Rechnungen & Transaktionen
Verfolgen Sie alle Verkaufsdokumente Ihres Clubs — Angebote, Bestellungen und Rechnungen. Nehmen Sie Zahlungen entgegen. Führen Sie Rückerstattungen durch. Exportieren Sie Ihre Verkäufe für die Buchhaltung. Öffnen Sie das Menü Verwaltung›Dashboard›Abrechnung›Rechnungen & Transaktionen.
- Die drei Dokumenttypen unterscheiden
- Einen Verkauf wiederfinden
- Eine Bestellung oder ein Angebot erstellen
- Einen Rabatt anwenden
- Eine Zahlung erfassen
- Die Zahlung aufteilen
- Einen Verkauf zurückerstatten
- Dokumente senden und herunterladen
- Nachvollziehen, was passiert ist
- Eine ausstehende Bestellung verwalten
- Verkäufe und Buchhaltung exportieren
Die drei Dokumenttypen unterscheiden
Ein Verkauf hat nicht immer dieselbe Form. Der Typ wird beim Erstellen des Dokuments ausgewählt.
- Das Angebot ist ein beziffertes Angebot, das dem Benutzer zur Zustimmung gesendet wird — zum Beispiel ein Kurs für eine Schulgruppe oder eine Court-Miete für ein Unternehmen.
- Die Bestellung ist der eingeleitete Verkauf, der noch auf Zahlung wartet. Sie trägt die Zahlungen.
- Die Rechnung ist das nummerierte Dokument, das ausgestellt wird, sobald eine Zahlung eingegangen ist.
Ein viertes Dokument, der Bestellschein, eignet sich für öffentliche Einrichtungen und Betriebsräte, die vor der Ausgabenfreigabe einen Beleg benötigen.
Was aus einem angenommenen Angebot wird
Ein Angebot ist keine Sackgasse. Wenn es per E-Mail gesendet wird, enthält es einen Link, über den der Benutzer es selbst annehmen kann, ohne Konto und ohne Anmeldung. Dieser Link bleibt 14 Tage gültig.
Das Anzeigen des Angebots — der Seite oder der PDF-Datei — gilt nicht als Annahme. Die Annahme erfolgt in dem Moment, in dem der Benutzer eine Zahlungsmethode auswählt. Diese Auswahl bestimmt den weiteren Ablauf:
- Bei einer späteren Zahlung (Überweisung, Scheck, vor Ort) wird das Angebot zu einer Bestellung mit ausstehender Zahlung. Sie wird zur Rechnung, wenn Sie die Zahlung erfassen.
- Bei einer Online-Zahlung erfolgt die Zahlung direkt im Anschluss. Das Dokument wird unmittelbar zu einer nummerierten Rechnung.
Anders gesagt: Ein angenommenes Angebot wird danach genau wie eine Bestellung nachverfolgt. Sie finden es im Tab, der seinem neuen Typ entspricht.
Einen Verkauf wiederfinden
- Öffnen Sie Verwaltung›Dashboard›Abrechnung›Rechnungen & Transaktionen.
- Die oberen Tabs filtern nach Typ (Angebot, Bestellungen, Rechnungen) und nach Status (Ausstehend, Bezahlt, Abgebrochen, Erstattet).
- Der Bereich Filter verfeinert anschließend die Suche. Die Kriterien werden kombiniert.
Sechs Filter sind verfügbar. Drei davon werden oft vergessen, obwohl sie die häufigsten Fragen beantworten:
- Pro Benutzer: die gesamte Kaufhistorie eines Mitglieds, wenn es eine Abbuchung bestreitet.
- Von Manager: die Verkäufe, die von einer Person aus dem Team erfasst wurden — nützlich, um einen Diensttag zu prüfen.
- Pro Abrechnungskonto: unverzichtbar, sobald Ihr Club über mehrere Einheiten abrechnet.
- Im Abonnement, Nach Produktkategorie und Nach Status ergänzen die Sortierung.
Der Auswahlbereich Zeitraum begrenzt schließlich die Anzeige. Er steuert auch die Exporte, die genau das übernehmen, was Sie auf dem Bildschirm sehen.
Nach Person ebenso wie nach Nummer suchen
Das Suchfeld ist nicht auf Dokumentreferenzen beschränkt. Es durchsucht gleichzeitig:
- die Bestellnummer und die Rechnungsnummer;
- die Identität des Benutzers: Nachname, Vorname, Anmeldekennung, E-Mail-Adresse und Lizenznummer;
- die Kontaktdaten, die auf dem Verkauf selbst erfasst wurden — Nachname, Vorname, Firmenname und E-Mail der Rechnungsadresse.
Dieser letzte Punkt ist für Counter sales wichtig: Der Käufer hat kein Konto, die Liste zeigt ihn als Walk-in customer an, und nur die Suche über die Rechnungsadresse ermöglicht es, seinen Verkauf wiederzufinden. Geben Sie „Dupont“ oder seine E-Mail-Adresse ein.
Eine Bestellung oder ein Angebot erstellen
- Klicken Sie auf Neu.
- Ein Fenster Einen Benutzer auswählen wird geöffnet. Wählen Sie die Person aus, für die der Verkauf bestimmt ist. Das ist die erste Entscheidung, da sie die Rechnungsadresse und die berechtigten Subscriptions bestimmt.
- Wählen Sie anschließend den Dokumenttyp aus, Angebot oder Bestellung.
- Fügen Sie die Zeilen mit Produkt hinzufügen hinzu.
- Prüfen Sie die Rechnungsadresse. Ohne Ihr Eingreifen wird die Standardadresse des Benutzers verwendet.
- Klicken Sie auf Speichern.
Jede Zeile stammt wahlweise aus dem Katalog oder aus einer freien Eingabe. Die freie Eingabe (benutzerdefinierte Kachel) dient für außergewöhnliche Verkäufe — zum Beispiel eine Besaitung oder eine Kostenbeteiligung. Das Kontrollkästchen Im Katalog speichern erspart Ihnen die erneute Eingabe beim nächsten Mal, wenn diese Leistung wieder angeboten werden soll.
Eine Bestellung bleibt änderbar, solange keine Zahlung eingegangen ist. Nach der ersten Zahlung wird sie festgeschrieben. So wird sichergestellt, dass ein bereits bezahltes Dokument nicht nachträglich ohne Wissen des Kunden geändert wird.
Einen Rabatt anwenden
Es gibt zwei Mechanismen, die nicht denselben Zweck erfüllen. Öffnen Sie den Bereich Aktionscode & Rabatt, um auf die Konfiguration zuzugreifen.
- Der Aktionscode übernimmt eine bereits definierte Verkaufsaktion. Klicken Sie auf Einen Promo-Code auswählen, und der Code wendet seine eigene Zielgruppen- und Begrenzungsregel an.
- Die Manuelle Ermäßigung ist eine einmalige Geste, die von Fall zu Fall entschieden wird: ein Prozentsatz oder ein Betrag, den Sie frei eingeben und der auf den Gesamtbetrag inklusive MwSt. angewendet wird.
Eine Zahlung erfassen
- Öffnen Sie die Bestellung, und klicken Sie dann auf Zahlung.
- Geben Sie den Betrag ein. Der vollständige Saldo wird vorgeschlagen, aber ein Teilbetrag ist möglich.
- Wählen Sie die Methode aus: CB vor Ort, Bargeld, Überweisung oder Scheck.
- Speichern Sie.
Wenn ein POS terminal für das Abrechnungskonto konfiguriert ist, kann die Zahlung direkt an das POS terminal gesendet werden, anstatt manuell erfasst zu werden.
Jede Zahlung erscheint im Bereich Transaktionen der Bestellung mit ihrem Status: Bestätigt, Ausstehend, Fehler oder Abgelehnt. Eine versehentlich erfasste Zahlung wird mit Diese Transaktion bearbeiten oder Diese Transaktion stornieren korrigiert. Die Bestellung berechnet sofort ihren Verbleibender Betrag zu zahlen neu.
Die Zahlung aufteilen
Die Schaltfläche Zeitplan verteilt den noch zu zahlenden Betrag auf mehrere datierte Raten. Bei jeder folgenden Zahlung wird Ihnen automatisch der Betrag der nächsten Rate vorgeschlagen.
Einen Verkauf zurückerstatten
- Öffnen Sie die bezahlte Bestellung, und klicken Sie dann auf Erstatten.
- Geben Sie den Betrag ein. Die vollständige Rückerstattung wird vorgeschlagen, eine teilweise Rückerstattung bleibt möglich.
- Wenn mehrere Zahlungen eingegangen sind, wählen Sie aus, ob die Rückerstattung auf die gesamte Bestellung oder auf eine bestimmte Zahlung angerechnet werden soll.
Eine Online-Zahlung wird direkt über das Payment gateway zurückgesendet, das sie verarbeitet hat. Sie müssen keine Überweisung ausführen.
Beim Status ist die Unterscheidung für Ihre Buchhaltung wichtig: Eine teilweise Rückerstattung lässt die Bestellung auf Bezahlt und zeigt den Netto eingenommen an, während eine vollständige Rückerstattung sie auf Erstattet setzt. Eine Registration über 200 €, von der 50 € erstattet werden, bleibt zum Beispiel ein bezahlter Verkauf mit einem Nettozahlungseingang von 150 €.
Dokumente senden und herunterladen
Eine eigene Schaltfläche bündelt alles, was den Beleg selbst betrifft. Sie trägt den Namen des geöffneten Dokuments und zeigt Ihnen damit zugleich, wo der Verkauf steht: Angebot, Bestellschein oder Rechnung, sobald eine Zahlung eingegangen ist.
Das Menü bietet drei Aktionen:
- Vorschau, um den Beleg vor dem Versand auf dem Bildschirm zu prüfen;
- Herunterladen (PDF), um ihn zu archivieren oder über einen anderen Kanal zu übermitteln;
- Per E-Mail senden, um ihn direkt an den Benutzer zu senden.
Nachvollziehen, was passiert ist
Der Bereich Bestellverlauf bewahrt die Ereignisse des Verkaufs auf: Erstellung, Änderungen, Zahlungseingänge, Sendungen. Dies ist die erste Stelle, die Sie öffnen sollten, wenn ein Mitglied angibt, seine Rechnung nie erhalten zu haben, oder wenn ein Betrag nicht der Erinnerung des Teams entspricht.
Eine ausstehende Bestellung verwalten
Eine ausstehende Bestellung kann jederzeit vom Benutzer in seinem Bereich bezahlt oder von Ihnen manuell erfasst werden.
Leistungen mit manueller Validierung — Überweisung, Scheck — werden bereitgestellt, sobald Sie eine Zahlung speichern. Solange Sie dies nicht getan haben, steht dem Mitglied nichts zur Verfügung.
Um einen Verkauf aufzugeben, öffnen Sie ihn und verwenden Sie Bestellung stornieren. Er bleibt einsehbar, und die Einstellung Stornierungen ausblenden entfernt ihn aus den Listen.
Verkäufe und Buchhaltung exportieren
Klicken Sie oben in der Liste auf Export herunterladen. Der Export übernimmt die Filter und den Zeitraum, die auf dem Bildschirm angezeigt werden. Verkaufsberichte für Tabellenkalkulationen, Buchungssätze und gesetzliche Formate werden auf der entsprechenden Seite beschrieben.
