Benutzergruppen

Ordnen Sie Ihre Benutzer in Gruppen — Tennisschule, Mannschaften, Freiwillige, Ausschüsse —, um sie in den Listen auf einen Blick zu finden, zu filtern und ihnen gezielte Nachrichten zu senden.

Wozu eine Gruppe dient

Eine Gruppe ist eine frei wählbare Kennzeichnung, unabhängig vom Profil und von der Subscription. Während die Subscription die Buchungsrechte festlegt und das Profil die Zugriffsrechte, ändert die Gruppe nichts an den Möglichkeiten des Benutzers: Sie dient allein dazu, ihn zu kennzeichnen und wiederzufinden.

Genau das macht sie so flexibel. Ein Benutzer kann mehreren Gruppen angehören, und Sie können so viele Gruppen anlegen, wie es Ihre Organization erfordert, ohne Nebenwirkungen auf die Buchungsregeln befürchten zu müssen.

Eine Gruppe erstellen

1. Öffnen Sie Verwaltung›Benutzer›Gruppen.
2. Klicken Sie auf Neue Gruppe und füllen Sie Gruppenname sowie Gruppenfarbe aus.
3. Wählen Sie die Sichtbarkeit: Öffentlich (die Benutzer sehen, dass sie dieser Gruppe angehören) oder Privat.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Die Farbe ist nicht bloß Dekoration: Sie macht die Gruppe in der Benutzerliste und in den Filtern auf einen Blick erkennbar. Wählen Sie deutlich unterschiedliche Farbtöne statt fünf Blauschattierungen.

Verwenden Sie den Modus Privat für interne Einteilungen, die Ihre Benutzer nicht kennen müssen: Beitragserinnerungen, Bearbeitung eines Vorgangs, Liste der erneut zu kontaktierenden Personen.

Benutzern eine Gruppe zuweisen

Es gibt zwei Wege, je nach Anzahl der betroffenen Personen:

• Für einen einzelnen Benutzer öffnen Sie seine Karteikarte und tragen seine Gruppen im Abschnitt Zugriffsrechte ein.
• Für mehrere wählen Sie sie in Verwaltung›Benutzer›Benutzerverwaltung aus und verwenden dann Schnellbearbeitung, womit Sie der gesamten Auswahl in einem Schritt eine Gruppe zuweisen (Hinzufügen) oder entziehen (Entfernen) können.

Auch der Dateiimport kann die Gruppen füllen: Ordnen Sie bei der Spaltenkonfiguration eine Spalte Ihrer Tabelle dem Feld für die Gruppen zu.

Gruppen in der Anwendung wiederfinden

Sobald Ihre Gruppen eingerichtet sind, werden sie in mehreren Modulen zu einem Auswahlkriterium:

• in der Benutzerliste beschränkt die Filterkategorie Gruppen die Anzeige auf eine oder mehrere Gruppen;
• beim Dateiexport begrenzen dieselben Filter den exportierten Personenkreis;
• bei einer Sammelnachricht ist das Filtern nach Gruppe der schnellste Weg, die richtigen Empfänger auszuwählen.

Neuanmeldungen automatisch zuordnen

Anstatt neue Konten von Hand einzuordnen, überlassen Sie das der Online-Registration: Die Option Neue Abonnenten zu einer Gruppe hinzufügen im Tab Anmeldungen einer Subscription ordnet jede neue Anmeldung der oder den Gruppen Ihrer Wahl zu.

So füllt eine Subscription „Tennisschule“ ganz von selbst die Gruppe gleichen Namens, Saison für Saison.

Mit ADOC-Gruppen umgehen

In Organizations, die mit ADOC synchronisiert sind, erscheinen automatisch vom Verband erstellte Gruppen. Ein Hinweisbanner kennzeichnet sie auf ihrer Karteikarte: Name und Zusammensetzung werden von der Synchronisierung gesteuert, nur die Farbe bleibt änderbar.

Versuchen Sie nicht, sie von Hand zu korrigieren — die nächste Synchronisierung würde Ihre Änderungen überschreiben. Wenn Sie eine andere Einteilung benötigen, erstellen Sie daneben eine eigene Gruppe.