Rechnungen & Transaktionen

Verfolgen Sie alle Verkaufsdokumente Ihrer Organisation – Angebote, Bestellungen und Rechnungen –, ziehen Sie Zahlungen ein, führen Sie Rückerstattungen durch und exportieren Sie Ihre Verkäufe für die Buchhaltung. Öffnen Sie das Menü Verwaltung›Dashboard›Abrechnung›Rechnungen & Transaktionen.

Die drei Dokumenttypen unterscheiden

Ein Verkauf nimmt je nach Zeitpunkt eine andere Form an, und der Typ wird bei der Erstellung des Dokuments gewählt.

• Bei Angebot handelt es sich um ein beziffertes Angebot, das dem Nutzer zur Zustimmung geschickt wird – ein Trainingslager für eine Schulgruppe, die Vermietung eines Platzes an ein Unternehmen.
• Bei Bestellung handelt es sich um den verbindlichen Verkauf, der noch auf Bezahlung wartet. Darauf werden die Zahlungen verbucht.
• Bei Rechnung handelt es sich um das nummerierte Dokument, das ausgestellt wird, sobald eine Zahlung eingezogen wird.

Ein viertes Dokument, Bestellschein, eignet sich für Kommunen und Betriebsräte, die einen Beleg verlangen, bevor sie die Ausgabe freigeben.

Was aus einem angenommenen Angebot wird

Das Angebot ist keine Sackgasse: Per E-Mail versendet, enthält es einen Link, über den der Nutzer es selbst annehmen kann – ohne Konto und ohne Anmeldung. Dieser Link bleibt 14 Tage lang gültig.

Das Ansehen des Angebots – der Seite oder des PDFs – bedeutet noch keine Annahme. Die Annahme erfolgt in dem Moment, in dem der Nutzer eine Zahlungsart wählt, und diese Wahl bestimmt den weiteren Verlauf:

• bei aufgeschobener Zahlung (Überweisung, Scheck, vor Ort) wird aus dem Angebot eine Bestellung mit ausstehender Zahlung; sie wird zur Rechnung, sobald Sie die Zahlung einziehen;
• bei einer Online-Zahlung erfolgt die Bezahlung sofort: Das Dokument wird direkt zu einer Rechnung mit eigener Nummer.

Mit anderen Worten: Ein angenommenes Angebot verfolgen Sie genau wie eine Bestellung – Sie finden es unter dem Reiter, der seinem neuen Typ entspricht.

Einen Verkauf wiederfinden

1. Öffnen Sie Verwaltung›Dashboard›Abrechnung›Rechnungen & Transaktionen.
2. Die Reiter oben filtern nach Typ (Angebot, Bestellungen, Rechnungen) und nach Status (Ausstehend, Bezahlt, Abgebrochen, Erstattet).
3. Der Bereich Filter verfeinert anschließend die Suche, und die Kriterien lassen sich kombinieren.

Es stehen sechs Filter zur Verfügung, davon drei, die oft übersehen werden, obwohl sie die häufigsten Fragen beantworten:

• Pro Benutzer: die gesamte Kaufhistorie eines Mitglieds, wenn es eine Abbuchung beanstandet.
• Von Manager: die von einer Person aus dem Team erfassten Verkäufe – nützlich, um einen Dienstag zu prüfen.
• Pro Abrechnungskonto: unverzichtbar, sobald Ihre Organisation über mehrere Einheiten abrechnet.
• Im Abonnement, Nach Produktkategorie und Nach Status ergänzen die Sortierung.

Die Auswahl Zeitraum grenzt schließlich die Anzeige ein – und sie steuert auch die Exporte, die genau das übernehmen, was Sie auf dem Bildschirm sehen.

Nach Person genauso suchen wie nach Nummer

Das Suchfeld beschränkt sich nicht auf Dokumentnummern. Es durchsucht gleichzeitig:

• die Bestellnummer und die Rechnungsnummer;
• die Identität des Nutzers: Name, Vorname, Anmeldekennung, E-Mail-Adresse und Lizenznummer;
• die im Verkauf selbst erfassten Kontaktdaten – Name, Vorname, Firmenname und E-Mail-Adresse der Rechnungsadresse.

Dieser letzte Punkt ist bei Thekenverkäufen wichtig: Der Käufer hat kein Konto, die Liste zeigt ihn als Laufkunden an, und nur die Suche über die Rechnungsadresse führt zu seinem Verkauf. Die Eingabe von „Dupont“ oder seiner E-Mail-Adresse genügt.

Eine Bestellung oder ein Angebot erstellen

1. Klicken Sie auf Neu.
2. Ein Fenster Einen Benutzer auswählen öffnet sich: Bestimmen Sie die Person, für die der Verkauf bestimmt ist. Das ist die erste Entscheidung, denn sie legt die Rechnungsadresse und die infrage kommenden Abonnements fest.
3. Wählen Sie anschließend den Dokumenttyp, Angebot oder Bestellung.
4. Fügen Sie die Positionen mit Produkt hinzufügen hinzu.
5. Prüfen Sie Rechnungsadresse: Ohne Ihr Zutun wird die Standardadresse des Nutzers verwendet.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Jede Position stammt wahlweise aus dem Katalog oder aus einer freien Eingabe. Die freie Eingabe (Kachel „Individuell“) dient außergewöhnlichen Verkäufen – eine Bespannung, ein Kostenbeitrag – und das Kästchen Im Katalog speichern erspart Ihnen die erneute Eingabe beim nächsten Mal, wenn die Position wiederkehren soll.

Eine Bestellung bleibt änderbar, solange keine Zahlung eingezogen wurde. Nach dem ersten Zahlungseingang wird sie festgeschrieben: So ist sichergestellt, dass sich ein bereits bezahltes Dokument nicht hinter dem Rücken des Kunden ändert.

Einen Rabatt anwenden

Es bestehen zwei Mechanismen nebeneinander, die unterschiedlichen Zwecken dienen. Öffnen Sie den Bereich Aktionscode & Rabatt, um zur Konfiguration zu gelangen.

• Der Aktionscode greift auf eine bereits festgelegte Werbeaktion zurück: Klicken Sie auf Einen Promo-Code auswählen, und der Code wendet seine eigene Regel für Zielgruppe und Obergrenze an.
• Die Manuelle Ermäßigung ist eine einmalige Geste, die im Einzelfall entschieden wird: ein Prozentsatz oder ein Betrag, den Sie frei eingeben und der auf den Gesamtbetrag inkl. MwSt. angewendet wird.

Eine Zahlung einziehen

1. Öffnen Sie die Bestellung und klicken Sie dann auf Zahlung.
2. Geben Sie den Betrag ein: Der vollständige Saldo wird vorgeschlagen, ein Teilbetrag ist ebenfalls zulässig.
3. Wählen Sie die Zahlungsart: CB vor Ort, Bargeld, Überweisung oder Scheck.
4. Speichern Sie.

Wenn für das Abrechnungskonto ein Zahlungsterminal eingerichtet ist, kann der Zahlungseinzug direkt an das Zahlungsterminal gesendet werden, statt ihn von Hand zu erfassen.

Jeder Zahlungseingang erscheint im Bereich Transaktionen der Bestellung, mit seinem Status: Bestätigt, Ausstehend, Fehler oder Abgelehnt. Die Schaltfläche Details anzeigen öffnet den Datensatz der Transaktion: Zahlungsart, Zahlungs-Gateway, Daten, Notizen sowie die Referenzen des Dienstleisters, sofern vorhanden.

Solange eine Zahlung Ausstehend ist, bleibt sie änderbar – Diese Transaktion bearbeiten, um eine Eingabe zu korrigieren, Diese Transaktion stornieren, um sie zu verwerfen – und die Bestellung berechnet sofort Verbleibender Betrag zu zahlen neu. Eine Zahlung mit dem Status Bestätigt lässt sich dagegen nicht mehr ändern: Sie hat ein Buchhaltungsdokument erzeugt, denn die Rechnung wird bereits beim ersten Zahlungseingang ausgestellt. Ein Fehler bei einer bestätigten Zahlung wird daher über eine vollständige oder teilweise Rückerstattung korrigiert, die den Vorgang nachvollziehbar dokumentiert.

Die Zahlung in Raten aufteilen

Die Schaltfläche Zeitplan verteilt den offenen Betrag auf mehrere datierte Raten. Bei jedem weiteren Zahlungseingang wird Ihnen automatisch der Betrag der nächsten Rate vorgeschlagen.

Einen Verkauf erstatten

1. Öffnen Sie die bezahlte Bestellung und klicken Sie dann auf Erstatten.
2. Geben Sie den Betrag ein: Vorgeschlagen wird die vollständige Rückerstattung, eine Teilerstattung bleibt möglich.
3. Wenn mehrere Zahlungen eingezogen wurden, entscheiden Sie, ob die Rückerstattung der gesamten Bestellung oder einer bestimmten Zahlung zugeordnet wird.

Eine Online-Zahlung wird direkt über das Zahlungs-Gateway zurückgeführt, das sie eingezogen hat: Sie müssen keine Überweisung vornehmen.

Beim Status ist die Unterscheidung für Ihre Buchhaltung wichtig: Eine Teilerstattung belässt die Bestellung auf Bezahlt und zeigt Netto eingenommen an, während eine vollständige Rückerstattung sie auf Erstattet setzt. Beispiel: Eine Anmeldung über 200 €, von der 50 € erstattet wurden, bleibt ein bezahlter Verkauf mit einem Nettoeingang von 150 €.

Sie entscheidet auch über das Schicksal der Leistungen. Eine vollständige Rückerstattung entzieht sie – Credits werden zurückgegeben, das Abonnement wird widerrufen. Eine Teilerstattung lässt sie bestehen: Der Nutzer behält, was er erhalten hat, nur der eingezogene Betrag verringert sich.

Über das Zahlungs-Gateway statt von hier erstatten

Bei einer Online-Zahlung können Sie die Rückerstattung ebenso gut im Back-Office des Zahlungs-Gateways auslösen. Es informiert uns automatisch darüber, und die Bestellung wird aktualisiert, als wären Sie über OpenResa gegangen: Status, Gutschrift, Leistungen.

Beide Wege führen zum gleichen Ergebnis. Wählen Sie den, der Ihnen passt – aber nur einen von beiden.

Wenn das Zahlungs-Gateway nicht antwortet

Eine über OpenResa ausgelöste Rückerstattung läuft in zwei unabhängigen Schritten ab, und der zweite kann fehlschlagen, obwohl der erste gelungen ist: Die Bestellung wird auf erstattet gesetzt, das Geld bleibt aber beim Zahlungs-Gateway eingezogen.

Eine Meldung weist Sie in diesem Fall ausdrücklich darauf hin und fordert Sie auf, den Vorgang im Back-Office abzuschließen. Das ist der einzige Fall, in dem Sie auf beiden Seiten eingreifen müssen.

Dokumente versenden und herunterladen

Eine eigene Schaltfläche bündelt alles, was die Belege des Verkaufs betrifft. Sie trägt den Namen des geöffneten Dokuments und zeigt Ihnen damit zugleich, wo der Verkauf steht: Angebot, Bestellschein oder Rechnung, sobald eine Zahlung eingezogen wurde. Sobald eine Rückerstattung eine Gutschrift erzeugt hat, steht sie im Plural – Dokumente –, denn der Verkauf besteht dann nicht mehr aus einem einzigen Beleg.

Das Menü listet die Dokumente mit ihrer Referenz auf, derselben, die auf dem PDF steht: zuerst die Rechnung oder das Angebot, dann eine Gutschrift pro Rückerstattung. Ein Klick lädt den Beleg herunter, um ihn zu archivieren oder über einen anderen Kanal weiterzugeben.

Am Ende des Menüs sendet Per E-Mail senden die Unterlagen an den Nutzer. Der Versand beschränkt sich nicht auf das Hauptdokument: Die Rechnung wird zusammen mit allen Gutschriften des Verkaufs verschickt, denn der tatsächlich geschuldete Betrag ergibt sich erst aus deren Zusammenschau.

Nachvollziehen, was passiert ist

Der Bereich Bestellverlauf bewahrt die Ereignisse des Verkaufs auf: Erstellung, Änderungen, Zahlungseingänge, Versand. Das ist die erste Stelle, die Sie öffnen sollten, wenn ein Mitglied behauptet, seine Rechnung nie erhalten zu haben, oder wenn ein Betrag nicht der Erinnerung des Teams entspricht.

Eine ausstehende Bestellung verwalten

Eine ausstehende Bestellung kann der Nutzer jederzeit in seinem Bereich bezahlen, oder Sie ziehen die Zahlung manuell ein.

Leistungen mit manueller Bestätigung – Überweisung, Scheck – werden bereitgestellt, sobald Sie eine Zahlung erfassen. Solange Sie das nicht getan haben, verfügt das Mitglied über nichts.

Um einen Verkauf abzubrechen, öffnen Sie ihn und verwenden Sie Bestellung stornieren. Er bleibt einsehbar, und die Einstellung Stornierungen ausblenden blendet ihn aus den Listen aus.

Verkäufe und Buchhaltung exportieren

Klicken Sie oben in der Liste auf Export herunterladen: Der Export übernimmt die auf dem Bildschirm angezeigten Filter und den Zeitraum. Verkaufsberichte für die Tabellenkalkulation, Buchungssätze und gesetzliche Formate werden auf der eigenen Seite ausführlich beschrieben.