Sammelaktionen

Ändern Sie mehrere Benutzer in einem einzigen Vorgang: Nachricht, Schnellbearbeitung, Guthaben, Karten, Sperrung, Papierkorb. Ein gut gesetzter Filter verwandelt einen Abend voller Eingaben in einen einzigen Klick.

Mehrere Benutzer auswählen

1. Grenzen Sie die Liste in Verwaltung›Benutzer›Benutzerverwaltung mit Filter ein: Abonnement, Profil, Gruppe, Alterskategorie, Status und viele weitere kombinierbare Kriterien.
2. Markieren Sie die Benutzer einzeln oder klicken Sie auf Alles auswählen, um das gesamte Filterergebnis zu übernehmen. Alles abwählen hebt die Auswahl in einem Schritt auf.
3. Öffnen Sie das Menü Aktionen.

Diese drei Bedienelemente befinden sich in derselben Leiste, gemeinsam mit dem Auswahlzähler. Auf einem Computer liegt die Leiste rechts vom Feld „Suche“, auf einem Mobilgerät direkt darunter.

Eine Sammelaktion anwenden

Das Menü Aktionen bietet je nach Ihren Rechten:

• Schnellbearbeitung: in einem Schritt Profil, Abonnement und seine Daten, den Status bezahlt oder unbezahlt, Gruppen, Benachrichtigungen, die Sichtbarkeit im Verzeichnis, das ärztliche Attest oder die Vertraulichkeit ändern sowie Passwörter zurücksetzen.
• Nachricht senden: eine Nachricht an die ausgewählten Benutzer schreiben.
• Guthaben: die Guthabenzähler in großer Zahl anpassen.
• Karten drucken: personalisierte Karten im PDF-Format erzeugen.
• Löschen: die Benutzer in den Papierkorb verschieben.
• Suspendieren und Reaktivieren: den Zugang sperren oder wieder öffnen, mit optionalem Grund und optionaler Benachrichtigung.
• Flagge: eine sichtbare Markierung setzen oder entfernen, um die zu bearbeitenden Datensätze zu erkennen.

Für E-Mail-Kampagnen mit Serienfeldern und Zustellverfolgung nutzen Sie besser das eigene Modul:

Guthaben in großer Zahl anpassen

Die Aktion Guthaben behandelt Buchungsguthaben und Einladungsguthaben getrennt: Jede Familie hat ihre eigene Auswahl, und Sie können eine auf Nichts tun belassen, während Sie die andere ändern.

Vier Vorgänge stehen zur Verfügung:

• Credits hinzufügen / entfernen: Jeder Zähler entwickelt sich ausgehend von seinem aktuellen Saldo.
• Zähler-Upgrade: setzt allen ausgewählten Benutzern denselben Saldo.
• Multiplizieren / Teilen: rechnet die bestehenden Salden um, zum Beispiel bei einer Änderung der Tarifstruktur.
• In Gastguthaben umwandeln (oder In Buchungsguthaben umwandeln): überträgt einen Saldo von einer Familie in die andere.

Zu jedem Vorgang können Sie eine Notiz hinzufügen: Sie erscheint im Verlauf des Datensatzes und erspart Ihnen, den Grund einer Anpassung später zu rekonstruieren.

Personalisierte Karten drucken

Die Aktion Karten drucken erzeugt ein hochauflösendes PDF im Visitenkartenformat, 85 × 55 mm.

1. Wählen Sie eine Thema in den Farben der Organisation.
2. Kreuzen Sie unter Anzuzeigende Daten an, was auf der Karte erscheinen soll: Benutzername und Anmeldeadresse, Geburtsdatum, Lizenznummer, Rangliste, Name und Daten des Abonnements, Zugangscode.
3. Fügen Sie unter Optionen das Foto, die farbigen Markierungen für Abonnement und Profil oder die Adresse Ihrer eigenen Website hinzu.
4. Wählen Sie die Markierungen und Beschnittzugaben passend zu Ihrer Druckart und klicken Sie dann auf Karten generieren.

Für den Druck im Büro behalten Sie Keiner bei. Für eine professionelle Druckerei wählen Sie Verlorene Gelder oder Beschnittzugabe + Schnittmarken: Die Ränder und Schnittmarken verhindern weiße Kanten.

Bei inaktiven Benutzern aufräumen

Ein Benutzerbestand wird von Jahr zu Jahr schwerer: ehemalige Mitglieder, Registrierungen ohne Folge, Konten, die für ein Trainingslager erstellt wurden. Zwei gut gesetzte Filter isolieren diejenigen, die nichts mehr nutzen, und die Sammelaktion verschiebt sie in den Papierkorb.

Der Vorteil liegt nicht nur in der besseren Übersicht: Benutzer im Papierkorb zählen nicht mehr zur Grenze Ihres Abonnements. Aufräumen schafft also Plätze, ohne den Tarif zu wechseln. Und nichts geht verloren – der Papierkorb bewahrt die Datensätze und ihren Verlauf.

Das Filterfenster öffnen

1. Gehen Sie zu Verwaltung›Benutzer›Benutzerverwaltung.
2. Klicken Sie auf Filter über der Liste. Seitlich öffnet sich ein Fenster mit allen verfügbaren Kriterien.
3. Anstatt alle Kriterien durchzugehen, geben Sie ein Wort in Filter suchen ein – „hinzugefügt“, dann „inaktiv“. Das Fenster behält nur die passenden Filter.

Drei Anhaltspunkte helfen während des gesamten Vorgangs: der Zähler Ergebnis(se) oben im Fenster, der sich bei jedem angekreuzten Feld aktualisiert; Ausgewählte Filter, das alles Nicht-Angekreuzte ausblendet und Ihre Auswahl auf einen Blick nachlesbar macht; und Zurücksetzen, das alles abwählt, um von Null zu beginnen.

Zuerst die neu Registrierten ausschließen

Kreuzen Sie Hinzugefügt > 3 Monate an – angeboten werden 3, 6 und 12 Monate.

Dieser Filter kommt zuerst, vor dem Filter für Inaktivität. Ohne ihn enthielte Ihre Auswahl die Registrierungen der letzten Wochen: Wer sich vor zehn Tagen angemeldet hat, hat noch nichts gebucht und die Anwendung noch nicht geöffnet, ist also technisch inaktiv – und Sie würden diese Person noch vor ihrem ersten Besuch löschen.

Die Inaktiven auswählen

Kreuzen Sie anschließend Inaktive Benutzer > 12 Monate an. Die Zeiträume reichen hier von 3 bis 36 Monaten.

Dieser Filter betrachtet nicht nur die Anmeldungen: Er prüft auch die Buchungen. Ein Mitglied, das sich nie anmeldet, das aber von seinen Partnern in deren Zeitfenster eingetragen wird, gilt daher nicht als inaktiv – und das ist gut so, denn es spielt.

Variieren Sie den Zeitraum, um zu beurteilen. Zwölf Monate passen zu einer Organisation mit Jahressaison, vierundzwanzig zu einer Einrichtung, in die man nur zeitweise zurückkehrt. Der Zähler Ergebnis(se) zeigt sofort, wie viele Datensätze betroffen sind.

Weitere Filter hinzufügen

Die beiden vorherigen Kriterien unterscheiden nicht zwischen Personengruppen. Man räumt jedoch nicht bei allen auf dieselbe Weise auf: Fügen Sie so viele Kriterien hinzu, wie nötig, sie lassen sich alle kombinieren.

• Beschränken Sie unter Profile die Auswahl auf eine Personengruppe – Besucher und Konten, die für einen Probetermin erstellt wurden, lassen sich leicht entfernen, Trainer und gewählte Amtsträger niemals.
• Zielen Sie unter Abonnements auf einen bestimmten Tarif, zum Beispiel eine Stundenkarte oder ein Mietabonnement, das nicht verlängert wurde.
• Die übrigen Gruppen des Fensters lassen sich genauso kreuzen: Alterskategorie, Gruppe, Rangliste, Sperrstatus.

Kreuzen Sie mehrere Einträge derselben Gruppe an, um sie zu addieren: Zwei angekreuzte Profile behalten die Personen des einen oder des anderen Profils. Kriterien aus unterschiedlichen Gruppen hingegen summieren sich: Ein Profil und ein Abonnement zusammen angekreuzt behalten nur die Personen, die beide Bedingungen erfüllen.

Prüfen, dann löschen

1. Schließen Sie das Fenster und gehen Sie die erhaltene Liste durch. Sie enthält manchmal Fälle, die kein Filter kennen kann – der Kassenwart, der nie bucht, das Verwaltungskonto einer Lehrkraft, der Kontakt einer partnerschaftlich verbundenen Gemeinde.
2. Markieren Sie die zu löschenden Datensätze einzeln. Passt die Liste so, wie sie ist, übernimmt Alles auswählen das gesamte Filterergebnis, und Sie entfernen anschließend die Markierung bei den Ausnahmen.
3. Öffnen Sie Aktionen und dann Löschen.

Die Datensätze wandern in den Papierkorb, verschwinden aus Ihren Listen und zählen nicht mehr zu Ihrem Abonnement.