Benutzer importieren und exportieren

Bauen Sie Ihre Datenbank in wenigen Minuten auf oder aktualisieren Sie sie: Schnellerfassung, Import einer Excel-/CSV-Datei mit Spaltenzuordnung und anpassbarer Export.

Einige Benutzer schnell hinzufügen

1. Gehen Sie zu Verwaltung›Benutzer›Import / Export›Schnellerstellung.
2. Füllen Sie eine Zeile pro Benutzer aus: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefon. Klicken Sie bei Bedarf auf Zeile hinzufügen.
3. Aktivieren Sie Anmeldedaten per E-Mail senden, um Benutzerkennung und Passwort automatisch zuzustellen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Die Zugangsdaten werden gemäß Ihren Standardeinstellungen für Passwörter erzeugt. Zugewiesenes Profil und zugewiesenes Abonnement entsprechen den Standardwerten aus den erweiterten Einstellungen – prüfen Sie diese vor Ihrer ersten Erfassung, denn sie gelten für alle danach erstellten Konten.

Eine Excel- oder CSV-Datei importieren

Der Import läuft in fünf Schritten ab, wobei Sie auf jedem Bildschirm zurückgehen können:

1. Legen Sie Ihre Datei (.xls, .xlsx oder .csv) in Verwaltung›Benutzer›Import / Export›Eine Datei importieren ab.
2. Analyse Ihrer Datei: Prüfen Sie, ob Umlaute und Datumsangaben richtig erkannt werden. Jetzt ist der Moment, eine falsch codierte Datei zu korrigieren, bevor sich die Fehler weiter fortpflanzen.
3. Spaltenkonfiguration: Ordnen Sie jeder Spalte ein Feld zu (Abonnement, Gruppen, Lizenz, Guthaben, benutzerdefinierte Felder …). Die Erkennung erfolgt automatisch anhand der ersten Zeile; deaktivieren Sie die Spalten, die Sie nicht übernehmen möchten. Nur Name und Vorname sind Pflichtfelder.
4. Vorschau: Warnungen verhindern den Import nicht, die betroffenen Zellen erhalten den Standardwert.
5. Starten Sie den Import und sehen Sie sich anschließend den Bericht Zeile für Zeile an: Hinzugefügt, Aktualisiert oder Fehler, gegebenenfalls mit dem Hinweis Anmeldedaten gesendet. Bericht herunterladen bewahrt eine Kopie davon auf.

Verstehen, wie der Import Dubletten vermeidet

Jede Zeile wird in dieser Reihenfolge mit Ihrer Datenbank abgeglichen: über die Benutzerkennung, wenn Ihre Datei diese Spalte enthält, andernfalls über Name und Vorname. Eine gefundene Übereinstimmung löst eine Aktualisierung aus; andernfalls wird ein Konto erstellt.

Ein Import kann keinen Datensatz ändern, den Ihr Profil Sie nicht verwalten lässt: Diese Zeilen erscheinen im Bericht als Fehler und werden nicht übernommen.

Ihre Datenbank exportieren

1. Gehen Sie zu Verwaltung›Benutzer›Import / Export›Eine Datei exportieren.
2. Wählen und ordnen Sie die zu exportierenden Spalten.
3. Schränken Sie bei Bedarf den exportierten Personenkreis mit Filter ein: Abonnement, Profil, Gruppe, Status.
4. Klicken Sie auf Vorschau und anschließend auf Exportieren (.xlsx), um die Datei herunterzuladen.

Mit Ein Modell erstellen speichern Sie Ihre Spaltenkonfiguration und rufen sie beim nächsten Export mit einem Klick wieder auf.

Den Datenaustausch automatisieren

Import und Export decken den gelegentlichen, manuellen Bedarf ab. Wenn Ihre Organisation ihre Datenbank fortlaufend mit einer anderen Software abgleichen muss, stellt die API dieselben Daten programmatisch bereit – und erlaubt darüber hinaus, Konten anzulegen und zu ändern.