Buchhaltung & Audit
Richten Sie den Kontenplan Ihrer Organisation ein, exportieren Sie Ihre Buchungssätze in die Software Ihrer Steuerberatung, aktivieren Sie die elektronische Rechnung im Factur-X-Format und finden Sie die Belege, die die Finanzverwaltung von Ihnen verlangen kann: Bescheinigung, Ereignisjournal, Abschlüsse und Archive.
Ihren Kontenplan einrichten
Der Kontenplan legt fest, auf welche Konten und in welche Journale Ihre Verkäufe in den Exporten gebucht werden. Er wird je Abrechnungskonto eingestellt: Zwei Einheiten, die getrennt abrechnen, haben jeweils ihren eigenen.
- Gehen Sie zu Verwaltung›Einstellungen›Abrechnung›Abrechnungskonten und öffnen Sie das betreffende Konto.
- Öffnen Sie den Reiter Kontenplan.
- Passen Sie die Kontonummern und die Kontobezeichnungen an und klicken Sie anschließend auf Speichern.
Der Bildschirm gliedert sich in drei Blöcke:
- Verkäufe, MwSt und Kunden: die Konten für Dienstleistungen, vereinnahmte Umsatzsteuer, Kunden und gewährte Rabatte.
- Kassenwesen: die Konten für Bank, Kasse und zum Einzug eingereichte Schecks, die von den Zahlungsbuchungen verwendet werden.
- Journale: die Codes der Verkaufs-, Bank- und Kassenjournale.
Ihre Verkäufe nach Kategorie oder Steuersatz aufteilen
Standardmäßig werden alle Ihre Verkäufe auf ein einziges Erlöskonto gebucht. Zwei optionale Aufteilungen im selben Reiter erlauben eine feinere Gliederung.
- Umsatzaufteilung nach Kategorie: ein eigenes Konto je Produktkategorie – Abonnements, Guthaben, Ausrüstung, Unterricht … Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen, wählen Sie die Kategorie und geben Sie ihr Konto ein.
- Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer nach Satz: ein eigenes Konto für vereinnahmte Umsatzsteuer je Steuersatz. Klicken Sie auf Einen Satz hinzufügen, geben Sie den Satz und sein Konto ein.
Das ist nützlich, wenn Ihre Buchhaltung die Aktivitäten voneinander trennen muss – etwa um die Einnahmen aus dem Unterricht von den Platzvermietungen zu unterscheiden. Ohne Aufteilung landet alles auf den weiter oben festgelegten Sammelkonten.
Ihre Verkäufe und Buchungssätze exportieren
- Gehen Sie zu Verwaltung›Dashboard›Abrechnung›Rechnungen & Transaktionen.
- Filtern Sie die Liste nach dem gewünschten Zeitraum und den gewünschten Kriterien: Der Export übernimmt exakt die auf dem Bildschirm angezeigten Filter.
- Klicken Sie auf Export herunterladen und wählen Sie ein Format.
Die Geschäftstätigkeit verfolgen
- Excel (.xlsx): eine Zeile je Bestellung, mit Datum, Benutzer, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag, Status und Zahlungsart. Dieses Format eignet sich am besten, um Ihre Verkäufe in einer Tabellenkalkulation auszuwerten.
- CSV (.csv): derselbe Bericht in einem Format, das jede Tabellenkalkulation lesen kann.
- PDF-Rechnungen herunterladen: ein Archiv mit dem PDF jeder Rechnung des aktuellen Filters. Es enthält ausschließlich ausgestellte Rechnungen.
An Ihre Steuerberatung übermitteln
- Buchungssätze (.csv): die Buchungssätze in Soll/Haben je Rechnung, in einem lesbaren Format für einen manuellen Import.
- FEC (Frankreich): die Datei der Buchungssätze (Fichier des Écritures Comptables), das gesetzliche französische Format, importierbar von Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane oder QuickBooks. Ein ausgeglichener Buchungssatz je Rechnung.
- FAIA (Luxemburg) und DATEV (Deutschland): die gesetzlichen Formate dieser beiden Länder, die den dort ansässigen Organisationen angeboten werden.
Die Option Finanzvorschriften einbeziehen fügt den Verkaufsbuchungen die Zahlungsbuchungen (Bank, Kasse, Scheck) hinzu. Deaktivieren Sie sie, um nur das Verkaufsjournal zu exportieren.
Rechnungen im Factur-X-Format ausstellen
Die elektronische Rechnungsstellung wird in Frankreich verpflichtend. Factur-X ist das gewählte Format: eine ganz gewöhnliche PDF-Rechnung, in die eine Datendatei eingebettet ist, die Buchhaltungsprogramme automatisch auslesen können.
Für die Person, die die Rechnung erhält, ändert sich nichts: Sie öffnet ein PDF, genau wie zuvor. Ihre Buchhaltungssoftware findet darin zusätzlich die Beträge und Kennungen, ohne dass sie diese erneut erfassen muss.
Prüfen, ob Ihre Organisation betroffen ist
Das ist die erste zu klärende Frage, und die Antwort fällt längst nicht für alle Organisationen gleich aus.
- Sportvereine, die nach Artikel 261-7-1° des französischen Steuergesetzbuchs von der Umsatzsteuer befreit sind, sind weder von der elektronischen Rechnungsstellung noch vom E-Reporting betroffen. Viele Organisationen fallen in diese Kategorie.
- Umsatzsteuerpflichtige Organisationen müssen ihre Rechnungen zwischen Unternehmen im elektronischen Format ausstellen. Für Kleinst-, kleine und mittlere Unternehmen, also nahezu alle Organisationen, gilt als Frist für die Ausstellung der 1. September 2027.
- Rechnungen an Privatpersonen (Ihre Mitglieder) fallen unabhängig von Ihrem Steuerstatus nicht in den Anwendungsbereich der elektronischen Rechnungsstellung.
Das Format aktivieren
- Gehen Sie zu Verwaltung›Einstellungen›Abrechnung›Abrechnungskonten und bearbeiten Sie das betreffende Konto.
- Suchen Sie im Reiter Abrechnung die Option Elektronische Rechnung im Abschnitt Rechnungsdaten.
- Wählen Sie das Format:
- Factur-X (Frankreich) für eine französische Organisation: Es ergänzt die französischen Pflichtangaben, die auf Rechnungen zwischen Unternehmen erwartet werden;
- Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) für die europäische Norm ohne die französischen Besonderheiten;
- Deaktiviert, um klassische PDF-Rechnungen zu erzeugen.
Die Einstellung gilt jeweils für ein Abrechnungskonto: Eine Organisation, die über mehrere Konten abrechnet, aktiviert sie unabhängig voneinander.
Die Pflichtangaben eintragen
Eine elektronische Rechnung muss ihren Aussteller eindeutig identifizieren. Diese Angaben werden im selben Reiter im Abschnitt Rechnungsdaten eingegeben.
- Die SIRET Ihrer Organisation: Das ist das unverzichtbare Feld. Ohne sie kann die Rechnung nicht konform sein, und unter der Option erscheint eine Warnmeldung.
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern Ihre Organisation umsatzsteuerpflichtig ist. Bleibt sie leer, dient die SIRET-Nummer als Steuerkennung.
- Die vollständige Anschrift: Firmenname, Straße, Postleitzahl, Ort und Land. Eine unvollständige Anschrift führt zu einer Rechnung, die von der Plattform Ihres Kunden abgelehnt wird.
- Die Rechnungs-E-Mail-Adresse, die als Kontaktpunkt dient, wenn keine andere Kennung verfügbar ist.
Die SIREN-Nummer Ihrer gewerblichen Kunden erfassen
Eine Rechnung zwischen Unternehmen muss auch den Käufer identifizieren. Die SIREN-Nummer des Kunden wird in seiner Rechnungsanschrift im Block Firmenadresse eingegeben, zusammen mit der Firmenname und der SIREN. Dieselbe Eingabe wird bei einem Thekenverkauf angeboten.
Für eine Rechnung an eine Privatperson wird nichts davon verlangt: Name, Anschrift und Land genügen.
Ihre Prüfbelege finden
Eine Software, die Zahlungen einnimmt, muss nachweisen können, dass ihre Buchungen nicht nachträglich verändert wurden. Vier Belege erfüllen diese Anforderung und sind an derselben Stelle zusammengefasst: Gehen Sie zu Verwaltung›Einstellungen›Abrechnung›Abrechnungskonten, öffnen Sie das betreffende Abrechnungskonto und anschließend den Reiter Buchhaltung & Audit.
Dieser Reiter erscheint nur bei einem bereits gespeicherten Konto: Die Belege beziehen sich auf eine Aktivität, bei einem Konto, das gerade erst angelegt wird, gibt es nichts anzuzeigen. Jedes Abrechnungskonto hat seine eigenen – wenn Ihre Organisation über mehrere Einheiten abrechnet, prüfen Sie sie getrennt.
Ihre Bescheinigung herunterladen
Bei einer Prüfung kann die Finanzverwaltung von Ihnen den Nachweis verlangen, dass Ihre Kassensoftware die Anforderungen an Unveränderbarkeit, Sicherung, Aufbewahrung und Archivierung der Daten erfüllt. Die Karte Bescheinigung für Kassensoftware erzeugt diesen Nachweis auf Anfrage über Herunterladen (PDF).
Das Dokument besteht aus zwei Teilen. Der Teil des Herstellers ist bereits unterschrieben. Den zweiten muss Ihr gesetzlicher Vertreter ausfüllen und unterschreiben: Die Bescheinigung ist erst vollständig, wenn beide Teile vorliegen, und sie werden gemeinsam vorgelegt.
Die Karte erscheint nur bei einem französischen Abrechnungskonto: Die Pflicht betrifft die in Frankreich ansässigen Steuerpflichtigen.
Das Ereignisjournal einsehen
Die Karte Ereignisprotokoll führt über Einsehen zum Beweismittel darüber, was in Ihrer Abrechnung geschehen ist. Sie finden dort nicht die Verkäufe – die stehen in Ihren Bestellungen –, sondern die technischen Vorgänge rund um sie.
Dazu gehören insbesondere erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldungen, Änderungen der Konfiguration, Änderungen der Abrechnungsrechte, gesetzte Abschlüsse, versiegelte Dokumente und ausgestellte Duplikate, erzeugte Archive, Buchhaltungsexporte, Wechsel in den Testmodus sowie erkannte Auffälligkeiten: Kettenbruch, Abweichung beim Abschluss, Uhrzeitanomalie.
Jede Zeile enthält ihr Datum, ihre Ereignisart, das betreffende Konto, den Bediener und die Details. Ein Filter nach Art und Zeitraum hilft bei der Orientierung, und die Schaltfläche Exportieren erzeugt daraus eine Datei.
Die Abschlüsse verstehen
Ein Abschluss versiegelt einen Zeitraum: Er friert die darin enthaltenen Zahlungseingänge, Rechnungen und Gutschriften ein, die anschließend weder geändert noch neu erzeugt werden können. Die Karte Abschlüsse zeigt die Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse Ihres Kontos.
Sie werden automatisch gesetzt, ohne Ihr Zutun. Sie müssen also jeden Abend nichts „erledigen“: Die Tabelle füllt sich von selbst.
Jede Zeile nennt den Zeitraum, die Anzahl der Transaktionen, die Netto eingenommen, die Aufteilung je Zahlungsart – online, vor Ort, bar, Scheck, Überweisung, Kartenterminal – sowie die Anzahl der ausgestellten Rechnungen und Gutschriften.
Zwei Punkte sollten Sie verstehen, weil sie häufig überraschen:
- Die Gesamtsumme beginnt nie wieder bei null. Es handelt sich um eine fortlaufende Kumulation seit Bestehen des Kontos, nicht um einen Periodensaldo. Eine ständig steigende Summe ist das erwartete Verhalten.
- Die Wiederaufnahme (Nullpunkt) gibt das Datum und den Betrag an, ab dem diese Kumulation beginnt. Bei einem Konto, das bereits vor Einführung der Abschlüsse bestand, ist das der gewählte Ausgangspunkt und nicht null.
Ihre Steuerarchive abrufen
Jeder abgeschlossene Monat führt zu einem eingefrorenen Archiv, das in einer mit Zeitstempel versehenen ZIP-Datei zusammengefasst ist: Transaktionen, Rechnungen, Gutschriften, Abschlüsse und technisches Journal des Zeitraums. Die Karte Archiv listet sie unter Monatsarchive auf, mit ihrem Zeitraum, ihrer Größe, ihrem Erstellungsdatum und ihrem Prüfsumme (SHA-256).
Dieser Fingerabdruck macht das Archiv überprüfbar: Er ändert sich schon bei einem einzigen veränderten Byte. Zwei Schaltflächen ergänzen die Karte, Prüfwerkzeug und Prüfhandbuch – damit kann ein Dritter, ein Prüfer oder eine Steuerberatung, die Unversehrtheit eines Archivs selbst kontrollieren, ohne Sie einzuschalten.
Die Archive werden automatisch erzeugt. Wenn für einen abgeschlossenen Zeitraum noch keines vorliegt, erscheint er unter Abgeschlossene, nicht archivierte Zeiträume, und eine Schaltfläche Generieren erlaubt es, ihn sofort zu erzeugen.
