Sąskaitos faktūros ir operacijos

Stebėkite visus savo organizacijos pardavimo dokumentus – pasiūlymus, užsakymus ir sąskaitas faktūras – priimkite mokėjimus, vykdykite grąžinimus ir eksportuokite pardavimus apskaitai. Eikite į meniu Administravimas›Valdymo skydelis›Sąskaitų išrašymas›Sąskaitos ir sandoriai.

Trijų dokumentų tipų atskyrimas

Pardavimas atrodo skirtingai priklausomai nuo etapo, kuriame esate, o dokumento tipas pasirenkamas jį kuriant.

• Pasiūlymas yra įkainotas pasiūlymas, siunčiamas naudotojui patvirtinti – pavyzdžiui, stovykla mokyklos grupei arba aikštelės nuoma įmonei.
• Užsakymas yra jau patvirtintas pardavimas, laukiantis apmokėjimo. Būtent prie jo registruojami mokėjimai.
• Sąskaita faktūra yra sunumeruotas dokumentas, išrašomas vos tik gaunamas mokėjimas.

Ketvirtasis dokumentas, Užsakymo forma, tinka savivaldybėms ir įmonių darbo taryboms, kurios prieš patvirtindamos išlaidas reikalauja dokumento.

Kuo tampa priimtas pasiūlymas

Pasiūlymas nėra aklavietė: išsiųstame el. laiške yra nuoroda, leidžianti naudotojui pačiam jį priimti – be paskyros ir be prisijungimo. Ši nuoroda galioja 14 dienų.

Pasiūlymo peržiūra – puslapio ar PDF – jo dar nepatvirtina. Priėmimas įvyksta tada, kai naudotojas pasirenka mokėjimo būdą, ir būtent šis pasirinkimas nulemia tolesnę eigą:

• pasirinkus atidėtą apmokėjimą (pavedimu, čekiu, vietoje), pasiūlymas tampa apmokėjimo laukiančiu Užsakymas; jis virs sąskaita faktūra, kai priimsite mokėjimą;
• pasirinkus mokėjimą internetu, atsiskaitoma iš karto: dokumentas tiesiogiai tampa sunumeruota Sąskaita faktūra.

Kitaip tariant, priimtas pasiūlymas toliau tvarkomas lygiai taip pat kaip užsakymas – jį rasite skirtuke, atitinkančiame naują jo tipą.

Pardavimo suradimas

1. Eikite į Administravimas›Valdymo skydelis›Sąskaitų išrašymas›Sąskaitos ir sandoriai.
2. Viršutiniai skirtukai filtruoja pagal tipą (Pasiūlymas, Užsakymai, Sąskaitos) ir pagal būseną (Laukiama, Apmokėta, Atšaukta, Grąžinta).
3. Skydelis Filtrai dar labiau patikslina paiešką, o kriterijai vienas kitą papildo.

Galimi šeši filtrai, iš kurių trys dažnai pamirštami, nors būtent jie atsako į dažniausius klausimus:

• Pagal vartotoją: visa nario pirkimų istorija, kai jis ginčija nuskaitymą.
• Pagal vadovą: komandos nario įvesti pardavimai – patogu patikrinti budėjimo dieną.
• Pagal atsiskaitymo paskyrą: būtinas, kai jūsų organizacija išrašo sąskaitas iš kelių subjektų.
• Pagal prenumeratą, Pagal produkto kategoriją ir Pagal statusą papildo rūšiavimą.

Laikotarpis parinkiklis galiausiai apriboja rodinį – jis valdo ir eksportus, kurie perima būtent tai, ką matote ekrane.

Ieškokite ir pagal asmenį, ir pagal numerį

Paieškos laukas neapsiriboja dokumentų numeriais. Jis vienu metu tikrina:

• užsakymo numerį ir sąskaitos faktūros numerį;
• naudotojo tapatybę: pavardę, vardą, prisijungimo vardą, el. pašto adresą ir licencijos numerį;
• pačiame pardavime įvestus duomenis – atsiskaitymo adreso pavardę, vardą, įmonės pavadinimą ir el. paštą.

Pastarasis punktas svarbus parduodant vietoje: pirkėjas neturi paskyros, sąraše jis rodomas kaip atsitiktinis klientas, todėl jo pardavimą rasite tik ieškodami pagal atsiskaitymo adresą. Pakanka įvesti „Petraitis“ arba jo el. pašto adresą.

Užsakymo arba pasiūlymo kūrimas

1. Spustelėkite Naujas.
2. Atsivers langas Pasirinkti vartotoją: nurodykite asmenį, kuriam skirtas pardavimas. Tai pirmasis sprendimas, nes jis nulemia atsiskaitymo adresą ir tinkamus abonementus.
3. Tada pasirinkite dokumento tipą: Pasiūlymas arba Užsakymas.
4. Pridėkite eilutes mygtuku Pridėti produktą.
5. Patikrinkite Atsiskaitymo adresas: jei nieko nekeisite, bus naudojamas numatytasis naudotojo adresas.
6. Spustelėkite Išsaugoti.

Kiekviena eilutė imama arba iš katalogo, arba įvedama laisvai. Laisvas įvedimas (individualaus įrašo plytelė) skirtas išskirtiniams pardavimams – raketės pertempimui, prisidėjimui prie išlaidų – o žymimasis langelis Įrašyti į katalogą leidžia kitą kartą jo neįvedinėti iš naujo, jei toks įrašas kartosis.

Užsakymą galima keisti tol, kol negautas nė vienas mokėjimas. Po pirmojo mokėjimo jis užfiksuojamas: taip užtikrinama, kad jau apmokėtas dokumentas nebebus keičiamas klientui nežinant.

Nuolaidos taikymas

Egzistuoja du mechanizmai, ir jie skirti skirtingiems dalykams. Konfigūraciją rasite atvėrę skiltį Nuolaidos kodas ir nuolaida.

• Nuolaidos kodas perima jau apibrėžtą komercinę akciją: spustelėkite Pasirinkite nuolaidos kodą ir kodas pritaikys savo taikymo bei ribojimo taisyklę.
• Rankinis nuolaida yra vienkartinis sprendimas, priimamas kiekvienu atveju atskirai: procentas arba suma, kurią įvedate laisvai ir kuri taikoma bendrai sumai su PVM.

Mokėjimo priėmimas

1. Atidarykite užsakymą ir spustelėkite Mokėjimas.
2. Įveskite sumą: siūloma visa likusi suma, tačiau priimama ir dalinė.
3. Pasirinkite būdą: CB vietoje, Grynieji pinigai, Pavedimas arba Čekis.
4. Išsaugokite.

Jei atsiskaitymo paskyroje sukonfigūruotas mokėjimo terminalas, mokėjimą galima siųsti tiesiai į jį, užuot įvedus ranka.

Kiekvienas mokėjimas rodomas užsakymo skiltyje Operacijos kartu su savo būsena: Patvirtinta, Laukiama, Gedimas arba Atmesta. Mygtukas Rodyti detales atveria operacijos kortelę: mokėjimo būdą, mokėjimų tarpininką, datas, pastabas ir paslaugų teikėjo numerius, jei jų yra.

Kol mokėjimo būsena yra Laukiama, jį galima keisti – Redaguoti šį sandorį klaidai ištaisyti, Atšaukti šį sandorį jo atsisakyti – o užsakymas iš karto perskaičiuoja savo Likusi mokėtina suma. Mokėjimo, kurio būsena Patvirtinta, keisti nebegalima: jis sukūrė apskaitos dokumentą, nes sąskaita faktūra išrašoma vos gavus pirmąjį mokėjimą. Todėl patvirtinto mokėjimo klaida taisoma visišku arba daliniu grąžinimu, kuris palieka operacijos pėdsaką.

Mokėjimo išdėstymas dalimis

Mygtukas Grafikas paskirsto likusią mokėtiną sumą per kelias įmokas su datomis. Priimant kiekvieną kitą mokėjimą, kitos įmokos suma jums pasiūloma automatiškai.

Pinigų grąžinimas už pardavimą

1. Atidarykite apmokėtą užsakymą ir spustelėkite Grąžinti.
2. Įveskite sumą: siūlomas visiškas grąžinimas, tačiau galimas ir dalinis.
3. Jei gauta keletas mokėjimų, pasirinkite, ar grąžinimą priskirti visam užsakymui, ar konkrečiam mokėjimui.

Internetinis mokėjimas grąžinamas tiesiai per tą patį mokėjimų tarpininką, kuris jį priėmė: jokio pavedimo daryti nereikia.

Kalbant apie būseną, šis skirtumas svarbus jūsų apskaitai: po dalinio grąžinimo užsakymas lieka Apmokėta ir rodo Grynasis įplaukos, o visiškas grąžinimas jį perveda į Grąžinta. Pavyzdžiui, 200 € registracija, už kurią grąžinta 50 €, lieka apmokėtu pardavimu, kurio grynoji gauta suma yra 150 €.

Tai nulemia ir tai, kas nutinka suteiktoms prekėms bei paslaugoms. Visiškas grąžinimas jas atšaukia – kreditai grąžinami, abonementas panaikinamas. Dalinis grąžinimas jas palieka: naudotojas išsaugo tai, ką gavo, sumažėja tik gauta suma.

Grąžinimas per mokėjimų tarpininką, o ne iš čia

Internetinį mokėjimą taip pat galite grąžinti iš mokėjimų tarpininko administravimo aplinkos. Jis apie tai praneša mums automatiškai, o užsakymas atnaujinamas taip pat, kaip būtumėte tai atlikę per OpenResa: būsena, kreditinė sąskaita, suteiktos prekės ir paslaugos.

Abu keliai veda prie to paties rezultato. Rinkitės jums patogesnį – bet tik vieną iš jų.

Kai mokėjimų tarpininkas neatsako

Iš OpenResa pradėtas grąžinimas vyksta dviem nepriklausomais etapais, ir antrasis gali nepavykti, nors pirmasis pavyko: užsakymas pereina į grąžintų būseną, tačiau pinigai lieka pas mokėjimų tarpininką.

Tokiu atveju pamatysite aiškų pranešimą su raginimu užbaigti operaciją jo administravimo aplinkoje. Tai vienintelis atvejis, kai reikia veikti abiejose pusėse.

Dokumentų siuntimas ir atsisiuntimas

Visa, kas susiję su pardavimo dokumentais, sutelkta viename mygtuke. Jis pavadintas pagal atidarytą dokumentą, todėl iš karto matote, kokiame etape yra pardavimas: Pasiūlymas, Užsakymo forma arba Sąskaita faktūra, kai gaunamas mokėjimas. Vos tik grąžinimas sukuria kreditinę sąskaitą, pavadinimas tampa daugiskaita – Dokumentai – nes pardavimo nebeatspindi vienas dokumentas.

Jo meniu dokumentai išvardyti pagal numerius, tuos pačius, kurie nurodyti PDF faile: pirmiausia sąskaita faktūra arba pasiūlymas, tada po vieną kreditinę sąskaitą kiekvienam grąžinimui. Spustelėjus dokumentas atsisiunčiamas – galėsite jį archyvuoti arba perduoti kitu kanalu.

Meniu apačioje esantis Siųsti el. paštu išsiunčia bylą naudotojui. Siunčiamas ne tik pagrindinis dokumentas: kartu su sąskaita faktūra išsiunčiamos visos to pardavimo kreditinės sąskaitos, nes tikrai mokėtiną sumą galima suprasti tik jas sugretinus.

Įvykių atsekimas

Skiltyje Užsakymo istorija saugomi pardavimo įvykiai: sukūrimas, pakeitimai, gauti mokėjimai, išsiuntimai. Tai pirmoji vieta, kurią verta atverti, kai narys tvirtina negavęs sąskaitos faktūros arba kai suma neatitinka to, ką prisimena komanda.

Laukiančio užsakymo tvarkymas

Laukiantį užsakymą naudotojas gali apmokėti bet kada iš savo paskyros, arba jūs galite priimti mokėjimą rankiniu būdu.

Rankiniu būdu patvirtinamos paslaugos – pavedimas, čekis – suteikiamos vos tik užregistruojate mokėjimą. Kol to nepadarėte, narys negauna nieko.

Norėdami atsisakyti pardavimo, atidarykite jį ir pasirinkite Atšaukti užsakymą. Jį ir toliau galėsite peržiūrėti, o nustatymas Slėpti atšaukimus pašalina jį iš sąrašų.

Pardavimų ir apskaitos eksportas

Sąrašo viršuje spustelėkite Atsisiųsti eksportą: eksportas perima ekrane rodomus filtrus ir laikotarpį. Pardavimų ataskaitos skaičiuoklei, apskaitos įrašai ir teisės aktų reikalaujami formatai išsamiai aprašyti tam skirtame puslapyje.