Aktivitätsberichte per E-Mail erhalten
Erhalten Sie automatisch eine Zusammenfassung des Clublebens: Mitgliederbestand, Abonnements, Registrierungen, Buchungen, Anmeldungen und E-Mails, mit der Entwicklung im Vergleich zum vorherigen Zeitraum.
Berichte aktivieren
- Gehen Sie zu Verwaltung›Einstellungen›Aktivitätsberichte.
- Aktivieren Sie Aktivieren Sie die Aktivitätsberichte per E-Mail.
- Geben Sie unter E-Mail-Adressen bis zu 4 Empfänger ein, eine Adresse pro Zeile.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Empfänger benötigen weder ein Manager-Konto noch eine besondere Berechtigung: Der Bericht kommt direkt in ihrem Postfach an. Das ist die einfachste Möglichkeit, einen Präsidenten oder Schatzmeister auf dem Laufenden zu halten, der sich nie in der Anwendung anmeldet.
Häufigkeiten auswählen
Es gibt drei Berichte, die Sie einzeln oder gemeinsam aktivieren können:
- Tägliche Berichte: jeden Morgen die Aktivitäten des Vortags.
- Wöchentliche Berichte: jeden Montagmorgen die vergangene Woche.
- Monatsberichte: am 1. jedes Monats den vergangenen Monat.
Jeder Bericht erfüllt einen anderen Bedarf. Der tägliche Bericht dient dem laufenden Betrieb: Er zeigt an, was heute zu bearbeiten ist. Der monatliche Bericht kann unverändert an den Vorstand weitergeleitet werden, ohne Umformatierung. Der wöchentliche Bericht liegt dazwischen und eignet sich gut für einen ehrenamtlichen Verantwortlichen, der einmal pro Woche im Club vorbeikommt.
Verstehen, was der Bericht enthält
Der Bericht beschränkt sich nicht auf Buchungen. Er fasst sieben Kennzahlenbereiche zusammen, die jeweils mit dem vorherigen Zeitraum verglichen werden:
- Benutzer: Gesamtbestand, neue Konten, gesperrte Konten, in den Papierkorb verschobene Konten und endgültig gelöschte Konten.
- Abonnements: bezahlte Abonnements, abgelaufene Abonnements und vor allem diejenigen, die in den nächsten 30 Tagen fällig werden.
- Online-Registrierungen: angenommene, abgelehnte und ausstehende Anfragen.
- Buchungen: Gesamtzahl, Buchungen der Benutzer, Sperrlabels des Clubs, Einladungen, Anmerkungen, Stornierungen.
- Anmeldungen: akzeptierte Anmeldungen, abgelehnte Anmeldungen und Anzahl aktiver Benutzer.
- E-Mails: zugestellte, geöffnete und fehlgeschlagene Nachrichten.
- Anwesenheits-Check-in am Terminal: eingecheckte Zeitfenster, nicht eingecheckte Zeitfenster, automatische Stornierungen und sanktionierte Konten.
Die letzten drei Bereiche erscheinen nur, wenn die entsprechende Funktion in Ihrem Club aktiv ist: Online-Registrierungen müssen für mindestens ein Abonnement geöffnet sein, und der Anwesenheits-Check-in muss am Terminal aktiviert sein.
Den Bericht als Arbeitsliste verwenden
Das ist der Punkt, der diesen Bericht von einer einfachen Zahlentabelle unterscheidet: Mehrere Rubriken sind namentlich. Sie lesen nicht nur „12 Abonnements laufen bald ab“, sondern erhalten die Liste der zwölf Personen.
Daraus ergeben sich ganz natürlich drei Anwendungsfälle:
- Die Liste der Abonnements, die innerhalb von 30 Tagen fällig werden, ist Ihre Liste für Erinnerungen. Sie kommt jeden Monat automatisch an, ohne dass Sie einen Filter erstellen müssen.
- Die Liste der ausstehenden Registrierungen erinnert Sie an Anfragen, die niemand bearbeitet hat — der typische Fall eines Clubs, in dem mehrere Personen administrieren, ohne die Aufgabe ausdrücklich untereinander aufzuteilen.
- Der Zähler für fehlgeschlagene E-Mails weist auf eine Adressdatenbank hin, deren Qualität nachlässt, lange bevor sich ein Mitglied darüber beschwert, nichts zu erhalten.
