Sammelaktionen

Ändern Sie mehrere Benutzer in einem einzigen Vorgang: Nachricht, Schnellbearbeitung, Guthaben, Karten, Sperrung, Papierkorb. Ein gut gesetzter Filter verwandelt einen Abend voller Eingaben in einen einzigen Klick.

Mehrere Benutzer auswählen

1. Grenzen Sie die Liste in Verwaltung›Benutzer›Benutzerverwaltung mit Filter ein: Abonnement, Profil, Gruppe, Alterskategorie, Status und viele weitere kombinierbare Kriterien.
2. Markieren Sie die Benutzer einzeln oder klicken Sie auf Alles auswählen, um das gesamte Filterergebnis zu übernehmen. Alles abwählen hebt die Auswahl in einem Schritt auf.
3. Öffnen Sie das Menü Aktionen.

Diese drei Bedienelemente befinden sich in derselben Leiste, gemeinsam mit dem Auswahlzähler. Auf einem Computer liegt die Leiste rechts vom Feld „Suche“, auf einem Mobilgerät direkt darunter.

Eine Sammelaktion anwenden

Das Menü Aktionen bietet je nach Ihren Rechten:

• Schnellbearbeitung: in einem Schritt Profil, Abonnement und seine Daten, den Status bezahlt oder unbezahlt, Gruppen, Benachrichtigungen, die Sichtbarkeit im Verzeichnis, das ärztliche Attest oder die Vertraulichkeit ändern sowie Passwörter zurücksetzen.
• Nachricht senden: eine Nachricht an die ausgewählten Benutzer schreiben.
• Guthaben: die Guthabenzähler in großer Zahl anpassen.
• Karten drucken: personalisierte Karten im PDF-Format erzeugen.
• Löschen: die Benutzer in den Papierkorb verschieben.
• Suspendieren und Reaktivieren: den Zugang sperren oder wieder öffnen, mit optionalem Grund und optionaler Benachrichtigung.
• Flagge: eine sichtbare Markierung setzen oder entfernen, um die zu bearbeitenden Datensätze zu erkennen.

Für E-Mail-Kampagnen mit Serienfeldern und Zustellverfolgung nutzen Sie besser das eigene Modul:

Guthaben in großer Zahl anpassen

Die Aktion Guthaben behandelt Buchungsguthaben und Einladungsguthaben getrennt: Jede Familie hat ihre eigene Auswahl, und Sie können eine auf Nichts tun belassen, während Sie die andere ändern.

Vier Vorgänge stehen zur Verfügung:

• Credits hinzufügen / entfernen: Jeder Zähler entwickelt sich ausgehend von seinem aktuellen Saldo.
• Zähler-Upgrade: setzt allen ausgewählten Benutzern denselben Saldo.
• Multiplizieren / Teilen: rechnet die bestehenden Salden um, zum Beispiel bei einer Änderung der Tarifstruktur.
• In Gastguthaben umwandeln (oder In Buchungsguthaben umwandeln): überträgt einen Saldo von einer Familie in die andere.

Zu jedem Vorgang können Sie eine Notiz hinzufügen: Sie erscheint im Verlauf des Datensatzes und erspart Ihnen, den Grund einer Anpassung später zu rekonstruieren.

Personalisierte Karten drucken

Die Aktion Karten drucken erzeugt ein hochauflösendes PDF im Visitenkartenformat, 85 × 55 mm.

1. Wählen Sie eine Thema in den Farben der Organisation.
2. Kreuzen Sie unter Anzuzeigende Daten an, was auf der Karte erscheinen soll: Benutzername und Anmeldeadresse, Geburtsdatum, Lizenznummer, Rangliste, Name und Daten des Abonnements, Zugangscode.
3. Fügen Sie unter Optionen das Foto, die farbigen Markierungen für Abonnement und Profil oder die Adresse Ihrer eigenen Website hinzu.
4. Wählen Sie die Markierungen und Beschnittzugaben passend zu Ihrer Druckart und klicken Sie dann auf Karten generieren.

Für den Druck im Büro behalten Sie Keiner bei. Für eine professionelle Druckerei wählen Sie Verlorene Gelder oder Beschnittzugabe + Schnittmarken: Die Ränder und Schnittmarken verhindern weiße Kanten.

Bei inaktiven Benutzern aufräumen

Eine Benutzerdatenbank wird von Jahr zu Jahr größer: ehemalige Mitglieder, Registrierungen ohne Folge, Konten, die für ein Trainingslager angelegt wurden. Mit zwei gut gesetzten Filtern lassen sich diejenigen herausfiltern, die nichts mehr nutzen, und die Sammelaktion verschiebt sie in den Papierkorb.

Der Vorteil liegt nicht nur in der besseren Übersicht: Benutzer im Papierkorb zählen nicht mehr zum Limit Ihres Abonnements. Das Aufräumen schafft also Plätze, ohne dass Sie den Tarif wechseln müssen. Und nichts geht verloren – der Papierkorb bewahrt die Datensätze und ihren Verlauf auf.

Das Filterpanel öffnen

1. Gehen Sie zu Verwaltung›Benutzer›Benutzerverwaltung.
2. Klicken Sie über der Liste auf Filter. Auf der rechten Bildschirmhälfte öffnet sich ein Panel mit allen verfügbaren Kriterien.
3. Öffnen Sie im Inhaltsverzeichnis des Panels den Abschnitt Aktivität.

Der Zähler für Ergebnis(se) oben im Panel aktualisiert sich bei jedem gewählten Kriterium. Mit Zurücksetzen direkt daneben entfernen Sie alle Filter und beginnen von vorn.

Zuerst die kürzlich registrierten Benutzer ausschließen

Wählen Sie beim Kriterium Hinzugefügt am die Option Vor mehr als und anschließend den Zeitraum: 3, 6 oder 12 Monate.

Dieser Filter kommt zuerst, noch vor dem Inaktivitätsfilter. Ohne ihn würde Ihre Auswahl die Registrierungen der letzten Wochen enthalten: Wer sich vor zehn Tagen registriert hat, hat noch nichts gebucht und die Anwendung noch nicht geöffnet, ist also technisch gesehen inaktiv – und Sie würden diese Person löschen, noch bevor sie zum ersten Mal vorbeikommt.

Die inaktiven Benutzer auswählen

Wählen Sie beim Kriterium Aktivität die Option Inaktiv und anschließend den Zeitraum von 3 bis 36 Monaten: zum Beispiel seit mehr als 12 monaten.

Dieser Filter berücksichtigt nicht nur die Anmeldungen, sondern prüft auch die Buchungen. Ein Mitglied, das sich nie anmeldet, aber von seinen Partnern zu deren Zeitfenstern hinzugefügt wird, gilt somit nicht als inaktiv – und das ist gut so: Diese Person spielt ja.

Variieren Sie den Zeitraum, um ein Urteil zu bilden. Zwölf Monate passen zu einer Organisation mit Jahressaison, vierundzwanzig zu einer Einrichtung, in die man nur zeitweise zurückkehrt. Der Zähler für Ergebnis(se) zeigt sofort an, wie viele Datensätze betroffen sind.

Weitere Filter hinzufügen

Die beiden vorherigen Kriterien unterscheiden nicht zwischen Personengruppen. Man räumt aber nicht bei allen auf dieselbe Weise auf: Fügen Sie so viele Kriterien hinzu, wie nötig – sie lassen sich alle kombinieren.

• Grenzen Sie im Abschnitt Zugriffsrechte auf ein Profil ein: Besucher und Konten, die für ein Probetraining angelegt wurden, lassen sich bedenkenlos aussortieren, Trainer und Vorstandsmitglieder niemals.
• Zielen Sie im selben Abschnitt auf ein bestimmtes Abonnement ab, zum Beispiel eine Stundenkarte oder ein Miet-Abonnement, das nicht verlängert wurde.
• Die übrigen Abschnitte lassen sich genauso kombinieren: Alterskategorie, Gruppe, Klassement, Sperrung.

Haken Sie mehrere Einträge derselben Liste an, um sie zu addieren: Zwei angehakte Profile behalten die Personen des einen oder des anderen Profils. Verschiedene Listen hingegen werden kumuliert: Ein gemeinsam angehaktes Profil und Abonnement behalten nur die Personen, die beide Bedingungen erfüllen.

Um eine Personengruppe auszuschließen statt gezielt anzusprechen, stellen Sie die Liste auf Ausschließen um: Ein im Modus Ausschließen angehaktes Profil Trainer entfernt die Trainer aus dem Ergebnis, unabhängig von ihrer Aktivität.

Prüfen und anschließend löschen

1. Schließen Sie das Panel und gehen Sie die erhaltene Liste durch. Sie enthält manchmal Fälle, die kein Filter erkennen kann – der Kassenwart, der nie bucht, das Verwaltungskonto eines Trainers, der Kontakt einer Partnergemeinde.
2. Haken Sie die zu löschenden Datensätze einzeln an. Wenn die Liste so passt, übernimmt Alles auswählen das gesamte Filterergebnis; die Ausnahmen haken Sie anschließend wieder ab.
3. Öffnen Sie Aktionen und dann Löschen.

Die Datensätze wandern in den Papierkorb, verschwinden aus Ihren Listen und zählen nicht mehr zu Ihrem Abonnement.