Contabilidad y factura electrónica

Configure el plan contable de su organización, exporte sus asientos hacia el programa de su asesor contable y active la factura electrónica en formato Factur-X.

Configurar su plan contable

El plan contable determina en qué cuentas y en qué diarios se imputarán sus ventas en las exportaciones. Se configura por cuenta de facturación: dos entidades que facturan por separado tienen cada una la suya.

1. Vaya a Administración›Configuración›Facturación›Cuentas de facturación y abra la cuenta correspondiente.
2. Abra la pestaña Plan de cuentas.
3. Ajuste los números de cuenta y los nombres de cuenta y, a continuación, haga clic en Guardar.

La pantalla se estructura en tres bloques:

• Ventas, IVA y clientes: las cuentas de prestaciones de servicios, de IVA repercutido, de clientes y de descuentos concedidos.
• Tesorería: las cuentas de banco, de caja y de cheques pendientes de cobro, utilizadas por los asientos de cobro.
• Diarios: los códigos de los diarios de ventas, de banco y de caja.

Desglosar sus ventas por categoría o por tipo

De forma predeterminada, todas sus ventas se imputan en una sola cuenta de ingresos. Dos desgloses opcionales permiten ir más lejos, en la misma pestaña.

• Desglose de ventas por categoría: una cuenta distinta por categoría de producto: subscriptions, créditos, material, clases… Haga clic en Añadir una categoría, elija la categoría e introduzca su cuenta.
• Desglose del IVA por tipo: una cuenta de IVA repercutido distinta por tipo. Haga clic en Añadir una tarifa, introduzca el tipo y su cuenta.

Resulta útil cuando su contabilidad debe distinguir unas actividades de otras, por ejemplo separar los ingresos por enseñanza de los alquileres de courts. Sin desglose, todo llega a las cuentas generales definidas más arriba.

Exportar sus ventas y sus asientos

1. Vaya a Administración›Panel de control›Facturación›Facturas y transacciones.
2. Filtre la lista por el periodo y los criterios deseados: la exportación reproduce exactamente los filtros mostrados en pantalla.
3. Haga clic en Descargar la exportación y elija un formato.

Seguir la actividad comercial

• Excel (.xlsx): una línea por order, con la fecha, el usuario, los importes sin IVA, el IVA y el total con IVA, el estado y el método de pago. Es el formato preferible para analizar sus ventas en una hoja de cálculo.
• CSV (.csv): el mismo informe, en un formato legible por cualquier hoja de cálculo.
• Descargar las facturas PDF: un archivo comprimido que contiene el PDF de cada invoice del filtro actual. Solo aparecen las invoices emitidas.

Transmitir a su contable

• Asientos contables (.csv): los asientos en debe/haber por invoice, en un formato legible destinado a una importación manual.
• FEC (Francia): el Fichier des Écritures Comptables, formato legal francés, importable por Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane o QuickBooks. Un asiento equilibrado por invoice.
• FAIA (Luxemburgo) y DATEV (Alemania): los formatos legales de estos dos países, ofrecidos a las organizaciones establecidas en ellos.

La opción Incluir los reglamentos (tesorería) añade los asientos de cobro (banco, caja, cheque) a los de las ventas. Desmárquela para exportar únicamente el diario de ventas.

Emitir invoices en formato Factur-X

La facturación electrónica pasa a ser obligatoria en Francia. Factur-X es el formato elegido: una invoice en PDF totalmente corriente, en la que se inserta un archivo de datos que los programas de contabilidad saben leer automáticamente.

Para la persona que recibe la invoice, nada cambia: abre un PDF, idéntico al de antes. Es su programa de contabilidad el que encuentra además los importes y los identificadores sin que ella tenga que volver a introducirlos.

Comprobar si su organización está afectada

Es la primera cuestión que hay que resolver, y la respuesta está lejos de ser la misma para todas las organizaciones.

• Las asociaciones deportivas exentas de IVA en virtud del artículo 261-7-1° del código general tributario francés no están afectadas ni por la facturación electrónica ni por el e-reporting. Muchas organizaciones se encuentran en este caso.
• Las organizaciones sujetas al IVA deberán emitir sus invoices entre profesionales en formato electrónico. Para las microempresas y pymes, es decir, la casi totalidad de las organizaciones, el plazo de emisión se fija en el 1 de septiembre de 2027.
• Las invoices a particulares (sus miembros) quedan fuera del ámbito de la facturación electrónica, cualquiera que sea su régimen.

Activar el formato

1. Vaya a Administración›Configuración›Facturación›Cuentas de facturación y modifique la cuenta correspondiente.
2. En la pestaña Facturación, localice la opción Factura electrónica situada en la sección Detalles de facturación
3. Elija el formato:
   • Factur-X (Francia) para una organización francesa: añade las menciones legales francesas exigidas en las invoices entre profesionales;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) para la norma europea sin las particularidades francesas;
   • Desactivado para producir invoices en PDF clásicas.

La configuración es propia de cada cuenta de facturación: una organización que factura desde varias cuentas las activa de forma independiente.

Rellenar la información obligatoria

Una factura electrónica debe identificar a su emisor de forma indudable. Esta información se introduce en la misma pestaña, sección Detalles de facturación.

1. El SIRET de su organización: es el campo imprescindible. Sin él, la invoice no puede ser conforme, y se muestra un mensaje de advertencia bajo la opción.
2. El Número de IVA, si su organización está sujeta a él. Si está vacío, el SIRET hace de identificador fiscal.
3. La dirección completa: razón social, calle, código postal, ciudad y país. Una dirección incompleta produce una invoice rechazada por la plataforma de su cliente.
4. El correo electrónico de facturación, utilizado como punto de contacto cuando no se dispone de ningún otro identificador.

Obtener el SIREN de sus clientes profesionales

Una invoice entre profesionales debe identificar también al comprador. El SIREN del cliente se introduce en su dirección de facturación, bloque Dirección de la empresa, junto con la Razón social y el SIREN. La misma introducción de datos se ofrece durante una venta en mostrador.

Nada de esto se solicita para una invoice a un particular: bastan el nombre, la dirección y el país.