Veiklos ataskaitų gavimas el. paštu
Automatiškai gaukite jūsų organizacijos gyvenimo suvestinę: narių skaičių, abonementus, registracijas, rezervacijas, prisijungimus ir el. laiškus su pokyčiais, palyginti su ankstesniu laikotarpiu.
Ataskaitų įjungimas
- Eikite į Administravimas›Nustatymai›Veiklos ataskaitos.
- Įjunkite Įjungti veiklos ataskaitas el. paštu.
- Lauke El. pašto adresai nurodykite iki 4 gavėjų – po vieną adresą kiekvienoje eilutėje.
- Spustelėkite Išsaugoti.
Gavėjams nereikia nei klubo vadovo paskyros, nei specialių teisių: ataskaita atkeliauja į jų pašto dėžutę. Tai paprasčiausias būdas informuoti prezidentą ar kasininką, kuris niekada neprisijungia prie programos.
Periodiškumo pasirinkimas
Veikia trys ataskaitos, kurias galima įjungti atskirai arba visas kartu:
- Kasdienės ataskaitos: kiekvieną rytą – praėjusios dienos veikla.
- Savaitinės ataskaitos: kiekvieną pirmadienio rytą – praėjusi savaitė.
- Mėnesinės ataskaitos: kiekvieno mėnesio 1 dieną – praėjęs mėnuo.
Kiekviena iš jų atitinka skirtingą poreikį. Dienos ataskaita naudinga kasdieniam darbui: ji parodo, ką reikia atlikti šiandien. Mėnesio ataskaitą galima persiųsti valdybai tokią, kokia ji yra, nieko neperrašant. Savaitės ataskaita yra tarpinis variantas ir gerai pasitarnauja savanoriui vadovui, kuris klube apsilanko kartą per savaitę.
Ataskaitos turinio supratimas
Ataskaita pradedama svarbiausiais dalykais, paskui išskleidžiama kiekviena sritis. Kiekvienas skaičius lyginamas su atskaitos laikotarpiu: dienos ataskaitoje – su praėjusia diena, savaitės ataskaitoje – su ankstesne savaite, o mėnesio ataskaitoje – su tuo pačiu praėjusių metų mėnesiu, kad rugsėjo sezono pradžia nebūtų lyginama su rugpjūčio atostogomis.
Suvestinė ir pagrindiniai skaičiai
Ataskaita pradedama suvestine sakiniu ir iki trijų svarbiausių faktų: rekordas per aštuonis paskutinius laikotarpius, akivaizdus padidėjimas arba sumažėjimas.
Toliau pateikiami iki keturių pagrindinių skaičių: gautos įmokos suma, rezervacijos, kurių laiko tarpas patenka į laikotarpį, užimtumo rodiklis ir prisijungusių naudotojų skaičius. Prie kiekvieno rodomas pokytis, pilka spalva – lyginamojo laikotarpio skaičius, ir aštuonių paskutinių laikotarpių mini kreivė.
Spręstini klausimai ir ateinanti savaitė
Atskirame bloke sutelkti klausimai, kuriuos reikia sutvarkyti išsiuntimo dieną: pradelstos mokėjimo įmokos su suma, dėl kurios reikia priminti, daugiau nei 7 dienas neapmokėti užsakymai (išskyrus komercinius pasiūlymus ir mokėjimus dalimis), patvirtinimo laukiančios registracijos internetu, produktai, kurių atsargos baigiasi, ir abonementai, kurių galiojimas baigiasi per 30 dienų. Kiekviena eilutė atidaro atitinkamą ekraną.
Kita dalis apima ateinančias 7 dienas arba, dienos ataskaitoje, prasidedančią dieną: jau suplanuotas rezervacijas, numatomą užimtumą, treniruotes ir treniruočių stovyklas su jų dalyviais ir laisvomis vietomis, aikštelių uždarymus ir mažiausiai rezervuotą dieną.
Sąskaitų išrašymas ir įmokų surinkimas
Šiame skyriuje pateikiama gautų įmokų suma, atėmus grąžinimus, gauti mokėjimai, išrašytos sąskaitos, vidutinė pirkimo suma, atmesti mokėjimai internetu, paskirstymas pagal mokėjimo būdą ir geriausiai parduodami produktai. Sumos apskaičiuojamos taip pat kaip atsiskaitymų statistikoje, sudedant visas atsiskaitymo paskyras, be jokių klientų vardų.
Šis skyrius rodomas tik tuo atveju, jei jūsų organizacija per vieną iš dviejų laikotarpių gavo įmokų, išrašė sąskaitų, grąžino pinigų arba turėjo atmestą mokėjimą.
Rezervacijos
Šiame skyriuje rodomos rezervacijos pagal dienas (mėnesio ataskaitoje – pagal savaites), per laikotarpį sukurtos rezervacijos pagal tipą, išbūtos valandos ir atšaukimai, tarp jų – atlikti mažiau nei 24 valandos iki laiko tarpo. Šilumos žemėlapis sugretina dienas ir valandas, paskui pateikiamas kiekvieno kalendoriaus užimtumo rodiklis ir aktyviausi žaidėjai.
Dienos ataskaitoje, kuri apima tik vieną dieną, nerodoma nei rezervacijų diagrama, nei šilumos žemėlapis.
Naudotojai, atvykimo registravimas, registracijos ir el. laiškai
- Naudotojai ir abonementai: nauji naudotojai, abonementai, kurių galiojimas baigėsi per laikotarpį arba baigsis per 30 dienų, abonentai, 30 dienų neatlikę jokios rezervacijos, laikinai sustabdytos, į šiukšliadėžę perkeltos arba ištrintos paskyros, prisijungimai ir bendras narių skaičius. Jei įjungsite parinktį, bus pridėti ir ateinančių 7 dienų (arba dienos ataskaitoje – tos dienos) gimtadieniai.
- Atvykimo registravimas terminale: laiko tarpai su registruotu ir neregistruotu atvykimu, automatiniai atšaukimai ir nubausti naudotojai.
- Registracijos internetu: per laikotarpį priimtos ir atmestos užklausos bei užklausos, kurios laukia jūsų patvirtinimo.
- El. laiškai: pateikti pranešimai, atidarymo rodiklis, nesėkmės ir adresai, kuriuos reikia pataisyti kortelėse.
Atvykimo registravimas ir registracijos internetu rodomi tik tuo atveju, jei funkcija jūsų organizacijoje yra aktyvi: registracijos internetu turi būti atvertos bent vienam abonementui, o atvykimo registravimas turi būti įjungtas terminale.
Kas ataskaitoje nerodoma
Rodiklis, kuris abiem laikotarpiais lygus nuliui, nerodomas, o tuščias skyrius išnyksta: nedidelės organizacijos ataskaita lieka trumpa. Kai nėra ko rodyti, už tą laikotarpį el. laiškas nesiunčiamas. Ataskaitų nuostatose taip pat galite išimti skyrius, kurie jums neaktualūs.
Ataskaitos naudojimas kaip darbų sąrašo
Būtent tai šią ataskaitą skiria nuo paprastos skaičių lentelės: keli skyreliai yra su vardais. Jūs ne tik perskaitote „12 abonementų greitai baigs galioti“, bet ir gaunate tų dvylikos žmonių sąrašą.
Iš to savaime kyla trys naudojimo būdai:
- Abonementų, kurių galiojimas baigsis per 30 dienų, sąrašas yra jūsų priminimų sąrašas. Jis atkeliauja pats, kiekvieną mėnesį, nereikia kurti jokio filtro.
- Patvirtinimo laukiančių registracijų sąrašas primena apie užklausas, kurių niekas nesutvarkė – tipinis atvejis organizacijoje, kurioje administruoja keli žmonės, aiškiai nepasidaliję darbų.
- Nepavykusių el. laiškų skaitiklis rodo, kad adresų bazė senka, dar gerokai anksčiau, nei narys pasiskųs, kad nieko negauna.
