Benutzergruppen

Ordnen Sie Ihre Benutzer in Gruppen ein — Tennisschule, Teams, Ehrenamtliche, Ausschüsse —, damit Sie sie in Listen auf einen Blick wiederfinden, filtern und gezielte Nachrichten an sie senden können.

Verstehen, wozu eine Gruppe dient

Eine Gruppe ist eine frei wählbare Kennzeichnung, unabhängig vom Profil und vom Abonnement. Während das Abonnement die Buchungsrechte festlegt und das Profil die Zugriffsrechte, ändert die Gruppe nichts daran, was der Benutzer tun kann: Sie dient nur dazu, ihn zu identifizieren und wiederzufinden.

Das macht sie flexibel. Ein und derselbe Benutzer kann mehreren Gruppen angehören, und Sie können so viele Gruppen erstellen, wie Ihre Organisation benötigt, ohne Nebenwirkungen auf die Buchungsregeln befürchten zu müssen.

Eine Gruppe erstellen

1. Gehen Sie zu Verwaltung›Benutzer›Gruppen.
2. Klicken Sie auf Neue Gruppe.
3. Füllen Sie dann Gruppenname und Gruppenfarbe aus.
4. Wählen Sie die Sichtbarkeit: Öffentlich (die Benutzer sehen, dass sie in dieser Gruppe eingetragen sind) oder Privat.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Die Farbe ist nicht nur dekorativ: Sie identifiziert die Gruppe auf einen Blick in der Benutzerliste und in den Filtern. Wählen Sie deutlich unterschiedliche Farbtöne statt fünf Blaunuancen.

Verwenden Sie den Modus Privat für interne Einstufungen, die Ihre Benutzer nicht kennen müssen: Erinnerungen an Mitgliedsbeiträge, Nachverfolgung eines Vorgangs, Liste von Personen, die erneut kontaktiert werden sollen.

Benutzern eine Gruppe zuweisen

Es gibt zwei Wege, je nach Anzahl der betroffenen Personen:

• Öffnen Sie für einen Benutzer seine Karteikarte und tragen Sie seine Gruppen im Abschnitt Zugriffsrechte ein.
• Wählen Sie für mehrere Benutzer diese unter Verwaltung›Benutzer›Benutzerverwaltung aus.
• Verwenden Sie dann Schnellbearbeitung, um für die gesamte Auswahl in einem Vorgang eine Gruppe Hinzufügen oder Entfernen.

Auch der Dateiimport kann Gruppen ausfüllen: Ordnen Sie bei der Spaltenkonfiguration eine Spalte Ihrer Tabelle dem Gruppenfeld zu.

Gruppen in der Anwendung wiederfinden

Sobald Ihre Gruppen eingerichtet sind, werden sie in mehreren Modulen zu einem Auswahlkriterium:

• In der Benutzerliste beschränkt die Filterkategorie Gruppen die Anzeige auf eine oder mehrere Gruppen.
• Beim Dateiexport beschränken dieselben Filter die exportierte Benutzergruppe.
• Für eine Sammelnachricht ist das Filtern nach Gruppe der schnellste Weg, die richtigen Empfänger anzusprechen.

Neue Registrierungen automatisch zuweisen

Anstatt neue Konten manuell einzuordnen, lassen Sie dies die Online-Registrierung erledigen: Die Option Neue Abonnenten zu einer Gruppe hinzufügen im Tab Anmeldungen eines Abonnements legt jede neue Registrierung in die von Ihnen gewählte(n) Gruppe(n).

Ein Abonnement „Tennisschule“ füllt so Saison für Saison automatisch die gleichnamige Gruppe.

Mit ADOC-Gruppen arbeiten

Clubs, die mit ADOC synchronisiert sind, sehen automatisch vom Verband erstellte Gruppen. Ein Hinweisbanner kennzeichnet sie auf ihrer Karteikarte: Ihr Name und ihre Zusammensetzung werden durch die Synchronisierung gesteuert, und nur die Farbe bleibt änderbar.

Versuchen Sie nicht, sie manuell zu korrigieren. Die nächste Synchronisierung würde Ihre Änderungen überschreiben. Wenn Sie eine andere Einstufung benötigen, erstellen Sie daneben eine eigene Gruppe.