Gäste per Link bezahlen lassen
Ein Benutzer bucht mit einem Freund, der nicht zur Organisation gehört. Anstatt die Einladung für ihn zu bezahlen, lässt er seinen Freund seinen Anteil selbst online begleichen, ohne dass dieser ein Konto anlegen muss. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Zahlung per Link aktivieren, wohin das Geld fließt und wie Sie diese Zahlungen verfolgen.
Die Zahlung per Link verstehen
Beim Buchen legt der Buchungsinhaber (der Benutzer, der bucht) für jeden seiner Gäste fest, wer dessen Platz bezahlt: er selbst, wie gewohnt, oder der Gast über einen Link. Der Link wird per E-Mail verschickt, wenn der Buchungsinhaber die Adresse des Gastes eingegeben hat. Andernfalls leitet er ihn selbst aus den Buchungsdetails weiter. Der Gast bezahlt auf einer Seite im Design Ihrer Organisation und erhält seine Rechnung.
Der Buchungsinhaber hat zwei Möglichkeiten:
- „später“: Die Buchung wird sofort bestätigt, und der Buchungsinhaber streckt die Einladung mit seinen Credits vor. Der Gast kann bis zu 7 Tage nach dem Ende des Zeitfensters bezahlen. Sobald er bezahlt hat, werden die vorgestreckten Credits dem Buchungsinhaber zurückgebucht;
- „jetzt“: Die Buchung wartet während der Frist für die Zahlung bei Buchung auf die Zahlung des Gastes und wird anschließend bestätigt. Erfolgt die Zahlung nicht rechtzeitig, wird die Buchung storniert und das Zeitfenster freigegeben.
Nicolas bucht einen Padel-Court mit seinem Freund Paul, der als Gast 8 € kostet. Mit „später“ streckt Nicolas die 8 € der Einladung mit seinen Credits vor und erhält sie als Credits zurück, sobald Paul bezahlt hat. Mit „jetzt“ bleibt Pauls Anteil nicht an Nicolas hängen: Die Buchung wartet auf Pauls 8 €, und die Credits, die Nicolas während der Wartezeit abgezogen wurden, werden ihm zurückgebucht, sobald die Buchung bestätigt ist.
Die Zahlung per Link aktivieren
Die Einstellung erfolgt für jedes Abonnement einzeln. Sie ist standardmäßig aktiviert: Ihre Abonnenten sehen die Auswahl, sobald die unten genannten Bedingungen erfüllt sind.
- Öffnen Sie Verwaltung›Benutzer›Zugriffsrechte›Abonnements und dann das Abonnement.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie im Tab Einladungen unter Wer bezahlt die Einladungen? die Option Gäste per Link bezahlen lassen.
- Speichern Sie.
Die Auswahl wird dem Benutzer nur angeboten, wenn:
- Ihre Organisation online kassiert: Das Abrechnungskonto des Abonnements bietet eine Online-Zahlung an. Andernfalls ist die Option ausgegraut, und ein Link Online-Zahlung einrichten führt Sie zu den Abrechnungskonten;
- das Abonnement seine Einladungscredits online verkauft (beim Einheitliches Credit-System seine Buchungscredits): Dieser Preis bestimmt den Anteil des Gastes;
- der Buchungsinhaber als Einziger die Einladungen bezahlt. Das ist bei Nur die Person belasten, die für die Buchung verantwortlich ist immer der Fall; bei Jeder Teilnehmer bezahlt die Einladungen nur dann, wenn er ausschließlich mit seinen Gästen spielt, ohne Partner aus der Organisation;
- der Buchungsinhaber nicht ausgewählt hat, die Einladungen seiner Partner zu bezahlen;
- die Buchung nicht wiederholt wird;
- der Anteil des Gastes den Mindestbetrag einer Online-Zahlung erreicht: 0,50 € mit Stripe, 1 € mit den anderen Online-Zahlungsmitteln. Darunter wird für diesen Gast nur die Zahlung durch den Buchungsinhaber angeboten.
„Jetzt“ erfordert zusätzlich die Option Zahlung bei Buchung, die im Tab Credits oder Einladungen aktiviert wird: Die Buchung wartet während der für diese Zahlung eingestellten Frist auf die Zahlung des Gastes.
Der Link wird nie angeboten, wenn Sie für einen Benutzer buchen, wenn über ein Terminal im Kioskmodus gebucht wird oder bei einer Teilnahmebuchung.
Um die Zahlung per Link nicht mehr anzubieten, deaktivieren Sie die Option. Es werden dann keine neuen Links mehr erstellt, und bereits verschickte Links bleiben bis zu ihrem Fälligkeitsdatum bezahlbar.
Wissen, was der Gast bezahlt und wohin das Geld fließt
Der Anteil des Gastes ist der Geldwert der Credits, die seine Einladung kostet, zu dem Preis, zu dem das Abonnement des Buchungsinhabers seine Einladungscredits verkauft (beim Einheitliches Credit-System seine Buchungscredits). Er wird zum Zeitpunkt der Buchung festgelegt und ändert sich danach nicht mehr: Wird die Buchung anschließend verschoben oder verlängert und kostet sie mehr Credits, trägt der Buchungsinhaber den Mehrbetrag. Das Fälligkeitsdatum der Zahlung hingegen richtet sich nach der Buchung.
Jeder zahlende Gast hat seine eigene Bestellung auf den Namen des Laufkunde Ihrer Organisation, auch wenn er bei Ihnen ein Konto hat. Sie enthält eine Position Gastanteil mit Kalender, Datum und Uhrzeit und wird auf dem Abrechnungskonto des Abonnements des Buchungsinhabers kassiert. Der Gast erhält seine Rechnung per E-Mail und kann sie auf seiner Zahlungsseite herunterladen. Um seine Bestellung zu finden, suchen Sie in Verwaltung›Dashboard›Abrechnung›Rechnungen & Transaktionen nach seinem Namen oder seiner E-Mail-Adresse.
Das vom Gast bezahlte Geld geht an Ihre Organisation, niemals an den Buchungsinhaber: Dieser erhält nur zurück, was er vorgestreckt hat, und zwar immer in Credits, auch wenn er diese Credits beim Buchen per Karte bezahlt hatte.
Eine Zahlung vor Ort, per Scheck oder per Überweisung kassieren
Wenn das Abrechnungskonto die Zahlung vor Ort, per Scheck oder per Überweisung akzeptiert, kann ein Gast, der „später“ bezahlt, eines dieser Zahlungsmittel auf seiner Zahlungsseite wählen. Er erhält dann einen Bestellschein mit den Zahlungsanweisungen. Damit kündigt er lediglich an, wie er bezahlen möchte: Sein Anteil gilt erst als beglichen, wenn Sie die Zahlung erfasst haben, und bis dahin kann er weiterhin online bezahlen. „Jetzt“ bietet nur die Online-Zahlung an.
- Öffnen Sie die Buchungsdetails.
- Klicken Sie unter der Zeile des Gastes auf Kassieren: Seine Bestellung öffnet sich.
- Erfassen Sie die erhaltene Zahlung wie bei jeder anderen Bestellung.
Sobald die Bestellung vollständig bezahlt ist, gilt der Anteil des Gastes als beglichen, und die vorgestreckten Credits werden dem Buchungsinhaber zurückgebucht. Hatte der Gast eine Zahlung vor Ort, per Scheck oder per Überweisung angekündigt und erhalten Sie diese nach dem Fälligkeitsdatum, erfassen Sie sie auf die gleiche Weise: Der Gast kann nicht mehr online bezahlen, aber der kassierte Betrag wird dem Buchungsinhaber in Credits zurückgebucht.
Einem Gast Geld erstatten
Wird eine Buchung storniert, nachdem ein Gast bezahlt hat, richtet sich das Schicksal seines Anteils nach dem der Einladung, die der Buchungsinhaber vorgestreckt hatte:
- Wird diese Einladung dem Buchungsinhaber zurückgebucht, zum Beispiel bei einer fristgerechten Stornierung oder einer Stornierung durch Ihre Organisation, erhält der Gast eine Erstattung;
- Wird sie ihm nicht zurückgebucht, weil das Abonnement die Einladungen bei einer verspäteten Stornierung nicht zurückbucht, behält Ihre Organisation auch den Anteil des Gastes.
Werden alle Gäste einer weiterbestehenden Buchung entfernt oder ersetzt, erhält der Gast, der bezahlt hat, ebenfalls eine Erstattung, auch außerhalb der Frist.
Die Art der Erstattung hängt vom Zahlungsmittel des Gastes ab. Hat er online mit Stripe, HelloAsso oder SumUp bezahlt, wird ihm der Betrag innerhalb weniger Minuten automatisch erstattet, mit einer Gutschrift. Hat er anders bezahlt, also vor Ort, per Scheck, per Überweisung oder mit einem anderen Online-Zahlungsmittel, erhält er keine direkte Erstattung: Der Betrag wird dem Buchungsinhaber in Credits zurückgebucht.
Beim Stornieren zeigt die Bestätigungsmeldung der stornierenden Person für jeden zahlenden Gast an, ob er eine Erstattung erhält oder ob sein Anteil in Credits an den Buchungsinhaber zurückgeht. Die Stornierungs-E-Mail an den Buchungsinhaber bestätigt dies. Behält Ihre Organisation den Anteil, wird nichts angezeigt.
Konnte eine automatische Erstattung nicht bestätigt werden, zeigen die Buchungsdetails einen Warnhinweis mit einem Verweis auf die Bestellung an. Öffnen Sie die Bestellung. Prüfen Sie die Erstattung im Bereich Ihres Zahlungsanbieters. Eine Erstattung, die Sie selbst aus der Bestellung heraus vornehmen, ändert nichts für den Buchungsinhaber: Die Credits, die er zurückerhalten oder vorgestreckt hat, bleiben unverändert.
Die Zahlungen der Gäste verfolgen
In den Buchungsdetails hat jeder Gast seine eigene Zeile: wer seinen Platz bezahlt, das Fälligkeitsdatum der Zahlung und eine Markierung Ausstehend, solange er nicht bezahlt hat. Dort sehen Sie auch seine E-Mail-Adresse. Die Teilnehmer der Buchung sehen, ob der Gast bezahlt hat, aber nicht seine Adresse.
Den Link kopieren, den QR-Code anzeigen, die E-Mail senden, den Anteil selbst übernehmen (Ich bezahle doch) oder einen einzelnen Gast ersetzen kann nur der Buchungsinhaber. Sie können hingegen alle Gäste über das Symbol in der Zeile der Gäste ersetzen: Vor dem Speichern erinnert eine Bestätigung an die Links, die storniert werden, und an die Anteile, die erstattet werden.
Solange ein Gast einen laufenden Zahlungslink hat oder per Link bezahlt hat, kann der Buchungsinhaber in einer weiterbestehenden Buchung weder entfernt noch ersetzt werden: Entfernen Sie zuerst die Gäste oder stornieren Sie die Buchung. Es werden keine automatischen Erinnerungen an die Gäste verschickt: Es liegt am Buchungsinhaber, den Link bei Bedarf erneut zu senden.
Die Umstellung eines Abonnements auf den Wallet-Modus wird verweigert, solange ein Gast seinen Anteil an einer bereits begonnenen Buchung nicht bezahlt hat: Versuchen Sie es nach seinem Fälligkeitsdatum erneut, also 7 Tage nach dem Ende der Buchung.
