Raamatupidamine ja e-arve

Seadistage oma organisatsiooni kontoplaan, eksportige raamatupidamiskanded oma raamatupidaja tarkvarasse ja aktiveerige Factur-X vormingus e-arve.

Kontoplaani seadistamine

Kontoplaan määrab, millistele kontodele ja millistesse päevaraamatutesse teie müügid ekspordis kajastatakse. Seda seadistatakse iga arvelduskonto kohta eraldi: kahel eraldi arveid esitaval üksusel on kummalgi oma kontoplaan.

1. Avage Haldus›Seaded›Arveldus›Arvelduskontod ja seejärel soovitud konto.
2. Avage vahekaart Kontoplaan.
3. Kohandage kontonumbreid ja nimetusi ning klõpsake seejärel Salvesta.

Ekraan on jaotatud kolmeks plokiks:

• Müük, käibemaks ja kliendid: teenuste, kogutud käibemaksu, klientide ja antud allahindluste kontod.
• Kassa: panga, kassa ja laekumist ootavate tšekkide kontod, mida kasutatakse laekumiskannetes.
• Logid: müügi-, panga- ja kassapäevaraamatu koodid.

Müügi jaotamine kategooria või maksumäära kaupa

Vaikimisi kajastatakse kõik teie müügid ühel tulukontol. Samal vahekaardil on kaks valikulist jaotust, mis võimaldavad minna täpsemaks.

• Müügijaotus kategooriate kaupa: eraldi konto iga tootekategooria kohta — tellimused, krediidid, varustus, tunnid… Klõpsake Lisa kategooria, valige kategooria ja sisestage selle konto.
• Käibemaksu jaotus määrade kaupa: eraldi kogutud käibemaksu konto iga maksumäära kohta. Klõpsake Lisa määr, sisestage määr ja selle konto.

See on kasulik, kui teie raamatupidamine peab tegevusi üksteisest eristama — näiteks eraldama treeningtulud väljakute üürist. Kui jaotust ei ole, laekub kõik eespool määratud üldkontodele.

Müügi ja kannete eksportimine

1. Avage Haldus›Töölaud›Arveldus›Arved & tehingud.
2. Filtreerige loend soovitud perioodi ja kriteeriumide järgi: eksport järgib täpselt ekraanil kuvatavaid filtreid.
3. Klõpsake Laadi alla eksport ja valige vorming.

Müügitegevuse jälgimine

• Excel (.xlsx): üks rida iga tellimuse kohta koos kuupäeva, kasutaja, netosumma, käibemaksu ja kogusumma, oleku ning makseviisiga. See on eelistatud vorming müügi analüüsimiseks tabelarvutusprogrammis.
• CSV (.csv): sama aruanne vormingus, mida oskab lugeda iga tabelarvutusprogramm.
• Laadi alla PDF-arved: arhiiv, mis sisaldab kehtiva filtri iga arve PDF-faili. Sinna kuuluvad ainult väljastatud arved.

Edastamine raamatupidajale

• Raamatupidamiskanded (.csv): kanded deebeti ja kreediti kaupa iga arve kohta, loetavas vormingus käsitsi importimiseks.
• FEC (Prantsusmaa): raamatupidamiskannete fail, Prantsusmaa seadusjärgne vorming, mida saavad importida Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane või QuickBooks. Iga arve kohta üks tasakaalus kanne.
• FAIA (Luksemburg) ja DATEV (Saksamaa): nende kahe riigi seadusjärgsed vormingud, mida pakutakse seal asuvatele organisatsioonidele.

Valik Lisada eeskirjad (raamatupidamine) lisab müügikannetele ka laekumiskanded (pank, kassa, tšekk). Eemaldage linnuke, kui soovite eksportida ainult müügipäevaraamatu.

Arvete väljastamine Factur-X vormingus

E-arveldus muutub Prantsusmaal kohustuslikuks. Factur-X on valitud vorming: täiesti tavaline PDF-arve, millesse on lisatud andmefail, mida raamatupidamistarkvara oskab automaatselt lugeda.

Arve saajale ei muutu midagi: ta avab PDF-faili, mis on täpselt samasugune nagu varem. Tema raamatupidamistarkvara leiab sealt lisaks summad ja tunnused, ilma et neid tuleks uuesti sisestada.

Kontrollige, kas see puudutab teie organisatsiooni

See on esimene küsimus, mis tuleb lahendada, ja vastus on organisatsioonide lõikes väga erinev.

• Spordiühendused, mis on käibemaksust vabastatud üldise maksuseadustiku artikli 261-7-1° alusel, ei pea täitma e-arvelduse ega e-aruandluse nõudeid. Paljud organisatsioonid on selles olukorras.
• Käibemaksukohustuslased peavad ettevõtetevahelised arved väljastama elektroonilises vormingus. Mikro- ja väikeettevõtete puhul, mis moodustavad valdava osa organisatsioonidest, on väljastamise tähtaeg 1. september 2027.
• Eraisikutele (teie liikmetele) esitatavad arved jäävad e-arvelduse nõuetest välja, olenemata teie maksurežiimist.

Vormingu aktiveerimine

1. Avage Haldus›Seaded›Arveldus›Arvelduskontod ja muutke soovitud kontot.
2. Leidke vahekaardil Arveldus jaotises Arveldusandmed asuv valik Elektrooniline arve.
3. Valige vorming:
   • Factur-X (Prantsusmaa) Prantsuse organisatsiooni jaoks: see lisab ettevõtetevahelistel arvetel oodatavad Prantsuse seadusjärgsed märked;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) Euroopa standardi jaoks, ilma Prantsusmaa eripäradeta;
   • Deaktiveeritud tavaliste PDF-arvete koostamiseks.

Säte kehtib iga arvelduskonto kohta eraldi: organisatsioon, kes esitab arveid mitme konto kaudu, aktiveerib need sõltumatult.

Kohustuslike andmete sisestamine

E-arve peab oma väljastaja üheselt identifitseerima. Need andmed sisestatakse samal vahekaardil, jaotises Arveldusandmed.

1. Teie organisatsiooni SIRET: see on hädavajalik väli. Ilma selleta ei saa arve olla nõuetekohane ja valiku all kuvatakse hoiatus.
2. KM number, kui teie organisatsioon on maksukohustuslane. Kui see on tühi, kasutatakse maksutunnusena SIRET-numbrit.
3. Täielik aadress: ärinimi, tänav, sihtnumber, linn ja riik. Puudulik aadress annab arve, mille teie kliendi platvorm tagasi lükkab.
4. Arvelduse e-posti aadress, mida kasutatakse kontaktpunktina, kui ükski muu tunnus ei ole saadaval.

Äriklientide SIREN-numbri kogumine

Ettevõtetevaheline arve peab identifitseerima ka ostja. Kliendi SIREN-number sisestatakse tema arveldusaadressi juures, plokis Ettevõtte aadress, koos Ärinimi ja SIREN. Sama sisestust pakutakse letimüügi ajal.

Eraisikule esitatava arve puhul ei nõuta midagi sellest: piisab nimest, aadressist ja riigist.