Raamatupidamine & audit

Seadistage oma organisatsiooni kontoplaan, eksportige kanded raamatupidaja tarkvarasse, aktiveerige e-arve Factur-X vormingus ning leidke dokumendid, mida maksuhaldur võib teilt küsida: tõend, sündmuste logi, sulgemised ja arhiivid.

Kontoplaani seadistamine

Kontoplaan määrab, millistele kontodele ja millistesse päevikutesse teie müügid ekspordis kantakse. Seda seadistatakse arvelduskonto kaupa: kahel eraldi arveid väljastaval üksusel on kummalgi oma kontoplaan.

1. Minge Haldus›Seaded›Arveldus›Arvelduskontod ja avage vastav konto.
2. Avage vahekaart Kontoplaan.
3. Kohandage kontonumbreid ja nimetusi ning klõpsake Salvesta.

Ekraan koosneb kolmest plokist:

• Müük, käibemaks ja kliendid: teenuste müügi, arvestatud käibemaksu, klientide ja antud allahindluste kontod.
• Kassa: panga, kassa ja inkassosse antud tšekkide kontod, mida kasutavad laekumiskanded.
• Päevikud: müügi-, panga- ja kassapäeviku koodid.

Müükide jaotamine kategooria või määra kaupa

Vaikimisi kantakse kõik teie müügid ühele tulukontole. Samal vahekaardil võimaldavad kaks valikulist jaotust minna täpsemaks.

• Müügijaotus kategooriate kaupa: eraldi konto iga tootekategooria kohta — abonemendid, krediidid, varustus, tunnid… Klõpsake Lisa kategooria, valige kategooria ja sisestage selle konto.
• Käibemaksu jaotus määrade kaupa: eraldi arvestatud käibemaksu konto iga määra kohta. Klõpsake Lisa määr, sisestage määr ja selle konto.

See on kasulik, kui teie raamatupidamine peab tegevusi üksteisest eristama — näiteks eraldama treeningutulud väljakute rendist. Ilma jaotuseta läheb kõik ülalpool määratud üldkontodele.

Müükide ja kannete eksportimine

1. Minge Haldus›Töölaud›Arveldus›Arved & tehingud.
2. Filtreerige loend soovitud perioodi ja kriteeriumide järgi: eksport võtab täpselt need filtrid, mis on ekraanil kuvatud.
3. Klõpsake Laadi alla eksport ja valige vorming.

Äritegevuse jälgimine

• Excel (.xlsx): üks rida iga tellimuse kohta, kus on kuupäev, kasutaja, summad käibemaksuta, käibemaks ja summa koos käibemaksuga, olek ning makseviis. See on eelistatud vorming müügi analüüsimiseks tabelarvutuses.
• CSV (.csv): sama aruanne vormingus, mida loeb iga tabelarvutusprogramm.
• Laadi alla PDF-arved: arhiiv, mis sisaldab praeguse filtri iga arve PDF-faili. Seal on ainult väljastatud arved.

Raamatupidajale edastamine

• Raamatupidamiskanded (.csv): kanded deebeti ja kreeditina arvete kaupa, loetavas vormingus käsitsi importimiseks.
• FEC (Prantsusmaa): raamatupidamiskannete fail, Prantsuse seadusjärgne vorming, mida saab importida Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane või QuickBooks. Üks tasakaalustatud kanne iga arve kohta.
• FAIA (Luksemburg) ja DATEV (Saksamaa): nende kahe riigi seadusjärgsed vormingud, mida pakutakse seal asuvatele organisatsioonidele.

Valik Lisada eeskirjad (raamatupidamine) lisab müügikannetele ka laekumiskanded (pank, kassa, tšekk). Eemaldage linnuke, kui soovite eksportida ainult müügipäeviku.

Arvete väljastamine Factur-X vormingus

Prantsusmaal muutub e-arveldus kohustuslikuks. Factur-X on selleks valitud vorming: täiesti tavaline PDF-arve, millesse on lisatud andmefail, mida raamatupidamistarkvara oskab automaatselt lugeda.

Arve saaja jaoks ei muutu midagi: ta avab PDF-faili, mis on varasemaga identne. Lisaks leiab tema raamatupidamistarkvara sealt summad ja tunnuskoodid, ilma et neid tuleks uuesti sisestada.

Kontrollimine, kas see puudutab teie organisatsiooni

See on esimene küsimus, mis tuleb lahendada, ja vastus ei ole kaugeltki kõigi organisatsioonide puhul sama.

• Spordiühinguid, kes on üldise maksuseadustiku artikli 261-7-1° alusel käibemaksust vabastatud, ei puuduta ei e-arveldus ega e-aruandlus. Paljud organisatsioonid on just selles olukorras.
• Käibemaksukohustuslasest organisatsioonid peavad väljastama ettevõtetevahelised arved elektroonilises vormingus. Mikro- ja väikeettevõtete puhul, kuhu kuulub peaaegu kõik organisatsioonid, on väljastamise tähtaeg 1. september 2027.
• Eraisikutele (teie liikmetele) esitatavad arved jäävad e-arvelduse kohaldamisalast välja, olenemata teie maksurežiimist.

Vormingu aktiveerimine

1. Minge Haldus›Seaded›Arveldus›Arvelduskontod ja muutke vastavat kontot.
2. Leidke vahekaardilt Arveldus valik Elektrooniline arve, mis asub jaotises Arveldusandmed
3. Valige vorming:
   • Factur-X (Prantsusmaa) Prantsuse organisatsioonile: see lisab ettevõtetevahelistele arvetele nõutavad Prantsuse kohustuslikud märked;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) Euroopa standardi jaoks, ilma Prantsuse eripäradeta;
   • Deaktiveeritud, et väljastada tavalisi PDF-arveid.

Säte kehtib iga arvelduskonto kohta eraldi: organisatsioon, kes esitab arveid mitmelt kontolt, aktiveerib need eraldi.

Kohustuslike andmete täitmine

E-arve peab oma väljastaja üheselt tuvastama. Need andmed sisestatakse samal vahekaardil, jaotises Arveldusandmed.

1. Teie organisatsiooni SIREN / SIRET: see väli on hädavajalik. Ilma selleta ei saa arve olla nõuetekohane ja valiku all kuvatakse hoiatus.
2. KM number, kui teie organisatsioon on käibemaksukohustuslane. Kui see on tühi, toimib maksutunnusena SIRET.
3. Täielik aadress: ärinimi, tänav, sihtnumber, linn ja riik. Puudulik aadress annab arve, mille teie kliendi platvorm tagasi lükkab.
4. Arveldamise e-posti aadress, mida kasutatakse kontaktpunktina, kui ühtegi muud tunnust pole saadaval.

Äriklientide SIREN-numbri kogumine

Ettevõtetevaheline arve peab tuvastama ka ostja. Kliendi SIREN sisestatakse tema arveldusaadressile, plokki Ettevõtte aadress, koos väljadega Ärinimi ja Organisatsiooni ID. Sama sisestust pakutakse ka letimüügi ajal.

Eraisikule esitatava arve puhul ei nõuta midagi sellest: piisab nimest, aadressist ja riigist.

Auditidokumentide leidmine

Tarkvara, mis võtab vastu makseid, peab suutma tõendada, et selle kandeid ei ole muudetud. Sellele nõudele vastavad neli dokumenti, mis on koondatud ühte kohta: minge Haldus›Seaded›Arveldus›Arvelduskontod, avage vastav arvelduskonto ja seejärel vahekaart Raamatupidamine & Audit.

See vahekaart ilmub ainult juba salvestatud kontol: dokumendid käsitlevad tegevust ja alles loodava konto kohta pole midagi näidata. Igal arvelduskontol on omad dokumendid — kui teie organisatsioon esitab arveid mitme üksuse alt, vaadake need eraldi üle.

Tõendi allalaadimine

Kontrolli korral võib maksuhaldur paluda teil tõendada, et teie maksete vastuvõtmise tarkvara vastab andmete muutumatuse, turvalisuse, säilitamise ja arhiveerimise nõuetele. Kaart Kassatarkvara tõend koostab selle tõendi nõudmisel, valikuga Laadi alla (PDF).

Dokument koosneb kahest osast. Tarkvara väljaandja osa on juba allkirjastatud. Teise osa peab täitma ja allkirjastama teie seaduslik esindaja: tõend on täielik alles siis, kui mõlemad on koos, ning neid esitatakse üheskoos.

Kaart ilmub ainult Prantsuse arvelduskonto puhul: kohustus puudutab Prantsusmaal asuvaid maksukohustuslasi.

Sündmuste logi vaatamine

Kaart Sündmuste logi viib valiku Konsulteeri kaudu tõendusliku jäljeni sellest, mis teie arveldusega on toimunud. Sealt ei leia müüke — need on teie tellimustes —, vaid neid ümbritsevad tehnilised sündmused.

Seal on muu hulgas õnnestunud ja ebaõnnestunud sisselogimised, seadistuste muudatused, arveldusõiguste muutmised, tehtud sulgemised, pitseeritud dokumendid ja väljastatud duplikaadid, loodud arhiivid, raamatupidamiseksportid, testrežiimi lülitumised ning tuvastatud kõrvalekalded: ahela katkemine, sulgemise erinevus, kella anomaalia.

Igal real on kuupäev, sündmuse tüüp, asjaomane konto, teostaja ja üksikasjad. Tüübi ja perioodi järgi filtreerimine aitab orienteeruda ning nupp Ekspordi loob sellest faili.

Sulgemiste mõistmine

Sulgemine pitseerib perioodi: see fikseerib selles sisalduvad laekumised, arved ja kreeditarved ning seda ei saa enam muuta ega uuesti luua. Kaart Sulgemised näitab teie konto päeva-, kuu- ja aastasulgemisi.

Need tehakse automaatselt, ilma teiepoolse sekkumiseta. Seega ei pea te igal õhtul midagi „tegema“: tabel täitub ise.

Igal real on näha periood, tehingute arv, Netosumma laekunud, Jaotus makseviiside kaupa — internetis, kohapeal, sularaha, tšekk, ülekanne, terminal — ning väljastatud arvete ja kreeditarvete arv.

Kahte asja tasub mõista, sest need üllatavad sageli:

• Üldkogusumma ei alusta kunagi nullist. Tegemist on pideva kumulatiivse summaga konto algusest alates, mitte perioodi saldoga. Lakkamatult kasvav kogusumma on ootuspärane.
• Algsaldo (nullpunkt) näitab kuupäeva ja summat, millest see kumuleerumine algab. Konto puhul, mis oli olemas juba enne sulgemiste kasutuselevõttu, on see valitud lähtepunkt, mitte null.

Maksuarhiivide allalaadimine

Iga suletud kuu kohta luuakse muutumatu arhiiv, mis on koondatud ajatempliga ZIP-faili: perioodi tehingud, arved, kreeditarved, sulgemised ja tehniline logi. Kaart Arhiiv loetleb need jaotises Kuu arhiivid koos perioodi, suuruse, loomiskuupäeva ja väljaga Sõrmejälg (SHA-256).

Just see sõrmejälg muudab arhiivi kontrollitavaks: see muutub kas või ühe baidi muutmisel. Kaardiga käib kaasas kaks nuppu, Kontrollitööriist ja Kontrollimise juhend — need võimaldavad kolmandal osapoolel, kontrollijal või raamatupidajal, arhiivi terviklikkust ise kontrollida, ilma teie abita.

Arhiivid luuakse automaatselt. Kui mõnel suletud perioodil arhiivi veel pole, kuvatakse see jaotises Arhiveerimata suletud perioodid ja nupp Genereeri võimaldab selle kohe luua.