Contabilidad y auditoría

Configure el plan contable de su organización, exporte sus asientos al programa de su asesor fiscal, active la factura electrónica en formato Factur-X y consulte los comprobantes que la administración tributaria puede solicitarle: certificado, registro de eventos, cierres y archivos.

Configurar su plan contable

El plan contable determina en qué cuentas y en qué diarios se imputarán sus ventas en las exportaciones. Se configura por cuenta de facturación: dos entidades que facturan por separado tienen cada una la suya.

1. Vaya a Administración›Configuración›Facturación›Cuentas de facturación y abra la cuenta correspondiente.
2. Abra la pestaña Plan de cuentas.
3. Ajuste los números de cuenta y los nombres de cuenta, y luego haga clic en Guardar.

La pantalla se estructura en tres bloques:

• Ventas, IVA y clientes: las cuentas de prestaciones de servicios, de IVA repercutido, de clientes y de descuentos concedidos.
• Tesorería: las cuentas de banco, de caja y de cheques pendientes de cobro, utilizadas por los asientos de cobro.
• Diarios: los códigos de los diarios de ventas, de banco y de caja.

Desglosar sus ventas por categoría o por tipo impositivo

De forma predeterminada, todas sus ventas se imputan a una única cuenta de ingresos. Dos desgloses opcionales permiten ir más lejos, en la misma pestaña.

• Desglose de ventas por categoría: una cuenta distinta por categoría de producto: suscripciones, créditos, material, clases… Haga clic en Añadir una categoría, elija la categoría e introduzca su cuenta.
• Desglose del IVA por tipo: una cuenta de IVA repercutido distinta por tipo impositivo. Haga clic en Añadir una tarifa, introduzca el tipo y su cuenta.

Resulta útil cuando su contabilidad debe distinguir unas actividades de otras, por ejemplo separar los ingresos por enseñanza de los alquileres de pista. Sin desglose, todo se imputa a las cuentas generales definidas más arriba.

Exportar sus ventas y sus asientos

1. Vaya a Administración›Panel de control›Facturación›Facturas y transacciones.
2. Filtre la lista por el periodo y los criterios deseados: la exportación reproduce exactamente los filtros mostrados en pantalla.
3. Haga clic en Descargar la exportación y elija un formato.

Seguir la actividad comercial

• Excel (.xlsx): una línea por pedido, con la fecha, el usuario, los importes sin IVA, el IVA y el total con IVA, el estado y el método de pago. Es el formato recomendado para analizar sus ventas en una hoja de cálculo.
• CSV (.csv): el mismo informe, en un formato legible por cualquier hoja de cálculo.
• Descargar las facturas PDF: un archivo comprimido con el PDF de cada factura del filtro actual. Solo se incluyen las facturas emitidas.

Enviar a su asesor contable

• Asientos contables (.csv): los asientos en debe/haber por factura, en un formato legible destinado a una importación manual.
• FEC (Francia): el fichero de asientos contables, formato legal francés, importable por Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane o QuickBooks. Un asiento cuadrado por factura.
• FAIA (Luxemburgo) y DATEV (Alemania): los formatos legales de esos dos países, propuestos a las organizaciones establecidas en ellos.

La opción Incluir los reglamentos (tesorería) añade los asientos de cobro (banco, caja, cheque) a los de las ventas. Desmárquela para exportar únicamente el diario de ventas.

Emitir facturas en formato Factur-X

La facturación electrónica pasa a ser obligatoria en Francia. Factur-X es el formato elegido: una factura PDF totalmente corriente, en la que se inserta un fichero de datos que los programas de contabilidad saben leer automáticamente.

Para quien recibe la factura, nada cambia: abre un PDF idéntico al de antes. Es su programa de contabilidad el que encuentra además los importes y los identificadores sin tener que volver a teclearlos.

Comprobar si su organización está afectada

Es la primera cuestión que debe resolverse, y la respuesta dista mucho de ser la misma para todas las organizaciones.

• Las asociaciones deportivas exentas de IVA en virtud del artículo 261-7-1° del código general tributario francés no están sujetas ni a la facturación electrónica ni al e-reporting. Muchas organizaciones se encuentran en este caso.
• Las organizaciones sujetas a IVA deberán emitir sus facturas entre profesionales en formato electrónico. Para las microempresas y pymes, es decir, la práctica totalidad de las organizaciones, el plazo de emisión se fija en el 1 de septiembre de 2027.
• Las facturas a particulares (sus socios) quedan fuera del ámbito de la facturación electrónica, sea cual sea su régimen.

Activar el formato

1. Vaya a Administración›Configuración›Facturación›Cuentas de facturación y modifique la cuenta correspondiente.
2. En la pestaña Facturación, localice la opción Factura electrónica situada en la sección Detalles de facturación
3. Elija el formato:
   • Factur-X (Francia) para una organización francesa: añade las menciones legales francesas exigidas en las facturas entre profesionales;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) para la norma europea sin las particularidades francesas;
   • Desactivado para generar facturas PDF clásicas.

El ajuste es propio de cada cuenta de facturación: una organización que factura desde varias cuentas las activa de forma independiente.

Cumplimentar los datos obligatorios

Una factura electrónica debe identificar a su emisor de forma inequívoca. Estos datos se introducen en la misma pestaña, sección Detalles de facturación.

1. El SIRET de su organización: es el campo imprescindible. Sin él, la factura no puede ser conforme y aparece un mensaje de advertencia debajo de la opción.
2. El Número de IVA, si su organización está sujeta a él. Si está vacío, el SIRET hace las veces de identificador fiscal.
3. La dirección completa: razón social, calle, código postal, ciudad y país. Una dirección incompleta genera una factura rechazada por la plataforma de su cliente.
4. El correo electrónico de facturación, utilizado como punto de contacto cuando no hay ningún otro identificador disponible.

Obtener el SIREN de sus clientes profesionales

Una factura entre profesionales también debe identificar al comprador. El SIREN del cliente se introduce en su dirección de facturación, bloque Dirección de la empresa, junto con la Razón social y el SIREN. Los mismos campos se ofrecen durante una venta al mostrador.

Nada de esto se solicita para una factura a un particular: bastan el nombre, la dirección y el país.

Consultar sus comprobantes de auditoría

Un programa que cobra pagos debe poder demostrar que sus asientos no han sido retocados. Cuatro comprobantes responden a esta exigencia, reunidos en un mismo lugar: vaya a Administración›Configuración›Facturación›Cuentas de facturación, abra la cuenta de facturación correspondiente y luego la pestaña Contabilidad y auditoría.

Esta pestaña solo aparece en una cuenta ya registrada: los comprobantes se refieren a una actividad, y no hay nada que mostrar en una cuenta que se está creando. Cada cuenta de facturación tiene los suyos; si su organización factura desde varias entidades, examínelos por separado.

Descargar su certificado

En caso de inspección, la administración tributaria puede pedirle que justifique que su programa de cobro cumple las condiciones de inalterabilidad, seguridad, conservación y archivo de los datos. La tarjeta Certificado del software de caja genera este documento justificativo bajo demanda, mediante Descargar (PDF).

El documento consta de dos partes. La del editor ya está firmada. La segunda debe ser cumplimentada y firmada por su representante legal: el certificado solo está completo cuando se reúnen ambas, y es en conjunto como deben presentarse.

La tarjeta solo aparece en una cuenta de facturación francesa: la obligación afecta a los sujetos pasivos establecidos en Francia.

Consultar el registro de eventos

La tarjeta Registro de eventos conduce, mediante Consultar, al rastro probatorio de lo que ha ocurrido en su facturación. Allí no encontrará las ventas —están en sus pedidos—, sino los hechos técnicos que las rodean.

Figuran en particular las conexiones correctas y fallidas, las modificaciones de configuración, los cambios de permisos de facturación, los cierres realizados, los documentos sellados y los duplicados emitidos, los archivos generados, las exportaciones contables, los cambios a modo de prueba, así como las anomalías detectadas: ruptura de cadena, discrepancia de cierre, anomalía de reloj.

Cada línea indica su fecha, su tipo de evento, la cuenta afectada, el operador y el detalle. Un filtro por tipo y por periodo permite orientarse, y el botón Exportar genera un fichero.

Entender los cierres

Un cierre sella un periodo: fija los cobros, las facturas y los abonos que contiene, y ya no puede modificarse ni regenerarse. La tarjeta Cierres presenta los cierres diarios, mensuales y anuales de su cuenta.

Se realizan automáticamente, sin intervención por su parte. Por lo tanto, no tiene que «hacer» nada cada noche: la tabla se rellena sola.

Cada línea indica el periodo, el número de transacciones, el Neto cobrado, el Desglose por método de pago —en línea, en el club, efectivo, cheque, transferencia, terminal— así como el número de facturas y abonos emitidos.

Dos puntos merecen explicación, porque suelen sorprender:

• El gran total nunca vuelve a cero. Se trata de un acumulado perpetuo desde el origen de la cuenta, no de un saldo de periodo. Un total que aumenta sin cesar es el comportamiento esperado.
• El Recuperación (punto cero) indica la fecha y el importe a partir de los cuales arranca ese acumulado. En una cuenta que existía antes de la implantación de los cierres, ese es el punto de partida tomado, y no cero.

Obtener sus archivos fiscales

Cada mes cerrado da lugar a un archivo fijo, reunido en un fichero ZIP con marca de tiempo: transacciones, facturas, abonos, cierres y registro técnico del periodo. La tarjeta Archivos los enumera en Archivos mensuales, con su periodo, su tamaño, su fecha de creación y su Huella (SHA-256).

Esta huella digital es lo que hace verificable el archivo: cambia al modificarse un solo byte. Dos botones acompañan la tarjeta, Herramienta de verificación y Manual de verificación, de modo que un tercero, inspector o asesor contable, pueda comprobar por sí mismo la integridad de un archivo sin recurrir a usted.

Los archivos se generan automáticamente. Si un periodo cerrado aún no tiene el suyo, aparece en Periodos cerrados no archivados y un botón Generar permite generarlo de inmediato.