Versendete E-Mails prüfen und Aktionen nachvollziehen
Zwei Protokolle helfen Ihnen dabei, die Vorgänge in Ihrer Organisation zu überwachen: das E-Mail-Protokoll, um zu prüfen, ob Ihre Nachrichten ihr Ziel erreichen, und das Audit-Protokoll, um Verwaltungsvorgänge nachzuvollziehen.
Das E-Mail-Protokoll einsehen
- Öffnen Sie Verwaltung›Dashboard›E-Mail-Logbuch.
- Jede von der Organisation versendete E-Mail erscheint mit ihrem Status: Geliefert, Geöffnet, Geklickt, Vorübergehender Fehler, Verschoben, Dauerhafter Fehler, Gesperrt, Ungültige E-Mail-Adresse, Spam oder Abmeldung.
- Drei Anzeigen am Anfang der Liste fassen den Zeitraum zusammen: die Zustellrate, die Öffnungsrate und die Fehlerrate.
Die Schaltfläche Legende öffnet die Erläuterung jedes Status, einschließlich der Angabe, was der Server des Empfängers tatsächlich geantwortet hat.
Eine nicht erhaltene E-Mail wiederfinden
Ein Benutzer hat seine Zugangsdaten oder die letzte Nachricht der Organisation nicht erhalten? Das Protokoll gibt Ihnen die Antwort.
- Öffnen Sie Filter und füllen Sie Pro Empfänger aus, um die an diesen Benutzer gesendeten E-Mails herauszufiltern.
- Klicken Sie auf die betreffende Zeile: Die Detailansicht zeigt die genaue verwendete Adresse, den Betreff, das Datum sowie die Rückmeldung des Mailservers des Empfängers.
- Verwenden Sie Nach Status, um auf einen Blick alle fehlgeschlagenen Sendungen im Zeitraum zu erkennen.
Die drei häufigsten Fälle werden unterschiedlich behandelt:
- Dauerhafter Fehler oder Ungültige E-Mail-Adresse: Die Adresse ist falsch geschrieben oder existiert nicht. Korrigieren Sie sie im Profil des Benutzers.
- Vorübergehender Fehler oder Verschoben: Das Postfach des Empfängers war voll oder sein Server nicht erreichbar. Die nächste Sendung hat gute Chancen anzukommen.
- Gesperrt: Der Versand an diese Adresse ist ausgesetzt, meist nach einer Spam-Meldung oder wiederholten Fehlern.
Die Zustellbarkeit einer Sammelnachricht verfolgen
Öffnen Sie nach einem Sammelversand Filter und wählen Sie die Nachricht unter Durch Gruppenmitteilung aus: So sehen Sie, wie viele Empfänger genau diese Nachricht erhalten, geöffnet oder angeklickt haben, und erkennen die fehlgeschlagenen Adressen.
Das ist der richtige Reflex nach einer Einladung zur Mitgliederversammlung oder einer Schließungsankündigung: Anstatt anzunehmen, dass „alle informiert wurden“, wissen Sie, wen Sie telefonisch nachinformieren müssen.
Dieser Filter erscheint nur, wenn Ihr Profil Ihnen erlaubt, Sammelnachrichten zu versenden.
Verwaltungsvorgänge nachvollziehen
- Öffnen Sie Verwaltung›Dashboard›Auditprotokoll.
- Das Protokoll zeigt die letzten in Ihrer Organisation durchgeführten Vorgänge (ohne Buchungen) mit dem jeweiligen Urheber, seiner IP-Adresse und dem Datum.
- Klicken Sie auf Exportieren (.txt), um den vollständigen Verlauf herunterzuladen.
Dieses Protokoll ist wertvoll, wenn mehrere Personen die Organisation verwalten: Es zeigt, wer eine Einstellung geändert, ein Konto gelöscht oder eine Nachricht versendet hat. Bei Zweifeln an einem Vorgang ist es die erste Quelle, die Sie einsehen sollten – der Export enthält den gesamten Verlauf, weit über die am Bildschirm angezeigten Zeilen hinaus.
Buchungen erscheinen hier nicht: Sie haben ihr eigenes, deutlich detaillierteres Protokoll.
