Apskaita ir auditas

Sukonfigūruokite savo organizacijos sąskaitų planą, eksportuokite apskaitos įrašus į buhalterio programą, įjunkite elektronines sąskaitas faktūras Factur-X formatu ir raskite dokumentus, kurių gali pareikalauti mokesčių administratorius: pažymą, įvykių žurnalą, uždarymus ir archyvus.

Sąskaitų plano konfigūravimas

Sąskaitų planas nustato, į kurias sąskaitas ir kuriuos žurnalus eksportuose bus įtraukiami jūsų pardavimai. Jis nustatomas kiekvienai sąskaitų išrašymo paskyrai atskirai: dvi atskirai sąskaitas išrašančios įstaigos turi kiekviena savąjį.

1. Eikite į Administravimas›Nustatymai›Sąskaitų išrašymas›Atsiskaitymo sąskaitos ir atverkite reikiamą paskyrą.
2. Atverkite skirtuką Sąskaitų planas.
3. Pakoreguokite sąskaitų numerius ir pavadinimus, tada spustelėkite Išsaugoti.

Ekrane yra trys blokai:

• Pardavimai, PVM ir klientai: paslaugų pardavimo, surinkto PVM, pirkėjų ir suteiktų nuolaidų sąskaitos.
• Iždas: banko, kasos ir inkasuojamų čekių sąskaitos, naudojamos mokėjimų surinkimo įrašuose.
• Žurnalai: pardavimų, banko ir kasos žurnalų kodai.

Pardavimų paskirstymas pagal kategoriją arba tarifą

Pagal numatytuosius nustatymus visi jūsų pardavimai priskiriami vienai pajamų sąskaitai. Tame pačiame skirtuke galimi du neprivalomi paskirstymai, leidžiantys eiti dar toliau.

• Pardavimų paskirstymas pagal kategoriją: atskira sąskaita kiekvienai produktų kategorijai — prenumeratoms, kreditams, inventoriui, pamokoms… Spustelėkite Pridėti kategoriją, pasirinkite kategoriją ir įveskite jos sąskaitą.
• PVM paskirstymas pagal tarifą: atskira surinkto PVM sąskaita kiekvienam tarifui. Spustelėkite Pridėti tarifą, įveskite tarifą ir jo sąskaitą.

Tai naudinga, kai jūsų apskaitoje reikia atskirti veiklas vieną nuo kitos — pavyzdžiui, atskirti mokymo pajamas nuo aikštelių nuomos. Jei paskirstymo nėra, viskas patenka į aukščiau nurodytas bendrąsias sąskaitas.

Pardavimų ir apskaitos įrašų eksportavimas

1. Eikite į Administravimas›Valdymo skydelis›Sąskaitų išrašymas›Sąskaitos ir sandoriai.
2. Filtruokite sąrašą pagal norimą laikotarpį ir kriterijus: eksportas tiksliai atitinka ekrane matomus filtrus.
3. Spustelėkite Atsisiųsti eksportą ir pasirinkite formatą.

Komercinės veiklos stebėjimas

• Excel (.xlsx): po vieną eilutę kiekvienam užsakymui su data, naudotoju, sumomis be PVM, PVM ir su PVM, būsena ir mokėjimo būdu. Šį formatą verta rinktis pardavimų analizei skaičiuoklėje.
• CSV (.csv): ta pati ataskaita formatu, kurį perskaito bet kuri skaičiuoklė.
• Atsisiųsti PDF sąskaitas-faktūras: archyvas, kuriame yra kiekvienos pagal esamą filtrą atrinktos sąskaitos faktūros PDF failas. Jame pateikiamos tik išrašytos sąskaitos faktūros.

Perdavimas buhalteriui

• Apskaitos įrašai (.csv): debeto ir kredito įrašai pagal sąskaitą faktūrą, lengvai skaitomu formatu, skirtu rankiniam importui.
• FEC (Prancūzija): apskaitos įrašų failas, Prancūzijos teisės aktų nustatytas formatas, importuojamas į Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ar QuickBooks. Vienas subalansuotas įrašas kiekvienai sąskaitai faktūrai.
• FAIA (Liuksemburgas) ir DATEV (Vokietija): šių dviejų šalių teisės aktų nustatyti formatai, siūlomi jose įsteigtoms organizacijoms.

Parinktis Įtraukti taisykles (iždas) prie pardavimų įrašų prideda mokėjimų surinkimo įrašus (bankas, kasa, čekis). Panaikinkite jos žymėjimą, jei norite eksportuoti tik pardavimų žurnalą.

Sąskaitų faktūrų išrašymas Factur-X formatu

Prancūzijoje elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas tampa privalomas. Factur-X yra pasirinktas formatas: visiškai įprasta PDF sąskaita faktūra, į kurią įdėtas duomenų failas, kurį apskaitos programos moka perskaityti automatiškai.

Sąskaitą faktūrą gaunančiam asmeniui niekas nesikeičia: jis atveria PDF failą, tokį patį kaip anksčiau. Jo apskaitos programa jame papildomai randa sumas ir identifikatorius, kurių nebereikia įvedinėti iš naujo.

Patikrinkite, ar tai taikoma jūsų organizacijai

Tai pirmas klausimas, kurį reikia išspręsti, ir atsakymas toli gražu ne visoms organizacijoms vienodas.

• Sporto asociacijoms, atleistoms nuo PVM pagal Prancūzijos bendrojo mokesčių kodekso 261-7-1° straipsnį, netaikomas nei elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas, nei e-reporting. Daug organizacijų patenka į šią grupę.
• PVM mokėtojomis esančios organizacijos privalės sąskaitas faktūras verslui išrašyti elektroniniu formatu. Labai mažoms, mažoms ir vidutinėms įmonėms, t. y. beveik visoms organizacijoms, išrašymo terminas nustatytas 2027 m. rugsėjo 1 d.
• Sąskaitos faktūros privatiems asmenims (jūsų nariams) nepatenka į elektroninių sąskaitų faktūrų taikymo sritį, koks bebūtų jūsų mokestinis režimas.

Formato įjungimas

1. Eikite į Administravimas›Nustatymai›Sąskaitų išrašymas›Atsiskaitymo sąskaitos ir redaguokite reikiamą paskyrą.
2. Skirtuke Sąskaitų išrašymas suraskite parinktį Elektroninė sąskaita faktūra skiltyje Sąskaitų faktūrų informacija
3. Pasirinkite formatą:
   • Factur-X (Prancūzija), jei organizacija yra prancūziška: jis prideda prancūziškas teisines nuorodas, kurių tikimasi sąskaitose faktūrose tarp verslo subjektų;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) — Europos standartas be prancūziškų ypatumų;
   • Išjungta — įprastoms PDF sąskaitoms faktūroms kurti.

Nustatymas yra individualus kiekvienai sąskaitų išrašymo paskyrai: organizacija, išrašanti sąskaitas iš kelių paskyrų, įjungia jas atskirai.

Privalomos informacijos įvedimas

Elektroninė sąskaita faktūra turi patikimai identifikuoti jos išrašytoją. Ši informacija įvedama tame pačiame skirtuke, skiltyje Sąskaitų faktūrų informacija.

1. Jūsų organizacijos SIRET: tai būtinas laukas. Be jo sąskaita faktūra negali atitikti reikalavimų, o po parinktimi rodomas įspėjimas.
2. PVM numeris, jei jūsų organizacija yra PVM mokėtoja. Jei laukas tuščias, mokestiniu identifikatoriumi tampa SIRET.
3. Visas adresas: juridinis pavadinimas, gatvė, pašto kodas, miestas ir šalis. Dėl nepilno adreso jūsų kliento platforma sąskaitą faktūrą atmes.
4. Sąskaitų išrašymo el. pašto adresas, naudojamas kaip kontaktinis taškas, kai nėra jokio kito identifikatoriaus.

Verslo klientų SIREN numerio gavimas

Sąskaita faktūra tarp verslo subjektų taip pat turi identifikuoti pirkėją. Kliento SIREN įvedamas jo sąskaitos faktūros adrese, bloke Įmonės adresas, kartu su Įmonės pavadinimas ir SIREN. Toks pat įvedimas siūlomas ir parduodant vietoje.

Sąskaitai faktūrai privačiam asmeniui nieko iš to nereikia: pakanka vardo, adreso ir šalies.

Audito dokumentų suradimas

Programa, kuri surenka mokėjimus, turi gebėti įrodyti, kad jos įrašai nebuvo taisyti. Šį reikalavimą tenkina keturi dokumentai, surinkti vienoje vietoje: eikite į Administravimas›Nustatymai›Sąskaitų išrašymas›Atsiskaitymo sąskaitos, atverkite reikiamą sąskaitų išrašymo paskyrą, tada skirtuką Apskaita ir auditas.

Šis skirtukas rodomas tik jau įrašytoje paskyroje: dokumentai susiję su veikla, o kuriamoje paskyroje rodyti nėra ko. Kiekviena sąskaitų išrašymo paskyra turi savuosius — jei jūsų organizacija išrašo sąskaitas iš kelių įstaigų, peržiūrėkite juos atskirai.

Pažymos atsisiuntimas

Patikrinimo atveju mokesčių administratorius gali paprašyti pagrįsti, kad jūsų mokėjimų surinkimo programa atitinka duomenų nepakeičiamumo, saugumo, saugojimo ir archyvavimo sąlygas. Kortelė Kasos programinės įrangos pažyma sukuria šį pateisinamąjį dokumentą pagal poreikį, per Atsisiųsti (PDF).

Dokumentą sudaro dvi dalys. Leidėjo dalis jau pasirašyta. Antrąją turi užpildyti ir pasirašyti jūsų teisinis atstovas: pažyma yra išsami tik tada, kai abi dalys yra kartu, ir pateikiamos jos taip pat kartu.

Kortelė rodoma tik prancūziškai sąskaitų išrašymo paskyrai: prievolė taikoma Prancūzijoje įsteigtiems PVM mokėtojams.

Įvykių žurnalo peržiūra

Kortelė Įvykių žurnalas per Peržiūrėti nuveda prie įrodomojo pėdsako to, kas vyko jūsų sąskaitų išrašyme. Ten rasite ne pardavimus — jie yra jūsų užsakymuose — o juos supančius techninius faktus.

Ten pateikiami, be kita ko, sėkmingi ir nesėkmingi prisijungimai, konfigūracijos pakeitimai, sąskaitų išrašymo teisių pakeitimai, atlikti uždarymai, užantspauduoti dokumentai ir išduoti dublikatai, sukurti archyvai, apskaitos eksportai, perėjimai į bandomąjį režimą, taip pat aptikti neatitikimai: grandinės nutrūkimas, uždarymo neatitikimas, laikrodžio anomalija.

Kiekvienoje eilutėje nurodyta data, įvykio tipas, susijusi paskyra, operatorius ir detalės. Filtras pagal tipą ir laikotarpį padeda susigaudyti, o mygtukas Eksportuoti sukuria failą.

Uždarymų supratimas

Uždarymas užantspauduoja laikotarpį: jis užfiksuoja jame esančius mokėjimus, sąskaitas faktūras ir kreditines sąskaitas, ir jų nebegalima nei keisti, nei sugeneruoti iš naujo. Kortelė Uždarymai rodo jūsų paskyros dienos, mėnesio ir metų uždarymus.

Jie atliekami automatiškai, be jūsų įsikišimo. Todėl kiekvieną vakarą nieko „daryti“ nereikia: lentelė užsipildo pati.

Kiekvienoje eilutėje nurodytas laikotarpis, operacijų skaičius, Grynasis įplaukos, Paskirstymas pagal mokėjimo būdą — internetu, vietoje, grynaisiais, čekiu, pavedimu, terminalu — taip pat išrašytų sąskaitų faktūrų ir kreditinių sąskaitų skaičius.

Du dalykus verta suprasti, nes jie dažnai nustebina:

• Bendra suma niekada neprasideda iš naujo nuo nulio. Tai nuolatinis kaupiamasis skaičius nuo paskyros pradžios, o ne laikotarpio likutis. Nuolat didėjanti suma yra laukiamas elgesys.
• Perkėlimas (nulinis taškas) nurodo datą ir sumą, nuo kurių šis kaupimas prasideda. Paskyrai, egzistavusiai dar prieš įdiegiant uždarymus, tai yra pasirinktas atskaitos taškas, o ne nulis.

Mokestinių archyvų gavimas

Kiekvienas uždarytas mėnuo virsta užfiksuotu archyvu, sudėtu į laiko žyma pažymėtą ZIP failą: operacijos, sąskaitos faktūros, kreditinės sąskaitos, uždarymai ir laikotarpio techninis žurnalas. Kortelė Archyvas išvardija juos skiltyje Mėnesio archyvai su laikotarpiu, dydžiu, sukūrimo data ir Atspaudas (SHA-256).

Būtent šis atspaudas leidžia archyvą patikrinti: jis pasikeičia pakeitus bent vieną baitą. Prie kortelės yra du mygtukai, Patikrinimo įrankis ir Patikrinimo vadovas — taip trečiasis asmuo, kontrolierius ar buhalteris, gali pats patikrinti archyvo vientisumą jums nedalyvaujant.

Archyvai kuriami automatiškai. Jei uždarytas laikotarpis savojo dar neturi, jis rodomas skiltyje Neužarchyvuoti uždaryti laikotarpiai, o mygtukas Generuoti leidžia jį sukurti iš karto.