Partizipative Buchungen: ein Zeitfenster für Teilnahmen öffnen
Buchen Sie ein Zeitfenster im Namen der Organisation – Trainingscamp, Turnier, Unterricht, Gruppenkurs – und lassen Sie Ihre Benutzer sich selbst dafür eintragen, mit oder ohne Online-Zahlung. Sie legen die Kapazität, die Zugangskriterien und die Fristen fest und verfolgen die Teilnehmerliste.
- Festlegen, wer die Teilnehmerliste zusammenstellt
- Ein Zeitfenster für Teilnahmen öffnen
- Kapazität und Geltungsbereich einer Teilnahme einstellen
- Festlegen, wer teilnehmen darf
- Die Teilnahme kostenpflichtig machen
- Teilnehmer verfolgen und verwalten
- Teilnahmen zeitlich steuern
- Teilnahmen anrechnen oder nicht
- Per E-Mail benachrichtigen
- Eine Konfiguration wiederverwenden
- Teilnahmen schließen
Festlegen, wer die Teilnehmerliste zusammenstellt
Jede Buchung mit einem Label kann Teilnehmer aufnehmen. Was sich von Zeitfenster zu Zeitfenster unterscheidet, ist die Person, die die Liste zusammenstellt – Sie selbst oder die Benutzer.
Sie stellen die Liste zusammen
Buchen Sie das Zeitfenster mit seinem Label und bestimmen Sie die Teilnehmer, ohne Gemeinschaftsbuchung zu aktivieren. Die Benutzer können sich nicht selbst eintragen: die Liste liegt in Ihrer Hand.
Sie ist dennoch nicht endgültig. Öffnen Sie die Buchung jederzeit erneut über den Kalender, um im Reiter Labels Personen hinzuzufügen oder zu entfernen; die bereits eingetragenen Teilnehmer erscheinen dort vorausgewählt.
So funktioniert ein Training, zu dem Sie die Gruppe einberufen, eine für ein Spiel aufgestellte Mannschaft oder ein Kurs, dessen Teilnehmer im Vorfeld festgelegt sind.
Die Benutzer tragen sich selbst ein
Aktivieren Sie Gemeinschaftsbuchung, und das Zeitfenster öffnet sich: Es zeigt im Kalender einen Platzzähler an, und jeder kann sich über sein Konto einen Platz nehmen.
So funktioniert ein Ferienlager, ein internes Turnier oder eine Veranstaltung, die allen Interessierten offensteht.
Sobald die Option aktiv ist, wandert die Verwaltung der Liste vom Buchungsformular in die Detailansicht des Zeitfensters, wo Ihnen Teilnehmer hinzufügen und Löschen zur Verfügung stehen.
Zwischen beiden Varianten wechseln
Die beiden Modi schließen sich nicht aus, und die Wahl ist nie endgültig. Sie können zuerst eine Liste zusammenstellen und Gemeinschaftsbuchung später aktivieren, um die restlichen Plätze freizugeben: die bereits bestimmten Personen bleiben eingetragen.
Auch der umgekehrte Weg funktioniert – siehe das Schließen der Teilnahmen am Ende der Seite.
Ein Zeitfenster für Teilnahmen öffnen
- Klicken Sie im Kalender auf das zu buchende Zeitfenster.
- Öffnen Sie den Reiter Labels des Buchungsformulars.
- Wählen Sie das Label – Trainingscamp, Turnier, Unterricht, Training – und fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu.
- Aktivieren Sie Gemeinschaftsbuchung und klicken Sie dann auf Konfigurieren, um die Einstellungen zu öffnen.
- Wählen Sie gegebenenfalls die Personen aus, die von Anfang an eingetragen werden sollen, und bestätigen Sie.
Nutzen Sie Wiederholung, um alle Termine eines Trainingscamps oder eines wöchentlichen Kurses in einem einzigen Schritt abzudecken: Sie entscheiden anschließend, ob eine Teilnahme für einen Termin oder für die gesamte Serie gilt.
Im Kalender zeigt das Zeitfenster dann die Anzahl der Teilnehmer im Verhältnis zur Kapazität an sowie eine Einladung zur Teilnahme, solange noch Plätze frei sind. Ein Klick führt zur Detailansicht des Zeitfensters, in der sich die Liste und die Schaltfläche für die Teilnahme befinden.
Um Ihre Einstellungen später anzupassen, öffnen Sie das Zeitfenster und verwenden Sie Konfigurieren im Block Teilnehmer.
Kapazität und Geltungsbereich einer Teilnahme einstellen
Der Block Teilnehmer der Einstellungen enthält zwei Zahlen.
Maximal legt die Anzahl der Plätze fest. Sobald sie erreicht ist, zeigt das Zeitfenster Ausgebucht an und die Schaltfläche für die Teilnahme verschwindet.
Minimum blockiert keine Teilnahme: diese Zahl dient nur als Mindestteilnehmerzahl für die weiter unten beschriebene automatische Stornierung. Der Wert beträgt mindestens 1. Damit der Termin unabhängig von der Teilnehmerzahl stattfindet, ändern Sie dieses Feld nicht und lassen Sie einfach Automatisch stornieren deaktiviert.
Geltungsbereich einer Teilnahme ist die weitreichendste Einstellung und sollte zuerst festgelegt werden:
- Diese Buchung – die Teilnahme gilt für einen einzelnen Termin. Das passt zu einem wöchentlichen Training, zu dem man kommt, wenn man kann, oder zu einer einmaligen Veranstaltung.
- Alle Wiederholungen – die Teilnahme gilt für die gesamte Serie. Eine einzige Teilnahme trägt die Person in alle Termine der Serie ein, und eine einzige Abmeldung entfernt sie überall. Das passt zu einem fünftägigen Trainingscamp oder zu einer zusammenhängenden Kursreihe. Eine Serie bleibt offen, solange noch ein Termin bevorsteht: man kann also einem bereits begonnenen Trainingscamp beitreten.
Bei Alle Wiederholungen listet die Detailansicht des Zeitfensters die Termine der Serie auf: jeder weiß genau, worauf er sich einlässt. Bei Diese Buchung wird nur der geöffnete Termin angezeigt.
Festlegen, wer teilnehmen darf
Ohne weitere Einstellung steht das Zeitfenster allen Benutzern Ihrer Organisation offen.
Aktivieren Sie Teilnahmevoraussetzungen, um diese Öffnung einzuschränken, und wählen Sie dann die Kriterien aus. Sie entsprechen den Filtern Ihrer Benutzerliste in fünf Bereichen: Profile, Abonnements, Alterskategorien, Gruppen und Ranglisten, ergänzt durch das Geschlecht.
Ein Benutzer, der nicht passt, sieht die Schaltfläche dennoch, erhält beim Klick aber die Meldung, dass sein Profil nicht den Kriterien dieses Zeitfensters entspricht. Dasselbe gilt für die übrigen Ablehnungen: Zeitfenster belegt, Teilnahmen noch nicht geöffnet, Produkt nicht verfügbar. Jeder Fall hat seine eigene Meldung – niemand steht vor einer stummen Schaltfläche.
Einige gängige Anwendungsfälle: ein Trainingscamp einer Alterskategorie vorbehalten, einen Gruppenkurs nur für Inhaber eines bestimmten Abonnements öffnen, ein internes Turnier auf eine Mannschaftsgruppe begrenzen.
Wird die Option deaktiviert, werden die ausgewählten Kriterien gelöscht: das Zeitfenster steht wieder allen offen.
Die Teilnahme kostenpflichtig machen
Aktivieren Sie Zahlungen & Abrechnung in den Einstellungen des Zeitfensters und wählen Sie dann das zu bezahlende Produkt aus. Die Liste enthält die aktiven Produkte Ihres Katalogs vom Typ Trainingscamp, Unterricht und Turnier.
Der Teilnehmer zahlt online, während er sich einträgt. Sein Platz ist erst gesichert, sobald die Zahlung eingegangen ist: solange die Bestellung aussteht, zeigt das Zeitfenster „Zahlung abschließen“ an und der Platz bleibt für jemand anderen verfügbar.
Zwei Einstellungen verfeinern den Preis, ohne Ihren Katalog zu verändern:
- „Betrag anpassen“ legt einen Stückpreis speziell für dieses Zeitfenster fest. Ohne diese Einstellung zahlt jeder den Preis, der sich aus den im ausgewählten Produkt konfigurierten Preisregeln ergibt.
- Die hier eingegebene Beschreibung wird unter der Schaltfläche für die Teilnahme angezeigt, zur Information des Teilnehmers.
Diese Option erscheint nur, wenn Ihre Organisation die Online-Abrechnung nutzt. Im Kiosk-Modus zeigt ein kostenpflichtiges Zeitfenster eine Meldung an, die zur Zahlung über das eigene Konto auffordert: die Online-Zahlung erfolgt nicht am Terminal.
Teilnehmer verfolgen und verwalten
Der Block Teilnehmer in der Detailansicht des Zeitfensters listet die eingetragenen Personen auf und zeigt die verbleibenden Plätze an. Sie sehen dort immer die vollständige Liste, auch wenn Sie sie für die Benutzer ausgeblendet haben.
Mit Teilnehmer hinzufügen tragen Sie mehrere Personen auf einmal ein, mit Löschen entfernen Sie jemanden. Beide Aktionen gelten für den gesamten oben festgelegten Geltungsbereich.
Bei einem kostenpflichtigen Zeitfenster wählen Sie beim Hinzufügen einer Person, wie der Betrag behandelt wird:
- Teilnahme kostenlos gewähren – die Person ist eingetragen, es wird keine Bestellung erstellt. Das ist die Standardauswahl, für Einladungen und Kulanz.
- Sofort kassieren – eine Bestellung wird erstellt und die Kasse öffnet sich direkt, um den Betrag vor Ort zu kassieren. Bei mehreren Teilnehmern erfolgen die Zahlungsvorgänge einer nach dem anderen. Diese Auswahl wird nur angeboten, wenn Ihr Profil Zugriff auf Verwaltung›Dashboard›Abrechnung›Rechnungen & Transaktionen hat.
- Später kassieren – eine Bestellung wird erstellt und der Bestellschein per E-Mail versendet. Die Person zahlt später.
Die gleiche Auswahl wird Ihnen angeboten, wenn Sie Personen beim Erstellen des Zeitfensters eintragen: sie erscheint im Reiter Labels, sobald Sie einen ersten Teilnehmer auswählen.
Für jeden Teilnehmer weist die Liste den Zahlungsstatus aus: Gratis, wenn die Teilnahme für ihn kostenlos war, ansonsten die zugehörige Bestellung, mit der Möglichkeit, diese zu Einlösen oder die Rechnung erneut per E-Mail zu versenden.
Gäste sind bei dieser Art von Zeitfenster nicht zugelassen: jeder Platz entspricht einem identifizierten Benutzer.
Teilnahmen zeitlich steuern
Drei Fristen, alle optional, alle bezogen auf den Beginn des Zeitfensters.
Öffnungsfrist verzögert die Öffnung der Teilnahmen. Mit 48 Stunden gibt ein Zeitfenster am Montag um 10 Uhr seine Plätze am Samstag davor um 10 Uhr frei. So verhindern Sie, dass ein drei Monate im Voraus veröffentlichtes Trainingscamp schon am Tag der Veröffentlichung ausgebucht ist.
Abmeldung einschränken schließt den Ausstieg nach einer bestimmten Frist. Danach kann sich der Teilnehmer nicht mehr selbst austragen – Sie müssen es bei Bedarf für ihn tun. Ohne diese Einstellung kann er sich bis zum Beginn des Zeitfensters austragen.
Automatisch stornieren storniert die Buchung, wenn Minimum an Teilnehmern zur gewählten Frist nicht erreicht ist. Die Teilnehmer und der Ersteller des Zeitfensters werden per E-Mail benachrichtigt. Eine Buchung, die erstellt wird, wenn ihre Frist schon angelaufen ist, wird nie automatisch storniert – Sie können also ohne Risiko in der letzten Minute ein Zeitfenster öffnen.
Bei einem kostenpflichtigen Zeitfenster storniert diese Stornierung auch die Bestellungen, die noch auf Zahlung warten: niemand kann mehr einen Termin bezahlen, der nicht stattfindet. Die bereits kassierten Teilnahmen bleiben dagegen bestehen und werden nicht zurückerstattet – Sie müssen sich selbst darum kümmern.
Teilnahmen anrechnen oder nicht
Standardmäßig verbraucht eine Teilnahme an einem Zeitfenster nichts: weder das Quota gleichzeitiger Buchungen noch die Begrenzungen pro Zeitraum noch die aufeinanderfolgenden Zeitfenster. Ein Benutzer kann sich für ein Trainingscamp eintragen, ohne die Möglichkeit zu verlieren, am selben Tag einen Platz zu buchen.
Auf Kontingent und Limits anrechnen kehrt dieses Verhalten um: jede Teilnahme wird dann wie eine gewöhnliche Buchung angerechnet, und wer sein Quota erreicht hat, kann sich nicht mehr eintragen.
Aktivieren Sie diese Option, wenn die Teilnahme für den Benutzer etwas kosten soll – etwa bei einem Gruppenkurs, der in seinem Abonnement enthalten ist. Lassen Sie sie inaktiv für alles, was zur üblichen Nutzung hinzukommt, ohne sie zu ersetzen.
Per E-Mail benachrichtigen
Der Teilnehmer erhält immer eine Bestätigung, wenn er sich einträgt, sowie eine E-Mail, wenn das Zeitfenster automatisch storniert wird. Diese Nachrichten lassen sich nicht deaktivieren.
Benachrichtigungen aktivieren betrifft den Ersteller des Zeitfensters: er erhält eine Benachrichtigung bei jeder Teilnahme, bei jedem Austragen und wenn der letzte Platz belegt ist. Deaktivieren Sie diese Option bei einem stark nachgefragten Zeitfenster, wenn Sie nicht jede Bewegung verfolgen möchten.
Die Benachrichtigungseinstellungen jedes Einzelnen werden beachtet: ein Benutzer, der seine Benachrichtigungen deaktiviert hat, erhält nichts.
Teilnehmerliste anzeigen bestimmt, was die Benutzer sehen. Aktiviert, weiß jeder, wer eingetragen ist. Deaktiviert, sind nur der Zähler und die verbleibenden Plätze öffentlich.
Eine Konfiguration wiederverwenden
Bei jedem Trainingscamp zehn Optionen einzustellen wäre mühsam. Zwei Mechanismen ersparen Ihnen das.
Der Block Modell am Anfang der Einstellungen vereint beide Schritte. Als Vorlage speichern speichert die Einstellungen des Zeitfensters unter dem Namen, den Sie im Feld Modellname eingeben. Sobald eine Vorlage existiert, erscheint darüber die Liste Vorlage auswählen …: eine Auswahl überträgt deren Einstellungen auf jedes andere Zeitfenster.
Ein Zeitfenster bleibt mit der Vorlage verknüpft, aus der es hervorgegangen ist. Wenn Sie seine Einstellungen später ändern, werden Sie gefragt, wie weit die Änderung reichen soll: nur diese Buchung, diese Buchung und ihre Wiederholungen oder Überall – also alle Zeitfenster, die diese Vorlage verwenden.
Teilnahmen schließen
Gemeinschaftsbuchung bei einem Zeitfenster zu deaktivieren, in dem bereits Personen eingetragen sind, ist möglich und für diese gefahrlos: die Teilnehmer bleiben bestehen, die erstellten Bestellungen bleiben gültig. Nur das Eintragen und Austragen wird beendet, und der Teilnehmerblock verschwindet auf der Benutzerseite.
Eine Teilnahme zurückzuerstatten oder jemanden nachträglich zu entfernen, bleibt Ihre Aufgabe: das Schließen der Teilnahmen übernimmt das nicht.
