Raamatupidamine ja audit

Seadistage oma organisatsiooni kontoplaan, eksportige raamatupidamiskanded oma raamatupidaja tarkvarasse, lülitage sisse Factur-X-vormingus e-arve ning leidke üles dokumendid, mida maksuhaldur võib teilt küsida: tõend, sündmuste logi, sulgemised ja arhiivid.

Kontoplaani seadistamine

Kontoplaan määrab, millistele kontodele ja millistesse päevaraamatutesse teie müük ekspordis kajastatakse. Seda seadistatakse iga arvelduskonto kohta eraldi: kaks eraldi arveid väljastavat üksust omavad kumbki oma kontoplaani.

1. Avage Haldus›Seaded›Arveldus›Arvelduskontod ja seejärel soovitud konto.
2. Avage vahekaart Kontoplaan.
3. Kohandage kontonumbreid ja nimetusi ning klõpsake seejärel Salvesta.

Ekraan on jagatud kolmeks plokiks:

• Müük, käibemaks ja kliendid: teenuste, kogutud käibemaksu, klientide ja antud allahindluste kontod.
• Kassa: panga, kassa ja laekumisel olevate tšekkide kontod, mida kasutavad laekumiste kanded.
• Päevikud: müügi-, panga- ja kassapäevaraamatu koodid.

Müügi jaotamine kategooria või maksumäära järgi

Vaikimisi kajastatakse kogu teie müük ühel tulukontol. Samal vahekaardil on kaks valikulist jaotust, mis võimaldavad minna täpsemaks.

• Müügijaotus kategooriate kaupa: eraldi konto iga tootekategooria kohta — abonemendid, krediidid, varustus, tunnid… Klõpsake Lisa kategooria, valige kategooria ja sisestage selle konto.
• Käibemaksu jaotus määrade kaupa: eraldi kogutud käibemaksu konto iga maksumäära kohta. Klõpsake Lisa määr, sisestage maksumäär ja selle konto.

See on kasulik, kui teie raamatupidamine peab tegevusi üksteisest eristama — näiteks eraldama õppetegevuse tulud väljakute üürimisest. Kui jaotust ei ole, koondub kõik eespool määratud üldkontodele.

Müügi ja kannete eksportimine

1. Avage Haldus›Töölaud›Arveldus›Arved & tehingud.
2. Filtreerige loend soovitud perioodi ja kriteeriumide järgi: eksport võtab aluseks täpselt need filtrid, mis on ekraanil kuvatud.
3. Klõpsake Laadi alla eksport ja valige vorming.

Müügitegevuse jälgimine

• Excel (.xlsx): üks rida iga tellimuse kohta koos kuupäeva, kasutaja, netosumma, käibemaksu ja kogusumma, oleku ning makseviisiga. See on eelistatud vorming müügi analüüsimiseks tabelarvutusprogrammis.
• CSV (.csv): sama aruanne vormingus, mida oskab lugeda iga tabelarvutusprogramm.
• Laadi alla PDF-arved: arhiiv, mis sisaldab iga praeguse filtriga arve PDF-faili. Sinna satuvad ainult väljastatud arved.

Andmete edastamine raamatupidajale

• Raamatupidamiskanded (.csv): kanded deebet/kreedit kaupa iga arve kohta, loetavas vormingus, mis on mõeldud käsitsi importimiseks.
• FEC (Prantsusmaa): raamatupidamiskannete fail, Prantsusmaa seaduslik vorming, mida saab importida Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane või QuickBooks. Üks tasakaalus kanne iga arve kohta.
• FAIA (Luksemburg) ja DATEV (Saksamaa): nende kahe riigi seaduslikud vormingud, mida pakutakse seal asuvatele organisatsioonidele.

Valik Lisada eeskirjad (raamatupidamine) lisab müügikannetele ka laekumiste kanded (pank, kassa, tšekk). Eemaldage linnuke, kui soovite eksportida ainult müügipäevaraamatu.

Arvete väljastamine Factur-X-vormingus

Elektrooniline arveldamine muutub Prantsusmaal kohustuslikuks. Factur-X on selleks valitud vorming: täiesti tavaline PDF-arve, millesse on lisatud andmefail, mida raamatupidamistarkvara oskab automaatselt lugeda.

Arve saaja jaoks ei muutu miski: ta avab PDF-faili, mis on samasugune nagu varem. Tema raamatupidamistarkvara leiab sellest lisaks summad ja tunnuskoodid, ilma et ta peaks neid uuesti sisestama.

Kas see puudutab teie organisatsiooni

See on esimene küsimus, millele tuleb vastata, ja vastus ei ole kaugeltki kõigi organisatsioonide jaoks sama.

• Spordiühendused, kes on maksuseadustiku artikli 261-7-1° alusel käibemaksust vabastatud, ei pea järgima ei elektroonilise arveldamise ega e-aruandluse nõudeid. Paljud organisatsioonid on selles olukorras.
• Käibemaksukohustuslasest organisatsioonid peavad väljastama ettevõtetevahelised arved elektroonilises vormingus. Mikro-, väike- ja keskmise suurusega ettevõtjatele, ehk pea kõigile organisatsioonidele, on väljastamise tähtaeg 1. september 2027.
• Eraisikutele (teie liikmetele) esitatavad arved jäävad elektroonilise arveldamise kohustusest välja, sõltumata teie maksurežiimist.

Vormingu aktiveerimine

1. Avage Haldus›Seaded›Arveldus›Arvelduskontod ja muutke soovitud kontot.
2. Leidke vahekaardil Arveldus jaotises Arveldusandmed paiknev valik Elektrooniline arve
3. Valige vorming:
   • Factur-X (Prantsusmaa) Prantsusmaa organisatsiooni jaoks: see lisab ettevõtetevahelistele arvetele nõutavad Prantsusmaa kohustuslikud märked;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) Euroopa standardi jaoks ilma Prantsusmaa eripäradeta;
   • Deaktiveeritud tavaliste PDF-arvete koostamiseks.

Säte kehtib iga arvelduskonto kohta eraldi: organisatsioon, kes esitab arveid mitmelt kontolt, aktiveerib selle igal kontol eraldi.

Kohustuslike andmete sisestamine

E-arve peab oma väljastaja kindlalt tuvastama. Need andmed sisestatakse samal vahekaardil, jaotises Arveldusandmed.

1. Teie organisatsiooni SIRET: see väli on hädavajalik. Ilma selleta ei saa arve olla nõuetekohane ja valiku all kuvatakse hoiatusteade.
2. KM number, kui teie organisatsioon on maksukohustuslane. Kui see on tühi, täidab maksutunnuse rolli SIRET.
3. Täielik aadress: ärinimi, tänav, sihtnumber, linn ja riik. Poolik aadress annab arve, mille teie kliendi platvorm tagasi lükkab.
4. Arvelduse e-posti aadress, mida kasutatakse kontaktpunktina siis, kui ükski muu tunnus ei ole saadaval.

Ärikliendi SIREN-koodi hankimine

Ettevõtetevaheline arve peab tuvastama ka ostja. Kliendi SIREN sisestatakse tema arveldusaadressi juurde, plokki Ettevõtte aadress, koos Ärinimi ja SIREN. Sama sisestusvõimalust pakutakse ka letimüügi ajal.

Eraisikule esitatava arve puhul ei ole midagi sellest vaja: nimi, aadress ja riik on piisavad.

Auditidokumentide leidmine

Tarkvara, mis võtab vastu makseid, peab suutma tõendada, et selle kandeid ei ole tagantjärele muudetud. Sellele nõudele vastavad neli dokumenti, mis on koondatud ühte kohta: avage Haldus›Seaded›Arveldus›Arvelduskontod, seejärel soovitud arvelduskonto ja lõpuks vahekaart Raamatupidamine & Audit.

See vahekaart ilmub ainult juba salvestatud kontol: dokumendid käivad tegevuse kohta ja loomisel oleva konto puhul ei ole midagi näidata. Igal arvelduskontol on omad dokumendid — kui teie organisatsioon esitab arveid mitme üksuse kaudu, vaadake need eraldi üle.

Tõendi allalaadimine

Kontrolli korral võib maksuhaldur nõuda teilt tõendamist, et teie maksete vastuvõtmise tarkvara vastab andmete muutumatuse, turvalisuse, säilitamise ja arhiveerimise tingimustele. Kaart Kassatarkvara tõend koostab selle tõendava dokumendi nõudmisel, nupu Laadi alla (PDF) abil.

Dokument koosneb kahest osast. Tarkvaratootja osa on juba allkirjastatud. Teise osa peab täitma ja allkirjastama teie seaduslik esindaja: tõend on täielik alles siis, kui mõlemad osad on olemas, ja neid esitatakse üheskoos.

Kaart ilmub ainult Prantsusmaa arvelduskonto puhul: kohustus puudutab Prantsusmaal asuvaid maksukohustuslasi.

Sündmuste logi vaatamine

Kaart Sündmuste logi viib nupu Konsulteeri kaudu tõendusliku jäljeni sellest, mis teie arveldamises on toimunud. Sealt ei leia müüke — need on teie tellimustes — vaid neid ümbritsevad tehnilised sündmused.

Seal kajastuvad muu hulgas õnnestunud ja nurjunud sisselogimised, seadistuse muudatused, arveldusõiguste muutmine, tehtud sulgemised, pitseeritud dokumendid ja väljastatud duplikaadid, koostatud arhiivid, raamatupidamiseksportid, testrežiimi lülitumised ning tuvastatud kõrvalekalded: ahela katkemine, sulgemise lahknevus, kella anomaalia.

Igal real on kuupäev, sündmuse liik, asjaomane konto, teostaja ja üksikasjad. Filtreerimine liigi ja perioodi järgi aitab orienteeruda ning nupp Ekspordi koostab sellest faili.

Sulgemiste mõistmine

Sulgemine pitseerib perioodi: see fikseerib selles sisalduvad laekumised, arved ja kreeditarved ning neid ei saa enam muuta ega uuesti luua. Kaart Sulgemised näitab teie konto päeva-, kuu- ja aastasulgemisi.

Need tehakse automaatselt, ilma teie sekkumiseta. Seega ei pea te igal õhtul midagi „tegema“: tabel täitub ise.

Igal real on näidatud periood, tehingute arv, Netosumma laekunud, Jaotus makseviisi kaupa — veebis, kohapeal, sularaha, tšekk, ülekanne, terminal — ning väljastatud arvete ja kreeditarvete arv.

Kaks asja väärivad selgitust, sest need tekitavad tihti segadust:

• Kogusumma ei lähe kunagi nulli tagasi. Tegemist on pideva kumulatsiooniga konto algusest alates, mitte perioodi saldoga. Pidevalt kasvav summa on ootuspärane.
• Algsaldo (nullpunkt) näitab kuupäeva ja summat, millest see kumulatsioon algab. Konto puhul, mis eksisteeris juba enne sulgemiste kasutuselevõttu, on see valitud algpunkt, mitte null.

Maksuarhiivide allalaadimine

Iga suletud kuu kohta luuakse fikseeritud arhiiv, mis on koondatud ajatempliga ZIP-faili: perioodi tehingud, arved, kreeditarved, sulgemised ja tehniline logi. Kaart Arhiiv loetleb need jaotises Kuu arhiivid koos perioodi, mahu, loomiskuupäeva ja Sõrmejälg (SHA-256).

See jäljend teebki arhiivi kontrollitavaks: see muutub kohe, kui muudetakse kas või üht baiti. Kaardi juures on kaks nuppu, Kontrollitööriist ja Kontrollimise juhend — nii saab kolmas osapool, kontrollija või raamatupidaja, arhiivi terviklikkust ise kontrollida, ilma teie kaasabita.

Arhiivid luuakse automaatselt. Kui mõnel suletud perioodil arhiiv veel puudub, kuvatakse see jaotises Arhiveerimata suletud perioodid ja nupp Genereeri võimaldab selle kohe koostada.