Apskaita & auditas

Sukonfigūruokite savo organizacijos sąskaitų planą, eksportuokite apskaitos įrašus į buhalterio programą, įjunkite elektroninę sąskaitą faktūrą Factur-X formatu ir raskite dokumentus, kurių gali pareikalauti mokesčių administratorius: pažymą, įvykių žurnalą, uždarymus ir archyvus.

Sąskaitų plano konfigūravimas

Sąskaitų planas nustato, kuriose sąskaitose ir kuriuose žurnaluose jūsų pardavimai bus apskaitomi eksportuose. Jis nustatomas kiekvienai atsiskaitymų paskyrai atskirai: dvi atskirai sąskaitas išrašančios įstaigos turi kiekviena savąjį.

1. Eikite į Administravimas›Nustatymai›Sąskaitų išrašymas›Atsiskaitymo sąskaitos ir atverkite reikiamą paskyrą.
2. Atverkite skirtuką Sąskaitų planas.
3. Pakoreguokite sąskaitų numerius ir pavadinimus, tada spustelėkite Išsaugoti.

Ekraną sudaro trys blokai:

• Pardavimai, PVM ir klientai: paslaugų teikimo, pardavimo PVM, pirkėjų ir suteiktų nuolaidų sąskaitos.
• Iždas: banko, kasos ir inkasuojamų čekių sąskaitos, naudojamos mokėjimų priėmimo įrašuose.
• Žurnalai: pardavimų, banko ir kasos žurnalų kodai.

Pardavimų skaidymas pagal kategoriją arba tarifą

Pagal numatymą visi jūsų pardavimai apskaitomi vienoje pajamų sąskaitoje. Tame pačiame skirtuke galimi du neprivalomi skaidymai, leidžiantys detalizuoti apskaitą.

• Pardavimų paskirstymas pagal kategoriją: atskira sąskaita kiekvienai produktų kategorijai – abonementams, kreditams, inventoriui, pamokoms… Spustelėkite Pridėti kategoriją, pasirinkite kategoriją ir įveskite jos sąskaitą.
• PVM paskirstymas pagal tarifą: atskira pardavimo PVM sąskaita kiekvienam tarifui. Spustelėkite Pridėti tarifą, įveskite tarifą ir jo sąskaitą.

Tai naudinga, kai apskaitoje reikia atskirti veiklas – pavyzdžiui, mokymo pajamas nuo aikštelių nuomos. Jei skaidymo nėra, viskas patenka į aukščiau nurodytas bendrąsias sąskaitas.

Pardavimų ir apskaitos įrašų eksportas

1. Eikite į Administravimas›Valdymo skydelis›Sąskaitų išrašymas›Sąskaitos ir sandoriai.
2. Filtruokite sąrašą pagal norimą laikotarpį ir kriterijus: eksportas tiksliai atitinka ekrane rodomus filtrus.
3. Spustelėkite Atsisiųsti eksportą ir pasirinkite formatą.

Komercinės veiklos stebėjimas

• Excel (.xlsx): po vieną eilutę kiekvienam užsakymui su data, naudotoju, sumomis be PVM, PVM ir su PVM, būsena ir mokėjimo būdu. Šį formatą verta rinktis pardavimams analizuoti skaičiuoklėje.
• CSV (.csv): ta pati ataskaita formatu, kurį perskaito bet kuri skaičiuoklė.
• Atsisiųsti PDF sąskaitas-faktūras: archyvas su kiekvienos pagal esamą filtrą atrinktos sąskaitos faktūros PDF failu. Į jį patenka tik išrašytos sąskaitos faktūros.

Perdavimas buhalteriui

• Apskaitos įrašai (.csv): debeto ir kredito įrašai pagal kiekvieną sąskaitą faktūrą, patogiai skaitomu formatu, skirtu rankiniam importui.
• FEC (Prancūzija): apskaitos įrašų failas (Fichier des Écritures Comptables), teisės aktų nustatytas Prancūzijos formatas, importuojamas į Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ar QuickBooks. Po vieną subalansuotą įrašą kiekvienai sąskaitai faktūrai.
• FAIA (Liuksemburgas) ir DATEV (Vokietija): šių dviejų šalių teisės aktų nustatyti formatai, siūlomi jose įsisteigusioms organizacijoms.

Parinktis Įtraukti taisykles (iždas) prie pardavimų įrašų prideda mokėjimų priėmimo įrašus (banko, kasos, čekių). Atžymėkite ją, jei norite eksportuoti tik pardavimų žurnalą.

Sąskaitų faktūrų išrašymas Factur-X formatu

Prancūzijoje elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas tampa privalomas. Pasirinktas formatas – Factur-X: visiškai įprasta PDF sąskaita faktūra, į kurią įdėtas duomenų failas, o apskaitos programos jį nuskaito automatiškai.

Sąskaitą faktūrą gaunančiam asmeniui niekas nesikeičia: jis atveria tokį pat PDF failą kaip ir anksčiau. Tik jo apskaitos programa papildomai randa jame sumas ir identifikatorius, kurių nebereikia įvesti ranka.

Patikrinkite, ar tai taikoma jūsų organizacijai

Tai pirmas klausimas, kurį reikia išspręsti, ir atsakymas toli gražu ne visoms organizacijoms vienodas.

• Sporto asociacijoms, atleistoms nuo PVM pagal Prancūzijos bendrojo mokesčių kodekso 261-7-1° straipsnį, netaikomas nei elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas, nei e. ataskaitų teikimas (e-reporting). Daugelis organizacijų patenka į šią grupę.
• PVM mokėtojomis esančios organizacijos sąskaitas faktūras kitiems verslo subjektams turės išrašyti elektroniniu formatu. Labai mažoms, mažoms ir vidutinėms įmonėms, t. y. beveik visoms organizacijoms, išrašymo terminas – 2027 m. rugsėjo 1 d.
• Sąskaitos faktūros fiziniams asmenims (jūsų nariams) nepatenka į elektroninio sąskaitų faktūrų išrašymo taikymo sritį, nepriklausomai nuo jūsų mokestinio režimo.

Formato įjungimas

1. Eikite į Administravimas›Nustatymai›Sąskaitų išrašymas›Atsiskaitymo sąskaitos ir redaguokite reikiamą paskyrą.
2. Skirtuke Sąskaitų išrašymas raskite parinktį Elektroninė sąskaita faktūra, esančią skiltyje Sąskaitų faktūrų informacija
3. Pasirinkite formatą:
   • Factur-X (Prancūzija) – Prancūzijos organizacijai: pridedamos privalomos Prancūzijos teisinės nuorodos, reikalaujamos verslo subjektų tarpusavio sąskaitose faktūrose;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) – Europos standartui be Prancūzijos ypatumų;
   • Išjungta – įprastoms PDF sąskaitoms faktūroms kurti.

Nustatymas galioja kiekvienai atsiskaitymų paskyrai atskirai: organizacija, išrašanti sąskaitas iš kelių paskyrų, įjungia jį kiekvienoje atskirai.

Privalomos informacijos nurodymas

Elektroninė sąskaita faktūra turi vienareikšmiškai identifikuoti ją išrašiusį asmenį. Ši informacija įvedama tame pačiame skirtuke, skiltyje Sąskaitų faktūrų informacija.

1. Jūsų organizacijos SIREN / SIRET: tai būtinas laukas. Be jo sąskaita faktūra negali atitikti reikalavimų, o po parinktimi rodomas įspėjimas.
2. PVM numeris, jei jūsų organizacija yra PVM mokėtoja. Jei laukas tuščias, mokesčių mokėtojo identifikatoriumi laikomas SIRET numeris.
3. Pilnas adresas: juridinio asmens pavadinimas, gatvė, pašto kodas, miestas ir šalis. Dėl neišsamaus adreso jūsų kliento platforma sąskaitą faktūrą atmes.
4. Atsiskaitymų el. pašto adresas, naudojamas kaip kontaktinis taškas, kai nėra jokio kito identifikatoriaus.

Verslo klientų SIREN numerio surinkimas

Verslo subjektų tarpusavio sąskaita faktūra taip pat turi identifikuoti pirkėją. Kliento SIREN numeris įvedamas jo atsiskaitymų adrese, bloke Įmonės adresas, kartu su Įmonės pavadinimas ir Organizacijos identifikatorius. Tie patys laukai siūlomi ir parduodant prie prekystalio.

Išrašant sąskaitą faktūrą fiziniam asmeniui nieko iš to nereikia: pakanka vardo, adreso ir šalies.

Audito dokumentų radimas

Mokėjimus priimanti programa turi gebėti įrodyti, kad jos įrašai nebuvo keisti. Šį reikalavimą atitinka keturi dokumentai, sutelkti vienoje vietoje: eikite į Administravimas›Nustatymai›Sąskaitų išrašymas›Atsiskaitymo sąskaitos, atverkite reikiamą atsiskaitymų paskyrą, o tada skirtuką Apskaita ir auditas.

Šis skirtukas rodomas tik jau išsaugotoje paskyroje: dokumentai susiję su veikla, todėl kuriamoje paskyroje nėra ko rodyti. Kiekviena atsiskaitymų paskyra turi savuosius – jei jūsų organizacija sąskaitas išrašo per kelias įstaigas, peržiūrėkite jas atskirai.

Pažymos atsisiuntimas

Patikrinimo atveju mokesčių administratorius gali pareikalauti įrodyti, kad jūsų mokėjimų priėmimo programa atitinka duomenų nekeičiamumo, saugumo, saugojimo ir archyvavimo sąlygas. Kortelė Kasos programinės įrangos pažyma parengia šį pateisinamąjį dokumentą pareikalavus – paspaudus Atsisiųsti (PDF).

Dokumentą sudaro dvi dalys. Programinės įrangos gamintojo dalis jau pasirašyta. Antrąją turi užpildyti ir pasirašyti jūsų teisinis atstovas: pažyma yra išsami tik tada, kai yra abi dalys, ir pateikiamos jos kartu.

Kortelė rodoma tik Prancūzijos atsiskaitymų paskyrai: prievolė taikoma Prancūzijoje įsisteigusiems apmokestinamiesiems asmenims.

Įvykių žurnalo peržiūra

Kortelė Įvykių žurnalas per Peržiūrėti veda į įrodomąjį pėdsaką apie tai, kas vyko jūsų atsiskaitymuose. Pardavimų ten nerasite – jie yra jūsų užsakymuose – tačiau rasite su jais susijusius techninius faktus.

Jame fiksuojami sėkmingi ir nesėkmingi prisijungimai, konfigūracijos pakeitimai, atsiskaitymų teisių pakeitimai, atlikti uždarymai, užantspauduoti dokumentai ir išduoti dublikatai, sugeneruoti archyvai, apskaitos eksportai, perjungimai į testavimo režimą, taip pat aptikti neatitikimai: grandinės nutrūkimas, uždarymo neatitikimas, laikrodžio anomalija.

Kiekvienoje eilutėje nurodoma data, įvykio tipas, susijusi paskyra, operatorius ir išsami informacija. Filtras pagal tipą ir laikotarpį padeda susiorientuoti, o mygtukas Eksportuoti parengia failą.

Kaip veikia uždarymai

Uždarymas užantspauduoja laikotarpį: jis užfiksuoja jame esančius mokėjimų priėmimus, sąskaitas faktūras ir kreditines sąskaitas, ir jo nebegalima nei keisti, nei generuoti iš naujo. Kortelėje Uždarymai pateikiami jūsų paskyros dienos, mėnesio ir metų uždarymai.

Jie atliekami automatiškai, jums nieko nedarant. Taigi kiekvieną vakarą nieko „atlikti“ nereikia: lentelė užsipildo savaime.

Kiekvienoje eilutėje nurodomas laikotarpis, operacijų skaičius, Grynasis įplaukos, Paskirstymas pagal mokėjimo būdą – internetu, vietoje, grynaisiais, čekiu, pavedimu, terminalu – taip pat išrašytų sąskaitų faktūrų ir kreditinių sąskaitų skaičius.

Du dalykus verta suprasti, nes jie dažnai nustebina:

• Bendra suma niekada neatstatoma į nulį. Tai nuolat kaupiama suma nuo pat paskyros pradžios, o ne laikotarpio likutis. Nuolat auganti suma yra numatytas elgesys.
• Perkėlimas (nulinis taškas) nurodo datą ir sumą, nuo kurių prasideda šis kaupimas. Paskyrai, kuri egzistavo dar prieš įdiegiant uždarymus, tai yra pasirinktas atskaitos taškas, o ne nulis.

Mokestinių archyvų atsisiuntimas

Kiekvienam uždarytam mėnesiui sukuriamas nekeičiamas archyvas, sudėtas į laiko žyma pažymėtą ZIP failą: laikotarpio operacijos, sąskaitos faktūros, kreditinės sąskaitos, uždarymai ir techninis žurnalas. Kortelė Archyvas išvardija juos skiltyje Mėnesio archyvai su laikotarpiu, dydžiu, sukūrimo data ir Atspaudas (SHA-256).

Būtent ši santrauka leidžia patikrinti archyvą: ji pasikeičia pakeitus kad ir vieną baitą. Kortelėje yra du mygtukai – Patikrinimo įrankis ir Patikrinimo vadovas – kad trečiasis asmuo, tikrintojas ar buhalteris, galėtų pats patikrinti archyvo vientisumą be jūsų pagalbos.

Archyvai kuriami automatiškai. Jei uždarytas laikotarpis dar neturi savojo archyvo, jis rodomas skiltyje Neužarchyvuoti uždaryti laikotarpiai, o mygtukas Generuoti leidžia jį sukurti iš karto.