Benutzergruppen
Ordnen Sie Ihre Benutzer in Gruppen – Tennisschule, Mannschaften, Ehrenamtliche, Ausschüsse –, um sie in den Listen auf einen Blick wiederzufinden, sie zu filtern und ihnen gezielte Nachrichten zu senden.
Wozu eine Gruppe dient
Eine Gruppe ist eine frei wählbare Kennzeichnung, unabhängig vom Profil und vom Abonnement. Während das Abonnement die Buchungsrechte festlegt und das Profil die Zugriffsrechte, ändert die Gruppe nichts an dem, was der Benutzer tun kann: Sie dient allein dazu, ihn zu kennzeichnen und wiederzufinden.
Genau das macht sie so flexibel. Ein und derselbe Benutzer kann mehreren Gruppen angehören, und Sie können so viele Gruppen anlegen, wie Ihre Organisation benötigt, ohne Nebenwirkungen auf die Buchungsregeln befürchten zu müssen.
Eine Gruppe anlegen
- Gehen Sie zu Verwaltung›Benutzer›Gruppen.
- Klicken Sie auf Neue Gruppe und füllen Sie anschließend Gruppenname und Gruppenfarbe aus.
- Wählen Sie die Sichtbarkeit: Öffentlich (die Benutzer sehen, dass sie dieser Gruppe angehören) oder Privat.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Farbe ist nicht bloß Dekoration: Sie kennzeichnet die Gruppe auf einen Blick in der Benutzerliste und in den Filtern. Wählen Sie deutlich unterschiedliche Farbtöne statt fünf Blauschattierungen.
Verwenden Sie den Modus Privat nur für interne Einteilungen, die Ihre Benutzer nicht kennen müssen: Beitragserinnerungen, Bearbeitung eines Vorgangs, Liste erneut zu kontaktierender Personen.
Benutzern eine Gruppe zuweisen
Es gibt zwei Wege, je nach Anzahl der betroffenen Personen:
- Für einen einzelnen Benutzer öffnen Sie seinen Datensatz und tragen seine Gruppen im Abschnitt Zugriffsrechte ein.
- Für mehrere Benutzer wählen Sie diese in Verwaltung›Benutzer›Benutzerverwaltung aus und verwenden anschließend Schnellbearbeitung. Damit können Sie der gesamten Auswahl in einem Arbeitsgang eine Gruppe Hinzufügen oder Entfernen.
Auch der Dateiimport kann die Gruppen befüllen: Ordnen Sie bei der Spaltenkonfiguration eine Spalte Ihrer Tabelle dem Feld für die Gruppen zu.
Die Gruppen in der Anwendung wiederfinden
Sobald Ihre Gruppen eingerichtet sind, werden sie in mehreren Modulen zu einem Auswahlkriterium:
- In der Benutzerliste schränkt die Filterkategorie Gruppen die Anzeige auf eine oder mehrere Gruppen ein.
- Beim Dateiexport begrenzen dieselben Filter den exportierten Personenkreis.
- Bei einer Sammelnachricht ist das Filtern nach Gruppe der schnellste Weg, die richtigen Empfänger anzusprechen.
Neu registrierte Benutzer automatisch zuordnen
Statt neue Konten von Hand einzuordnen, überlassen Sie dies der Online-Registrierung: Die Option Neue Abonnenten zu einer Gruppe hinzufügen im Reiter Anmeldungen eines Abonnements weist jeden neu registrierten Benutzer der oder den Gruppen Ihrer Wahl zu.
Ein Abonnement „Tennisschule“ füllt so ganz von selbst die gleichnamige Gruppe, Saison für Saison.
Mit den ADOC-Gruppen umgehen
In Organisationen, die mit ADOC synchronisiert sind, erscheinen automatisch vom Verband angelegte Gruppen. Ein Hinweisbanner kennzeichnet sie in ihrem Datensatz: Name und Zusammensetzung werden von der Synchronisierung gesteuert, und nur die Farbe bleibt änderbar.
Versuchen Sie nicht, sie von Hand zu korrigieren, denn die nächste Synchronisierung würde Ihre Änderungen überschreiben. Wenn Sie eine andere Einteilung benötigen, legen Sie daneben eine eigene Gruppe an.
