Recibir informes de actividad por e-mail
Reciba automáticamente un resumen de la vida de su organización: número de miembros, suscripciones, inscripciones, reservas, conexiones y e-mails, con la evolución respecto al periodo anterior.
Activar los informes
- Vaya a Administración›Configuración›Informes de actividades.
- Active Activar los informes de actividades por correo electrónico.
- En Direcciones de correo electrónico, indique hasta 4 destinatarios, una dirección por línea.
- Haga clic en Guardar.
Los destinatarios no necesitan una cuenta de responsable del club ni un permiso concreto: el informe llega a su buzón. Es la forma más sencilla de mantener informado a un presidente o a un tesorero que nunca se conecta a la aplicación.
Elegir las frecuencias
Existen tres informes, que se pueden activar por separado o conjuntamente:
- Informes diarios: cada mañana, las actividades del día anterior.
- Informes semanales: cada lunes por la mañana, la semana transcurrida.
- Informes mensuales: el día 1 de cada mes, el mes transcurrido.
Cada uno responde a una necesidad distinta. El diario sirve para la gestión del día a día: señala lo que hay que atender hoy. El mensual se puede reenviar tal cual a la junta directiva, sin necesidad de reformatearlo. El semanal se sitúa entre ambos y encaja bien con un responsable voluntario que pasa por el club una vez por semana.
Entender el contenido del informe
El informe empieza por lo esencial y luego detalla cada ámbito. Cada cifra se compara con un periodo de referencia: el día anterior en el informe diario, la semana anterior en el semanal y el mismo mes del año anterior en el mensual, para que la vuelta al curso de septiembre no se compare con las vacaciones de agosto.
El resumen y las cifras clave
El informe comienza con una frase de resumen y hasta tres hechos destacados: un récord en los ocho últimos periodos, una subida o una bajada marcada.
A continuación aparecen hasta cuatro cifras clave: el importe cobrado, las reservas cuya franja horaria cae dentro del periodo, la tasa de ocupación y el número de usuarios conectados. Cada una muestra su evolución, la cifra del periodo de comparación en gris y una minicurva de los ocho últimos periodos.
Los puntos pendientes y la semana que viene
Un recuadro reúne los puntos pendientes el día del envío: vencimientos de pago atrasados con el importe que hay que reclamar, pedidos impagados desde hace más de 7 días (sin contar presupuestos ni pagos fraccionados), inscripciones en línea por validar, productos con poco stock y suscripciones que caducan en los próximos 30 días. Cada línea abre la pantalla correspondiente.
La parte siguiente se refiere a los 7 próximos días, o a la jornada que comienza en el informe diario: reservas ya previstas, ocupación prevista, clases y cursillos con sus inscritos y sus plazas, cierres de pista y día con menos reservas.
La facturación y los cobros
Esta sección recoge el importe cobrado, con los reembolsos deducidos, los pagos recibidos, las facturas emitidas, el ticket medio, los pagos en línea rechazados, el reparto por método de pago y los productos más vendidos. Los importes siguen el mismo cálculo que las estadísticas de facturación, con todas las cuentas de facturación juntas y sin ningún nombre de cliente.
Solo aparece si su organización ha cobrado, facturado o reembolsado algo, o ha tenido un pago rechazado, en uno de los dos periodos.
Las reservas
Esta sección muestra las reservas por día (por semana en el informe mensual), las reservas creadas durante el periodo por tipo, las horas jugadas y las cancelaciones, incluidas las realizadas menos de 24 horas antes de la franja horaria. Un mapa de calor cruza los días y las horas; después vienen la tasa de ocupación por calendario y los jugadores más activos.
El informe diario, que abarca un solo día, no muestra ni gráfico de reservas ni mapa de calor.
Los usuarios, el control de presencia, las inscripciones y los e-mails
- Usuarios y suscripciones: nuevos usuarios, suscripciones caducadas durante el periodo o que caducan en los próximos 30 días, suscriptores sin ninguna reserva desde hace 30 días, cuentas suspendidas, enviadas a la papelera o eliminadas, conexiones y número total de miembros. Los cumpleaños de los 7 próximos días, o del día en el informe diario, se añaden si activa la opción.
- Control de presencia en el terminal: franjas horarias con y sin control de presencia, cancelaciones automáticas y usuarios sancionados.
- Inscripciones en línea: solicitudes aceptadas y rechazadas durante el periodo, y solicitudes que esperan su validación.
- E-mails: mensajes entregados, tasa de apertura, fallos y direcciones que hay que corregir en las fichas.
El control de presencia y las inscripciones en línea solo aparecen si la función está activa en su organización: las inscripciones en línea deben estar abiertas en al menos una suscripción y el control de presencia debe estar activado en el terminal.
Lo que no aparece
Una cifra nula en los dos periodos no se muestra y una sección vacía desaparece: el informe de una organización pequeña se mantiene breve. Cuando no hay nada que mostrar, no se envía ningún e-mail para ese periodo. En los ajustes de los informes también puede quitar las secciones que no le afecten.
Usar el informe como lista de trabajo
Es el punto que distingue este informe de una simple tabla de cifras: varios apartados son nominativos. No solo lee «12 suscripciones caducan pronto», sino que obtiene la lista de esas doce personas.
De ello se derivan de forma natural tres usos:
- La lista de suscripciones que caducan en 30 días es su lista de avisos. Llega sola, cada mes, sin tener que crear ningún filtro.
- La lista de inscripciones pendientes le recuerda las solicitudes que nadie ha atendido: el caso típico de una organización donde varias personas administran sin repartirse explícitamente la tarea.
- El contador de e-mails con fallos avisa de una base de direcciones que se está degradando, mucho antes de que un socio se queje de no recibir nada.
