Abonnements erstellen und verwalten
Abonnements legen die Buchungsrechte Ihrer Benutzer fest: Zugangszeitraum, Preis, Quoten und Regeln. Erstellen Sie ein Abonnement für jeden Tarif, den Ihre Organisation anbietet, und weisen Sie es anschließend in den Datensätzen zu.
Ein Abonnement erstellen
- Gehen Sie zu Verwaltung›Benutzer›Zugriffsrechte›Abonnements und klicken Sie auf Neu.
- Geben Sie im Reiter Allgemein die Angabe Name & Farbe sowie eine optionale Beschreibung ein.
- Legen Sie unter Eröffnungsdaten der Berechtigungen den Zeitraum fest, in dem sich die Abonnenten anmelden können. Lassen Sie die Einstellung deaktiviert, um einen Zugang ohne Datumsbegrenzung zu gewähren.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Konfiguration ist in Reiter gegliedert: Allgemein, Kontingent, Berechtigungen, Regeln, Guthaben, Einladungen, Labels und Anmeldungen. Die Reiter zu den Buchungsregeln werden auf einer eigenen Seite ausführlich beschrieben.
Die Zahlung der Beiträge verfolgen
Geben Sie im Reiter Allgemein die Angabe Abonnementspreis ein: In jedem Datensatz erscheint daraufhin ein Feld Bezahltes Abonnement mit dem Datum und dem gezahlten Betrag. Das Modul Abonnementverfolgung (Verwaltung›Benutzer›Zugriffsrechte›Abonnementverfolgung) listet alle Abonnenten mit ihrem Zahlungsstatus auf, filterbar über Im Abonnement und Nach Status und exportierbar im Excel-Format.
Aktivieren Sie bei Bedarf Buchungen blockieren, wenn der Benutzer sein Abonnement nicht bezahlt hat: Im Datensatz des Benutzers erscheint dann ein Hinweisbanner, und die Buchung wird ihm verweigert, bis die Zahlung erfasst ist.
Damit Sie diese Ansicht nicht ständig im Blick behalten müssen, aktivieren Sie die Aktivitätsberichte: Sie erhalten monatlich eine namentliche Liste der Abonnements, die innerhalb der nächsten 30 Tage ablaufen.
Das Abonnement online verkaufen
Aktivieren Sie Zahlungen & Abrechnung im Reiter Allgemein, um das Abonnement online kostenpflichtig anzubieten: Die Benutzer können es entsprechend den konfigurierten Tarifen abschließen oder verlängern, mit automatischer Rechnungsstellung. Die Zahlung erfolgt über die Zahlungsmethoden des zugeordneten Abrechnungskontos.
Ist dieser Bereich aktiv, erhalten die Daten eine andere Bedeutung: Sie werden zu Standardmäßige Zugriffsdaten und gelten so lange, wie der Abonnent keinen laufenden Tarif besitzt. Sobald er einen Tarif kauft, gelten stattdessen die Daten des Tarifs.
Abonnenten automatisch vor Ablauf erinnern
Ein Abonnent, der sein Abonnement auslaufen lässt, verliert seine Rechte, ohne es zu bemerken – und Sie erfahren davon erst, wenn er nicht mehr buchen kann. Drei E-Mails werden automatisch vor dem Ablauf versendet: 30 Tage vorher, 7 Tage vorher und am Vortag.
Die Einstellung erfolgt für jedes Abonnement einzeln. Gehen Sie zu Verwaltung›Benutzer›Zugriffsrechte›Abonnements, öffnen Sie das betreffende Abonnement, Reiter Allgemein, Bereich Automatische Erinnerungen vor Ablauf. Er ist standardmäßig aktiviert: Sie müssen nichts weiter tun, um ihn zu nutzen.
Eine persönliche Nachricht hinzufügen
Unter dem Schalter können Sie über einen Editor einige Zeilen ergänzen, die in die E-Mail übernommen werden: Termin der Mitgliederversammlung, Preis der kommenden Saison, Anmeldesprechstunde, Adresse eines auszufüllenden Formulars, Anhang …
Was der Abonnent erhält
Die E-Mail nennt das betreffende Abonnement, sein Ablaufdatum und die Anzahl der verbleibenden Tage, gefolgt von Ihrer Nachricht, sofern Sie eine eingegeben haben.
Eine Schaltfläche zur Verlängerung erscheint nur dann, wenn der Abonnent tatsächlich über sein Konto verlängern kann, das heißt, wenn ihm ein online kaufbares Abonnement offensteht. Andernfalls informiert die E-Mail lediglich, ohne eine unmögliche Aktion vorzuschlagen: Es liegt an Ihnen, das weitere Vorgehen in der persönlichen Nachricht zu erläutern.
Wer keine Erinnerung erhält
- Abonnenten ohne Ablaufdatum. Eine Erinnerung kündigt ein Ende an: Ist kein Enddatum hinterlegt, läuft das Abonnement aus Sicht der Software nie ab, und es wird keine E-Mail versendet. Das ist der häufigste Grund, wenn nichts ankommt – prüfen Sie den Datensatz des Abonnenten, bevor Sie weiter suchen.
- Abonnenten, deren Abonnement die Erinnerungen deaktiviert hat.
- Suspendierte Abonnenten.
- Diejenigen, die die Benachrichtigungen Zahlungen & Abrechnung in ihrem Konto deaktiviert haben: Ihre Wahl hat Vorrang vor Ihrer.
Nachweise für die Buchung verlangen
Im Reiter Allgemein verpflichtet der Bereich Erforderliche Informationen für die Buchung die Abonnenten, bestimmte Angaben zu vervollständigen, bevor sie buchen können: E-Mail-Adresse, Postanschrift, Telefon, Profilfoto, Geburtsdatum, Rangliste, Lizenznummer, Wohnsitznachweis oder ärztliches Attest.
Der Benutzer wird bereits bei seiner ersten Anmeldung aufgefordert, diese Angaben zu hinterlegen, und erneut beim Klick auf ein freies Zeitfenster. Die Option Diese Einschränkung anwenden, wenn der Abonnent Partner in einer Buchung ist erweitert die Regel: Ein Abonnent mit unvollständigen Angaben kann dann auch nicht von jemand anderem als Partner hinzugefügt werden.
Ein Abonnement für die neue Saison duplizieren
- Öffnen Sie das Abonnement der abgelaufenen Saison.
- Klicken Sie auf Duplizieren: Die gesamte Konfiguration wird kopiert.
- Benennen Sie die Kopie um und passen Sie ihre Daten an.
Ein Abonnement in großer Zahl neu zuweisen
- Gehen Sie zu Verwaltung›Benutzer›Benutzerverwaltung und wählen Sie die betreffenden Benutzer aus, oder nutzen Sie Alles auswählen nach einem Filter.
- Öffnen Sie Aktionen und anschließend Schnellbearbeitung.
- Wählen Sie das neue Abonnement und bei Bedarf dessen Daten, und klicken Sie dann auf Speichern.
Mit der Schnellbearbeitung können Sie im selben Zug alle wieder auf unbezahlt setzen: der Saisonstart in einem einzigen Handgriff.
Über einen Dateiimport lässt sich das Abonnement der gesamten Datenbank ebenfalls in einem einzigen Vorgang aktualisieren.
