Buchhaltung und elektronische Rechnung

Richten Sie den Kontenplan Ihres Clubs ein, exportieren Sie Ihre Buchungssätze in die Software Ihres Steuerberaters, und aktivieren Sie die elektronische Rechnung im Factur-X-Format.

Ihren Kontenplan konfigurieren

Der Kontenplan legt fest, auf welche Konten und Journale Ihre Verkäufe in den Exporten gebucht werden. Er wird pro Abrechnungskonto eingerichtet: Zwei Einheiten, die getrennt fakturieren, haben jeweils ihren eigenen Kontenplan.

1. Gehen Sie zu Verwaltung›Einstellungen›Abrechnung›Abrechnungskonten und öffnen Sie das betreffende Konto.
2. Öffnen Sie den Tab Kontenplan.
3. Passen Sie die Kontonummern und Bezeichnungen an, und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Drei Bereiche strukturieren den Bildschirm:

• Verkäufe, MwSt und Kunden: die Konten für Dienstleistungen, vereinnahmte Umsatzsteuer, Kunden und gewährte Rabatte.
• Kassenwesen: die Bank-, Kassen- und Scheckkonten für Zahlungseingänge, die von den Zahlungseingangsbuchungen verwendet werden.
• Protokolle: die Codes der Verkaufs-, Bank- und Kassenjournale.

Ihre Verkäufe nach Kategorie oder Steuersatz aufteilen

Standardmäßig werden alle Ihre Verkäufe auf ein einziges Erlöskonto gebucht. Zwei optionale Aufteilungen ermöglichen im selben Tab eine genauere Zuordnung.

• Umsatzaufteilung nach Kategorie: ein eigenes Konto pro Produktkategorie — Subscriptions, Credits, Material, Unterricht … Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen, wählen Sie die Kategorie aus, und geben Sie ihr Konto ein.
• Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer nach Satz: ein eigenes Konto für vereinnahmte Umsatzsteuer pro Steuersatz. Klicken Sie auf Einen Satz hinzufügen, geben Sie den Steuersatz und das zugehörige Konto ein.

Das ist nützlich, wenn Ihre Buchhaltung die Aktivitäten voneinander unterscheiden muss — zum Beispiel, um Einnahmen aus Unterricht von Court-Vermietungen zu trennen. Ohne Aufteilung landet alles auf den oben definierten allgemeinen Konten.

Ihre Verkäufe und Buchungssätze exportieren

1. Gehen Sie zu Verwaltung›Dashboard›Abrechnung›Rechnungen & Transaktionen.
2. Filtern Sie die Liste nach dem gewünschten Zeitraum und den gewünschten Kriterien: Der Export übernimmt exakt die auf dem Bildschirm angezeigten Filter.
3. Klicken Sie auf Export herunterladen und wählen Sie ein Format aus.

Die Geschäftstätigkeit verfolgen

• Excel (.xlsx): eine Zeile pro Bestellung, mit Datum, User, Netto-, Umsatzsteuer- und Bruttobeträgen, Status und Payment method. Dieses Format ist am besten geeignet, um Ihre Verkäufe in einer Tabellenkalkulation zu analysieren.
• CSV (.csv): derselbe Bericht in einem Format, das von jeder Tabellenkalkulation gelesen werden kann.
• PDF-Rechnungen herunterladen: ein Archiv mit dem PDF jeder Rechnung aus dem aktuellen Filter. Es enthält nur ausgestellte Rechnungen.

An Ihren Steuerberater übermitteln

• Buchhaltungsbuchungen (.csv): die Buchungssätze in Soll/Haben pro Rechnung, in einem lesbaren Format für einen manuellen Import.
• FEC (Frankreich): die Datei der Buchungssätze, das französische gesetzliche Format, importierbar in Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane oder QuickBooks. Eine ausgeglichene Buchung pro Rechnung.
• FAIA (Luxemburg) und DATEV (Deutschland): die gesetzlichen Formate dieser beiden Länder, die Clubs angeboten werden, die dort ansässig sind.

Die Option Finanzvorschriften einbeziehen fügt die Buchungssätze für Zahlungseingänge (Bank, Kasse, Scheck) zu denen der Verkäufe hinzu. Deaktivieren Sie sie, um nur das Verkaufsjournal zu exportieren.

Rechnungen im Factur-X-Format ausstellen

Die elektronische Abrechnung wird in Frankreich verpflichtend. Factur-X ist das festgelegte Format: eine ganz normale PDF-Rechnung, in die eine Datendatei eingebettet ist, die Buchhaltungssoftware automatisch lesen kann.

Für die Person, die die Rechnung erhält, ändert sich nichts: Sie öffnet ein PDF, das genauso aussieht wie zuvor. Ihre Buchhaltungssoftware findet darin zusätzlich die Beträge und Kennungen, ohne dass sie sie erneut eingeben muss.

Prüfen, ob Ihr Club betroffen ist

Das ist die erste Frage, die geklärt werden muss, und die Antwort ist bei weitem nicht für alle Clubs gleich.

• Sportvereine, die gemäß Artikel 261-7-1° des französischen Steuergesetzbuchs von der Umsatzsteuer befreit sind, sind weder von der elektronischen Abrechnung noch vom E-Reporting betroffen. Viele Clubs fallen in diesen Fall.
• Clubs, die umsatzsteuerpflichtig sind, müssen ihre Rechnungen zwischen Unternehmen im elektronischen Format ausstellen. Für Kleinstunternehmen und KMU, also fast alle Clubs, ist die Frist für die Ausstellung auf den 1. September 2027 festgelegt.
• Rechnungen an Privatpersonen (Ihre Mitglieder) fallen unabhängig von Ihrem Steuerregime nicht in den Anwendungsbereich der elektronischen Abrechnung.

Das Format aktivieren

1. Gehen Sie zu Verwaltung›Einstellungen›Abrechnung›Abrechnungskonten und bearbeiten Sie das betreffende Konto.
2. Suchen Sie im Tab Abrechnung die Option Elektronische Rechnung im Abschnitt Rechnungsdaten.
3. Wählen Sie das Format aus:
   • Factur-X (France) für einen französischen Club: Es fügt die erwarteten französischen Pflichtangaben auf Rechnungen zwischen Unternehmen hinzu;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) für die europäische Norm ohne die französischen Besonderheiten;
   • Deaktiviert zur Erstellung klassischer PDF-Rechnungen.

Die Einstellung gilt für jedes Abrechnungskonto separat: Ein Club, der über mehrere Konten fakturiert, aktiviert sie unabhängig voneinander.

Pflichtangaben erfassen

Eine elektronische Rechnung muss ihren Aussteller eindeutig identifizieren. Diese Angaben werden im selben Tab im Abschnitt Rechnungsdaten erfasst.

1. Die SIRET Ihres Clubs: Das ist das unverzichtbare Feld. Ohne sie kann die Rechnung nicht konform sein, und unter der Option wird eine Warnmeldung angezeigt.
2. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wenn Ihr Club umsatzsteuerpflichtig ist. Wenn sie leer ist, dient die SIRET als steuerliche Kennung.
3. Die vollständige Adresse: Firmenname, Straße, Postleitzahl, Stadt und Land. Eine unvollständige Adresse führt dazu, dass die Rechnung von der Plattform Ihres Kunden abgelehnt wird.
4. Die E-Mail-Adresse für die Abrechnung, die als Kontaktpunkt verwendet wird, wenn keine andere Kennung verfügbar ist.

Die SIREN Ihrer Geschäftskunden abrufen

Eine Rechnung zwischen Unternehmen muss auch den Käufer identifizieren. Die SIREN des Kunden wird in seiner Rechnungsadresse im Block Firmenadresse zusammen mit der Firmenname und der SIREN erfasst. Dieselbe Eingabe wird bei einem Counter sale angeboten.

Für eine Rechnung an eine Privatperson wird nichts davon verlangt: Name, Adresse und Land genügen.