Arved ja tehingud

Jälgige kõiki oma organisatsiooni müügidokumente – hinnapakkumisi, tellimusi ja arveid –, võtke vastu makseid, tehke tagasimakseid ja eksportige müügiandmed raamatupidamise jaoks. Avage menüü Haldus›Töölaud›Arveldus›Arved & tehingud.

Kolme dokumenditüübi eristamine

Müük ei näe igas etapis ühesugune välja ning dokumendi tüüp valitakse selle loomisel.

• Pakkumine on hinnaline ettepanek, mis saadetakse kasutajale nõustumiseks – näiteks treeninglaager koolirühmale või väljaku rent ettevõttele.
• Tellimus on juba kinnitatud müük, mis ootab tasumist. Just sellega on seotud maksed.
• Arve on nummerdatud dokument, mis väljastatakse kohe, kui makse on vastu võetud.

Neljas dokument, Tellimuse kinnitus, sobib omavalitsustele ja töökollektiividele, kes nõuavad enne kulutuse tegemist dokumenti.

Mis saab vastuvõetud hinnapakkumisest

Hinnapakkumine ei ole ummiktee: e-kirjaga saadetuna sisaldab see linki, mille kaudu kasutaja saab pakkumise ise vastu võtta, ilma konto ja sisselogimiseta. See link kehtib 14 päeva.

Hinnapakkumise vaatamine – nii veebilehel kui ka PDF-ina – ei tähenda veel selle vastuvõtmist. Vastuvõtmine toimub hetkel, mil kasutaja valib makseviisi, ja just see valik määrab edasise:

• hilisema tasumise korral (pangaülekanne, tšekk, kohapeal) saab hinnapakkumisest Tellimus, mis ootab maksmist; see muutub arveks siis, kui te makse vastu võtate;
• veebimakse korral toimub tasumine kohe: dokumendist saab otse nummerdatud Arve.

Teisisõnu, vastuvõetud hinnapakkumist jälgitakse täpselt nagu tellimust – leiate selle vahelehelt, mis vastab uuele tüübile.

Müügi leidmine

1. Avage Haldus›Töölaud›Arveldus›Arved & tehingud.
2. Ülemised vahelehed filtreerivad tüübi (Pakkumine, Tellimused, Arved) ja staatuse järgi (Ootel, Makstud, Tühistatud, Tagastatud).
3. Paneel Filtrid täpsustab otsingut veelgi ning kriteeriume saab omavahel kombineerida.

Saadaval on kuus filtrit, millest kolm unustatakse sageli ära, kuigi just need vastavad kõige sagedasematele küsimustele:

• Kasutaja järgi: liikme kogu ostuajalugu, kui ta vaidlustab mõne makse.
• Vastutava isiku järgi: müügid, mille on sisestanud mõni meeskonnaliige – kasulik ühe valvepäeva kontrollimiseks.
• Arvelduskonto kohta: hädavajalik niipea, kui teie organisatsioon esitab arveid mitme üksuse nimel.
• Tellimuse järgi, Toote kategooria järgi ja Staatuse järgi täiendavad sortimist.

Valik Periood piirab lõpuks kuvatavat ajavahemikku – ja see juhib ka eksporte, mis sisaldavad täpselt seda, mida ekraanil näete.

Otsige nii isiku kui ka numbri järgi

Otsinguväli ei piirdu dokumendiviidetega. See otsib korraga:

• tellimuse numbri ja arve numbri seast;
• kasutaja andmete seast: perekonnanimi, eesnimi, kasutajatunnus, e-posti aadress ja litsentsi number;
• müügile endale sisestatud kontaktandmete seast – arveaadressi perekonnanimi, eesnimi, ärinimi ja e-posti aadress.

Viimane punkt on oluline letimüükide puhul: ostjal ei ole kontot, loendis kuvatakse teda juhukliendina ja tema müügi leiab üksnes arveaadressi järgi otsides. Piisab, kui sisestate „Tamm“ või tema e-posti aadressi.

Tellimuse või hinnapakkumise loomine

1. Klõpsake Uus.
2. Avaneb aken Valige kasutaja: määrake isik, kellele müük on suunatud. See on esimene otsus, sest sellest sõltuvad arveaadress ja sobivad abonemendid.
3. Seejärel valige dokumendi tüüp: Pakkumine või Tellimus.
4. Lisage read nupuga Lisa toode.
5. Kontrollige Arveldusaadress: kui te midagi ei muuda, kasutatakse kasutaja vaikeaadressi.
6. Klõpsake Salvesta.

Iga rida pärineb kas kataloogist või vabast sisestusest. Vaba sisestus (kohandatud plaat) sobib erakorraliste müükide jaoks – näiteks reketi keelestamine või kulude osamaks – ja märkeruut Salvesta kataloogi hoiab ära uuesti sisestamise järgmisel korral, kui see kirje kordub.

Tellimust saab muuta seni, kuni ühtki makset ei ole vastu võetud. Pärast esimest makset see lukustub: nii on tagatud, et juba tasutud dokument ei muutu kliendi teadmata.

Allahindluse rakendamine

Kasutusel on kaks mehhanismi, millel on erinev otstarve. Seadistuse juurde pääsemiseks avage jaotis Sooduskood ja allahindlus.

• Sooduskood rakendab juba määratletud kampaaniat: klõpsake Valige sooduskood ning kood rakendab oma sihtimis- ja ülempiiri reeglid.
• Käsitsi allahindlus on ühekordne otsus, mis tehakse iga juhtumi puhul eraldi: protsent või summa, mille sisestate vabalt ja mis rakendub kogusummale koos käibemaksuga.

Makse vastuvõtmine

1. Avage tellimus ja klõpsake Makse.
2. Sisestage summa: pakutakse kogu jääki, kuid osaline summa on samuti lubatud.
3. Valige viis: Kohapealne krediitkaart, Sularaha, Ülekanne või Tšekk.
4. Salvestage.

Kui arvelduskontole on seadistatud makseterminal, võib makse suunata otse terminali, selle asemel et see käsitsi sisestada.

Iga vastuvõetud makse ilmub tellimuse jaotisesse Tehingud koos staatusega: Kinnitatud, Ootel, Tõrge või Keeldutud. Nupp Kuva üksikasjad avab tehingu kaardi: makseviis, makselüüs, kuupäevad, märkused ja teenusepakkuja viited, kui need on olemas.

Seni kuni makse on Ootel, saab seda muuta – Muuda seda tehingut sisestusvea parandamiseks, Tühista see tehing selle katkestamiseks – ning tellimus arvutab kohe uuesti oma Jääb maksta. Makset staatusega Kinnitatud enam muuta ei saa: see on loonud raamatupidamisdokumendi, sest arve väljastatakse kohe esimese makse vastuvõtmisel. Kinnitatud makse viga parandatakse seega tagasimaksega, kas täieliku või osalisega, mis jätab toimingust jälje.

Makse jagamine osadeks

Nupp Ajakava jagab tasumata summa mitmeks kuupäevastatud osamakseks. Iga järgmise makse vastuvõtmisel pakutakse teile automaatselt järgmise osamakse summat.

Müügi tagasimaksmine

1. Avage tasutud tellimus ja klõpsake Tagastama.
2. Sisestage summa: pakutakse täielikku tagasimakset, kuid osaline tagasimakse on samuti võimalik.
3. Kui vastu on võetud mitu makset, valige, kas kanda tagasimakse kogu tellimusele või ühele kindlale maksele.

Veebimakse liigub tagasi otse selle makselüüsi kaudu, mis selle vastu võttis: teil ei ole vaja ülekannet teha.

Staatuse osas on vahe teie raamatupidamise jaoks oluline: osaline tagasimakse jätab tellimuse staatusesse Makstud ja kuvab Netosumma laekunud, samas kui täielik tagasimakse viib selle staatusesse Tagastatud. Näiteks 200 € registreerimistasu, millest tagastatakse 50 €, jääb tasutud müügiks, mille netolaekumine on 150 €.

Staatus otsustab ka üleantavate hüvede saatuse. Täielik tagasimakse võtab need ära – krediidid tagastatakse, abonement tühistatakse. Osaline tagasimakse jätab need alles: kasutaja säilitab saadu ja väheneb üksnes laekunud summa.

Tagasimakse tegemine makselüüsis, mitte siin

Veebimakse puhul võite tagasimakse käivitada sama hästi ka makselüüsi haldusliideses. Makselüüs teavitab meid sellest automaatselt ning tellimus uuendatakse nii, nagu oleksite selle teinud OpenResa kaudu: staatus, kreeditarve, üleantavad hüved.

Mõlemad teed viivad sama tulemuseni. Valige see, mis teile sobib – kuid ainult üks neist.

Kui makselüüs ei vasta

OpenResa kaudu käivitatud tagasimakse toimub kahes teineteisest sõltumatus etapis ja teine võib ebaõnnestuda ka siis, kui esimene õnnestus: tellimus läheb tagasimakstud olekusse, kuid raha jääb makselüüsi juurde laekunuks.

Sel juhul kuvatakse teile selgesõnaline teade ja palutakse toiming lõpule viia makselüüsi haldusliideses. See on ainus juhtum, kus tuleb sekkuda mõlemal poolel.

Dokumentide saatmine ja allalaadimine

Eraldi nupp koondab kõik müügiga seotud dokumendid. See kannab avatud dokumendi nime, mis näitab ühtlasi, millises etapis müük on: Pakkumine, Tellimuse kinnitus või Arve pärast makse vastuvõtmist. Niipea kui tagasimakse on loonud kreeditarve, läheb nimi mitmusesse – Dokumendid –, sest müük ei mahu enam ühte dokumenti.

Selle menüü loetleb dokumendid nende viite järgi, sama viite järgi, mis on kirjas PDF-il: kõigepealt arve või hinnapakkumine, seejärel üks kreeditarve iga tagasimakse kohta. Klõps laadib dokumendi alla, et selle arhiveerida või mõnda muud kanalit pidi edastada.

Menüü allosas saadab Saada e-postiga kogu toimiku kasutajale. Saadetis ei piirdu põhidokumendiga: arve läheb teele koos kõigi selle müügi kreeditarvetega, sest tegelikult tasumisele kuuluvat summat mõistab ainult neid omavahel võrreldes.

Toimunu jälgimine

Jaotis Tellimuse ajalugu säilitab müügi sündmused: loomise, muudatused, laekumised, saadetised. See on esimene koht, mis avada, kui liige väidab, et ei ole kunagi oma arvet saanud, või kui mõni summa ei vasta meeskonna mälestusele.

Ootel tellimuse haldamine

Ootel tellimuse võib kasutaja igal ajal ise oma alalt tasuda või võtate makse käsitsi vastu teie.

Käsitsi kinnitatavad teenused – pangaülekanne, tšekk – antakse üle kohe, kui te makse registreerite. Kuni te seda teinud ei ole, ei ole liikmel midagi.

Müügi katkestamiseks avage see ja kasutage Tühista tellimus. Müük jääb vaadatavaks ning seade Peida tühistamised jätab selle loenditest välja.

Müügi ja raamatupidamise eksportimine

Klõpsake loendi ülaosas Laadi alla eksport: eksport järgib ekraanil kuvatud filtreid ja ajavahemikku. Müügiaruanded tabelarvutuse jaoks, raamatupidamiskanded ja seadusega nõutud vormingud on kirjeldatud eraldi lehel.