicación.

Limitar la cancelación de inscripción cierra la puerta de salida pasado un cierto plazo. Después, el participante ya no puede retirarse por sí mismo: le corresponde a usted hacerlo si es necesario. Sin este ajuste, puede darse de baja de la franja horaria hasta el inicio de la misma.

Cancelar automáticamente cancela la reserva si Participantes (mín) no se alcanza en el plazo elegido. Los participantes y el creador de la franja horaria reciben un aviso por correo electrónico. Una reserva creada cuando su plazo ya ha comenzado nunca se cancela automáticamente: puede por tanto abrir una franja horaria en el último momento sin riesgo.

En una franja horaria de pago, esta cancelación anula también los pedidos que han quedado pendientes de pago: ya nadie puede pagar una sesión que no tendrá lugar. Las participaciones ya cobradas, en cambio, se conservan y no se reembolsan: le corresponde a usted tratarlas.

Descontar o no las participaciones

De forma predeterminada, participar en una franja horaria no consume nada: ni la cuota de reservas simultáneas, ni los límites por periodo, ni las franjas horarias consecutivas. Un usuario puede apuntarse a un curso intensivo sin perder la posibilidad de reservar una pista el mismo día.

Contabilizar en la cuota y los límites de los usuarios invierte este comportamiento: cada participación se descuenta entonces como una reserva ordinaria, y una persona que ha alcanzado su cuota ya no puede apuntarse.

Active esta opción cuando la participación deba tener un coste para el usuario, por ejemplo una clase colectiva incluida en su suscripción. Déjela inactiva para todo lo que se añade a la práctica habitual sin sustituirla.

Avisar por correo electrónico

El participante recibe siempre una confirmación al apuntarse, y un correo electrónico si la franja horaria se cancela automáticamente. Estos envíos no se pueden desactivar.

Activar notificaciones afecta al creador de la franja horaria: recibe una alerta con cada participación, con cada baja y cuando se ocupa la última plaza. Desactive esta opción en una franja horaria de gran afluencia si no desea seguir cada movimiento.

Se respetan las preferencias de notificación de cada persona: un usuario que ha desactivado sus notificaciones no recibirá nada.

Mostrar la lista de participantes decide lo que ven los usuarios. Activada, todos saben quién participa. Desactivada, solo el contador y las plazas restantes son públicos.

Reutilizar una configuración

Ajustar una decena de opciones en cada curso intensivo sería tedioso. Dos mecanismos lo evitan.

Guardar como plantilla conserva los ajustes de la franja horaria con el Nombre del modelo que usted elija. Aplicar una plantilla los aplica después a cualquier otra franja horaria, con una simple selección.

Una franja horaria permanece vinculada a la plantilla de la que proviene. Si modifica sus ajustes más adelante, se le preguntará hasta dónde aplicar la modificación: solo esta reserva, esta reserva y sus recurrencias, o En todas partes, es decir, todas las franjas horarias que comparten esta plantilla.

Cerrar las participaciones

Desactivar Reserva participativa en una franja horaria que ya tiene participantes es posible y no supone ningún riesgo para ellos: los participantes se mantienen y los pedidos emitidos siguen siendo válidos. Solo cesan las participaciones y las bajas, y el bloque de participantes desaparece del lado del usuario.

Reembolsar una participación o retirar a alguien a posteriori sigue siendo una acción suya: el cierre de las participaciones no se encarga de ello.