Hacer que los invitados paguen mediante un enlace

Un usuario reserva con un amigo ajeno a la organización. En lugar de pagar la invitación en su nombre, deja que su amigo pague su parte él mismo, en línea, sin crear una cuenta. A continuación, se explica cómo activar este pago mediante enlace, adónde va el dinero y cómo hacer el seguimiento de estos pagos.

Entender el pago mediante enlace

Al reservar, el titular de la reserva (el usuario que reserva) elige, para cada uno de sus invitados, quién paga su plaza: él mismo, como de costumbre, o el invitado, mediante un enlace. El enlace se envía por e-mail si el titular ha introducido la dirección del invitado. Si no, el titular lo comparte él mismo desde el detalle de la reserva. El invitado paga en una página con los colores de su organización y recibe su factura.

El titular tiene dos opciones:

• «más tarde»: la reserva se confirma de inmediato y el titular adelanta la invitación con sus créditos. El invitado puede pagar hasta 7 días después del final de la franja horaria. Cuando paga, los créditos adelantados se devuelven al titular;
• «ahora»: la reserva espera el pago del invitado durante el plazo del pago en la reserva y después se confirma. Si el pago no llega a tiempo, la reserva se cancela y la franja horaria queda libre.

Nicolás reserva una pista de pádel con su amigo Pablo, invitado a 8 €. Con «más tarde», Nicolás adelanta los 8 € de la invitación con sus créditos y los recupera en créditos cuando Pablo ha pagado. Con «ahora», la parte de Pablo no corre a cargo de Nicolás: la reserva espera los 8 € de Pablo, y los créditos descontados a Nicolás durante la espera se le devuelven en cuanto se confirma.

Activar el pago mediante enlace

El ajuste se realiza abono por abono. Está activado por defecto: sus abonados ven la opción en cuanto se cumplen las condiciones indicadas a continuación.

1. Vaya a Administración›Usuarios›Derechos de acceso›Suscripciones y abra el abono.
2. En la pestaña Invitaciones, en ¿Quién paga las invitaciones?, active o desactive Cobrar a los invitados mediante enlace.
3. Guarde los cambios.

La opción solo se ofrece al usuario si:

• su organización cobra en línea: la cuenta de facturación del abono ofrece un pago en línea. De lo contrario, la opción aparece atenuada y un enlace Configurar el pago en línea le lleva a las cuentas de facturación;
• el abono vende sus créditos de invitación en línea (sus créditos de reserva con el Sistema de créditos unificado): es este precio el que fija la parte del invitado;
• el titular es el único que paga las invitaciones. Siempre es así con Cargar solo al responsable de la reserva. Con Cada participante paga las invitaciones, solo es así si juega únicamente con sus invitados, sin compañeros de la organización;
• el titular no ha elegido pagar las invitaciones de sus compañeros;
• la reserva no es recurrente;
• la parte del invitado alcanza el mínimo de un pago en línea: 0,50 € con Stripe y 1 € con los demás medios de pago en línea. Por debajo de ese importe, solo se ofrece el pago por parte del titular para ese invitado.

«Ahora» requiere además el Pago al reservar, activado en la pestaña Créditos o Invitaciones: la reserva espera el pago del invitado durante el plazo configurado para ese pago.

El enlace nunca se ofrece cuando usted reserva para un usuario, desde un quiosco o en una franja horaria participativa.

Para dejar de ofrecer el pago mediante enlace, desactive la opción. No se crea ningún enlace nuevo, y los enlaces ya enviados se pueden seguir pagando hasta su fecha límite.

Saber qué paga el invitado y adónde va el dinero

La parte del invitado es el precio, en dinero, de los créditos que cuesta su invitación, según la tarifa a la que el abono del titular vende sus créditos de invitación (sus créditos de reserva con el Sistema de créditos unificado). Se fija en el momento de la reserva y ya no cambia: si después la reserva se mueve o se alarga y cuesta más créditos, el suplemento corre a cargo del titular. La fecha límite de pago, en cambio, sigue a la reserva.

Cada invitado que paga tiene su propio pedido, a nombre del Cliente de paso de su organización, aunque tenga una cuenta en ella. El pedido incluye una línea Parte del invitado con el calendario, la fecha y el horario, y se cobra en la cuenta de facturación del abono del titular. El invitado recibe su factura por e-mail y puede descargarla desde su página de pago. Para encontrar su pedido, busque su nombre o su dirección de e-mail en Administración›Panel de control›Facturación›Facturas y transacciones.

El dinero pagado por el invitado va a su organización, nunca al titular. Este solo recupera lo que había adelantado, siempre en créditos, aunque hubiera pagado esos créditos con tarjeta al reservar.

Cobrar un pago in situ, con cheque o por transferencia

Si la cuenta de facturación acepta el pago in situ, con cheque o por transferencia, un invitado que paga «más tarde» puede elegir uno de estos medios en su página de pago. Recibe entonces una orden de compra con las instrucciones de pago. Con ello solo indica cómo piensa pagar: su parte no queda abonada hasta que usted registra el pago, y mientras tanto todavía puede pagar en línea. «Ahora» solo ofrece el pago en línea.

1. Abra el detalle de la reserva.
2. Debajo de la línea del invitado, haga clic en Cobrar: se abre su pedido.
3. Registre el pago recibido, como para cualquier otro pedido.

Una vez pagado el pedido en su totalidad, la parte del invitado queda abonada y los créditos adelantados se devuelven al titular. Si el invitado había indicado un pago in situ, con cheque o por transferencia y usted lo recibe después de la fecha límite, regístrelo de la misma manera: el invitado ya no puede pagar en línea, pero el importe cobrado se devuelve en créditos al titular.

Reembolsar a un invitado

Cuando se cancela una reserva y un invitado ya ha pagado, lo que ocurre con su parte depende de lo que ocurra con la invitación que el titular había adelantado:

• si esa invitación se devuelve al titular, por ejemplo por una cancelación dentro de plazo o realizada por su organización, el invitado recibe el reembolso;
• si no se le devuelve, porque el abono no reacredita las invitaciones en caso de cancelación tardía, su organización también se queda con la parte del invitado.

Retirar o sustituir a todos los invitados de una reserva que se mantiene también reembolsa al invitado que ha pagado, incluso fuera de plazo.

La forma de reembolsar depende del medio de pago del invitado. Si pagó en línea con Stripe, HelloAsso o SumUp, el reembolso se realiza automáticamente en los minutos siguientes, con una factura rectificativa. Si pagó de otra forma (in situ, con cheque, por transferencia o con otro medio en línea), no se le reembolsa directamente: el importe se devuelve en créditos al titular.

Al cancelar, el mensaje de confirmación indica a la persona que cancela, para cada invitado que ha pagado, si recibirá el reembolso o si su parte se devuelve en créditos al titular. El e-mail de cancelación que recibe el titular lo confirma. No se indica nada cuando su organización se queda con la parte.

Si no se ha podido confirmar un reembolso automático, el detalle de la reserva muestra un aviso que remite al pedido. Ábralo y compruebe el reembolso en el espacio de su proveedor de pago. Un reembolso que usted realice manualmente desde el pedido no cambia nada para el titular: los créditos que haya recuperado o adelantado se mantienen tal cual.

Hacer el seguimiento de los pagos de los invitados

En el detalle de la reserva, cada invitado tiene su propia línea: quién paga su plaza, la fecha límite de pago y un distintivo Pendiente mientras no haya pagado. También ve su dirección de e-mail. Los participantes de la reserva ven si el invitado ha pagado, pero no su dirección.

Copiar el enlace, mostrar el código QR, enviar el e-mail, volver a asumir la parte (Al final pago) o sustituir a un solo invitado son acciones reservadas al titular de la reserva. En cambio, usted puede sustituir a todos los invitados con el icono de la línea de invitados. Antes de guardar, una confirmación recuerda los enlaces que se cancelarán y las partes que se reembolsarán.

Mientras un invitado tenga un enlace de pago pendiente o haya pagado mediante enlace, el titular no se puede retirar ni sustituir en una reserva que se mantiene. Retire primero a los invitados o cancele la reserva. No se envía ningún recordatorio automático a los invitados: corresponde al titular reenviar el enlace si es necesario.

La conversión de un abono al modo Wallet se rechaza mientras un invitado no haya pagado su parte de una reserva ya comenzada. Vuelva a intentarlo después de su fecha límite, 7 días después del final de la reserva.

Para saber más