Veiklos ataskaitų gavimas el. paštu
Automatiškai gaukite savo organizacijos gyvenimo suvestinę: narių skaičių, prenumeratas, registracijas, rezervacijas, prisijungimus ir el. laiškus, taip pat pokytį, palyginti su ankstesniu laikotarpiu.
Ataskaitų įjungimas
- Eikite į Administravimas›Nustatymai›Veiklos ataskaitos.
- Įjunkite Įjungti veiklos ataskaitas el. paštu.
- Skiltyje El. pašto adresai nurodykite iki 4 gavėjų, po vieną adresą kiekvienoje eilutėje.
- Spustelėkite Išsaugoti.
Gavėjams nereikia nei vadovo paskyros, nei atskiro leidimo: ataskaita atkeliauja į jų pašto dėžutę. Tai paprasčiausias būdas informuoti prezidentą ar kasininką, kuris niekada neprisijungia prie programos.
Periodiškumo pasirinkimas
Kartu veikia trys ataskaitos, kurias galima įjungti atskirai arba visas iš karto:
- Kasdienės ataskaitos: kiekvieną rytą – ankstesnės dienos veikla.
- Savaitinės ataskaitos: kiekvieną pirmadienio rytą – praėjusi savaitė.
- Mėnesinės ataskaitos: kiekvieno mėnesio 1 dieną – praėjęs mėnuo.
Kiekviena jų atsako į skirtingą poreikį. Dienos ataskaita padeda kasdieniame darbe: ji parodo, ką reikia sutvarkyti šiandien. Mėnesio ataskaitą galima persiųsti valdybai tokią, kokia ji yra, be jokio pertvarkymo. Savaitės ataskaita – tarpinis variantas, gerai tinkantis savanoriui vadovui, kuris klube apsilanko kartą per savaitę.
Ką ataskaita apima
Ataskaita neapsiriboja rezervacijomis. Ji sujungia septynias rodiklių grupes, kurių kiekviena lyginama su ankstesniu laikotarpiu:
- Vartotojai: bendras narių skaičius, naujos paskyros, sustabdytos paskyros, į šiukšliadėžę perkeltos paskyros ir visiškai pašalintos paskyros.
- Prenumeratos: apmokėtos prenumeratos, pasibaigusios prenumeratos ir ypač tos, kurių terminas baigiasi per artimiausias 30 dienų.
- Registracijos internetu: patvirtintos, atmestos ir laukiančios užklausos.
- Rezervacijos: iš viso, vartotojų rezervacijos, organizacijos etiketės, pakvietimai, žymos, atšaukimai.
- Prisijungimai: patvirtinti prisijungimai, atmesti prisijungimai ir aktyvių vartotojų skaičius.
- El. laiškai: pateikti, atidaryti ir nepavykę pranešimai.
- Atvykimo registravimas terminale: registruoti laiko intervalai, neregistruoti, automatiniai atšaukimai ir nubaustos paskyros.
Trys paskutinės grupės rodomos tik tuo atveju, jei atitinkama funkcija jūsų organizacijoje yra įjungta: registracijos internetu turi būti atvertos bent vienai prenumeratai, o atvykimo registravimas turi būti įjungtas terminale.
Ataskaitos naudojimas kaip darbų sąrašo
Būtent tai išskiria šią ataskaitą iš įprastos skaičių lentelės: kelios skiltys yra su vardais. Jūs perskaitote ne tik „12 prenumeratų greitai pasibaigs“, bet ir gaunate šių dvylikos žmonių sąrašą.
Iš to natūraliai kyla trys pritaikymo būdai:
- Prenumeratų, kurių terminas baigiasi per 30 dienų, sąrašas yra jūsų priminimų sąrašas. Jis atkeliauja pats, kiekvieną mėnesį, ir jums nereikia kurti jokio filtro.
- Laukiančių registracijų sąrašas primena užklausas, kurių niekas nesutvarkė – tipinis atvejis organizacijoje, kurioje keli žmonės administruoja sistemą aiškiai nepasidalindami darbų.
- Nepavykusių el. laiškų skaitiklis parodo, kad adresų bazė blogėja, dar gerokai prieš tai, kai narys pasiskųs, jog nieko negauna.
